Bonne nouvelle !
La direction veut en savoir plus sur les sondages pulse.
Réussissez cette présentation et vous obtiendrez le budget dont vous avez besoin.
Maintenant que vous avez votre chance, vous devez vous familiariser avec les différents aspects des sondages par sondage, pourquoi ils sont importants et comment ils peuvent avoir un impact positif sur les opérations de votre organisation.
Nous allons vous montrer tout ce que vous devez savoir sur les sondages pulse.
Si vous souhaitez parler à l'un de nos experts en sondages pulse, cliquez ici pour planifier un appel rapide.
Qu'est-ce qu'un sondage pulse ?
Un sondage pulse (également connu sous le nom de «sondage éclair» ou «micro-sondage») est une série de questions courtes régulièrement envoyées aux employés pour mesurer la satisfaction et l'engagement.
Comme le suggère le terme "pulse", un sondage pulse est réalisé pour connaitre en permanence l'opinion des employés sur leur expérience professionnelle et identifier les problèmes qu'ils rencontrent en ce moment.
Certaines entreprises les distribuent une fois par semaine, d'autres toutes les deux semaines ou une fois par mois. De manière générale, ils devraient être distribués au moins une fois par mois, au minimum, pour être utiles.
Que peut mesurer un sondage pulse ?
Le sondage pulse peut vous aider à mesurer l'engagement d'une manière qui ne soit pas pénible pour vos employés.
Pensez à la dernière fois que vous avez distribué un imposant sondage d'engagement annuel.
Vous avez probablement passé beaucoup de temps à pousser les gestionnaires pour encourager leurs équipes à les compléter.
Les sondages pulse vous permettent de rendre l'exercice moins pénible en plus d'obtenir des données plus précises sur les tendances.
La prochaine fois que vous devrez faire une présentation à la direction, vous pourrez dire que «La satisfaction des employés a augmenté de 15 % entre le premier et le deuxième trimestre» et vous aurez les données pour le confirmer.
Les sondages pulse peuvent également vous aider à mesurer des items spécifiques en fonction de ce que vit votre organisation.
Les différents types de sondages pulse comprennent :
- Sondage sur l'expérience d'intégration : Les entreprises dont l'expérience d'intégration est solide améliorent de 82 % le taux de rétention des nouvelles embauches. Un nouvel emploi peut être effrayant et il est facile pour les gens de comparer leur nouvel environnement à leur ancien rôle (et parfois de revenir en arrière s'ils n'aiment pas ce qu'ils voient.) Sonder les nouveaux employés sur leur expérience d'intégration peut vous aider à évaluer si vos nouveaux employés sont satisfaits de leur expérience avant qu’ils ne décident de quitter. Cela vous permet d'éviter beaucoup de dépenses inutiles en frais de recrutement.
- Sondage sur le travail à distance : Il est facile de supposer que les employés seront automatiquement heureux s'ils peuvent travailler à domicile. Au contraire, le travail à distance apporte son lot de défis, car les limites entre le travail et la vie personnelle s'estompent. Il y a aussi le risque que les employés n'aient pas accès aux ressources dont ils ont besoin ou au soutien dont ils ont besoin. Un sondage sur le travail à distance peut vous aider à identifier les lacunes dans l'expérience du travail à domicile et à mettre en place des initiatives susceptibles d'y remédier.
- Sondage sur les fusions et acquisitions : Si vous êtes en train de vivre une fusion et que vous voulez savoir ce que vos employés en pensent pour éviter le roulement du personnel ou la baisse des performances, vous pouvez distribuer un sondage sur les fusions et acquisitions au cours du processus.
- Sondage sur la diversité et l'inclusion : Si vous voulez vraiment mesurer l'efficacité de vos efforts en matière de diversité et d'inclusion, et aller au-delà des mesures dérivées d'un sondage annuel sur l'engagement, la distribution d'un sondage pulse sur la diversité et l'inclusion peut vous aider.
Quels sont les avantages des sondages pulse ?
Vous permet de mesurer les tendances
Apprendre que 80 % de vos employés sont satisfaits n'est pas suffisant.
C'est un bon chiffre à partager dans les communications de l'entreprise, mais il ne permet pas d'évaluer la satisfaction réelle de vos employés.
Si 80 % de satisfaction semble à première vue une réussite, ce n'est pas si bien si le taux de satisfaction était de 90 % l'année précédente.
Mesurer les tendances vous permet d'identifier si un élément s'améliore ou se détériore. Cela vous permet également de mesurer l'efficacité de vos programmes et politiques.
Par exemple, si vous modifiez votre régime d'avantages sociaux ou introduisez un nouveau programme de développement professionnel, les tendances observées au cours de l'année seront beaucoup plus utiles que les informations recueillies à la fin de l’année.
Agit comme un système d'alerte rapide
Il est important de repérer rapidement les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.
Mais lorsque vous devez surveiller plusieurs éléments en même temps il est difficile d'être proactif.
Des sondages pulse réguliers peuvent servir de système d'alerte rapide.
Par exemple, vous pouvez remarquer que le nombre de personnes qui disent envisager un futur dans votre entreprise a diminué. Ou que le nombre de personnes qui apprécient leur gestionnaire a diminué.
Vous pouvez ainsi traiter ces enjeux avant qu'ils ne deviennent de réels problèmes.
Meilleur taux de réponse
Soyons honnêtes : remplir des sondages longs n'est pas une partie de plaisir.
En fait, la plupart des employés ne les remplissent que parce que leurs gestionnaires les y poussent.
Le taux de réponse pour les sondages annuels se situe autour de 30 à 40%.
Pour les sondages pulse, le taux de réponse avoisine les 80%.
Cette différence est due à la brièveté des sondages pulse, qui découragent moins les interrogés que des sondages plus longs. On observe également une tendance à la procrastination lorsque les sondages à remplir sont trop longs.
Il est en effet normal qu'un employé ayant beaucoup de travail ne soit pas ravi à l'idée de passer 20 minutes à remplir un sondage annuel.
Plus précis
Lorsque vous avez un emploi du temps chargé et un gestionnaire qui vous pousse sans cesse à répondre à un sondage, vous êtes moins enclin à réfléchir et à consacrer de l'énergie à vos réponses.
Une façon pour les employés de se débarrasser d'un sondage de 25 minutes est le straightlining ou le satisficing.
On parle de "satisficing" lorsque les participants répondent aux questions du sondage sans trop d'efforts. Ils ne donnent que des réponses "satisfaisantes" pour que le sondage soit terminé.
On parle de straightlining lorsque les personnes interrogées répondent à chaque question de la même manière, par exemple en sélectionnant "Tout à fait d'accord" pour chaque question.
Avec un sondage court, vos répondants seront plus enclins à fournir des réponses honnêtes, car ils ne seront pas obligés de fournir un effort mental pendant trop longtemps.
Rapide
Enfin, les sondages pulse sont rapides. Il n'est pas nécessaire de pousser les employés à y répondre, car ils peuvent le faire à partir d'un téléphone portable en attendant l'ascenseur ou en faisant la queue le midi.
Ils limitent également la « fatigue des sondages », c'est-à-dire lorsque les personnes interrogées en ont assez de répondre à un sondage et qu'elles cessent d'y répondre.
Qu'en est-il de la fatigue des sondages ?
Certaines organisations craignent que des sondages plus fréquents n'entraînent une fatigue des sondages.
D’après nos observations, le manque de feedback de la part des gestionnaires a un impact plus important sur la fatigue des sondages que la fréquence des sondages.
Si les employés ne reçoivent pas de réponse de votre organisation, vos sondages fréquents ressembleront à une corvée. Les employés seront donc moins enclins à y consacrer du temps.
Cependant, si les gens voient que le temps qu'ils consacrent à répondre à des sondages pulse se traduit par des résultats réels, ils seront plus enclins à participer.
Sondages annuels ou sondages pulse?
Les sondages annuels évaluent la santé de l'organisation à un moment précis, alors que les sondages pulse vous aident à identifier les tendances.
Pensez-y de cette façon.
Vous ne mesurerez pas vos ventes qu’une fois par an. Vous ne les mesureriez même pas deux fois par an. Vous les mesurez par période de vente ou par trimestre financier. La même logique devrait être appliquée à la mesure de l'engagement des employés.
Pourquoi ? Parce que ce qui est mesuré est géré.
Ceci est extrêmement important pour les départements RH qui souhaitent améliorer continuellement leurs initiatives d'engagement des employés.
Par ailleurs, seuls les sondages pulse peuvent identifier le risque de roulement grâce à leur capacité à capturer les tendances.
En combinant les données sur le roulement avec les réponses des employés récemment partis, Sparkbay peut prédire quels sont les segments d'employés présentant un risque accru de roulement.
À quelle fréquence les sondages pulse doivent-ils être utilisés ?
Les sondages pulse sont agréables, courts et faciles à compléter. Il est donc difficile de savoir à quelle fréquence vous devez les utiliser.
D'une part, vous voulez les utiliser assez souvent pour capturer des données de tendance.
D'autre part, vous ne voulez pas submerger vos équipes avec tellement de sondages pulse qu'elles cessent d’y participer.
Prenez en compte les facteurs suivants pour décider de la fréquence de vos sondages pulse.
La fréquence à laquelle les paramètres que vous mesurez sont susceptibles de fluctuer.
Il est conseillé de distribuer des sondages pulse en fonction de la fréquence à laquelle les opinions de vos employés sont susceptibles de fluctuer.
Par exemple, la satisfaction des employés peut varier considérablement d'un mois à l'autre ou d'un trimestre à l'autre en fonction d'un certain nombre de facteurs, mais la satisfaction à l'égard du salaire ou des avantages sociaux peut fluctuer sur une base annuelle.
Si vous n'êtes pas certain de la fréquence, choisissez une cadence et observez dans quelle mesure les réponses diffèrent d'un sondage à l'autre.
S'il y a très peu de changement, c'est peut-être le signe que vous distribuez le sondage trop souvent.
La rapidité avec laquelle vous pouvez absorber et analyser les résultats
Chaque fois que vous distribuez un sondage pulse, il est important de prévoir suffisamment de temps pour analyser les résultats et mettre en œuvre les plans d'action.
Sans un suivi approprié, vos employés considéreront vos sondages comme un exercice inutile et ne les prendront pas au sérieux.
Soyez donc réaliste quant au temps dont vous disposez pour exploiter les résultats de vos sondages.
Vous faut-il plusieurs heures pour transformer les résultats d'un sondage en plans d'action ?
Est-ce que cela vous prend plusieurs jours ?
La rapidité avec laquelle vous pouvez mettre en œuvre les plans d'action
L'une des parties les plus importantes de votre stratégie de sondage pulse sera la création d'un plan d’action.
Par exemple, les résultats de votre sondage pulse indiquent-ils une insatisfaction à l'égard du régime d'avantages sociaux des employés ?
Il est temps de créer un plan qui comprend a) une analyse plus approfondie de ce que les employés attendent réellement de leurs avantages sociaux, b) un exercice de comparaison de ce que les concurrents offrent à leurs employés (car cela peut être une raison pour laquelle les employés changent de rôle), et c) une compréhension des avantages sociaux que les employés utilisent à peine, et plus encore.
À quelle fréquence les autres données organisationnelles sont-elles communiqués ?
Quand les autres indicateurs organisationnels, tels que la rentabilité ou les ventes, sont-ils communiqués ?
Il est important que le département RH offre des données concrètes pour démontrer ses progrès ou soutenir ses initiatives. Le meilleur moment pour le faire est lorsque les autres départements présentent leurs données à la direction.
Si cela s'avère judicieux, alignez vos sondages pulse sur ces calendriers afin de pouvoir recueillir vos mesures à temps.
Combien de questions doit comporter un sondage pulse ?
Quelle doit être la longueur de chaque sondage pulse ?
Cela dépend de la cadence (la fréquence à laquelle vous le distribuez).
En règle générale, vous pouvez utiliser le nombre de questions ci-dessous et les adapter en fonction des besoins de votre organisation :
- Sondage bihebdomadaire : 5 questions par sondage
- Sondage mensuel : 10 questions par sondage
- Sondage trimestriel : 15 questions par sondage
- Sondage semestriel: 30 questions par sondage
Quel taux de participation puis-je attendre des sondages pulse ?
Un taux de participation de 100 % n'est pas souhaitable, car il est souvent le signe de coercition (par exemple, inclure la participation au sondage dans l'évaluation de la performance).
Cela peut conduire au satisficing ou du straightlining qui compromet l'intégrité de vos données (tel qu'expliqué plus haut).
Vous devriez viser une participation de 75 à 85 % dans les petites entreprises (moins de 100 employés).
Dans les plus grandes entreprises, nous pouvons diminuer nos prévisions - avec 500 employés, vous pouvez voir où vous en êtes avec un taux de participation de 70-80%.
Les entreprises de plus de 1 000 employés peuvent généralement viser un taux de participation d'environ 65 %.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de sondage pulse ?
Utiliser un questionnaire validé
De nombreuses organisations utilisent les questions qui leur viennent à l'esprit sans s’assurer que ces questions mesurent bien ce que l’organisation désire mesurer.
Les sondages pulse prennent du temps à être réalisées, distribuées, interprétées et transformées en plans d'action. Votre objectif est de recueillir des données significatives avec le moins de questions possible.
Voilà pourquoi il est nécessaire d’utiliser un questionnaire validé.
Obtenez l'adhésion de la direction
Le sérieux avec lequel les employés prennent votre sondage pulse dépend du sérieux avec lequel leurs dirigeants le prennent.
Si la haute direction n'est pas investie dans le succès de votre sondage pulse, il sera facile pour les gestionnaires de le déprioriser.
En revanche, si les dirigeants soutiennent activement le sondage, les gestionnaires individuels seront plus enclins à encourager leurs équipes à prendre cinq minutes pour répondre aux questions.
Soulignez le retour sur investissement des sondages pulse
Les sondages pulse vous aident à cibler les efforts de votre organisation et à améliorer l'expérience employés.
Au lieu d'investir dans des mesures superficielles qui ne donnent pas aux employés ce qu'ils veulent, les sondages pulse aident les entreprises à comprendre ce qui compte vraiment pour leurs employés et ainsi optimiser leurs dépenses.
Les sondages pulse aident également les organisations à s'attaquer à l'un des problèmes de personnel les plus coûteux : le roulement indésiré.
Comprendre l'engagement, la satisfaction, les objectifs et les problèmes des employés peut aider les entreprises à réduire le coût du roulement.
Soyez honnête quant au coût de l'investissement en temps
Réaliser un sondage pulse a un coût.
Un sondage pulse peut prendre 20 secondes par question fermée et 2 minutes par question ouverte.
Il faut également environ 5 minutes pour que les employés retrouvent leur pleine productivité.
Cela signifie qu'un sondage pulse de 6 questions fermées et 1 question ouverte nécessitera un investissement en temps de 8 minutes par employé.
Commercialisez le sondage dans l’entreprise
Chaque fois que vous introduisez quelque chose de nouveau, vous devez le vendre.
La première fois que les gens entendent parler d'un sondage pulse, ils se demandent si cela fera une réelle différence, si leurs réponses sont vraiment anonymes, ou si le sondage résultera en des actions concrètes.
Il est donc important de promouvoir le sondage en soulignant qu'il s'agit d'une occasion pour les employés de se faire entendre.
Vous pouvez :
- Envoyer un courriel expliquant le sondage pulse et les raisons pour lesquelles il est distribué.
- Organiser des séances d'information avec les employés pour répondre à leurs questions et apaiser leurs craintes potentielles.
- Organiser des sessions avec les gestionnaires pour qu'ils comprennent pourquoi on demande à leurs équipes de répondre à des sondages pulse, pourquoi ils sont importants, et comment gérer les résultats. Il est également important que les gestionnaires comprennent que les sondages pulse sont là pour les aider et non pour évaluer leurs performances.
Créez un plan de suivi
Assurez un suivi des gestionnaires
Bien que votre équipe RH puisse créer des plans généraux basés sur les données du sondage, le succès de votre initiative dépendra de la capacité de chaque gestionnaire à y donner suite par des actions personnalisées.
Liez les initiatives aux résultats du sondage pulse
Chaque fois que vous agissez en fonction des résultats (par exemple, en mettant à jour votre régime d'avantages sociaux, en offrant plus d'opportunités de développement professionnel), liez ces initiatives à vos sondages pulse afin que les employés puissent voir l'impact réel du temps qu'ils consacrent à ces sondages.
Démontrez le retour sur investissement à la direction
Lorsque vous commencez à voir les résultats de votre initiative (par exemple, augmentation de la rétention, amélioration de l'engagement des employés, etc.), présentez ces résultats à votre équipe de direction afin de conserver son soutien.
Comment choisir le bon logiciel de sondage pulse
Si vous avez pris la décision d'adopter un sondage pulse des employés au sein de votre entreprise, bravo ! Vous devez maintenant vous demander quel fournisseur de logiciels choisir.
Personnalisation du sondage
Vous voulez un fournisseur de sondage pulse qui offre une bibliothèque de questions validées scientifiquement. Cependant, le logiciel doit également vous permettre de poser des questions personnalisée, adaptée à la culture de votre entreprise sans frais supplémentaires.
Résultats en temps réel
Plus vite vous recevez les données, plus vite vous pouvez agir en conséquence. Votre logiciel de sondage pulse doit vous donner accès aux résultats en temps réel afin que vous puissiez avoir un impact rapide.
Convivialité
Si le sondage lui-même peut être facile à remplir, comment sont les rapports ? S'ils sont difficiles à comprendre, vous perdrez un temps précieux à essayer d'en tirer des informations pertinentes.
Votre logiciel de sondage doit aider les gestionnaires à jouer un rôle actif. Des rapports intuitifs et un coaching automatisé doivent aider les gestionnaires à comprendre le feedback de leurs équipes et à agir sur les données.
Soutien dédié
Une formation doit être disponible afin de vous aider dans votre initiative. Votre fournisseur de logiciel doit également proposer un soutien dédié pour vous aider dans votre démarche d'amélioration de la culture d'entreprise.
Coaching automatisé
Choisissez une plateforme de sondage pulse permettant de trouver les opportunités ayant le plus grand impact. Assurez-vous également que votre logiciel offre un apprentissage supplémentaire pour aider les gestionnaires de votre équipe à établir des priorités et à s'améliorer.
Comment savoir si votre entreprise est prête à utiliser des sondages pulse ?
La bonne nouvelle, c'est que ces sondages peuvent toujours être utiles, que vous ayez déjà des données issues des résultats de sondages existantes sur vos employés, ou bien aucune donnée!
Par contre, c'est important de vérifier que la direction et le département RH ont une vision commune de la manière dont les sondages pulse peuvent être utilisées dans l'entreprise.
Certaines conditions sont nécessaires pour que les sondages soient couronnés de succès :
Les employés doivent comprendre que les sondages pulse ne sont pas là pour les espionner, mais bien pour leur permettre de s'exprimer
En n'étant pas accompagnées d'une communication adaptée, ces sondages peuvent paraître intrusives et perturbantes.
C'est pourquoi il est préférable que votre entreprise organise une campagne de communication interne bien réfléchie, qui informe les employés que le but du sondage est de leur permettre de s'exprimer et d'apporter des informations en temps réel sur la culture de l'entreprise.
Cela ne doit pas être uniquement du ressort des RH : les gestionnaires doivent participer à l'effort et encourager leurs équipes à participer.
Si le département RH est le seul à pousser les employés à répondre à le sondage pulse, la tentative se soldera très probablement par un échec.
Il est important que l'entreprise dans sa globalité participe à l'initiative. Les gestionnaires, la direction, les chefs de projet ou les cadres dirigeants : chacun doit souligner l'importance du sondage pulse.
Des mails réguliers de la direction ou même du PDG, rappelant aux employés l'utilité et l'importance du sondage, peut avoir un véritable impact.
Du côté des dirigeants, il est également important d'agir une fois les résultats récoltés, pour éviter que les employés ne prennent plus au sérieux ces sondages s'il n'en découle jamais aucun changement.
Mettez-vous à leur place : personne n'aime répondre encore et encore aux mêmes questions.
Si vos employés s'appliquent à répondre aux sondages pulse mais n'observent aucun changement, ils risquent : soit d'arrêter de les prendre au sérieux, ou soit de carrément ne plus les remplir.
Les dirigeants doivent donc s'impliquer, et mettre en place des changements visibles et adaptés, qui montrent que d'une participation aux sondages pulse découlent des changements.
Pour les responsables RH, les sondages pulse offrent une opportunité de quantifier leur travail, et de prouver l'impact que celui-ci peut avoir.
Les responsables RH ne doivent pas hésiter à montrer aux dirigeants de l'entreprise l'utilité de leur travail au quotidien, en démontrant le lien entre taux élevé de fidélisation des employés, roulement de personnel faible, augmentation de la productivité et les initiatives menées par leur service.
Les sondages pulse sont un outil idéal pour obtenir les données nécessaires à cette tâche.
Ils permettent aux RH de présenter l'impact de leurs actions, en montrant comment leur service utilise les sondages pulse de manière quantitative, pour identifier un problème, clarifier la situation, trouver une solution adaptée, et ensuite optimiser la solution pour résoudre le problème.
Si vous souhaitez savoir comment Sparkbay peut vous aider à améliorer l'engagement des employés, vous pouvez cliquer ici pour une démonstration.
