Les 9 meilleurs outils anonymes de rétroaction des employés pour les équipes RH

Recevoir de la rétroaction anonyme de la part de vos employés n’est pas le signe d’un échec de la culture de votre entreprise.

Un membre de votre équipe peut avoir un point de vue utile à partager sur son gestionnaire, mais ne pas vouloir le faire sous son nom. En tant que responsable RH, vous devez être en mesure de l’entendre avant qu’il ne quitte l’entreprise.

Bien sûr, le plus difficile n’est pas de recevoir la rétroaction, mais de la gérer. Si vos employés vous font part des problèmes, et que rien ne change, le prochain sondage ne sera que formalité.

Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi la rétroaction anonyme est importante, quelles fonctionnalités un outil payant devrait offrir, puis nous vous présentons 9 outils de rétroaction anonyme adaptés à différentes équipes.

Pourquoi la rétroaction anonyme est-elle l’arme secrète des équipes RH qui réussissent ?

Bien souvent, les employés possèdent les informations dont les employeurs ont besoin, mais ils n’osent pas les partager par peur de représailles, par malaise, ou par crainte d’être perçus comme « difficiles ».

C’est pourquoi la sécurité psychologique - la notion selon laquelle on peut s’exprimer honnêtement sans risque pour sa personne - est devenue un sujet incontournable lorsqu’on parle de culture d’entreprise. Lorsque les employés se sentent en confiance, ils sont plus susceptibles de rapporter des problèmes tels que l’épuisement professionnel, les difficultés avec un supérieur, les inégalités, les processus défaillants, ou le désengagement avant que la situation ne devienne coûteuse.

Les outils de rétroaction anonyme permettent aux entreprises de faciliter une communication ouverte et sincère. Ils aident les départements RH à dépasser les scores d’engagement flatteurs, pour accéder à une meilleure compréhension du vécu des employés, qu’ils soient dans tel ou tel département, lieu de travail, ou niveau hiérarchique.

Ces informations sont précieuses : elles aident les entreprises à éviter les coûts liés au roulement, à préserver la confiance, et à ne pas passer à côté des occasions d’innover.

Qu’est-ce qui justifie d’investir dans un outil de rétroaction anonyme ?

Toutes les plateformes de rétroaction anonyme ne se valent pas. Pour figurer dans notre liste, un outil doit vraiment donner à vos employés le sentiment que leur anonymat est respecté.

Pourquoi ? On confond souvent rétroaction anonyme et rétroaction confidentielle. Dans le cas d’une rétroaction confidentielle, les employés ont conscience que leur identité peut être connue par le fournisseur ou les équipes RH, mais que celle-ci ne sera pas partagée grâce à une charte ou des règles mises en place.

Alors que dans le cas d’une rétroaction anonyme, l’identité de la personne est masquée au niveau technique.

Pourquoi est-ce important ? Imaginez que votre système de rétroaction confidentielle permette de filtrer les réponses pour n’afficher que celles correspondant à la description : "Gestionnaire financier en Allemagne, six mois d’ancienneté". Même si le sondage est officiellement anonyme, il est probable que les employés ne le considèrent pas comme tel, ou du moins, qu’ils ne le considèrent pas comme confidentiel.

Les meilleurs outils de rétroaction intègrent des fonctionnalités qui limitent les risques de réidentification : nombre minimum de réponses, permissions en fonction des rôles, règles d’agrégation, limitations sur les exports, etc. Cela est particulièrement important dans les grandes organisations. La segmentation est nécessaire pour agir, mais elle peut aussi mener à l’identification d’une personne dans une petite population.

Au-delà de l’anonymat, les équipes RH doivent également se demander si une plateforme de rétroaction anonyme est adaptée à leur manière de fonctionner. Il faut une plateforme qui offre des automatisations pour les sondages pulse, des questionnaires personnalisables, des sondages à différents moments du parcours des employés, une analyse des commentaires en texte libre, un suivi des tendances, des tableaux de bord gestionnaires, de l’analyse comparative, et même des intégrations avec votre SIRH, Slack, Microsoft Teams ou vos solutions d’authentification unique.

Pour les équipes RH expérimentées, une des choses qui fait souvent la différence, c’est la qualité de la couche analytique. Il vous faut un outil qui vous aide à faire la différence entre changements statistiquement significatifs et bruit de fond, qui vous permette de faire remonter facilement les problèmes sans avoir à manipuler des fichiers Excel, et qui aide la direction à comprendre si un mauvais score est dû à un problème local, systémique, ou peut-être lié à des événements dans l’organisation.

La sécurité des données est aussi une priorité au même titre que la facilité d’utilisation. Posez à vos fournisseurs des questions sur leur conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels, leurs rapports SOC 2, la localisation des données, le chiffrement, les politiques de rétention, les sous-traitants, les journaux d’accès, ou encore la gestion des demandes de suppression utilisateur.

En ce qui concerne les prix, là aussi, il y a de tout. Certaines plateformes facturent un montant mensuel par employé, d’autres proposent un tarif annuel en fonction de la taille des effectifs. Les plateformes pour grandes entreprises proposent souvent des tarifs sur mesure et facturent en sus des frais de mise en place.

Lorsque les équipes RH comparent le prix total des différentes plateformes, il faut bien penser à tous ces éléments.

Les meilleurs systèmes de rétroaction anonyme ont pour caractéristiques d’écouter régulièrement les employés, de leur faciliter la participation, et d’aider la direction à comprendre les résultats et à agir en conséquence.

Sparkbay recueille automatiquement la rétroaction des employés à intervalles réguliers. De nombreux clients choisissent d’envoyer un sondage pulse chaque mois, pour prendre régulièrement le pouls de l’engagement des employés, de l’efficacité des gestionnaires, de la charge de travail, de la reconnaissance, du sentiment d’appartenance et bien d’autres sujets.

Sparkbay présente ensuite les résultats dans des rapports au score clair, sur 10, faciles à comprendre. Les équipes RH et autres responsables peuvent ainsi facilement comprendre où en est leur organisation, sans avoir à décoder des tableaux de bord complexes.

Sparkbay permet également aux équipes RH de segmenter les résultats en fonction du gestionnaire, du département, de l’ancienneté, du lieu de travail, et d’autres critères propres à chaque entreprise. Grâce à son jeu de données exclusif, Sparkbay permet aussi aux entreprises de se comparer à d’autres entreprises du même secteur. Les équipes RH peuvent ainsi avoir un aperçu de si leur problème est propre à leur entreprise ou si c’est un phénomène inhabituel sur le marché.

De plus, pour que la rétroaction anonyme ait un vrai impact sur les choses, elle doit mener à des changements de comportement. Et pour que les gestionnaires puissent agir, ils ont besoin de plus que des tableaux de bord. C’est pourquoi Sparkbay propose une bibliothèque d’actions faciles à mettre en place. Cela aide les gestionnaires à améliorer les résultats faibles sur des sujets comme la reconnaissance, la définition des attentes, le rétablissement de la confiance, ou encore la communication dans l’équipe.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.

1. Sparkbay : le meilleur outil tout-en-un pour recueillir de la rétroaction en continu

Si vous cherchez une plateforme qui combine sondages anonymes auprès des employés, analyse de l’engagement des employés, analyse comparative, et plans d’action pour les gestionnaires, Sparkbay est un excellent choix. C’est une solution particulièrement utile pour les entreprises de taille moyenne et les grandes organisations, qui souhaitent adopter une démarche d’écoute régulière plutôt que de se limiter à un seul sondage annuel d’engagement.

C’est l’outil qu’il vous faut si :

Vous êtes dans une équipe RH qui veut passer du stade de la mesure à celui de l’action, sans toutefois imposer aux gestionnaires la gestion de tableaux de bord analytiques complexes.

Avantages

• Automatise l’envoi de sondages pulse, pour une écoute continue des employés
• Dispose d’une bibliothèque d’actions, pour aider les gestionnaires à réagir de manière constructive

Inconvénients

• Si vous êtes à la recherche d’une suite complète de gestion de la performance, vous aurez peut-être besoin d’autres systèmes
• Pour tirer parti de cet outil, il faut que la direction soit prête à agir en se basant sur la rétroaction régulière

Aperçu des prix : Le prix de Sparkbay est généralement sur demande, en fonction de la taille et des besoins de l’entreprise.

2. Workleap Officevibe : idéal pour les sondages pulse en temps réel

Workleap Officevibe est un outil bien connu pour ses sondages pulse au format court, et ses informations sur l’engagement au niveau des équipes.

La plateforme mise sur l’utilité de la rétroaction fréquente, des points réguliers et rapides, de la rétroaction anonyme, et des rapports pratiques pour les gestionnaires.

C’est un excellent choix pour les entreprises qui veulent un moyen facile de suivre le moral des employés et la santé des équipes.

L’expérience utilisateur d’Officevibe est simple, ce qui peut améliorer les taux de réponse dans les organisations où la participation aux sondages est irrégulière.

Idéal pour :

Les équipes dispersées, les entreprises en forte croissance, et les équipes RH qui veulent que les gestionnaires soient directement impliqués dans l’analyse des résultats.

Avantages :

• Rapports détaillés au niveau des équipes, avec possibilité de suivre les tendances dans le temps
• Intégrations avec des outils couramment utilisés au travail

Inconvénients :

• Pour des analyses avancées au niveau de l’entreprise, les grandes plateformes d’expérience employé (EX) peuvent être plus adaptées
• Les organisations qui ont besoin d’un système de sondage hautement personnalisé risquent de trouver les limites de cette solution

Aperçu des tarifs : des forfaits mensuels par utilisateur étaient auparavant affichés sur le site. Nous vous recommandons de vérifier les tarifs actuels auprès de Workleap, car ils peuvent varier en fonction du forfait.

3. SurveyMonkey : la solution économique idéale pour les petites équipes

Bien que SurveyMonkey ne soit pas à proprement parler une plateforme d’engagement des employés, c’est une option intéressante pour les organisations souhaitant créer des sondages anonymes basiques à moindre coût.

Les équipes RH peuvent utiliser SurveyMonkey pour créer des sondages personnalisés, envoyer des liens, et analyser les tendances dans les réponses, sans avoir à passer par une phase de mise en place longue.

Les équipes RH expérimentées peuvent utiliser SurveyMonkey pour créer leurs propres sondages d’engagement, de départ, d’intégration, ou de rétroaction sur les gestionnaires. En revanche, elles devront également créer elles-mêmes la méthodologie, les règles d’anonymat, la structure des rapports, et le processus de suivi des actions.

Idéal pour

Les petites organisations, les programmes pilotes, et les équipes RH souhaitant expérimenter une approche de rétroaction avant d’investir dans une plateforme dédiée.

Avantages

• Une interface que de nombreux employés connaissent déjà
• Utile pour les projets ponctuels nécessitant de la rétroaction anonyme

Inconvénients

• Du travail manuel est nécessaire pour protéger l’anonymat des petits groupes
• Moins de fonctionnalités avancées pour les plans d’action des gestionnaires et la segmentation depuis le SIRH

Tarifs en bref : SurveyMonkey propose plusieurs forfaits payants, généralement facturés par utilisateur ou par équipe.

4. Culture Amp : un logiciel de sondage d’engagement conçu pour les responsables RH qui s’appuient sur les données

Culture Amp est l’une des plateformes d’expérience employé les plus établies sur le marché.

La bonne nouvelle ? Culture Amp offre un sondage d’engagement des employés robuste, des sondages à différentes étapes du parcours des employés, des références comparatives, et des outils analytiques.

Cela est souvent apprécié par les équipes RH qui souhaitent utiliser la recherche et les données pour améliorer l’engagement des employés, tout en bénéficiant de rapports détaillés adaptés aux organisations complexes.

Ses fonctionnalités d’analyse comparative et d’analyse peuvent alimenter les discussions de la direction sur la culture d’entreprise, les risques de roulement, et l’efficacité de l’organisation.

Idéal pour

Culture Amp est parfait pour les entreprises de taille moyenne, et les grandes organisations disposant d’une capacité avancée en analytique RH.

C’est également une option intéressante pour les équipes RH qui souhaitent combiner auprès d’un même fournisseur la mesure de l’engagement des employés, la gestion des performances, et le développement professionnel.

Avantages

• Analyses des leviers et des constats utiles pour la définition des priorités
• Fait partie d’un écosystème plus large d’expérience employé, bien connu

Inconvénients

• La plateforme Culture Amp peut être trop fournie pour les petites équipes
• Peut être plus cher que des outils de sondage pulse plus basiques
• La mise en place et la gouvernance nécessitent une planification rigoureuse pour les grandes équipes

Aperçu des prix : Les prix de Culture Amp sont généralement basés sur un devis. Ils dépendent du nombre d’employés, des modules choisis, de la structure du contrat, et du niveau d’accompagnement nécessaire.

5. TINYpulse : la plateforme la plus facile à configurer pour recueillir de la rétroaction instantanée

TINYpulse se concentre sur la rétroaction rapide des employés, les sondages pulse, les suggestions anonymes et la reconnaissance. L’idée ? La rétroaction devrait être fréquente et facile, et les gestionnaires devraient pouvoir facilement réagir à la rétroaction.

TINYpulse n’est pas aussi axé sur la recherche que certains outils pour les grandes entreprises, mais cette simplicité peut être un vrai plus pour les organisations qui ont besoin d’aller vite et de faciliter l’adhésion des équipes.

Idéal pour

Les équipes novices en matière d’écoute continue des employés.

Avantages

• Fonctionnalités de reconnaissance pour valoriser les comportements positifs
• Un outil facile à utiliser pour les équipes RH qui n’ont pas de ressources dédiées à l’analytique RH

Inconvénients

• Peut être limité en termes de segmentation et d’analyses avancées par rapport aux plateformes plus complètes
• Les plans d’action peuvent manquer d’ampleur si les gestionnaires ne font pas de suivi à l’interne

Aperçu des prix : Les prix de TINYpulse sont généralement sur demande, ou en fonction du forfait et de la taille de l’entreprise.

6. Qualtrics EmployeeXM : la meilleure solution pour les grandes organisations

Qualtrics EmployeeXM est conçu pour les programmes d’expérience employé à grande échelle, qui nécessitent des analyses poussées, une gouvernance complexe des sondages, et un haut niveau de personnalisation.

C’est une excellente option pour les organisations internationales ayant besoin d’une méthodologie de sondage avancée, d’intégrations robustes, et d’un contrôle strict des données.

Que ce soit pour les sondages d’engagement, la rétroaction à différents moments du parcours de l’employé, les programmes de rétroaction à 360 degrés, les analyses de l’expérience des employés, et bien plus, Qualtrics EmployeeXM peut répondre à de nombreux besoins.

C’est un outil très puissant, mais sa complexité fait que les équipes RH doivent mettre en place une gouvernance claire et confier sa gestion à des spécialistes pour en tirer le meilleur parti.

Idéal pour

Particulièrement utile si vous avez besoin de croiser les données d’expérience employé avec des données liées aux clients, à la marque, ou aux activités opérationnelles.

Avantages

• Fonctionnalités avancées d’analyse de texte et de gestion des données d’expérience

Inconvénients

• Peut demander pas mal de travail à mettre en place
• Peut être coûteux pour les organisations à la recherche d’une solution d’engagement plus simple

Tarifs en un coup d’oeil : Les tarifs de Qualtrics sont en général disponibles sur demande. Ils peuvent varier sensiblement en fonction des modules, du nombre d’employés, des intégrations, et du degré de service.

7. 15Five : une plateforme de rétroaction axée sur l’engagement

15Five est un outil de rétroaction des employés qui combine sondages d’engagement, entretiens réguliers gestionnaires/employés, gestion de la performance, OKR et reconnaissance.

Cette solution se démarque un peu des autres outils de cette liste, mais mérite d’être mentionnée : ses fonctionnalités d’engagement des employés aident les équipes RH à faire le lien entre le ressenti des employés, les échanges avec les gestionnaires et le suivi des objectifs.

Si vous souhaitez que vos questions de rétroaction anonyme soient étroitement liées aux discussions sur la performance et aux entretiens réguliers gestionnaires/employés, cette plateforme peut vous convenir. (À noter toutefois, veillez à bien séparer les canaux anonymes de ceux qui sont visibles par les gestionnaires.)

Parfait pour :

Les entreprises qui investissent dans l’efficacité des gestionnaires, l’alignement des objectifs, et les échanges réguliers avec les employés.

Avantages :

• Les fonctionnalités de reconnaissance et d’entretiens réguliers peuvent aider à encourager la participation

Inconvénients :

• Si vous cherchez uniquement une plateforme d’écoute anonyme des employés, cette solution risque d’être trop complète
• Si vous avez besoin de fonctionnalités avancées pour la création de vos sondages, vous risquez de devoir ajouter des configurations

Aperçu des prix : par le passé, 15Five a publié les tarifs mensuels par utilisateur de plusieurs plans. Des options pour les grandes entreprises sont également disponibles.

8. Lattice : la meilleure solution pour les équipes à distance et hybrides

Lattice offre des fonctionnalités de sondages d’engagement, de sondages pulse, d’entretiens d’évaluation, de suivi des objectifs, d’entretiens individuels et de développement de carrière.

Pour les organisations à distance et hybrides, son atout principal est de pouvoir relier la rétroaction des employés à des pratiques de gestion structurées et au fonctionnement des équipes dispersées.

Les sondages d’engagement anonymes peuvent aider les équipes RH à identifier les endroits où les employés à distance se sentent isolés, ont un manque de clarté, ou ne sont pas assez accompagnés.

Idéal pour

Les équipes à distance et hybrides qui souhaitent uniformiser leurs processus RH entre différents lieux de travail.

Les plus

• Interface utilisateur moderne, avec des processus familiers

Les moins

• Si vous recherchez uniquement des sondages anonymes, vous risquez de payer pour plus de fonctionnalités que nécessaire
• Vous devez configurer les règles d’anonymat des sondages et la gouvernance des rapports avec soin
• Pour accéder aux fonctionnalités analytiques RH avancées, vous aurez peut-être besoin d’un plan ou d’une configuration spécifique

Tarifs en bref : Lattice proposait par le passé des tarifs modulaires mensuels par utilisateur, avec souvent des options supplémentaires pour l’engagement et d’autres fonctionnalités.

9. Leapsome : l’étoile montante à suivre

Leapsome est une plateforme d’expérience employé (EX) qui combine sondages d’engagement des employés, entretiens d’évaluation, formation, objectifs, rémunération et accompagnement des gestionnaires.

Pour les sondages auprès des employés, Leapsome propose de la rétroaction anonyme, des sondages pulse, des modèles de sondage, des outils d’analyse et des rapports, le tout conçu pour vous aider à passer à l’action.

Cette solution peut être particulièrement intéressante pour les entreprises qui sont en train de développer leurs processus RH et qui cherchent à regrouper leurs fournisseurs.

Idéal pour

Les entreprises qui veulent offrir aux équipes RH une expérience moderne, plus complète et axée sur la technologie, plutôt que d’utiliser de simples fichiers Excel, des outils de sondage indépendants, ou des systèmes de gestion de la performance disparates.

Avantages

• Fonctionnalités d’accompagnement des gestionnaires, pour les aider à agir sur les informations recueillies

Inconvénients

• Peut être difficile à déployer si vous essayez de mettre en place plusieurs modules en même temps
• Les fonctionnalités d’analyse comparative et d’analyse de Leapsome sont à comparer à celles proposées par les spécialistes des sondages pour grandes entreprises

Aperçu des tarifs : Les tarifs de Leapsome sont généralement sur demande, ou modulés en fonction des produits choisis et de la taille de l’entreprise.

Comment choisir le bon outil de rétroaction anonyme pour votre équipe ?

Le meilleur outil de rétroaction anonyme pour votre équipe dépend du modèle de fonctionnement que vous souhaitez mettre en place pour les RH.

Par exemple, si votre entreprise prévoit d’organiser des sondages trimestriels dont les résultats seront analysés par l’équipe RH, vous aurez besoin d’une plateforme différente d’une entreprise qui souhaite fournir à chaque responsable des informations mensuelles sur son équipe, avec des actions recommandées.

Commencez par définir la structure de votre dispositif de rétroaction. Réfléchissez aux différents moments où vous souhaitez recueillir l’avis de vos équipes : engagement, intégration, départ, gestion du changement, inclusion, efficacité des gestionnaires, charge de travail, ressenti après une réorganisation et bien d’autres sujets.

• Quel niveau d’anonymat est garanti sur le plan technique ? Par exemple, comment l’outil gère-t-il les petits groupes de participants, les commentaires libres ou les commentaires exportés ?
• Qui sera chargé du suivi ? Votre entreprise veut-elle que l’équipe RH s’en charge ? La direction ? Ou les gestionnaires eux-mêmes et les équipes transverses ?
• De quel niveau de personnalisation avez-vous besoin ? Votre entreprise a-t-elle besoin de fonctionnalités spécifiques, comme des hiérarchies personnalisées, des sondages multilingues ou des permissions complexes ?

Quelles sont les meilleures pratiques pour mettre en place une rétroaction anonyme ?

Mettre en place un système de rétroaction anonyme dans votre entreprise n’est pas une tâche aisée. Vous pouvez rédiger un accord de principe précisant ce qui est anonymisé, les informations qui seront agrégées, qui aura accès aux différents types d’informations, quels commentaires pourront être cités, et la réaction de l’équipe RH si elle reçoit de la rétroaction faisant état de harcèlement, de risques de sécurité, d’expériences discriminatoires ou de risques légaux pour l’entreprise. Si votre équipe RH possède déjà une grande maturité sur ces sujets, vous pouvez également envisager de vous associer aux équipes juridiques, responsables de la protection des données, comité de santé et de sécurité (le cas échéant) et communication interne avant de lancer votre système de rétroaction.

Lorsque vous créez votre sondage de rétroaction anonyme, essayez de ne pas vous laisser entraîner dans les jeux de politiques internes propres à votre organisation. Suivez plutôt les principes issus des sciences comportementales appliquées à la conception de sondage. C’est-à-dire, évitez les questionnaires interminables incluant la question prioritaire de chaque partie prenante.

Des sondages trop longs provoquent une hausse du taux de réponses bâclées, de l’emploi de la même réponse pour chaque question, ou encore de l’abandon en cours de route.

Une fois que vous avez déterminé un ensemble stable de questions clés pour suivre les tendances dans votre entreprise au cours du temps, vous pouvez ajouter des modules thématiques à tour de rôle pour répondre à des besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez garder un ensemble stable de questions sur les leviers de satisfaction des employés, et y ajouter des questions sur la charge de travail après une grande restructuration, ou sur l’inclusion après un changement majeur dans l’équipe aux commandes.

Enfin, partager avec les employés les suites données à leur rétroaction développe énormément la confiance en l’organisation. Les employés ne s’attendent pas à ce que vous répondiez positivement à toutes leurs requêtes, mais ils souhaitent avoir la preuve que la direction les a entendus, a bien saisi les sujets récurrents, a pris des décisions en tenant compte de ces informations, et a expliqué les raisons de ses choix.

• Protégez les commentaires libres : ceux-ci sont extrêmement utiles à partager largement, mais veillez à enlever toute information pouvant mener à l’identification d’une personne avant de les diffuser.
• Choisissez un ou plusieurs sujets prioritaires : Il vaut mieux sélectionner un petit nombre de priorités issues des résultats du sondage, plutôt que de publier une longue liste de plans d’action dont tous ne seront pas réalisés.
• Équipez les gestionnaires de première ligne : Fournissez-leur différentes options, phrases types, et conseils pour aborder les résultats de manière non défensive.
• Mesurez les actions de suivi : Procédez à une évaluation qualitative et quantitative. Vous pouvez suivre la participation, les changements de scores, la mise en oeuvre des actions, et même le roulement ou les changements de ressentis au cours du temps.

Pour mesurer le ROI de votre système de rétroaction anonyme, tenez compte à la fois des indicateurs avancés et des indicateurs retardés. Parmi les indicateurs avancés, on retrouve la participation, la confiance en la direction, l’efficacité des gestionnaires, et l’intention de rester. Pour les indicateurs retardés, on peut citer les départs regrettés, la mobilité interne, l’absentéisme, ou encore les indicateurs indirects de productivité.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.