Sondage pulse: notre guide pour les DRH

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les sondages pulse, en un article.

Imaginez un peu...

On est dans une réalité parallèle, vous êtes project manager, ingénieur logiciel ou expert solutions cloud chez Microsoft.

Le matin, vous arrivez au travail à 9h, ou bien vous vous connectez chez vous sur l'ordinateur prêté par l'entreprise pour commencer votre journée en télétravail. Vous ouvrez vos mails : vous avez reçu un sondage de la part du département RH.

Dans le sondage, plusieurs questions sur la qualité de votre expérience chez Microsoft.

Rien de très surprenant pour une entreprise Fortune 500, n'est-ce-pas?

Et si on vous disait que Microsoft envoie ces sondages à ses salariés tous les mois ?

Les entreprises de la tech, les sociétés de conseil, ou autres grosses entreprises comprennent bien l'importance d'un niveau élevé d'engagement des employés dans la réussite de l'entreprise.

Et Microsoft n'échappe donc pas à la règle.

Mais au fait, un sondage pulse, c'est quoi, au juste ? Les sondages de satisfaction annuels ne sont-ils pas suffisants ?

En plus, votre entreprise n'est sûrement pas Microsoft, une entreprise valant plusieurs milliards de dollars. Alors, comment mettre en place des sondages pulse dans votre entreprise ?

Attachez votre ceinture, on part pour le monde merveilleux des sondages pulse.

Qu'est-ce qu'un sondage pulse?

Un sondage pulse est un sondage de format court distribué aux salariés à une fréquence régulière. Elles sont réputées pour être rapides et faciles à remplir.

Certaines entreprises les distribuent une fois par semaine, d'autres toutes les deux semaines, ou bien une fois par mois. De manière générale, il vaut mieux les distribuer au moins une fois par mois au minimum, afin de générer les meilleurs résultats.

Les sondages pulse permettent aux services RH et aux leaders d'obtenir régulièrement des informations en temps réel sur le ressenti de leurs employés.

Les sondages pulse doivent-elles remplacer les sondages annuels d'engagement employés?

Non!

Au contraire, les sondages pulse sont censés être utilisées en association avec les sondages annuelles, toutes deux ayant pour objectif de développer et maintenir une culture d'entreprise positive, et d'améliorer le bien-être des employés.

Les sondages annuels mesurent la santé de l'entreprise à un point précis dans le temps, tandis que les sondages pulse vous aident à identifier et mesurer différentes tendances. Cet aspect est extrêmement important pour les services RH, qui souhaitent adopter une démarche d'amélioration constante de leurs initiatives pour l'engagement des employés.

Les sondages pulse évaluent la manière dont certains changements dans l'entreprise affectent l'engagement des employés.

Cela peut aider les dirigeants à éviter de mettre en place des changements qui auront un impact négatif.

De plus, les sondages pulse ont un taux de réponse plus élevé que les sondages annuels traditionnelles. Le taux de réponse pour les sondages annuelles se situe autour de 30 à 40%.

Pour les sondages pulse, par contre, le taux de réponse avoisine les 90%.

Cette différence est due à la brièveté des sondages pulse, qui découragent moins les interrogés que des sondages plus longs. On observe également une tendance à la procrastination lorsque les sondages à remplir sont trop longues.

Il est en effet normal qu'un employé ayant beaucoup de travail ne soit pas ravi à l'idée de passer 20 minutes à remplir un sondage annuel.

Par ailleurs, seuls les sondages pulse peuvent mesurer le risque de roulement grâce à leur capacité à capturer les tendances.

En combinant les données sur le roulement avec les réponses des employés récemment partis, Sparkbay peut prédire quels sont les segments d'employés présentant un risque accru de roulement.

Pour les responsables RH, quelle est l'attitude à adopter lors de la création de sondages pulse?

C'est un peu ironique, mais utiliser le sondage annuelle comme point de départ est souvent très utile !

Nous précisions précédemment que les sondages pulse et les sondages annuelles d'engagement sont à utiliser de manière complémentaire. C'est donc le moment de vous expliquer comment faire.

Les sondages annuels d'engagement vous donnent une idée générale de l'état de votre entreprise. Grâce à elles, votre département RH est en possession d'une mine d'or d'informations.

À vous de jouer pour trouver comment mettre à profit ces données en termes de programmes et initiatives qui auront de l'importance pour vos employés.

Évidemment, cela est plus facile à dire qu'à faire. Prenons un exemple. Dans votre sondage annuelle, vous avez constaté que vos salariés souhaitent plus d'opportunités de formation.

Après-coup, vous vous rendez compte que vous avez mis en place des formations sous forme d'ateliers ou de classes, alors que ce que vos employés voulaient vraiment, c'était une plate-forme de e-learning proposant de nombreuses ressources en ligne.

Vos sondages pulse vous offrent la possibilité de tester les conclusions générées par votre sondage annuelle avant d'investir dans des solutions de manière conséquente ou coûteuse.

Première étape du processus : faites une liste des catégories ou aspects de votre sondage annuelle que vous souhaitez approfondir.

Si vous n'avez pas mené de sondage annuelle salariés, vous pouvez utiliser vos impressions et connaissances générales basées sur les conversations et interactions avec vos employés.

Vous pouvez également mettre en place des tables rondes ou sessions de dialogue entre les dirigeants de l'entreprise et les employés, pour leur fournir la possibilité d'exprimer leur ressenti.

Dans le cas où vous êtes en possession de données utilisables, mais vous sentez noyés par le volume des chiffres, il vous faut prioriser les informations. Commencez par :

  • les questions qui ont récolté les plus mauvais résultats
  • les questions dont les résultats se sont dégradés par rapport aux années précédentes

Une fois cette tâche terminée, vous devriez vous retrouver avec une liste de remarques comme celles-ci :

  • Presque trois quarts des salariés ont l'impression que notre entreprise ne leur offre pas assez d'opportunités de développement professionnel
  • La moitié des salariés n'arrive pas à se projeter dans une progression de carrière claire dans l'entreprise
  • Un tiers des salariés pense que les responsables ne sont pas à l'écoute des salariés aux plus bas échelons (agents du département des ventes par exemple)
  • Un quart des salariés avouent ne pas croire que le travail de l'entreprise ait de la valeur pour leur communauté ou pour la société en général
  • Plus de la moitié des salariés déclarent ne pas s'imaginer être encore dans l'entreprise d'ici cinq ans

Une fois les éléments les plus pressants sélectionnés, il faudra vous pencher plus en détail sur chaque situation.

Par exemple, vous pourriez utiliser des questions ouvertes pour déterminer les aspects qui pourraient rendre votre entreprise plus attrayante en tant qu'employeur sur le long terme.

Grâce aux réponses récoltées, votre entreprise sera ensuite en mesure de mettre en place des projets de programmes de développement professionnel, de formation, de bien-être, etc.

En tant que responsable RH, comment utiliser les sondages pulse pour optimiser les étapes du cycle de vie professionnel d'un employé ?

Les sondages pulse permettent aux responsables RH d'avoir plus de contrôle sur le cycle de vie professionnel des employés, qui est constitué de 5 étapes : recrutement, intégration, progression et développement, fidélisation, et départ.

Il est possible de réaliser des sondages pulse sur n'importe quel sujet, mais ces sondages sont particulièrement utiles aux équipes RH pour les phases d'intégration, de progression et développement et de fidélisation du cycle de vie professionnel des employés.

Lorsqu'un employé termine sa phase de recrutement, c'est le processus d'intégration qui commence.

Les entreprises sous-estiment souvent l'importance de l'étape d'intégration, à leurs risques et périls ! Près de 20% des salariés quittent leur entreprise dans les 45 premiers jours de leur contrat, et cela est souvent causé par un processus d'intégration inadéquat.

Il est intéressant de noter ici que la plupart des entreprises n'ont pas conscience que leur processus d'intégration n'est pas efficace.

D'ailleurs, une des erreurs les plus courantes, c'est de confondre processus d'intégration avec journée d'intégration. Dans les faits, les entreprises ayant les plus hauts taux de fidélisation des salariés sont celles qui voient l'intégration comme un processus long, d'une durée moyenne d'un an.

Toutefois, même les entreprises qui mettent en place un processus d'intégration étalé sur une année peuvent faire certaines erreurs et rendre ce processus désagréable pour ses employés.

Un sondage pulse peut donc venir à la rescousse des équipes RH pour identifier les aspects problématiques pouvant être améliorés dans le processus d'intégration.

Quelques exemples d'éclairages utiles pouvant être apportées par un sondage pulse se focalisant sur le processus d'intégration :

  • Les employés ont eu l'impression que leur premier jour ou leur première semaine de travail a été chaotique. Recevoir ses identifiants et mot de passe, une place de parking, un badge d'identification, être intégré à la mutuelle d'entreprise, etc : ces étapes administratives pourtant basiques ne se sont pas déroulées correctement. Soit le responsable n'était pas en possession de toutes les informations nécessaires pour aider le nouvel employé, soit il était trop occupé pour apporter son aide durant le processus.
  • Les employés ne savaient pas ce qui était attendu de leur part durant les trois premiers mois. Les nouvelles recrues ont eu du mal à acquérir le savoir-faire spécifique nécessaire à leur nouveau poste, tout en devant être performants dès le départ. Beaucoup ont rapporté ne pas avoir reçu d'instructions claires, et bénéficié de peu de moments de suivi de leurs progrès d'adaptation, provoquant chez eux durant les premiers mois une certaine désorganisation, un sentiment d'insécurité et de l'anxiété.
  • Les employés à des postes à cheval entre plusieurs services et équipes n'ont pas eu le temps de rencontrer leurs collègues des autres équipes, avec lesquels ils sont censés travailler régulièrement. Ils n'ont également pas eu la chance d'être présentés aux autres membres de leur propre équipe. Ce genre de situation rend le travail difficile pour l’employé, mais peut aussi être à l'origine d'un sentiment d'isolation.

Sans un processus d'intégration efficace, l'excitation initiale qui peut être ressentie lorsqu'on commence un nouveau travail peut vite s'effacer, et peut laisser place à une envie de retourner au poste qu'on a laissé derrière soi, plus familier et rassurant.

Et dans le cas des travailleurs hautement qualifiés et avec des compétences recherchées, de nombreux employeurs seront ravis de les voir revenir, et les accueilleront à bras ouverts.

Si vous vous y prenez correctement, vos employés peuvent être une mine d'or d'informations. Pourquoi ne pas en profiter ? Vous pouvez utiliser les sondages pulse pour comprendre ce que les nouvelles recrues de votre entreprise auraient aimé vivre durant leur phase d'intégration. Utilisez ensuite ces données pour mettre en place un processus d'orientation plus efficace !

Continuons d'avancer dans le cycle de vie professionnel d'un salarié : la phase de progression et développement est une autre étape durant laquelle les sondages pulse peuvent être d'une aide précieuse.

Pendant la phase de progression et développement, les employés sont formés, reçoivent du feedback sur leurs performances et bénéficient d'entretiens individualisés avec leur gestionnaire. Cela leur permet de peu à peu acquérir une meilleure compréhension des objectifs de leur équipe de travail, et des objectifs de l'entreprise en général.

Les sondages pulse peuvent donc aider les responsables RH à comprendre comment ce processus se déroule sur le terrain.

Est-ce que vos employés ont l'impression de recevoir la formation nécessaire ?

Pour mieux faire leur travail, aimeraient-ils avoir accès à plus de ressources, ou pouvoir communiquer avec des professionnels du secteur ?

Aimeraient-ils avoir plus d'entretiens individualisés avec leurs responsables ?

Ce genre de sondage pulse peut être donnée à remplir aux employés ayant récemment terminé leur phase d'intégration.

Et pour finir, nous en venons à la dernière phase du cycle de vie professionnel d'un salarié : la fidélisation. C'est l'étape dont on parle le plus lorsqu'il s'agit d'améliorer l'engagement et la fidélisation des employés.

Les employés qui sont dans la phase de fidélisation ont désormais une maîtrise solide de leur poste et savent comment accéder aux ressources dont ils ont besoin.

Durant cette phase, les RH ont pour mission de cultiver et maintenir un environnement de travail qui incite ces salariés extrêmement précieux à rester dans l'entreprise.

Ces employés ont prouvé leur valeur en restant à leur poste, ont acquis de solides connaissances du fonctionnement interne de l'entreprise et ont tissé des liens avec leurs collègues, qui rendent possibles la collaboration et les projets inter-départements.

Grâce aux sondages pulse, vous pouvez mesurer un certain nombre d'indicateurs :

  • Comment vos employés perçoivent la culture générale de l'entreprise ?
  • Si les employés ont le sentiment que leur entreprise est engagée en faveur de la diversité et de l'inclusivité
  • Si les employés ont l'impression qu'il existe des opportunités d'avancement au sein de l'entreprise
  • Si les employés ont l'impression d'avoir accès à des projets stimulants
  • Si les employés sont enthousiastes et motivés par leur travail au quotidien
  • Comment les employés perçoivent certains changements récents (par exemple l'introduction/la suppression d'un déjeuner collectif les vendredis, changement de mutuelle d'entreprise, modifications des tickets restaurants...)
  • Si les employés souhaitent plus d'avantages d'entreprise (plan retraite, activités de comité d'entreprise, accès à une salle de sport...)

Les sondages pulse vous permettront de prendre régulièrement le pouls de ce qu'il se passe dans l'entreprise, pour éviter que les responsables RH ne prennent conscience de l'existence d'un climat de travail toxique ou d'insatisfactions qu'après la démission des meilleurs éléments.

Comment savoir si votre entreprise est prête à utiliser des sondages pulse ?

La bonne nouvelle, c'est que ces sondages peuvent toujours être utiles, que vous ayez déjà des données issues des résultats de sondages existantes sur vos employés, ou bien aucune donnée!

Par contre, c'est important de vérifier que la direction et le département RH ont une vision commune de la manière dont les sondages pulse peuvent être utilisées dans l'entreprise.

Certaines conditions sont nécessaires pour que les sondages soient couronnés de succès :

Les employés doivent comprendre que les sondages pulse ne sont pas là pour les espionner, mais bien pour leur permettre de s'exprimer

En n'étant pas accompagnées d'une communication adaptée, ces sondages peuvent paraître intrusives et perturbantes.

C'est pourquoi il est préférable que votre entreprise organise une campagne de communication interne bien réfléchie, qui informe les employés que le but de le sondage est de leur permettre de s'exprimer et d'apporter des informations en temps réel sur la culture de l'entreprise.

Cela ne doit pas être uniquement du ressort des RH : les gestionnaires doivent participer à l'effort et encourager leurs équipes à participer.

Si le département RH est le seul à pousser les employés à répondre à le sondage pulse, la tentative se soldera très probablement par un échec.

Il est important que l'entreprise dans sa globalité participe à l'initiative. Les gestionnaires, la direction, les chefs de projet ou les cadres dirigeants : chacun doit souligner l'importance de le sondage pulse.

Des mails réguliers de la direction ou même du PDG, rappelant aux employés l'utilité et l'importance de le sondage, peut avoir un véritable impact.

Du côté des dirigeants, il est également important d'agir une fois les résultats récoltés, pour éviter que les employés ne prennent plus au sérieux ces sondages s'il n'en découle jamais aucun changement.

Mettez-vous à leur place : personne n'aime répondre encore et encore aux mêmes questions.

Si vos employés s'appliquent à répondre aux sondages pulse mais n'observent aucun changement, ils risquent : soit d'arrêter de les prendre au sérieux, ou soit de carrément ne plus les remplir.

Les dirigeants doivent donc s'impliquer, et mettre en place des changements visibles et adaptés, qui montrent que d'une participation aux sondages pulse découlent des changements.

Pour les responsables RH, les sondages pulse offrent une opportunité de quantifier leur travail, et de prouver l'impact que celui-ci peut avoir.

Les responsables RH ne doivent pas hésiter à montrer aux dirigeants de l'entreprise l'utilité de leur travail au quotidien, en démontrant le lien entre taux élevé de fidélisation des employés, roulement de personnel faible, augmentation de la productivité et les initiatives menées par leur service.

Les sondages pulse sont un outil idéal pour obtenir les données nécessaires à cette tâche.

Elles permettent aux RH de présenter l'impact de leurs actions, en montrant comment leur service utilise les sondages pulse de manière quantitative, pour identifier un problème, clarifier la situation, trouver une solution adaptée, et ensuite optimiser la solution pour résoudre le problème.

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