Les 9 meilleurs outils anonymes de retour des collaborateurs pour les équipes RH

Recevoir des retours anonymes de la part de vos collaborateurs n’est pas le signe d’un échec de la culture de votre entreprise.

Il se peut qu’un membre de votre équipe ait un point de vue utile à partager sur son manager, mais qu’il ne veuille pas le faire en son nom. En tant que responsable RH, vous devez être en mesure de l’entendre avant qu’il quitte l’entreprise.

Bien sûr, le plus difficile n’est pas de recevoir les commentaires, mais de les gérer. Si vos collaborateurs vous font part des problèmes, et que rien ne change, la prochaine enquête ne sera qu’une formalité.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi les retours anonymes sont importants, quelles fonctionnalités un outil payant devrait offrir, puis nous vous présentons 9 outils de feedback anonymes adaptés à différentes équipes.

Pourquoi les retours anonymes sont-ils l’arme secrète des équipes RH qui réussissent ?

Souvent, les collaborateurs possèdent les informations dont les employeurs ont besoin, mais ils n’osent pas les partager en raison de la crainte de représailles, de malaise, ou la peur d’être considérés comme « difficiles ».

C’est pourquoi la sécurité psychologique - le sentiment qu’on peut s’exprimer honnêtement sans risque de préjudice - est devenue un sujet incontournable lorsqu’on parle de culture d’entreprise. Lorsque les collaborateurs se sentent en sécurité, ils sont plus susceptibles de rapporter des problèmes tels que le burn-out, les problèmes avec un supérieur, les inégalités, les processus défaillants, ou le désengagement avant que la situation ne devienne coûteuse.

Les outils de feedback anonyme permettent aux entreprises de faciliter une communication ouverte et sincère. Ils aident les services RH à dépasser les scores d’engagement flatteurs, pour accéder à une meilleure compréhension du vécu des collaborateurs, qu’ils soient dans tel ou tel service, lieu de travail, ou niveau hiérarchique.

Ces informations ont de la valeur : elles aident les entreprises à éviter les coûts liés au turnover, à préserver la confiance, et à ne pas passer à côté des occasions d’innover.

Qu’est-ce qui justifie d’investir dans un outil de feedback anonyme ?

Toutes les plateformes de feedback anonymes ne se valent pas. Pour entrer dans notre sélection, un outil doit vraiment donner à vos collaborateurs le sentiment que leur anonymat est respecté.

Pourquoi ? On confond souvent feedbacks anonymes et feedbacks confidentiels. Dans le cas de feedbacks confidentiels, les collaborateurs sont conscients que leur identité peut être connue du fournisseur ou des équipes RH, mais grâce à une charte ou des règles mises en place, elle ne sera pas partagée.

Dans le cas de feedbacks anonymes, l’identité de la personne est masquée au niveau technique.

Pourquoi est-ce important ? Imaginez que votre système de feedbacks confidentiel ait la possibilité de filtrer les réponses pour n’afficher que celles correspondant à la description : "Financial Controller en Allemagne, six mois d’ancienneté". Même si l’enquête est officiellement anonyme, il est probable que les collaborateurs ne la considèrent pas comme telle, ou du moins, pas comme confidentielle.

Les meilleurs outils de feedback intègrent des fonctionnalités qui limitent les risques de réidentification : nombre minimum de réponses, permissions basées sur les rôles, règles d’agrégation, limitations sur les exports, etc. Cela est particulièrement important dans les grandes organisations. La segmentation est nécessaire pour agir, mais elle peut aussi mener à l’identification d’une personne dans une petite population.

Au delà de l’anonymat, les équipes RH doivent également se demander si une plateforme de feedback anonyme est adaptée à leur manière de fonctionner. Il faut une plateforme qui offre des automatisations pour les enquêtes pulse, des questionnaires personnalisables, des enquêtes à différents moments du parcours des collaborateurs, une analyse des commentaires en libre texte, un suivi des tendances, des tableaux de bord managers, du benchmarking, et même des intégrations avec votre SIRH, Slack, Microsoft Teams ou vos solutions d’authentification unique.

Pour les équipes RH expérimentées, une des choses qui fait souvent la différence, c’est la qualité de la couche analytique. Il vous faut un outil qui vous aide à faire la différence entre changements statistiquement significatifs et bruit de fond, qui vous permette de faire remonter facilement les problèmes sans avoir à manipuler des fichiers Excel, et qui aide la direction à comprendre si un mauvais score est dû à un problème local, systémique, ou peut-être lié à des événements dans l’organisation.

La sécurité des données est aussi quelque chose d’important sur lequel vous poser des questions à vos fournisseurs, au même titre que la facilité d’utilisation du produit. Posez-leur des questions sur leur conformité RGPD, leurs rapports SOC 2, la localisation des données, le chiffrement, les politiques de rétention, les sous-traitants, les logs d’accès, ou encore la gestion des demandes de suppression utilisateur.

En ce qui concerne les prix, là aussi, il y a de tout. Certaines plateformes facturent un montant mensuel par collaborateur, d’autres proposent un tarif annuel en fonction de la taille des effectifs. Les plateformes enterprise proposent souvent des tarifs sur-mesure et facturent en sus des frais de mise en place.

Lorsque les équipes RH comparent le prix total des différentes plateformes, il faut bien penser à tous ces éléments.

Les meilleurs systèmes de feedback anonymes ont pour caractéristiques d’écouter régulièrement les collaborateurs, de leur faciliter la participation, et d’aider la direction à comprendre les résultats et à agir en conséquence.

Sparkbay recueille automatiquement les retours des collaborateurs à intervalles réguliers. De nombreux clients choisissent d’envoyer une enquête Pulse chaque mois, pour une inscription régulière de l’état de l’engagement des collaborateurs, de l’efficacité des managers, de la charge de travail, de la reconnaissance, du sentiment d’appartenance et bien d’autres sujets.

Sparkbay présente ensuite les résultats dans des rapports au score clair, sur 10, faciles à comprendre. Les équipes RH et autres responsables peuvent ainsi facilement comprendre où en est leur organisation, sans avoir à décoder des tableaux de bord complexes.

Sparkbay permet également aux équipes RH de segmenter les résultats en fonction du manager, du département, de l’ancienneté, du lieu de travail, et d’autres critères propres à chaque entreprise. Grâce à son jeu de données exclusif, Sparkbay permet aussi aux entreprises de se comparer à d’autres entreprises du même secteur. Les équipes RH peuvent ainsi savoir si leur problème est propre à leur entreprise ou si c’est un phénomène inhabituel sur le marché.

De plus, pour que les feedbacks anonymes aient un vrai impact sur les choses, ils doivent mener à des changements de comportement. Et pour que les managers puissent agir, ils ont besoin de plus que des tableaux de bord. C’est pourquoi Sparkbay propose une bibliothèque d’actions faciles à mettre en place. Cela aide les managers à améliorer les résultats faibles sur des sujets comme la reconnaissance, la définition des attentes, le rétablissement de la confiance, ou encore la communication dans l’équipe.

Si vous souhaitez découvrir comment Sparkbay peut aider vos managers à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.

1. Sparkbay : le meilleur outil tout-en-un pour recueillir des retours en continu

Si vous cherchez une plateforme qui combine enquêtes anonymes collaborateurs, analyse de l’engagement collaborateurs, benchmarking, et plans d’action pour les managers, Sparkbay est un excellent choix. C’est une solution particulièrement utile pour les entreprises de taille moyenne et les grandes organisations, qui souhaitent adopter une démarche d’écoute régulière plutôt que de se limiter à une seule enquête annuelle d’engagement.

C’est l’outil qu’il vous faut si :

Vous êtes dans une équipe RH qui veut passer du stade de la mesure à celui de l’action, sans pour autant demander aux managers de gérer des tableaux de bord analytiques complexes.

Avantages

• Automatise l’envoi d’enquêtes Pulse, pour une écoute continue des collaborateurs
• Dispose d’une bibliothèque d’actions, pour aider les managers à réagir de manière constructive

Inconvénients

• Si vous êtes à la recherche d’une suite complète de gestion de la performance, vous aurez peut-être besoin d’autres systèmes
• Pour tirer parti de cet outil, il faut que la direction soit prête à agir en se basant sur les retours réguliers

Aperçu des prix : Le prix de Sparkbay est généralement sur demande, en fonction de la taille et des besoins de l’entreprise.

2. Workleap Officevibe : idéal pour les enquêtes pulse en temps réel

Workleap Officevibe est un outil réputé pour ses enquêtes Pulse au format court, et pour les informations qu’il apporte sur l’engagement au niveau des équipes.

La plateforme mise sur l’intérêt des retours fréquents, des points rapides et réguliers, des feedbacks anonymes, et des rapports utiles aux managers.

Cet outil convient très bien aux entreprises qui cherchent une manière simple de suivre le moral des collaborateurs et la bonne santé de leurs équipes.

Officevibe offre une interface utilisateur simple, ce qui peut aider à améliorer les taux de réponse dans les organisations où les collaborateurs participent aux enquêtes de manière irrégulière.

Idéal pour :

Les équipes basées sur plusieurs sites, les entreprises en forte croissance, et les équipes RH qui souhaitent impliquer les managers dans l’analyse des résultats.

Avantages :

• Des rapports détaillés au niveau des équipes, avec possibilité de suivre l’évolution des tendances au fil du temps
• Des intégrations avec des outils de travail couramment utilisés

Inconvénients :

• Pour des analyses avancées à l’échelle de l’entreprise, les grandes plateformes EX (Expérience Collaborateur) peuvent être plus adaptées
• Si votre organisation a besoin d’un système d’enquête très personnalisé, vous risquez de trouver cette solution limitée

Aperçu des tarifs : le site affichait précédemment des forfaits mensuels par utilisateur. Nous vous recommandons de vérifier les tarifs actuels auprès de Workleap, car ceux-ci peuvent varier en fonction du forfait.

3. SurveyMonkey : la solution économique idéale pour les petites équipes

Bien que SurveyMonkey ne soit pas à proprement parler une plateforme d’engagement collaborateurs, c’est une option intéressante pour les organisations qui souhaitent créer des enquêtes anonymes basiques à moindre coût.

Les équipes RH peuvent utiliser SurveyMonkey pour créer des enquêtes personnalisées, envoyer des liens, et analyser les tendances dans les réponses, sans avoir à passer par une phase de mise en place longue.

Les équipes RH expérimentées peuvent utiliser SurveyMonkey pour créer leurs propres enquêtes d’engagement, de départ, d’intégration, ou de feedback managers. En revanche, elles devront également créer elles-mêmes la méthodologie, les règles d’anonymat, la structure des rapports, et le processus de suivi des actions.

Idéal pour

Les petites organisations, les programmes pilotes, et les équipes RH qui souhaitent expérimenter une approche de feedback avant d’investir dans une plateforme dédiée.

Avantages

• Une interface que de nombreux collaborateurs connaissent déjà
• Utile pour les projets ponctuels nécessitant des retours anonymes

Inconvénients

• Du travail manuel est nécessaire pour protéger l’anonymat des petits groupes
• Moins de fonctionnalités avancées pour les plans d’action managers et la segmentation depuis le SIRH

Tarifs en bref : SurveyMonkey propose plusieurs forfaits payants, généralement facturés par utilisateur ou par équipe.

4. Culture Amp : un logiciel d’enquête d’engagement conçu pour les responsables RH qui s’appuient sur les données

Culture Amp est l’une des plateformes expérience collaborateurs les plus anciennes sur le marché.

La bonne nouvelle ? Culture Amp propose une enquête d’engagement collaborateurs robuste, des enquêtes à différents jalons du parcours collaborateurs, des outils de benchmarking et d’analyse.

Cela est souvent apprécié par les équipes RH qui souhaitent utiliser la recherche et les données pour améliorer l’engagement collaborateurs, et qui veulent des rapports détaillés adaptés aux organisations complexes.

Les fonctionnalités de benchmarking et d’analyse peuvent être utilisées pour nourrir les discussions de la direction sur la culture d’entreprise, les risques de turnover, et l’efficacité de l’organisation.

Idéal pour

Culture Amp est parfait pour les entreprises de taille moyenne, et les grandes organisations ayant une capacité avancée en analytics RH.

C’est aussi une option intéressante pour les équipes RH qui veulent avoir un seul et même fournisseur pour mesurer l’engagement collaborateurs, gérer les performances, et développer les plans de carrière/professionnels.

Avantages

• Analyses des leviers et perspectives utiles pour la définition des priorités
• Fait partie d’un écosystème expérience collaborateurs plus large, bien connu

Inconvénients

• La plate-forme Culture Amp peut être trop fournie pour les petites équipes
• Potentiellement plus cher que des outils d’enquête Pulse plus basiques
• La mise en place et la gouvernance nécessitent une planification rigoureuse pour les grandes équipes

Aperçu des prix : Les prix de Culture Amp sont généralement basés sur un devis, en fonction du nombre de collaborateurs, des modules choisis, de la structure du contrat, et du niveau d’accompagnement nécessaire.

5. TINYpulse : la plateforme la plus facile à configurer pour recueillir des retours instantanés

TINYpulse se concentre sur les retours rapides collaborateurs, les enquêtes Pulse, les suggestions anonymes, et la reconnaissance. L’idée ? Le feedback devrait être fréquent et facile, et les managers devraient pouvoir facilement réagir aux retours.

TINYpulse n’est pas aussi axé sur la recherche que certains outils pour les grandes entreprises, mais cette simplicité peut être un vrai plus pour les organisations qui ont besoin d’aller vite et de faciliter l’adhésion des équipes.

Idéal pour

Les équipes novices en écoute continue des collaborateurs.

Avantages

• Fonctionnalités de reconnaissance pour valoriser les comportements positifs
• Un outil facile à utiliser pour les équipes RH qui n’ont pas de ressources dédiées à l’analytique RH

Inconvénients

• Peut être limité en termes de segmentation et d’analyses avancées par rapport aux plateformes plus complètes
• Les plans d’action peuvent manquer d’ampleur si les managers ne font pas de suivi en interne

Aperçu des prix : Les prix de TINYpulse sont généralement sur demande, ou en fonction du forfait et de la taille de l’entreprise.

6. Qualtrics EmployeeXM : la meilleure solution pour les grandes organisations

Qualtrics EmployeeXM est conçu pour les programmes d’expérience collaborateur à grande échelle, qui requièrent des analyses approfondies, une gouvernance d’enquête complexe, et un haut degré de personnalisation.

C’est une excellente option pour les organisations internationales ayant besoin d’une méthodologie d’enquête avancée, d’intégrations robustes, et d’un contrôle strict des données.

Qu’il s’agisse d’enquêtes d’engagement, de feedbacks à différents moments du parcours collaborateur, de programmes de feedbacks 360, d’analyses de l’expérience collaborateurs, et bien plus, Qualtrics EmployeeXM peut répondre à de nombreux besoins.

C’est un outil très puissant, mais sa complexité fait qu’il est nécessaire pour les équipes RH de mettre en place une gouvernance claire et de confier sa gestion à des spécialistes pour en tirer le meilleur parti.

Idéal pour

Particulièrement utile si vous avez besoin de croiser les données d’expérience collaborateur avec des données liées aux clients, à la marque, ou aux activités opérationnelles.

Avantages

• Fonctionnalités avancées d’analyse de texte et de gestion des données d’expérience

Inconvénients

• Peut nécessiter pas mal de travail de mise en place
• Peut être cher pour les organisations à la recherche d’une solution d’engagement plus simple

Tarifs en un coup d’oeil : Les tarifs de Qualtrics sont généralement disponibles sur demande. Ils peuvent varier sensiblement en fonction des modules, du nombre de collaborateurs, des intégrations, et du degré de service.

7. 15Five : une plateforme de feedback axée sur l’engagement

15Five est un outil de feedback collaborateurs qui combine enquêtes d’engagement, entretiens réguliers managers/collaborateurs, gestion de la performance, OKR et reconnaissance.

Cette solution est un peu différente des autres outils de cette liste, mais mérite d’être mentionnée. Ses fonctionnalités d’engagement collaborateurs aident les équipes RH à faire le lien entre le ressenti des collaborateurs, les échanges avec les managers et le suivi des objectifs.

Si vous souhaitez que vos questions de feedback anonyme soient étroitement liées aux discussions sur la performance et aux entretiens réguliers managers/collaborateurs, cette plateforme peut vous convenir. (À noter toutefois, veillez à bien séparer les canaux anonymes de ceux qui sont visibles par les managers.)

Parfait pour :

Les entreprises qui investissent dans l’efficacité des managers, l’alignement des objectifs, et les échanges réguliers avec les collaborateurs.

Avantages :

• Les fonctionnalités de reconnaissance et d’entretiens réguliers peuvent aider à encourager la participation

Inconvénients :

• Si vous cherchez uniquement une plateforme d’écoute anonyme des collaborateurs, cette solution risque d’être trop « lourde »
• Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées pour la création de vos enquêtes, vous risquez de devoir ajouter des configurations

Aperçu des prix : par le passé, 15Five a publié les tarifs mensuels par utilisateur de plusieurs plans. Des options pour les grandes entreprises sont également disponibles.

8. Lattice : la meilleure solution pour les équipes à distance et hybrides

Lattice propose des fonctionnalités d’enquêtes d’engagement, d’enquêtes Pulse, d’entretiens d’évaluation, de suivi des objectifs, d’entretiens individuels et de développement de carrière.

Pour les organisations distantes et hybrides, son point fort est la capacité à relier les retours collaborateurs à des pratiques managériales structurées et au fonctionnement des équipes dispersées.

Les enquêtes d’engagement anonymes peuvent aider les équipes RH à identifier où les collaborateurs distants se sentent isolés, perdus, ou mal accompagnés.

Idéal pour

Les équipes distantes et hybrides qui souhaitent standardiser leurs processus RH entre différents lieux de travail.

Les plus

• Interface utilisateur moderne, avec des processus familiers

Les moins

• Si vous cherchez uniquement des enquêtes anonymes, vous risquez d’acheter pour plus que ce dont vous avez besoin
• Vous devrez configurer soigneusement les règles d’anonymat des enquêtes et la gouvernance des rapports
• Vous aurez peut-être besoin d’un plan ou d’une configuration spécifique pour accéder aux fonctionnalités analytiques RH avancées

Tarifs en bref : Par le passé, Lattice proposait une tarification modulaire mensuelle par utilisateur, avec souvent en supplément des options pour l’engagement et d’autres fonctionnalités.

9. Leapsome : l’étoile montante à suivre

Leapsome est une plateforme d’expérience collaborateur (EX) qui combine enquêtes d’engagement collaborateurs, entretiens d’évaluation, formation, objectifs, rémunération et accompagnement des managers.

Pour les enquêtes collaborateurs, Leapsome propose des retours anonymes, des enquêtes pulse, des modèles d’enquête, des outils d’analyse et de reporting, le tout conçu pour vous aider à passer à l’action.

Cette solution peut être particulièrement intéressante pour les entreprises qui sont en train de structurer leurs processus RH et qui cherchent à rationaliser leurs fournisseurs.

Idéal pour

Les entreprises qui veulent offrir aux équipes RH une expérience moderne, plus complète et axée sur la technologie, plutôt que d’utiliser de simples fichiers Excel, des outils d’enquête indépendants, ou des systèmes de gestion de la performance disparates.

Avantages

• Fonctionnalités d’accompagnement des managers, pour les aider à agir en fonction des informations recueillies

Inconvénients

• Peut être difficile à déployer si vous essayez d’implémenter plusieurs modules en même temps
• Les fonctionnalités de benchmark et d’analyse de Leapsome sont à comparer à celles proposées par les spécialistes des enquêtes pour grandes entreprises

Aperçu des tarifs : Les tarifs de Leapsome sont généralement disponibles sur demande, ou variables en fonction des produits choisis et de la taille de l’entreprise.

Comment choisir le bon outil de feedback anonyme pour votre équipe ?

Quel est le meilleur outil de feedback anonyme pour votre équipe ? Cela dépend de la manière dont vous souhaitez organiser votre fonctionnement en ce qui concerne les RH.

Par exemple, une entreprise qui prévoit d’organiser des enquêtes trimestrielles, dont les résultats seront analysés par l’équipe RH, aura besoin d’une plateforme différente d’une entreprise qui souhaite fournir à chaque responsable des informations mensuelles sur son équipe, avec des actions recommandées.

Commencez donc par définir comment vous souhaitez organiser votre dispositif de feedback. Voulez-vous uniquement recueillir l’avis de vos équipes sur leur engagement ? Sur le processus d’intégration ? Sur les entretiens de départ ? Sur la gestion du changement ? Sur l’inclusion ? Sur l’efficacité des managers ? Sur la charge de travail ? Sur le ressenti après une réorganisation ? Ou sur bien d’autres sujets encore ? Et à quelle fréquence ?

• Quel est le niveau d’anonymat garanti sur le plan technique ? Par exemple, comment l’outil gère-t-il les petits groupes de participants, les commentaires libres, ou les commentaires exportés ?
• Qui sera chargé du suivi ? Voulez-vous que ce soit l’équipe RH, la direction, ou les managers eux-mêmes et les équipes transverses ?
• De quel niveau de personnalisation avez-vous besoin ? Avez-vous besoin de fonctionnalités spécifiques, comme des hiérarchies personnalisées, des enquêtes multilingues, ou des permissions complexes ?

Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en place un feedback anonyme ?

Mise en place d’un système de retours anonymes dans votre entreprise : une tâche aisée ? Pas vraiment. Vous pouvez toutefois essayer de rédiger un accord de principe précisant ce qui est anonymisé, les informations qui seront agrégées, qui aura accès aux différents types d’informations, quels commentaires pourront être cités, et la réaction de l’équipe RH si elle reçoit des retours faisant état de harcèlement, de risques de sécurité, d’expériences discriminatoires ou de risques légaux pour l’entreprise. Si votre équipe RH possède déjà une grande maturité sur ces sujets, vous pouvez également envisager de vous associer aux équipes juridiques, responsables de la protection des données, CSE (le cas échéant) et communication interne avant de lancer votre système de retours.

Lorsque vous créez votre enquête de retours anonymes, évitez de vous laisser happer par les jeux politiques internes de votre organisation. Essayez plutôt de suivre les principes issus des sciences comportementales appliquées au design d’enquête. C’est-à-dire, évitez de faire des questionnaires interminables incluant la question prioritaire de chaque partie prenante.

Des enquêtes trop longues provoquent une hausse du taux de réponses bâclées, de l’emploi de la même réponse pour chaque question, ou encore de l’abandon en cours de route.

Une fois que vous avez déterminé un set stable de questions clés pour monitorer les tendances dans votre entreprise au cours du temps, vous pouvez ajouter des modules thématiques à tour de rôle pour répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, garder un set stable de questions sur les leviers de satisfaction collaborateurs, et y ajouter des questions sur la charge de travail après une grande restructuration, ou sur l’inclusion après un changement majeur dans l’équipe aux commandes.

Partager avec les collaborateurs les suites données à leurs retours développe énormément la confiance en l’organisation. Les collaborateurs ne s’attendent pas à ce que vous répondiez positivement à toutes leurs requêtes, mais ils souhaitent avoir la preuve que la direction les a entendus, a bien saisi les sujets récurrents, a pris des décisions en tenant compte de ces informations, et a expliqué les raisons de ses choix.

• Protégez les commentaires à bâtons rompus : Ceux-ci sont extrêmement utiles à partager largement, mais veillez à enlever toute information pouvant mener à l’identification d’une personne avant de les diffuser.
• Choisissez un ou plusieurs sujets prioritaires : Mieux vaut sélectionner un petit nombre de priorités issues des résultats de l’enquête, plutôt que de publier une longue liste de plans d’actions dont tous ne seront pas réalisés.
• Équipez les responsables de terrain : Donnez-leur différentes options, phrases types, et conseils pour aborder les résultats de manière non défensive.
• Mesurez les actions de suivi : Faites une évaluation qualitative et quantitative. Vous pouvez monitorer la participation, les changements de scores, la mise en oeuvre des actions, et même le turnover ou les changements de ressentis au cours du temps.

Pour mesurer le ROI de votre système de retours anonymes, tenez compte à la fois des indicateurs avancés et des indicateurs retardés. Parmi les indicateurs avancés, on retrouve la participation, la confiance en la direction, l’efficacité des managers, et l’intention de rester. Pour les indicateurs retardés, on peut citer les départs regrettés, la mobilité interne, l’absentéisme, ou encore les indicateurs indirects de productivité.

Si vous souhaitez découvrir comment Sparkbay peut aider vos managers à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.