C'est la première fois que vous réalisez un sondage sur la mobilisation des employés.
Tout s'est déroulé sans accroc. Le taux d'achèvement de votre sondage est élevé et vous êtes enthousiasmé par les résultats que votre sondage a générés.
Au moins... vous étiez excité. Cela fait une semaine que les résultats sont arrivés, et vous vous sentez un peu incertain quant aux prochaines étapes.
En tant que responsable du personnel et de la culture, vous savez que la mobilisation des employés est essentielle à la productivité et à la rétention.
Un coup d'œil rapide sur les résultats du sondage vous permet également de savoir qu'il existe des problèmes importants qui doivent être résolus.
En même temps, vous vous sentez un peu dépassé.
Comment commencer à transformer les résultats de votre sondage en quelque chose d'exploitable ?
Il y a une infinité de réponses à trier.
Et comme vous n'avez pas de ressources illimitées, vous devrez établir des priorités, et vous ne savez pas ce qu'il faut mettre en premier.
Vous devez trouver un moyen de déterminer les actions qui auront le plus d'impact sur le plus grand nombre d'employés.
Accrochez-vous. Nous allons vous aider à créer un plan d'action efficace pour la mobilisation des employés.
Examinez les résultats de votre sondage auprès des employés
L'examen des résultats de votre sondage sur la mobilisation des employés n'est pas une tâche que vous pouvez confier à un employé subalterne avec des conseils limités.
Ce n'est pas non plus quelque chose que vous devriez faire rapidement pendant votre pause dîner ou pendant que vous êtes en ligne.
L'examen des résultats du sondage sur la mobilisation des employés prendra du temps, ce qui signifie que vous devrez réserver un espace dans votre calendrier pour l'examiner.
Nous vous recommandons de consacrer une journée entière à l'examen des résultats du sondage et de faire participer votre équipe au processus.
Il y a plusieurs points de données dans les résultats de votre sondage que vous devez examiner attentivement et prendre en compte.
Vos données peuvent vous parvenir de différentes manières, selon la plateforme que vous utilisez pour distribuer les résultats de votre sondage auprès des employés. Alors que certaines plateformes peuvent présenter les résultats de votre sondage dans un format visuel facile à digérer, supposons que vous les receviez dans le format le plus accablant : le format feuille de calcul.
Voici les étapes que vous pouvez suivre pour examiner les résultats de votre sondage auprès des employés :
Rédigez vos questions de pré-sondage
Notez vos principales questions avant le sondage, afin de voir si vos résultats confirment ou contredisent vos hypothèses. Cela vous aidera à vous intéresser aux données du sondage plutôt que de les parcourir passivement.
Segmentez vos résultats
Organisez vos résultats par différents sous-groupes. Y a-t-il des secteurs spécifiques de l'organisation (par exemple, une équipe ou un département précis) sur lesquels vous étiez le plus intéressé à en savoir plus ou qui rencontraient des difficultés ?
Utiliser des points de référence
Si vous avez mené un sondage sur la mobilisation des employés l'année dernière, demandez-vous comment vous avez fait cette année par rapport à l'année dernière. Si c'est la première fois que vous réalisez un sondage sur la mobilisation des employés, utilisez les références du secteur.
Interrogez vos données
Faites une analyse critique de vos données. Interrogez-les. Posez des questions comme : "Quelles sont les réponses les plus courantes ? Où voyons-nous le plus d'insatisfaction ou de négativité ? Où la mobilisation est-elle la plus affectée ?" Cela peut vous aider à concentrer vos efforts dans les domaines qui comptent.
Organisation de vos informations
Organisez vos informations sous forme d'aperçus clés et d'éléments à retenir. Combien d'employés sont satisfaits ? Comment les niveaux de satisfaction se comparent-ils à ceux de l'année dernière (ou aux références du secteur) ? Où les employés sont-ils le plus insatisfaits ? Quels changements pourraient avoir l'impact le plus positif sur la mobilisation des employés ? Ces points saillants constituent l'épine dorsale de votre rapport sur la mobilisation des employés et de votre éventuel plan d'action.
Partagez les résultats de la mobilisation de vos employés avec les gestionnaires
Vos gestionnaires, en particulier les chefs d'équipe, sont ceux qui connaissent le mieux vos employés. Un bon plan d'action pour la mobilisation des employés tient compte de leurs commentaires.
Une fois que vous avez converti les données brutes en un rapport facile à digérer, partagez les résultats avec les responsables.
C'est mieux que de transmettre simplement un fichier .csv. Il se peut qu'ils n'aient pas le temps de le parcourir, qu'ils trouvent le format trop lourd ou qu'ils survolent simplement les résultats au lieu de les prendre au sérieux.
Une fois que vous avez les principales conclusions de votre sondage sur la mobilisation des employés, partagez-les avec vos responsables.
Vous pouvez également partager les données brutes s'ils souhaitent les examiner.
Vos gestionnaires peuvent utiliser les informations clés que vous avez extraites ou trouver leurs propres domaines d'intérêt dans les données, en fonction des questions ou des hypothèses qu'ils avaient au moment de la distribution du sondage.
Votre objectif est d'identifier les domaines sur lesquels vous pouvez travailler chaque fois.
Choisir les domaines d'intervention
Identifiez deux ou trois domaines d'intérêt pour chaque équipe.
Un domaine d'intervention est un élément précis de la mobilisation des employés que vous voulez améliorer ou un élément ayant un impact sur la mobilisation des employés auquel vous voulez consacrer plus d'attention.
Un domaine d'intérêt potentiel pourrait être le développement professionnel ou la microgestion.
L'analyse et le rapport initiaux créés par vous et votre équipe « Personnel & Culture » peuvent mettre en évidence des domaines d'action spécifiques.
Vos discussions avec les responsables peuvent également faire apparaître de nouveaux domaines d'intérêt.
Le but de cet exercice est de vous aider à décider, en collaboration, quels sont les facteurs qui ont le plus d'impact sur la mobilisation des employés. La plateforme de sondage sur la mobilisation des employés que vous utilisez peut vous aider à identifier et à classer les facteurs les plus importants, ce que la plateforme de Sparkbay simplifie.
Durant cette période, vous comprendrez également l'effort qu'il faudra fournir pour « faire bouger les choses » sur ces points. Combien d'efforts devrez-vous investir pour avoir un impact ?
Discuter des domaines d'intérêt avec les gestionnaires
Pourquoi est-il important d'inclure les gestionnaires dans les discussions sur les domaines d'intervention ?
Parce que les plans d'action en faveur de la mobilisation des employés sont souvent bloqués au niveau de la direction parce que les responsables ne considèrent pas le plan d'action comme une priorité.
Ils n'ont pas été impliqués dans le processus d'identification des domaines d'intervention et considèrent peut-être les exercices de mobilisation des employés comme un exercice à cocher ou un projet de vanité pour de belles statistiques de marketing d'employeur.
Par conséquent, ils ne le considèrent pas comme une priorité.
Une autre raison pour laquelle il est important de collaborer avec les gestionnaires est que certains d'entre eux peuvent être réticents à l'idée d'être coachés sur leurs compétences humaines.
Discuter des domaines d'intérêt avec les gestionnaires en fait un projet de collaboration au lieu de quelque chose qui ressemble à un examen des performances.
En fin de compte, vous voulez que votre plan d'action pour la mobilisation des employés soit un catalyseur du changement. Un changement réussi exige l'adhésion et la collaboration.
Voici quelques façons de faire participer vos gestionnaires au changement :
Définir une vision
Qu'est-ce qui est si excitant dans ce projet ? Votre objectif est-il de devenir le meilleur endroit où travailler dans la ville ? De la province ? Du pays ? Exposez la vision et suscitez l'enthousiasme de vos gestionnaires, afin qu'ils sentent qu'ils font partie d'une initiative emballante.
Une fois que vous avez dressé un tableau ambitieux, passez aux éléments pratiques. Quels sont les plus grands défis ou obstacles sur la voie de cette mission ? Comment votre sondage et votre plan d'action sur la mobilisation des employés vous aideront-ils à surmonter ces obstacles ?
Développer une stratégie
Lorsque vous mettez vos gestionnaires au courant, vous ne voulez pas qu'ils se disent : « Bon... qu'est-ce qu'on fait ici exactement ? Qu'est-ce que vous attendez de nous ? »
Définissez la stratégie. Comment allez-vous tous passer du point A (résultats du sondage) au point B (plan d'action pour la mobilisation des employés) ?
Précisez ce que vous ferez ensemble, quand vous vous rencontrerez et ce dont vous discuterez.
Soyez un champion du changement
Indiquez clairement qu'il s'agit d'une priorité pour vous et que vous êtes personnellement engagé dans la réussite de ce plan d'action pour la mobilisation des employés. Vous pouvez le faire en montrant comment vous utiliserez également cet exercice pour évaluer votre propre performance en tant que gestionnaire. Ce n'est pas quelque chose que vous demandez seulement aux autres.
Communiquer, communiquer, communiquer
Tenez votre conseil de direction informé à chaque étape du processus. Que ce soit par le biais de rencontres ou de courriels, faites-leur savoir comment leur travail et leur contribution s'intègrent à votre plan d'action.
Aborder les problèmes de front
Si vos cadres ont des problèmes pendant le processus, abordez-les de front et créez un espace pour qu'ils puissent s'exprimer.
Ont-ils l'impression d'avoir besoin de plus de ressources pour assumer cette tâche ?
Ont-ils l'impression que tout cet exercice est une évaluation de leur performance en tant que gestionnaire ?
Organisez ces discussions dès le début afin qu'elles ne perturbent pas le processus.
Transformer le plan d'action pour la mobilisation des employés en une activité de groupe vous aide également à « vendre » la mobilisation des employés à vos gestionnaires comme quelque chose qui facilitera leur travail, plutôt qu'une corvée de plus à ajouter à leurs assiettes déjà chargées.
Il vous permet de démontrer, à l'aide de données, que le fait d'agir sur la mobilisation des employés limitera le temps qu'ils passent à recruter en raison d'un taux de rotation élevé, à gérer une faible productivité ou à se démener pour obtenir de nouvelles idées de leurs employés.
Rédiger un plan d'action
Une fois que vous avez identifié vos domaines d'intérêt, il est temps de transformer vos idées en actions.
Encore une fois, il est important d'inclure vos gestionnaires dans ce processus afin que, lorsque le moment sera venu d'exécuter le plan d'action, ils soient des participants volontaires.
Votre plan d'action peut prendre plusieurs formes.
Il peut s'agir d'un document général qui énumère un certain nombre d'initiatives que votre organisation mettra en œuvre, en fonction des résultats du sondage sur la mobilisation des employés.
Ou bien, il peut s'agir d'un groupe de plans d'action propres à chaque équipe, qui identifie les mesures que les gestionnaires de différentes équipes prendront en fonction des résultats du sondage sur la mobilisation des employés au niveau de leur équipe.
Voyons ce que cela peut signifier dans les deux cas.
Plan d'action pour la mobilisation des employés à l'échelle de l'organisation
Examinons un plan d'action pour la mobilisation des employés à l'échelle de l'organisation.
Il s'agit de mettre en œuvre les idées qui s'appliquent à l'organisation dans son ensemble.
Par exemple, les résultats de votre sondage sur la mobilisation des employés peuvent montrer que les employés ne sont pas satisfaits de leurs régimes de santé et de mieux-être.
Les recherches montrent que les employés qui sont en bonne santé dans tous les domaines de leur vie – comme leur santé physique et mentale ainsi que leur vie sociale et communautaire – s'épanouissent et sont plus productifs.
Pour l'instant, votre organisation offre peut-être un régime de base pour les soins médicaux et dentaires.
Mais si vos employés se disent insatisfaits de l'offre actuelle, il est temps d'y réfléchir.
L'amélioration de la santé et du mieux-être réduit l'absentéisme et joue également un rôle intéressant dans la proposition de valeur d'un employeur.
Cela dit, une fois que vous avez compris que les employés veulent de meilleurs régimes de santé et de mieux-être, il est important de ne pas présumer de ce qu'ils entendent par « meilleur ».
Votre plan d'action ne doit pas nécessairement consister à aller immédiatement sur le marché pour trouver de meilleurs régimes ou à simplement offrir un abonnement gratuit à un centre sportif que personne n'a demandé.
Votre plan pourrait plutôt consister à mener un sondage de suivi pour demander aux employés ce qu'ils attendent précisément d'un régime de santé et de mieux-être remanié.
Peut-être souhaitent-ils une meilleure couverture pour les médicaments sur ordonnance et sont-ils prêts à renoncer à des avantages comme les massages gratuits ou les abonnements à des centres sportifs.
Ils veulent peut-être une meilleure couverture des services de santé mentale, comme les thérapies.
Faire d'un sondage de suivi l'une de vos actions peut vous aider à vous assurer que vous fournissez aux employés ce qu'ils veulent vraiment, plutôt que de dépenser de l'argent pour des choses qu'ils n'ont jamais demandées.
La prochaine étape de votre plan d'action pourrait être de vous rendre sur le marché et de trouver un fournisseur qui propose le type d'offre que vos employés recherchent.
Une fois que vous avez trouvé un régime de santé et de mieux-être qui répond aux besoins de vos employés, votre travail n'est pas terminé.
Même si les employés sont favorables au programme remanié, vous devrez y consacrer du temps en communication et en promotion interne.
Même si 87 % des employés ont accès à des avantages en santé et mieux-être, selon un sondage, seuls 23 % d'entre eux y participent réellement.
Il est important de développer un plan de communication interne qui :
- stimule l'enthousiasme pour le nouveau programme
- relie le programme remanié aux résultats du sondage sur la mobilisation des employés, pour montrer que votre organisation tient compte de leurs commentaires
- fournit des informations sur la façon d'accéder à ces nouveaux avantages, sur ce qui a changé par rapport au dernier programme et sur la personne à qui s'adresser en cas de questions supplémentaires
Enfin, votre plan d'action doit inclure une action visant à recueillir des commentaires en retour.
Une fois votre nouveau programme lancé, demandez aux employés de vous faire part de leur satisfaction à l'aide de sondages par pulsation.
Plan d'action pour la mobilisation des employés au sein de l'équipe
En plus des plans d'action pour la mobilisation des employés à l'échelle de l'organisation, il existe également des plans d'action propres à chaque équipe.
Ceux-ci permettent aux équipes de se concentrer sur les éléments ayant un impact significatif sur leur dynamique.
Il n'est peut-être pas utile de mettre en place un plan d'action à l'échelle de l'organisation pour le temps passé en tête-à-tête avec les gestionnaires si seule une poignée d'équipes signale que c'est un problème.
Supposons que vous ayez une poignée d'équipes qui ont le sentiment de ne pas être suffisamment soutenues par leurs gestionnaires.
Un plan d'action au niveau de l'équipe pourrait consister à instaurer des rencontres hebdomadaires entre les employés et leurs responsables, qui seraient bloquées à l'horaire et jamais annulées.
Ces rencontres ne serviraient pas uniquement à faire le point sur les projets (même si c'est possible), mais permettraient aux employés de discuter de tout ce qui touche leur rôle dans l'équipe, comme leurs objectifs de développement professionnel, les défis auxquels ils font face en grandissant, les conseils qu'ils aimeraient recevoir de leur patron, etc.
Durant le trimestre ou l'année, vous pouvez avoir recours à des sondages sur la mobilisation des employés pour évaluer l'impact de ces rencontres individuelles.
Rendez votre plan d'action clair
Que vous créiez un plan d'action à l'échelle de l'organisation ou de l'équipe, assurez-vous qu'il soit S.M.A.R.T. : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et défini dans le temps.
Vous devez indiquer clairement ce qui doit être accompli, comment vous mesurerez son avancement, qui en est responsable ou qui va soutenir sa réalisation, et quand cela devra être fait.
Un moyen utile de garder l'élan est d'utiliser la méthodologie des 30-60-90 jours.
Elle vous aide à définir ce qui sera fait et à quoi ressemblera la réussite au bout de 30, 60 et 90 jours.
Que voulez-vous accomplir d'ici le 30e jour ? Pour un plan d'action à l'échelle de l'organisation, il pourrait s'agir de rédiger et de diffuser un sondage pour demander aux employés ce qu'ils souhaitent voir changer dans leurs régimes de santé et de mieux-être.
Que voulez-vous accomplir d'ici le 60e jour ? Il peut s'agir de transformer les résultats du sondage en une demande de propositions auprès des fournisseurs.
Que voulez-vous accomplir d'ici le 90e jour ? Il peut s'agir d'examiner les propositions des fournisseurs.
Votre plan d'action doit aussi préciser comment le succès sera mesuré. Les sondages sur le pouls des employés peuvent vous aider à évaluer l'efficacité de vos efforts.
Assurez le suivi des commentaires issus de vos sondages d'engagement
Chaque fois que vous recevez un retour d'information de vos sondages, examinez-le et faites-en le suivi.
Si les sondages menés après la refonte de votre régime de santé et de mieux-être révèlent que les gens ont de la difficulté à savoir à quoi ils ont droit, transformez ce commentaire en action en mettant au point un plan de communication avec des vidéos ou des tutoriels.
Si les sondages indiquent que les employés souhaitent davantage discuter de leur progression de carrière lors de leurs rencontres individuelles avec leur gestionnaire, fournissez des ressources que les gestionnaires pourront utiliser.
