Enquêtes Pulse: notre guide pour les DRH

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les enquêtes Pulse, en un article.

Imaginez un peu... On est dans une réalité parallèle, vous êtes Project Manager, Ingénieur Software ou Expert Solutions Cloud chez Microsoft.

Le matin, vous arrivez au travail à 9h, ou bien vous vous connectez chez vous sur l'ordinateur prêté par l'entreprise pour commencer votre journée en télétravail. Vous ouvrez vos mails : vous avez reçu une enquête de la part du service RH.

Dans l'enquête, plusieurs questions sur la qualité de votre expérience chez Microsoft.

Rien de très surprenant pour une entreprise Fortune 500, n'est-ce-pas?

Et si on vous disait que Microsoft envoie ces enquêtes à ses salariés tous les mois ?

Les entreprises de la tech, les sociétés de conseil, ou autres grosses entreprises comprennent bien l'importance d'un niveau élevé d'engagement des collaborateurs dans la réussite de l'entreprise.

Et Microsoft n'échappe donc pas à la règle.

Mais au fait, une enquête Pulse, c'est quoi, au juste ? Les enquêtes de satisfaction annuelles ne sont-elles pas suffisantes, et la meilleure des solutions ?

En plus, votre entreprise n'est sûrement pas Microsoft, une entreprise valant plusieurs milliards d'euros. Alors, comment mettre en place des enquêtes Pulse dans votre entreprise ?

Attachez votre ceinture, on part pour le monde merveilleux des enquêtes Pulse.

Qu'est ce qu'une enquête Pulse ?

Une enquête Pulse est une enquête de format court distribuée aux salariés à une fréquence régulière. Elles sont réputées pour être rapides et faciles à remplir.

Certaines entreprises les distribuent une fois par semaine, d'autres toutes les deux semaines, ou bien une fois par mois. De manière générale, il vaut mieux les distribuer au moins une fois par mois au minimum, afin de générer les meilleurs résultats.

Les enquêtes Pulse permettent aux services RH et aux leaders d'obtenir régulièrement des informations en temps réel sur le ressenti de leurs collaborateurs.

Les enquêtes Pulse doivent-elles remplacer les enquêtes annuelles d'engagement collaborateurs?

Non!

Au contraire, les enquêtes Pulse sont censées être utilisées en association avec les enquêtes annuelles, toutes deux ayant pour objectif de développer et maintenir une culture d'entreprise positive, et d'améliorer le bien-être des collaborateurs.

Les enquêtes annuelles mesurent la santé de l'entreprise à un point précis dans le temps, tandis que les enquêtes Pulse vous aident à identifier et mesurer différentes tendances. Cet aspect est extrêmement important pour les services RH, qui souhaitent adopter une démarche d'amélioration constante de leurs initiatives pour l'engagement des collaborateurs.

Les enquêtes pulse évaluent la manière dont certains changements dans l'entreprise affectent l'engagement des collaborateurs.

Cela peut aider les dirigeants à éviter de mettre en place des changements qui auront un impact négatif.

De plus, les enquêtes Pulse ont un taux de réponse plus élevé que les enquêtes annuelles traditionnelles. Le taux de réponse pour les enquêtes annuelles se situe autour de 30 à 40%.

Pour les enquêtes Pulse, par contre, le taux de réponse avoisine les 90%.

Cette différence est due à la brièveté des enquêtes Pulse, qui découragent moins les interrogés que des enquêtes plus longues. On observe également une tendance à la procrastination lorsque les enquêtes à remplir sont trop longues.

Il est en effet normal qu'un collaborateur ayant beaucoup de travail ne soit pas ravi à l'idée de passer 20 minutes à remplir une enquête annuelle.

Par ailleurs, seules les enquêtes pulse peuvent mesurer le risque de turnover grâce à leur capacité à capturer les tendances.

En combinant les données sur le turnover avec les réponses des collaborateurs récemment partis, des enquêtes de pointe comme Sparkbay peuvent prédire quels sont les segments de collaborateurs présentant un risque accru de turnover.

Pour les responsables RH, quelle est l'attitude à adopter lors de la création d'enquêtes Pulse?

C'est un peu ironique, mais utiliser l'enquête annuelle comme point de départ est souvent très utile !

Nous précisions précédemment que les enquêtes Pulse et les enquêtes annuelles d'engagement sont à utiliser de manière complémentaire. C'est donc le moment de vous expliquer comment faire.

Les enquêtes annuelles d'engagement vous donnent une idée générale de l'état de votre entreprise. Grâce à elles, votre service RH est en possession d'une mine d'or d'informations.

À vous de jouer pour trouver comment mettre à profit ces données en termes de programmes et initiatives qui auront de l'importance pour vos collaborateurs.

Évidemment, cela est plus facile à dire qu'à faire. Prenons un exemple. Dans votre enquête annuelle, vous avez constaté que vos salariés souhaitent plus d'opportunités de formation.

Après-coup, vous vous rendez compte que vous avez mis en place des formations sous forme d'ateliers ou de classes, alors que ce que vos collaborateurs voulaient vraiment, c'était une plate-forme de e-learning proposant de nombreuses ressources en ligne.

Vos enquêtes Pulse vous offrent la possibilité de tester les conclusions générées par votre enquête annuelle avant d'investir dans des solutions de manière conséquente ou coûteuse.

Première étape du processus : faites une liste des catégories ou aspects de votre enquête annuelle que vous souhaitez approfondir.

Si vous n'avez pas mené d'enquête annuelle salariés, vous pouvez utiliser vos impressions et connaissances générales basées sur les conversations et interactions avec vos collaborateurs.

Vous pouvez également mettre en place des tables rondes ou sessions de dialogue entre les dirigeants de l'entreprise et les collaborateurs, pour leur fournir la possibilité d'exprimer leur ressenti.

Dans le cas où vous êtes en possession de données utilisables, mais vous sentez noyés par le volume des chiffres, il vous faut prioriser les informations. Commencez par :

  • les questions qui ont récolté les plus mauvais résultats
  • les questions dont les résultats se sont dégradés par rapport aux années précédentes

Une fois cette tâche terminée, vous devriez vous retrouver avec une liste de remarques comme celles-ci :

  • Presque trois quarts des salariés ont l'impression que notre entreprise ne leur offre pas assez d'opportunités de développement professionnel
  • La moitié des salariés n'arrive pas à se projeter dans une progression de carrière claire dans l'entreprise
  • Un tiers des salariés pense que les responsables ne sont pas à l'écoute des salariés aux plus bas échelons (agents du service clients par exemple)
  • Un quart des salariés avouent ne pas croire que le travail de l'entreprise ait de la valeur pour leur communauté ou pour la société en général
  • Plus de la moitié des salariés déclarent ne pas s'imaginer être encore dans l'entreprise d'ici cinq ans

Une fois les éléments les plus pressants sélectionnés, il faudra vous pencher plus en détail sur chaque situation.

Par exemple, vous pourriez utiliser des questions ouvertes pour déterminer les aspects qui pourraient rendre votre entreprise plus attrayante en tant qu'employeur sur le long terme.

Grâce aux réponses récoltées, votre entreprise sera ensuite en mesure de mettre en place des projets de programmes de développement professionnel, de formation, de bien-être, etc.

Sparkbay nous permet d'obtenir du feedback honnête de la part des collaborateurs. Les informations que nous obtenons nous permettent d'être proactifs et favorisent des conversations de qualité.

Comment Exegy® a utilisé une approche axée sur les données pour améliorer l’engagement

En savoir plus

En tant que responsable RH, comment utiliser les enquêtes Pulse pour optimiser les étapes du cycle de vie professionnel d'un collaborateur?

Les enquêtes Pulse permettent aux responsables RH d'avoir plus de contrôle sur le cycle de vie professionnel des collaborateurs, qui est constitué de 5 étapes : recrutement, intégration, progression et développement, fidélisation, et départ.

Il est possible de réaliser des enquêtes Pulse sur n'importe quel sujet, mais ces enquêtes sont particulièrement utiles aux équipes RH pour les phases d'intégration, de progression et développement et de fidélisation du cycle de vie professionnel des collaborateurs.

Lorsqu'un collaborateur termine sa phase de recrutement, c'est le processus d'intégration qui commence.

Les entreprises sous-estiment souvent l'importance de l'étape d'intégration, à leurs risques et périls ! Près de 20% des salariés quittent leur entreprise dans les 45 premiers jours de leur contrat, et cela est souvent causé par un processus d'intégration inadéquat.

Il est intéressant de noter ici que la plupart des entreprises n'ont pas conscience que leur processus d'intégration n'est pas efficace.

D'ailleurs, une des erreurs les plus courantes, c'est de confondre processus d'intégration avec journée d'intégration. Dans les faits, les entreprises ayant les plus hauts taux de fidélisation des salariés sont celles qui voient l'intégration comme un processus long, d'une durée moyenne d'un an.

Toutefois, même les entreprises qui mettent en place un processus d'intégration étalé sur une année peuvent faire certaines erreurs et rendre ce processus désagréable pour ses collaborateurs.

Une enquête Pulse peut donc venir à la rescousse des équipes RH pour identifier les aspects problématiques pouvant être améliorés dans le processus d'intégration.

Quelques exemples d'éclairages utiles pouvant être apportées par une enquête Pulse se focalisant sur le processus d'intégration :

  • Les collaborateurs ont eu l'impression que leur premier jour ou leur première semaine de travail a été chaotique. Recevoir ses identifiants et mot de passe, une place de parking, un badge d'identification, être intégré à la mutuelle d'entreprise, etc : ces étapes administratives pourtant basiques ne se sont pas déroulées correctement. Soit le responsable n'était pas en possession de toutes les informations nécessaires pour aider le nouvel collaborateur, soit il était trop occupé pour apporter son aide durant le processus.
  • Les collaborateurs ne savaient pas ce qui était attendu de leur part durant les trois premiers mois. Les nouvelles recrues ont eu du mal à acquérir le savoir-faire spécifique nécessaire à leur nouveau poste, tout en devant être performants dès le départ. Beaucoup ont rapporté ne pas avoir reçu d'instructions claires, et bénéficié de peu de moments de suivi de leurs progrès d'adaptation, provoquant chez eux durant les premiers mois une certaine désorganisation, un sentiment d'insécurité et de l'anxiété.
  • Les collaborateurs à des postes à cheval entre plusieurs services et équipes n'ont pas eu le temps de rencontrer leurs collègues des autres équipes, avec lesquels ils sont censés travailler régulièrement. Ils n'ont également pas eu la chance d'être présentés aux autres membres de leur propre équipe. Ce genre de situation rend le travail difficile pour le collaborateur, mais peut aussi être à l'origine d'un sentiment d'isolation.

Sans un processus d'intégration efficace, l'excitation initiale qui peut être ressentie lorsqu'on commence un nouveau travail peut vite s'effacer, et peut laisser place à une envie de retourner au poste qu'on a laissé derrière soi, plus familier et rassurant.

Et dans le cas des travailleurs hautement qualifiés et avec des compétences recherchées, de nombreux employeurs seront ravis de les voir revenir, et les accueilleront à bras ouverts.

Si vous vous y prenez correctement, vos collaborateurs peuvent être une mine d'or d'informations. Pourquoi ne pas en profiter ? Vous pouvez utiliser les enquêtes Pulse pour comprendre ce que les nouvelles recrues de votre entreprise auraient aimé vivre durant leur phase d'intégration. Utilisez ensuite ces données pour mettre en place un processus d'orientation plus efficace !

Continuons d'avancer dans le cycle de vie professionnel d'un salarié : la phase de progression et développement est une autre étape durant laquelle les enquêtes Pulse peuvent être d'une aide précieuse.

Pendant la phase de progression et développement, les collaborateurs sont formés, reçoivent du feedback sur leurs performances et bénéficient d'entretiens individualisés avec leur manager. Cela leur permet de peu à peu acquérir une meilleure compréhension des objectifs de leur équipe de travail, et des objectifs de l'entreprise en général.

Les enquêtes Pulse peuvent donc aider les responsables RH à comprendre comment ce processus se déroule sur le terrain.

Est-ce que vos collaborateurs ont l'impression de recevoir la formation nécessaire ?

Pour mieux faire leur travail, aimeraient-ils avoir accès à plus de ressources, ou pouvoir communiquer avec des professionnels du secteur ?

Aimeraient-ils avoir plus d'entretiens individualisés avec leurs responsables ?

Ce genre d'enquête Pulse peut être donnée à remplir aux collaborateurs ayant récemment terminé leur phase d'intégration.

Et pour finir, nous en venons à la dernière phase du cycle de vie professionnel d'un salarié : la fidélisation. C'est l'étape dont on parle le plus lorsqu'il s'agit d'améliorer l'engagement et la fidélisation des collaborateurs.

Les collaborateurs qui sont dans la phase de fidélisation ont désormais une maîtrise solide de leur poste et savent comment accéder aux ressources dont ils ont besoin.

Durant cette phase, les RH ont pour mission de cultiver et maintenir un environnement de travail qui incite ces salariés extrêmement précieux à rester dans l'entreprise.

Ces collaborateurs ont prouvé leur valeur en restant à leur poste, ont acquis de solides connaissances du fonctionnement interne de l'entreprise et ont tissé des liens avec leurs collègues, qui rendent possibles la collaboration et les projets inter-services.

Grâce aux enquêtes Pulse, vous pouvez mesurer un certain nombre d'indicateurs :

  • Comment vos collaborateurs perçoivent la culture générale de l'entreprise ?
  • Si les collaborateurs ont le sentiment que leur entreprise est engagée en faveur de la diversité et de l'inclusivité
  • Si les collaborateurs ont l'impression qu'il existe des opportunités d'avancement au sein de l'entreprise
  • Si les collaborateurs ont l'impression d'avoir accès à des projets stimulants
  • Si les collaborateurs sont enthousiastes et motivés par leur travail au quotidien
  • Comment les collaborateurs perçoivent certains changements récents (par exemple l'introduction/la suppression d'un déjeuner collectif les vendredis, changement de mutuelle d'entreprise, modifications des tickets restaurants...)
  • Si les collaborateurs souhaitent plus d'avantages d'entreprise (plan retraite, activités de comité d'entreprise,accès à une salle de sport...)

Les enquêtes Pulse vous permettront de prendre régulièrement le pouls de ce qu'il se passe dans l'entreprise, pour éviter que les responsables RH ne prennent conscience de l'existence d'un climat de travail toxique ou d'insatisfactions qu'après la démission des meilleurs éléments.

Comment savoir si votre entreprise est prête à utiliser des enquêtes Pulse?

La bonne nouvelle, c'est que ces enquêtes peuvent toujours être utiles, que vous ayez déjà des données issues des résultats d'enquêtes existantes sur vos collaborateurs, ou bien aucune donnée !

Par contre, c'est important de vérifier que la direction et le service RH ont une vision commune de la manière dont les enquêtes Pulse peuvent être utilisées dans l'entreprise.

Certaines conditions sont nécessaires pour que les enquêtes soient couronnées de succès :

Les collaborateurs doivent comprendre que les enquêtes Pulse ne sont pas là pour les espionner, mais bien pour leur permettre de s'exprimer

En n'étant pas accompagnées d'une communication adaptée, ces enquêtes peuvent paraître intrusives et perturbantes.

C'est pourquoi il est préférable que votre entreprise organise une campagne de communication interne bien réfléchie, qui informe les collaborateurs que le but de l'enquête est de leur permettre de s'exprimer et d'apporter des informations en temps réel sur la culture de l'entreprise.

Cela ne doit pas être uniquement du ressort des RH : les managers doivent participer à l'effort et encourager leurs équipes à participer.

Si le service RH est le seul à pousser les collaborateurs à répondre à l'enquête Pulse, la tentative se soldera très probablement par un échec.

Il est important que l'entreprise dans sa globalité participe à l'initiative. Les managers, la direction, les chefs de projet ou les cadres dirigeants : chacun doit souligner l'importance de l'enquête Pulse.

Des mails réguliers de la direction ou même du PDG, rappelant aux collaborateurs l'utilité et l'importance de l'enquête, peut avoir un véritable impact.

Du côté des dirigeants, il est également important d'agir une fois les résultats récoltés, pour éviter que les collaborateurs ne prennent plus au sérieux ces enquêtes s'il n'en découle jamais aucun changement.

Mettez-vous à leur place : personne n'aime répondre encore et encore aux mêmes questions.

Si vos collaborateurs s'appliquent à répondre aux enquêtes Pulse mais n'observent aucun changement, ils risquent : soit d'arrêter de les prendre au sérieux, ou soit de carrément ne plus les remplir.

Les dirigeants doivent donc s'impliquer, et mettre en place des changements visibles et adaptés, qui montrent que d'une participation aux enquêtes Pulse découlent des changements.

Pour les responsables RH, les enquêtes Pulse offrent une opportunité de quantifier leur travail, et de prouver l'impact que celui-ci peut avoir.

Les responsables RH ne doivent pas hésiter à montrer aux dirigeants de l'entreprise l'utilité de leur travail au quotidien, en démontrant le lien entre taux élevé de fidélisation des collaborateurs, turnover faible, augmentation de la productivité et les initiatives menées par leur service.

Les enquêtes Pulse sont un outil idéal pour obtenir les données nécessaires à cette tâche.

Elles permettent aux RH de présenter l'impact de leurs actions, en montrant comment leur service utilise les enquêtes Pulse de manière quantitative, pour identifier un problème, clarifier la situation, trouver une solution adaptée, et ensuite optimiser la solution pour résoudre le problème.

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