Comment accroître la participation à un sondage d’engagement des employés?

Créer et distribuer un sondage d’engagement des employés demande beaucoup de travail.

Obtenir que les gens répondent réellement à ce sondage peut sembler une tâche quasi impossible.

Les employés ont tendance à se concentrer sur les activités qui relèvent de la description de leur emploi, car c’est sur cela qu’ils sont évalués.

Alors, lorsqu’une invitation à participer à un sondage d’engagement des employés arrive dans leur boîte de réception, elle se retrouve rapidement tout en bas de leur liste de priorités.

Lorsqu’il y a une participation généralisée, les sondages d’engagement des employés vous donnent un aperçu précieux de l’état d’esprit de vos employés.

Ils vous aident à repérer les tendances, à détecter les défis et à résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent des menaces pour l’entreprise.

Ils vous fournissent également les données concrètes dont vous avez besoin pour obtenir du soutien à votre stratégie d’engagement des employés.

Pourquoi est-il difficile de convaincre les employés de participer à des sondages d’engagement des employés?

La réponse à cette question est complexe. Tout, depuis une charge de travail élevée jusqu’à la méfiance à l’égard des intentions des dirigeants de l’entreprise, en passant par une mauvaise conception du sondage, peut faire baisser les taux de participation.

Dans cet article, vous découvrirez plus en détail ces obstacles fréquents et trouverez des stratégies pour y remédier.

Une participation à 100 % à un sondage des employés est-elle une bonne chose?

Un taux de participation de 100 % peut être un mauvais signe, car il s’agit souvent d’un signe de coercition (p. ex. inclure la participation au sondage dans l’évaluation de rendement). Cela peut mener à une forme de compromis ou à du « straight-lining ». Le compromis se produit lorsque les répondants ne font pas beaucoup d’efforts pour répondre aux questions du sondage. Ils ne fournissent que des réponses « satisfaisantes » pour se débarrasser du sondage. En voici quelques exemples :

• Choisir la première option de réponse qui semble raisonnable au lieu de lire la liste complète des réponses possibles pour trouver la meilleure adéquation
• Choisir « ne sait pas » au lieu de formuler une opinion
• Choisir des options au hasard

Le « straight-lining » consiste pour les répondants à fournir systématiquement les mêmes réponses dans une échelle de réponses, par exemple en choisissant « 3 » pour chaque question. Cela compromet l’intégrité de vos données.

Quel est un bon taux de participation à un sondage?

Dans les petites entreprises ou les petites équipes (moins de 100 employés), vous devriez viser un taux de participation de 75 à 85 %. Chez Sparkbay, nous recommandons habituellement un taux de 80 % comme objectif minimal, car cela nous permet d’entendre 4 personnes sur 5 en moyenne. Dans des entreprises plus grandes, on peut revoir ces attentes à la baisse – avec 500 employés, on peut avoir une bonne idée de la situation avec un taux de participation de 70 %, donc 70-80 % est un bon objectif. Les entreprises de plus de 1 000 employés peuvent probablement viser un taux de participation d’environ 65 %.

Parfois, il y aura des raisons pour lesquelles même les taux de participation ci-dessus seront difficiles à atteindre, et on peut certainement obtenir encore une bonne estimation statistique à partir d’échantillons plus petits dans les grandes entreprises.

Assurez-vous d’obtenir l’adhésion de la haute direction avant le sondage

Tout gestionnaire de projet expérimenté vous dira que, avant d’entreprendre un grand projet, il faut obtenir l’adhésion des hauts dirigeants, c’est-à-dire votre promoteur de projet.

Le promoteur de projet est la personne qui fait la promotion du projet et le soutient auprès des autres dirigeants de l’entreprise.

Un sondage d’engagement des employés peut bénéficier du soutien de la direction des RH, mais étant donné qu’il s’agit d’un projet interfonctionnel qui requiert la participation d’équipes que vous ne supervisez pas, il est important d’obtenir l’adhésion d’autres hauts dirigeants.

Faites la promotion de votre sondage avant même de commencer à le rédiger

Comment obtenir l’adhésion d’autres hauts dirigeants?

Vous commencez par promouvoir le projet bien avant de commencer à le rédiger ou à le mettre en œuvre.

Si vous êtes une organisation plus récente sans antécédents de sondages d’engagement des employés, cela aidera vos collègues et dirigeants à se familiariser avec le concept et avec la façon dont il fonctionnerait avant qu’il ne soit mis en œuvre.

Si vous avez déjà mené des sondages auprès des employés dans le passé, mais avez eu du mal à obtenir suffisamment de participants, cela vous aidera à souligner l’importance d’encourager les employés à y participer longtemps à l’avance.

Promouvoir votre sondage d’engagement auprès des hauts dirigeants avant sa création leur donne également l’occasion de participer à son élaboration.

Ils peuvent avoir des questions qu’ils souhaitent poser aux employés ou des sujets qu’ils souhaitent aborder. Si le sondage reflète ces éléments, ils auront plus d’intérêt à le promouvoir.

Illustrez l’impact positif de l’engagement des employés

La plupart des gens sont d’accord avec l’importance de l’engagement des employés en théorie, mais ils ont du mal à voir comment il peut être favorisé de façon concrète et mesurable.

Ils ne comprennent pas non plus comment des taux d’engagement des employés plus élevés se traduisent par de meilleurs résultats pour l’entreprise.

Lorsque vous effectuez la « pré-promotion » de votre sondage, partagez des statistiques et des informations faciles à assimiler qui mettent en évidence :

• Le lien entre l’engagement des employés et la rentabilité
• Le lien entre l’engagement des employés et le roulement
• Le lien entre l’engagement des employés et l’innovation
• Des études de cas d’entreprises bien connues qui ont fait de l’engagement des employés une priorité

Et surtout, gardez votre public cible à l’esprit. Si vous vous adressez à des hauts dirigeants, concentrez-vous sur des mesures qui quantifient le lien avec des résultats d’affaires précis.

Tenez une réunion avec les gestionnaires

Une fois que vous avez obtenu l’adhésion des hauts dirigeants, vous pouvez leur demander de transmettre le message à leurs équipes. Cela vous donne un point de départ pour des discussions de suivi avec les gestionnaires de ces unités d’affaires.

Planifiez des réunions avec les gestionnaires

Planifiez des réunions avec les gestionnaires de différents départements, afin qu’ils puissent poser des questions sur les sondages d’engagement des employés, soulever des préoccupations et partager leurs commentaires. C’est aussi une occasion de recueillir des commentaires sur le sondage de l’année précédente.

Déterminez les enjeux propres à chaque département ou unité d’affaires à aborder

Tous les problèmes de votre entreprise ne seront pas de même ampleur. Certains seront propres à un département ou à une équipe. Vous voulez que votre sondage d’engagement des employés recueille des données sur tous ces enjeux au niveau de l’équipe. En collaborant avec votre équipe, vous pouvez poser des questions telles que :

• Quels sont les plus grands défis auxquels votre département / équipe est confronté?
• Qu’aimeriez-vous comprendre à propos de vos employés actuels?
• Quelles questions aimeriez-vous voir abordées concernant votre dynamique de travail actuelle?

Cela vous permet d’atteindre deux objectifs.

Premièrement, cela vous aide à repérer les lacunes dans les questions prévues pour votre sondage d’engagement.

Deuxièmement, cela fait passer l’objectif du sondage de la recherche de coupables à la recherche de solutions.

Les gestionnaires n’ont pas à aborder l’exercice du sondage d’engagement avec méfiance ou anxiété. Au contraire, ils peuvent le considérer comme une occasion d’en apprendre davantage sur leurs équipes.

Organisez des réunions structurées et efficaces

Vos réunions avec les gestionnaires ne devraient pas être des séances de remue-méninges. Vous voulez tenir une réunion qui a un objectif clair et une compréhension partagée de son résultat attendu.

Pour une réunion portant sur un prochain sondage d’engagement des employés, vous voulez arriver préparé avec :

• Les domaines d’intérêt de votre sondage d’engagement des employés
• Les catégories et les questions prévues pour votre sondage
• Les enjeux précis dont vous souhaitez déterminer les causes profondes

Dans ces réunions, il ne s’agit pas de désigner des responsables ou de passer les problèmes sous silence. Il s’agit plutôt de repérer les lacunes dans vos informations actuelles et d’impliquer les gestionnaires dans le processus.

Appliquez la même logique que celle employée pour vos échanges avec les hauts dirigeants lors de vos conversations avec les gestionnaires. Comprenez la culture actuelle et alignez les avantages du sondage d’engagement des employés sur les indicateurs qui les préoccupent habituellement.

Avant la réunion, envoyez un ordre du jour décrivant ce que vous allez aborder, ce sur quoi vous aimeriez que les gens réfléchissent à l’avance et quel est l’objectif visé de la réunion.

Si possible, demandez au haut dirigeant responsable de cette équipe de gestionnaires d’assister également à la réunion. Cela vous aidera à vous assurer que les gens y participent et encouragera les gestionnaires à prendre la conversation au sérieux.

Collaborez avec le gestionnaire du succès client de votre fournisseur de sondage d’engagement

Prévoyez du temps pour discuter avec le gestionnaire du succès client du fournisseur qui vous aide à distribuer votre sondage d’engagement.

Vous voulez vous assurer qu’il est facile pour les employés d’accéder au sondage et d’enregistrer leurs réponses, afin qu’ils puissent le remplir par étapes.

Vous voulez également confirmer comment résoudre les problèmes au cas où vous auriez besoin de créer un nouveau lien pour les employés.

Vous voudrez aussi comprendre quelles sont les différentes options de distribution. Les employés peuvent-ils remplir le sondage facilement à partir de leur téléphone, par exemple?

Une fois que vous avez distribué le sondage et que les employés y ont répondu, vous voulez savoir comment télécharger et examiner rapidement les données, si elles seront sauvegardées, et s’il existe des fonctionnalités à valeur ajoutée que le fournisseur peut offrir, comme des visualisations de données.

Globalement, vous voulez vous assurer qu’aucune question technique ne vienne entraver la création, la distribution et l’analyse des résultats de votre sondage d’engagement.

Communiquez l’arrivée du sondage à tous les employés

Votre sondage est prêt, et vous êtes prêt à le partager avec l’entreprise. Vous cliquez sur « Envoyer », vous revenez le lendemain et... seulement deux personnes y ont répondu. Vous vérifiez à nouveau la semaine suivante, et moins de 10 % de votre personnel a fourni ses réponses. Que se passe-t-il?

Le travailleur de bureau moyen recevrait environ 121 courriels par jour et en enverrait 40 par jour. Une invitation à remplir un sondage d’engagement des employés n’est qu’un message de plus à reléguer au second plan.

Alors, comment faire pour placer votre sondage d’engagement des employés au premier plan de l’attention de vos employés?

Faites la promotion active de votre sondage auprès de vos employés

Les entreprises se concentrent souvent sur leurs clients lorsqu’elles élaborent une stratégie de marketing ou de communication.

En réalité, il existe plusieurs publics pour lesquels elles devraient avoir des messages distincts, principalement :

• Les clients
• Les employés potentiels
• Les investisseurs / actionnaires
• Les employés actuels

Pourquoi les employés devraient-ils se soucier d’un sondage d’engagement?

Pourquoi devraient-ils consacrer du temps, au détriment de leur travail rémunéré, pour accomplir cette tâche?

Pourquoi devraient-ils croire qu’il s’agit d’un effort sincère pour apporter un changement positif?

Vos communications et votre marketing internes devraient répondre à toutes ces questions. De plus, vous devriez attirer l’attention de vos employés sur le sondage d’engagement des employés avant même qu’il ne soit distribué.

Quelques idées pour susciter la sensibilisation et l’intérêt consistent à :

• Partager des courriels provenant de hauts dirigeants et du PDG expliquant ce que ces sondages d’engagement des employés leur permettent de faire pour les employés
• Souligner comment les sondages d’engagement des employés précédents ont permis à l’entreprise d’apporter des améliorations
• Partager des témoignages positifs d’employés sur leur expérience de travail dans votre entreprise

D’excellentes communications internes constituent un élément important de la construction de l’engagement des employés

Les communications et le marketing internes ne sont pas importants seulement lorsque vous voulez que vos employés remplissent un sondage. Ils sont essentiels pour l’engagement des employés en général. Une stratégie solide de communication à l’intention des employés :

• Réduit l’anxiété, les inquiétudes et les rumeurs chez les employés en ce qui concerne les changements dans l’entreprise
• Réduit le roulement et augmente la rétention, car les employés comprennent la stratégie globale de l’entreprise et croient en l’authenticité des communications reçues grâce à un bon bilan

Le marketing interne vous aide également à communiquer les valeurs de votre marque à vos employés.

Les gens remarquent ce qui est reconnu et valorisé, et un courriel hebdomadaire qui met en évidence les employés incarnant ces valeurs dans leur travail encourage d’autres employés à les imiter.

Une solide stratégie de communications internes aide également vos employés à devenir de meilleurs ambassadeurs de la marque.

Les meilleurs employés proviennent également souvent de recommandations, puisque les employés très performants sont susceptibles de connaître d’autres employés très performants. Ils peuvent leur communiquer clairement les valeurs de votre marque.

Une stratégie de communications internes réduit la désinformation concernant votre sondage d’engagement des employés

Établissez la version officielle concernant votre sondage d’engagement des employés avant que vos employés ne le fassent eux-mêmes.

Des messages cohérents et clairs aident à lutter contre la désinformation avant qu’elle n’influe sur le taux de réussite de votre projet.

Votre stratégie de communication devrait souligner les éléments suivants :

• Le sondage est anonyme et les réponses ou résultats globaux ne sont pas attribués à un employé précis
• Les liens uniques servent à obtenir un échantillon suffisamment grand d’employés, et non à suivre les réponses des employés
• Les conclusions tirées du sondage d’engagement des employés sont utilisées pour éclairer la stratégie de l’entreprise en matière de ressources humaines et de culture
• La façon dont les résultats du sondage de l’année précédente (p. ex. un fort mécontentement à l’égard du régime d’avantages sociaux) ont été la raison directe des changements apportés (p. ex. un régime d’assurance-santé plus complet) cette année

Mettre en œuvre votre stratégie de communications internes

Une fois que vous avez finalisé les messages pour les communications de votre sondage d’engagement des employés, vous devez les diffuser à l’ensemble de votre personnel.

Vous pouvez le faire de plusieurs façons, notamment :

• Créer un entonnoir de courriels comprenant des messages de votre équipe de direction sur l’importance du sondage d’engagement des employés
• Publier sur l’intranet de l’entreprise
• Créer des contenus multimédias comme des vidéos et des infographies
• Envoyer des notifications push via l’application de votre entreprise
• Partager un aperçu ou une vidéo de démonstration du sondage afin que les employés sachent à quoi s’attendre

En plus de choisir vos canaux de diffusion, établissez un calendrier de distribution de contenu.

Vous voulez que votre contenu soit diffusé suffisamment souvent pour rester à l’esprit de vos employés, mais pas au point où ils finissent par l’ignorer.

Enfin, vos communications internes ne doivent pas porter exclusivement sur le sondage.

Vous pouvez également partager du contenu lié à l’expérience de travail actuelle de vos employés. Par exemple, il peut s’agir de vidéos montrant comment un employé a fait un excellent travail pour résoudre le problème d’un client.

Il peut même s’agir d’une infographie de type « Le saviez-vous? » qui répertorie toutes les ressources et avantages offerts aux employés.

Créez des sondages courts et simples plutôt qu’un long questionnaire

La fatigue du lecteur est bien réelle, surtout lorsque les gens ont plusieurs responsabilités sur les bras.

Traditionnellement, les sondages auprès des employés consistaient en d’énormes questionnaires d’une demi-heure distribués une fois par an.

Ils sont si accablants que les employés ont tendance à les mettre de côté ou à les remplir rapidement sans trop y réfléchir.

Cela nuit à l’intégrité des données du sondage.

Vous voulez obtenir des données réelles afin de pouvoir apporter des changements significatifs. Vous ne voulez pas que vos employés perçoivent cela comme un simple exercice de type « cocher une case ».

Des sondages plus courts aident également à prévenir le compromis (satisficing).

Le compromis se produit lorsque les employés ne réfléchissent pas attentivement à leurs réponses. Ils s’appuient sur des heuristiques, c’est-à-dire des raccourcis cognitifs, pour prendre rapidement des décisions en répondant.

Par exemple, vos employés peuvent constater qu’ils ont un long sondage, mais qu’ils savent que la participation est obligatoire. Cela, combiné au fait que le sondage est anonyme, pourrait les inciter à donner uniquement des réponses neutres ou exclusivement positives.

Répartissez vos sondages en plusieurs sondages pulse plus courts

Envisagez d’abandonner les sondages gigantesques au profit de sondages pulse plus courts.

Ces sondages sont envoyés une fois par mois ou une fois par trimestre et posent des questions précises liées aux problèmes humains les plus difficiles au sein de votre organisation.

Les sondages pulse peuvent apparaître directement sur l’ordinateur d’un employé, lui permettant de répondre à 5 ou 10 questions en quelques minutes.

Ils peuvent également être poussés vers des appareils mobiles, afin que les employés puissent y répondre quand ils le souhaitent.

Peut-être que la meilleure caractéristique des sondages pulse est leur capacité à suivre l’évolution des tendances dans le temps. Les sondages d’engagement plus longs ne fournissent qu’un aperçu d’un moment précis de l’année. Les dirigeants ne savent pas s’ils ont progressé avant le sondage de l’année suivante.

Les sondages pulse offrent plus de visibilité.

Supposons que votre entreprise distribue un sondage pulse en janvier et que ce sondage révèle que les employés ne sont pas satisfaits du temps d’échange direct qu’ils ont avec leurs gestionnaires.

Votre équipe peut rapidement créer des ressources et des formations pour montrer aux gestionnaires comment tenir de meilleures rencontres individuelles avec les employés, axées sur des sujets qui leur tiennent à cœur, comme le développement professionnel.

Lorsque vous diffusez à nouveau ce sondage en mars, vous pouvez constater si ce taux d’insatisfaction a augmenté ou diminué en réponse à vos nouveaux programmes.

Assurez-vous de respecter les meilleures pratiques

• Posez des questions qui comptent. Respectez le temps de vos employés en limitant votre sondage aux questions essentielles.
• Posez une question à la fois. Rédigez un texte clair et évitez les questions multiples. Les questions longues et complexes embrouillent les répondants et compromettent l’intégrité des données de votre sondage. Assurez-vous que vos questions sont facilement compréhensibles.
• Posez des questions directes. Soyez précis lorsque vous posez des questions. Si vous abordez un sujet difficile, n’y allez pas par quatre chemins et n’embrouillez pas les participants au sondage avec un langage vague ou compliqué.
• Posez des questions impartiales – pas d’orientation! Passez en revue vos questions pour vous assurer qu’elles ne sont pas biaisées ni orientées. Cela compromettrait l’intégrité perçue de votre sondage. Vous ne voulez pas que les employés disent à ceux qui n’ont pas encore participé que le sondage est biaisé vers un certain résultat.
• Utilisez des échelles de réponses. Les échelles de réponses qui exigent des réponses fixes vous facilitent la collecte, la comparaison et l’analyse de vos données. Les réponses libres sont également utiles, mais il faut les utiliser avec parcimonie pour éviter de se retrouver débordé par des données qualitatives.
• Commencez par les questions les plus faciles.Si vous souhaitez réaliser un sondage plus long, présentez-les par ordre de difficulté. Commencez par les questions faciles et directes pour créer un élan. Au fur et à mesure que le sondage avance, introduisez des questions plus difficiles. Comme vos employés ont déjà investi du temps dans le sondage, ils seront moins susceptibles d’arrêter.
• Incluez une barre de progression.Montrez aux participants jusqu’où ils en sont dans le sondage. Lorsqu’ils abordent les questions plus difficiles, ils voient visuellement qu’ils ont déjà complété plus de 50 % du sondage.

Testez votre sondage avant son lancement

N’attendez pas le jour du lancement pour découvrir des problèmes.

Faites un essai pour vérifier que toutes les questions peuvent être répondues. Vous voudrez également vous assurer que votre fournisseur est disponible pour cet essai.

Agissez sur les données

Une fois que vous avez effectué votre sondage et analysé les résultats, mettez en œuvre les idées que vous avez découvertes.

Les employés – et les humains en général – sont moins susceptibles de changer leur comportement s’ils ne voient pas de bénéfice immédiat.

De plus, les gens sont plus sensibles aux pertes éventuelles qu’aux gains potentiels. Si les employés pensent qu’ils perdront du temps – et potentiellement du capital politique – en étant honnêtes dans un sondage, ils ne le prendront pas au sérieux puisqu’ils n’en voient pas l’avantage.

En revanche, constater une tentative concrète d’agir sur les résultats du sondage peut entraîner une hausse de la participation.

Enfin, des sondages fréquents avec des avantages limités peuvent engendrer une lassitude face aux sondages.

Si vous recevez les données de votre sondage d’engagement dans une feuille de calcul, les examiner peut être accablant.

Néanmoins, vous devriez bloquer du temps dans votre calendrier pour les examiner convenablement. Cela peut prendre des heures pour bien le faire.

Vous ne voulez pas vous précipiter. Il faut du temps et de l’argent pour créer et distribuer vos sondages – sans parler de la promotion nécessaire pour que les employés y participent.

Tirez le meilleur parti des données recueillies en consacrant du temps à les analyser et à :

• Déterminer quelles étaient vos principales questions pour le sondage et utiliser ces informations pour confirmer ou infirmer vos théories existantes
• Filtrer les résultats par sous-groupes d’intérêt afin de comprendre quels sont les plus gros problèmes dans chaque département et équipe
• Examiner vos données en vous posant des questions comme « Quelles sont les réponses les plus fréquentes à ces questions? » ou « Quelles réponses influent le plus sur la culture de notre entreprise et sur notre performance globale? »

Commencez immédiatement à transformer les informations recueillies dans votre sondage de satisfaction des employés en actions, plutôt que d’attendre la fin de l’année.

Vous n’avez pas besoin de tout régler d’un coup, mais vous devez faire un effort visible dès le début, surtout lorsque le processus de réponse au sondage est encore à jour dans l’esprit de vos employés.

Une fois que vous avez trouvé des solutions aux problèmes soulevés par votre sondage d’engagement, établissez des priorités.

Lesquels sont vos « fruits à portée de main »? Ceux sur lesquels vous pouvez agir à court terme pour obtenir des résultats immédiats.

Cela vous permettra également de créer l’élan et les histoires de réussite nécessaires pour vous attaquer aux problèmes plus difficiles qui exigent davantage de ressources et d’adhésion de la part de la haute direction.

Faites le lien entre les nouvelles initiatives et les résultats du sondage

Lorsque vous déployez de nouvelles initiatives, rattachez-les à votre sondage d’engagement des employés.

Faites en sorte qu’il soit clair que la raison pour laquelle ce nouveau programme existe est que vos employés se sont exprimés et que vous les avez écoutés. Ne supposez pas que cela va de soi.

Cela renvoie à votre stratégie de communications internes abordée plus tôt. Soulignez dans vos communications par courriel ou autres canaux que vous avez entendu les employés dire qu’ils n’étaient pas entièrement satisfaits de leurs occasions de développement professionnel, et que c’est pour cela que vous avez lancé ces nouveaux programmes de formation.

Cela crée une boucle de rétroaction positive dans laquelle les employés commencent à considérer les résultats du sondage comme une bonne utilisation de leur temps.

Rendez les gestionnaires responsables de la participation au sondage

La participation au sondage est souvent freinée au niveau des gestionnaires. Les employés prennent exemple sur leurs gestionnaires quant à ce qui est permis ou non.

Donc, s’ils reçoivent la consigne d’ignorer un sondage pour faire autre chose, ils négligeront les courriels ou les rappels leur demandant de remplir le sondage.

En revanche, si les gestionnaires insistent pour qu’ils le terminent et le leur rappellent, remplir le sondage devient une priorité pour les employés.

Ce qui est mesuré est géré.

Si les gestionnaires sont promus et récompensés en fonction de leur capacité à mener à bien des projets, ils ne feront pas des sondages d’engagement des employés une priorité.

En revanche, si leurs incitatifs sont liés à la mise en œuvre des résultats des sondages d’engagement, ils y accorderont de l’importance.

Tirez le meilleur parti de vos sondages d’engagement des employés

Les sondages d’engagement des employés peuvent fournir aux employeurs un aperçu précieux de ce que leurs employés pensent et ressentent.

Mais ils ne peuvent offrir cette valeur que si les employés y participent.

Les entreprises qui réalisent des sondages d’engagement des employés devraient investir du temps pour créer d’excellents sondages, élaborer une stratégie de promotion et agir sur les résultats.