Les sondages employés sont-ils vraiment confidentiels? Qui peut voir quoi

Présenter comme anonyme un sondage qui est en réalité confidentiel, c'est courir le risque d'obtenir des réponses biaisées. Avant même le lancement, vos employés pourraient hésiter à répondre franchement.

Pourquoi? Parce qu'ils croient peut-être que le sondage est anonyme (aucun renseignement permettant de les identifier n'est recueilli), alors qu'il est en fait confidentiel : leurs réponses leur sont rattachées d'une façon ou d'une autre, mais des mesures empêchent les gestionnaires d'y avoir accès.

Il arrive aussi que des représentants de groupes d'employés viennent vous poser des questions alors que le questionnaire est déjà finalisé et que la date de lancement est fixée.

Et quand vos employés demandent qui aura accès aux réponses, c'est une question tout à fait légitime.

Si vous avez un comité d'entreprise, un syndicat ou des représentants qui siègent à un forum du personnel, ceux-ci devront savoir qui a accès aux réponses pour pouvoir expliquer aux employés comment leur vie privée sera protégée. Un employé pourrait craindre, par exemple, que son gestionnaire reconnaisse un commentaire qu'il a fait sur la réunion d'équipe du mois dernier. Les représentants doivent être capables de lui dire si cette crainte est fondée.

La protection des données est un sujet délicat, et l'écart entre sondage anonyme et sondage confidentiel est plus net que les politiques de confidentialité ne le laissent croire.

Dans un sondage anonyme, personne n'est techniquement en mesure de rattacher une réponse individuelle à une personne.

Dans un sondage confidentiel, au contraire, les réponses sont rattachées à la personne d'une façon ou d'une autre, mais on prend des mesures pour que les gestionnaires n'y aient pas accès.

Quand vos représentants examineront la façon dont les données du sondage sont traitées, les employés s'attendront à ce qu'ils aient leur vie privée à cœur. C'est aussi un élément dont vous devrez tenir compte au moment de choisir votre outil de sondage.

Si les représentants apprennent, au détour d'une conversation avec quelqu'un des TI ou avec un représentant du fournisseur, que votre organisation a menti sur l'utilisation des données des employés ou sur les personnes qui y ont accès, ils y perdront leur crédibilité. Vous aussi, d'ailleurs.

Soyez donc prêt à indiquer où les données des employés seront stockées, qui y aura accès à chaque étape et ce que vous comptez faire des résultats du sondage.

Sondage anonyme ou confidentiel : les garanties ne sont pas les mêmes

Un sondage anonyme garantit que ni l'employeur ni son fournisseur ne pourront, à aucun moment, rattacher une personne à ses réponses.

Dans les faits, la plupart des grands sondages d'entreprise ne répondent pas à cette norme pendant la collecte. Liens d'invitation uniques, suivi des répondants pour l'envoi de rappels, attributs du SIRH ajoutés à chaque invitation : tout cela peut relier l'employé à ses réponses. Le sondage devient alors confidentiel, du moins le temps de la collecte.

Alors, lequel choisir? Aucune option ne l'emporte clairement.

Chacune comporte des compromis.

Dans un sondage anonyme, par exemple, impossible de gérer les réponses en double ou d'envoyer des rappels ciblés. Vous ne pourrez pas non plus analyser les résultats selon des critères démographiques comme le service ou l'ancienneté, à moins que les employés ne fournissent eux-mêmes ces renseignements. Et même si on le leur demande sur une base volontaire, ils ne seront pas forcément à l'aise de le faire.

Prenons une employée qui se sait la seule femme de plus de 50 ans dans sa petite équipe : elle pourrait hésiter à s'identifier en cochant ces cases.

Le sondage confidentiel, lui, permet de conserver des découpages précis tirés du SIRH, de calculer des taux de réponse exacts et, au besoin, de rattacher les résultats à des données recueillies plus tard (le roulement du personnel, par exemple). Il faut évidemment gérer et protéger soigneusement les données des employés jusqu'à ce que ce lien soit rompu.

D'où la question suivante : à quel moment peut-on supprimer sans risque les renseignements permettant d'identifier quelqu'un? À la fermeture du sondage?

Ou les données resteront-elles rattachées plus longtemps, pour analyser les tendances ou jusqu'à la fin d'un contrat, par exemple? Ce n'est d'ailleurs pas forcément une longue période. Une entreprise pourrait choisir de rattacher les résultats plus tard pour répondre à une demande d'accès à l'information, pour conserver des données à des fins juridiques en cas de litige, ou encore parce qu'un fournisseur doit régler un problème technique.

Une entreprise peut très bien rattacher les données du sondage aux employés pour ces raisons, à condition de le faire en connaissance de cause. Une bonne façon de procéder : préciser que le sondage est confidentiel pendant la collecte, mais que les données seront anonymisées 30 jours après sa fermeture.

Méfiez-vous d'un fournisseur qui qualifie un sondage d'anonyme tout en sachant que son système conserve des renseignements permettant d'identifier les participants.

Pourquoi? Parce qu'un jour, votre entreprise pourrait recevoir une demande du genre : « Pouvez-vous me dire ce que j'ai répondu au dernier sondage du personnel? » Serait-elle alors tenue de fournir cette information?

Posez ces questions à votre fournisseur : vous saurez exactement à quoi serviront vos données.

Vous pouvez par exemple lui demander : « Votre système conserve-t-il les jetons d'invitation une fois que j'ai soumis mes réponses? Si oui, combien de temps? » ou encore « Le système enregistre-t-il les adresses IP, les données de l'appareil ou les horodatages associés à mes réponses? »

Interrogez-le aussi précisément sur ce à quoi son équipe de soutien aux répondants a accès : « Votre équipe de soutien peut-elle récupérer des dossiers individuels? Si oui, cet accès est-il consigné? »

Informez-vous également du contenu des exportations : « Le fichier de données brutes contient-il les champs du SIRH que nous avons téléversés? »

Sachez d'ailleurs que les réponses de votre fournisseur pourraient varier selon que vous l'interrogez sur la collecte des données, sur la période de production des rapports ou sur l'archivage des données de l'organisation.

Pourquoi vos représentants vous demanderont « qui peut voir quoi? »

Quand vos représentants demandent « qui peut voir quoi? », ils pensent à ce qu'un gestionnaire pourrait déduire des résultats de son équipe.

Imaginez une équipe de 6 employés qui donne une mauvaise note à son gestionnaire. Celui-ci pourrait deviner qui a répondu quoi en se rappelant qui l'a contredit en réunion le mois dernier, ou qui a demandé une mutation.

Ils se demandent aussi si, à partir d'un tableau de bord qui affiche les taux de réponse par équipe, il serait facile de déduire qu'un employé en particulier n'a pas répondu.

Même si vous imposez un nombre minimal de participants par équipe pour éviter de divulguer des renseignements permettant d'identifier quelqu'un, un gestionnaire peut quand même tirer certaines conclusions à partir des taux de participation.

L'enjeu est de taille : des recherches ont montré que la crainte de représailles préoccupe les employés qui signalent des inconduites. Et un employé qui ne craint pas de représailles dans le cadre d'un sondage d'engagement peut tout de même s'inquiéter de la sécurité de ses données. D'où l'importance de revoir les règles d'accès.

Dans The Fearless Organization, Amy C. Edmondson fait un constat semblable au sujet de la prise de parole : les gens mettent en balance le risque personnel immédiat de s'exprimer et un bénéfice incertain et lointain. La plupart du temps, ils choisissent de « faire profil bas » et de « ne pas faire de vagues ». L'anonymat ne compense pas un manque de sécurité psychologique, mais il réduit au moins le risque.

Ce qui nous amène à un autre point à soulever avec vos dirigeants : si les employés ne se sentent à l'aise de répondre franchement que parce qu'un seuil minimal de participants les protège, c'est déjà assez révélateur en soi.

Comment évaluer le bon niveau de risque? Demandez à vos représentants quels groupes, à leur avis, pourraient inquiéter les employés. Ils vous nommeront sans doute des équipes qui passeraient inaperçues dans une analyse centralisée de la confidentialité : une petite équipe de nuit, une équipe en pleine restructuration, un site où se concentre un poste bien précis, ou encore les seuls employés qui répondent au sondage dans une langue minoritaire.

Vos représentants pourraient aussi relever des situations auxquelles vous n'aviez pas songé, où les employés risquent de sentir que la sécurité de leurs données est compromise. Pensons à un gestionnaire qui doit répondre à des questions sur son propre gestionnaire tout en recevant les résultats de son équipe, ou à des employés qui remplissent le sondage sur une borne ou une tablette partagée que leur tend un superviseur sur le plancher de production.

Montrez clairement à vos représentants le parcours des données, de l'invitation au rapport final

Un schéma simplifié du flux des données, qui tient sur une seule page, vous épargnera des centaines de rencontres.

Que doit-il contenir?

Commencez par l'invitation. Qu'est-ce que votre équipe RH va téléverser? Seulement les noms et les adresses courriel, ou aussi le service, l'échelon, l'ancienneté, la tranche d'âge et le genre?

Ce n'est pas un détail : plus vous téléversez de données de votre SIRH, plus vous pourrez appliquer de filtres par la suite, et plus le risque augmente qu'une combinaison de filtres réduise un groupe à un seul répondant.

Pour éviter ça, ne téléversez que les données convenues pour la production des rapports.

Vous vous demandez si un renseignement permettant d'identifier une personne est vraiment nécessaire? Faites ce petit exercice : nommez les décisions que cette donnée vous permettrait de prendre. Si personne n'en trouve, vous pouvez vous en passer.

Réfléchissez ensuite à l'endroit où les réponses de vos employés seront enregistrées, aux personnes qui auront accès aux dossiers bruts chez votre fournisseur de sondage et à la possibilité qu'un membre de votre équipe RH télécharge ces fichiers bruts.

Indiquez aussi sur votre schéma qui sont les sous-traitants et où se trouvent les serveurs.

Votre représentant et votre DPO auront sûrement des questions là-dessus. Et ce jour-là, vous aurez intérêt à avoir une meilleure réponse que « C'est le fournisseur qui s'en occupe ».

Pour l'étape finale, celle des rapports, précisez aussi les niveaux d'accès aux documents ou rapports destinés aux cadres supérieurs, d'une part, et aux gestionnaires de première ligne, d'autre part.

Et que se passerait-il en cas de fuite, que ce soit par des exportations CSV, des rapports envoyés automatiquement par courriel ou même des diapositives présentées à un lac-à-l'épaule de la direction?

Un tableau de bord qui respecte le seuil de détail de la plateforme ne vous sera pas d'un grand secours si quelqu'un exporte un fichier plus détaillé et l'envoie à une personne de l'extérieur.

Pensez enfin aux durées de conservation. Tous les ensembles de données n'ont pas les mêmes besoins à cet égard : listes d'invitation, réponses brutes, commentaires et rapports publiés pourraient chacun justifier une durée différente, mais ils se retrouvent souvent avec la même durée par défaut.

Indiquez aussi sur le schéma qui, dans l'organisation, peut supprimer des données avant l'échéance, et ce que ça implique pour les sauvegardes, qui peuvent conserver les données pendant des semaines.

Surtout, avant que vos représentants donnent leur appui au lancement du sondage, assurez-vous qu'ils ont en main une carte des accès de l'organisation qui précise les rôles et les autorisations.

Cette carte aidera votre représentant à repérer les zones sensibles.

Par exemple, si votre organisation administre elle-même le sondage, votre équipe RH ou TI pourrait détenir des données identifiables auxquelles un fournisseur externe n'aurait pas accès. Vous pourrez alors expliquer clairement la situation plutôt que de reprendre le discours du fournisseur sur la confidentialité, qui ne s'applique pas à votre cas.

À mesure que vous rassemblez cette information, comparez aussi la carte des accès à votre DPA et à l'avis aux employés. Il se peut que le DPA prévoie la conservation des données pendant toute la durée du contrat, alors que l'avis aux employés annonce que les données brutes seront supprimées « après 90 jours ».

Fixez des seuils de rapport adaptés à la réalité de vos équipes

Le seuil minimal de réponses sert à masquer les résultats de tout groupe qui compte trop peu de répondants. Par défaut, il est souvent fixé à cinq.

Mais est-ce toujours suffisant?

Rappelez-vous que ce seuil tient compte du nombre de réponses, pas de la taille du groupe. Et côté confidentialité, ça fait toute une différence.

Cinq réponses dans une équipe de 5 personnes, ça indique au gestionnaire que tout le monde a répondu et que chaque réponse compte pour le cinquième de la moyenne. Dans une équipe de 20 personnes, en revanche, cinq réponses lui en disent beaucoup moins.

De même, si les cinq membres de la petite équipe donnent la note la plus basse, le gestionnaire sait exactement ce que chacun a répondu, même si le seuil minimal est atteint.

En plus, les utilisateurs pourraient réussir à isoler les résultats d'une seule personne de cette équipe de 5 en combinant différentes vues filtrées (par emplacement, puis par ancienneté, par exemple).

Les travaux bien connus de Latanya Sweeney sur la réidentification ont démontré qu'il suffit de quelques attributs banals (le code postal, la date de naissance et le genre, par exemple) pour identifier la plupart des gens dans des dossiers soi-disant anonymes. Votre sondage d'engagement n'est pas une base de données aussi riche, mais ces travaux illustrent bien les risques d'un filtrage sans limites.

Posez donc ces questions à votre fournisseur de sondage. D'abord, la règle de masquage s'applique-t-elle à toutes les combinaisons de filtres, ou seulement au niveau global?

Ensuite, un utilisateur peut-il soustraire un groupe visible d'un groupe qui le chevauche pour faire apparaître le groupe masqué?

Et troisièmement, les utilisateurs pourront-ils comparer les résultats d'une vague de sondage à l'autre?

Imaginez qu'une équipe comptait 6 membres au cycle précédent et seulement 5 au cycle actuel, et que l'organisation sait qu'une personne est partie. Quelqu'un pourrait alors mener une attaque par différenciation pour accéder à des données sensibles.

Ce qui soulève un autre enjeu : les réorganisations. Si votre structure organisationnelle change entre la collecte et la production des rapports, vous pourriez vous retrouver avec un groupe sous le seuil minimal de réponses.

Votre organisation devra alors décider si les rapports s'appuieront sur la structure en place au lancement ou sur la structure actuelle.

En discutant de ces enjeux avec vos fournisseurs de sondages auprès des employés, vous pourrez prendre des décisions éclairées. Vous pourriez aussi envisager un seuil minimal plus élevé pour les sites qui comptent moins d'employés ou pour certains modules de votre sondage d'engagement (mieux-être ou harcèlement, par exemple). C'est une question de jugement, et les spécialistes des sondages auprès des employés ne s'entendent pas tous là-dessus.

Il n'existe pas de chiffre magique qui protège tous les milieux de travail.

Gardez aussi en tête l'effet d'un seuil plus élevé. Encore là, il y a un compromis : les petites équipes auront moins de rapports, et leurs gestionnaires pourraient se sentir laissés de côté. Une solution courante consiste à regrouper ces équipes masquées au niveau de rapport supérieur.

Les gestionnaires obtiennent ainsi quand même un portrait à l'échelle du service, dont ils peuvent ensuite discuter avec leurs équipes.

Enfin, pour préserver la confiance des parties prenantes, documentez qui a le pouvoir de modifier le seuil minimal de réponses après le lancement et comment cette décision leur sera communiquée.

Traitez les commentaires en texte libre comme une question de confidentialité à part entière

Les commentaires en texte libre sont souvent le maillon faible de vos mesures de confidentialité. Il suffit de mentionner une information qui n'a été communiquée qu'à 4 personnes lors d'une réunion, de décrire un poste unique, d'employer une expression que personne d'autre n'utilise ou de répondre dans une langue peu répandue pour qu'on reconnaisse facilement l'auteur d'un commentaire.

C'est bien beau de dire aux employés que « les gestionnaires ne voient que les résultats agrégés! », encore faut-il préciser s'ils voient aussi les commentaires écrits. Les employés voudront savoir qui lit les commentaires bruts avant qu'ils soient résumés et regroupés, et si cette personne fait partie de leur ligne hiérarchique, celle-là même qu'ils pourraient critiquer.

Un réviseur formé, idéalement quelqu'un de l'extérieur de leur ligne hiérarchique, retirera-t-il tous les renseignements permettant d'identifier une personne avant qu'un commentaire soit transmis aux gestionnaires? Si vous comptez utiliser un logiciel pour repérer et retirer les noms et autres identifiants, testez-le sur de vrais exemples tirés de votre milieu de travail. Il doit être capable de repérer des mentions comme « le seul superviseur du quart de nuit », que tout le monde sur le site reconnaîtrait tout de suite.

Si les gestionnaires de première ligne doivent avoir accès aux commentaires, voyez s'il est possible de les leur transmettre sous forme de thèmes plutôt que de citations directes, en réservant les citations à un groupe restreint des RH ou de la direction. Les gestionnaires recevront ainsi une information moins nuancée. Mais posez-vous la question : de quel niveau de détail ont-ils vraiment besoin pour agir, et comment un partenaire d'affaires RH peut-il fournir le contexte nécessaire sans partager les commentaires bruts?

Prévoyez un plan pour le commentaire que tout le monde redoute : celui qui fait état de harcèlement, d'un danger pour la sécurité ou d'un risque de préjudice pour la personne qui a répondu. Selon le modèle de sondage choisi, ce genre de commentaire peut vous mettre dans une position délicate.

Si votre sondage est réellement anonyme, vous n'avez aucun moyen de faire un suivi auprès de cette personne. S'il est confidentiel, un suivi est peut-être possible, mais il risque de compromettre la promesse de confidentialité faite aux autres participants.

Entendez-vous donc d'avance avec vos représentants des employés sur la marche à suivre pour ce type de commentaires. Déterminez qui les verra, si le fournisseur ou l'employeur tentera un jour de réidentifier un participant (en général, la réponse est non, pour des raisons juridiques) et comment vous réagirez à l'échelle du groupe. Vous pourriez, par exemple, rappeler les canaux de signalement à l'ensemble d'un site, lancer un examen ciblé ou vous assurer que les services de soutien sont bien visibles pour les employés.

Expliquez clairement aux employés que le sondage n'est pas un outil de signalement, et dirigez-les vers les bons canaux.

Donnez-leur enfin des conseils pratiques pour faire part de leurs préoccupations ou raconter ce qu'ils ont vécu sans identifier un collègue ni préciser la date d'une rencontre individuelle. Attention toutefois à ne pas leur faire porter seuls la responsabilité de se protéger : ils devraient aussi se sentir protégés par le processus d'examen, même s'ils choisissent de s'exprimer plus ouvertement et plus franchement.

Quand des représentants des employés nous interrogent sur les petites équipes, nous pouvons leur montrer concrètement comment la règle de production des rapports s'applique, plutôt que de leur demander de se fier à une diapositive PowerPoint. Dans Sparkbay, les résultats restent masqués tant que le nombre minimal de réponses n'est pas atteint. Ce minimum est de 5 réponses par défaut, mais nous pouvons le hausser selon ce que vous aurez convenu avec les représentants des employés.

Nous pouvons aussi personnaliser le libellé du sondage et les étiquettes du tableau de bord afin que l'invitation, les questions et les étiquettes des rapports finaux concordent avec l'explication de confidentialité que vous avez donnée aux représentants des employés. Tout reste cohérent : les représentants ne voient aucun décalage entre ce qu'on leur a expliqué au moment de l'invitation et ce qu'ils retrouvent dans les rapports finaux ou dans la configuration des questions.

Dans une grande organisation, la confidentialité repose sur un principe essentiel : chacun ne consulte que les rapports de sa propre équipe. Sparkbay associe automatiquement les utilisateurs des rapports à la hiérarchie de l'organisation, si bien que, par défaut, chaque gestionnaire voit les rapports de ses équipes, mais pas ceux de ses pairs.

Apportez un rapport d'exemple à la rencontre avec les représentants des employés : vous pourrez passer en revue les rapports et les vues par groupe que vous comptez utiliser, et leur montrer ce que verrait un gestionnaire dont le groupe n'atteint pas le nombre minimal de réponses.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.

Vérifiez les droits de consultation et les règles de confidentialité avant de lancer le sondage

La conformité en matière de protection des renseignements personnels et les obligations de consultation des employés, ce sont deux choses bien différentes.

Une AIPD réalisée ne veut pas dire que vous avez rempli vos obligations de consultation. Et l'aval d'un représentant ne vous donne pas pour autant une base juridique pour recueillir des données.

Tout dépend de votre pays. Là où le RGPD s'applique, par exemple, le consentement des employés n'est généralement pas une base juridique solide pour traiter leurs données, en raison du déséquilibre de pouvoir entre l'employeur et l'employé. La plupart des employeurs s'appuieraient plutôt sur l'intérêt légitime.

Il leur faudra alors documenter la mise en balance des intérêts qu'exige ce fondement.

De même, la nécessité de réaliser une AIPD dépendra des risques propres à votre projet. Certains éléments de votre sondage, comme les questions sur le bien-être des employés, celles qui portent sur des données démographiques sensibles ou le rattachement des réponses aux données du SIRH, peuvent rendre une AIPD plus probable.

Voici un point souvent négligé, qui en surprendra plus d'un : si vous anonymisez réellement les résultats de votre sondage, ceux-ci ne sont plus visés par le RGPD. Par contre, si vous vous contentez de pseudonymiser les données (en rattachant les réponses à un jeton, par exemple), vous traitez toujours des données personnelles. C'est donc votre réponse à la question « À partir de quand ne sommes-nous plus liés aux données? » qui déterminera la fin de vos obligations en matière de protection des données.

Dans certains territoires, les représentants peuvent avoir des droits formels quant à l'utilisation des outils de sondage. En Allemagne, par exemple, on se demande si le droit de codétermination du comité d'entreprise prévu au paragraphe 87(1) no 6 de la Loi sur la constitution des entreprises s'applique aux systèmes techniques.

La réponse dépend généralement de la capacité objective du système technique (ici, un sondage auprès des employés) à surveiller le comportement ou le rendement des employés, peu importe l'usage qu'en prévoit la direction.

Par ailleurs, les questionnaires normalisés remplis par les employés peuvent ouvrir des droits de consultation distincts pour leurs représentants.

D'où l'importance d'obtenir l'avis d'un conseiller local sur la configuration exacte du sondage que vous comptez utiliser, et non sur une description générale de ce que vous aimeriez faire.

Passez aussi en revue les conventions collectives et les avis déjà en vigueur.

Il se peut que des engagements aient déjà été pris sur l'accès des gestionnaires aux données des employés ou sur la consultation des employés avant la mise en service de nouveaux systèmes RH.

Ces engagements pourraient s'appliquer à votre sondage.

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, il peut aussi être utile de rédiger une courte entente sur le sondage. Ce document peut préciser l'objectif du sondage, les données recueillies, les données du SIRH incluses aux fins des rapports, le seuil minimal de réponses, les personnes avec qui les commentaires peuvent être partagés, le processus d'escalade si un employé divulgue quelque chose de grave, et les dates de suppression des données brutes.

Vous pourriez aussi y prévoir la marche à suivre pour modifier certains de ces éléments après le lancement. C'est souvent là que la confiance s'effrite.

Assurez-vous également que le document précise ce qui se passera une fois les résultats entre les mains de l'organisation. Répondre honnêtement à un sondage comporte un risque pour les employés, même quand leur identité est protégée.

Pour vous guider dans cette démarche, le livre Exit, Voice, and Loyalty d'Albert O. Hirschman est une lecture éclairante. L'auteur explique que les gens insatisfaits d'une organisation peuvent choisir de faire entendre leur voix ou de partir. La loyauté, c'est ce qui retient un employé de partir. La prise de parole, c'est le fait de s'exprimer, et elle est plus probable quand les gens croient avoir le pouvoir et la capacité de faire bouger les choses. Si un sondage ne débouche sur aucune réaction visible, les employés en concluront que partir est la meilleure option.

Donnez donc des dates à vos représentants des employés : quand les dirigeants examineront les résultats du sondage, et quand les employés seront informés des prochaines étapes.

Rédigez une invitation que les représentants des employés pourront appuyer sans hésiter

Une fois la configuration de confidentialité du sondage finalisée, rédigez une promesse de confidentialité que les employés pourront facilement confronter à ce qu'ils constatent en remplissant le sondage.

N'écrivez pas « 100 % anonyme », par exemple, s'il existe la moindre possibilité qu'une personne participant à la collecte ou au traitement des données puisse rattacher les réponses à un employé (et ça inclut le suivi des réponses pour les rappels!). Si le sondage est confidentiel, dites-le clairement. Expliquez qui aura accès aux données identifiables et si elles cesseront un jour de l'être.

Votre invitation pourrait contenir un libellé de ce genre :

« Le fournisseur du sondage utilise des liens individuels pour envoyer les invitations et éviter les réponses en double. Les réponses individuelles ne seront pas communiquées aux gestionnaires : ceux-ci recevront seulement les résultats de leur équipe, et uniquement lorsqu'un nombre suffisant de personnes auront répondu.

Avant que les résultats soient transmis aux gestionnaires, un réviseur vérifiera les commentaires écrits pour s'assurer qu'ils ne contiennent aucun détail permettant d'identifier la personne répondante. »

Assurez-vous que le libellé correspond fidèlement à votre processus réel. S'il n'y a pas d'examen des commentaires, n'en parlez pas. Si les RH auront accès aux réponses brutes, dites-le.

La dernière chose que vous voulez, c'est que vos représentants des employés aient à défendre une mesure de confidentialité qui avait été promise, mais qui n'existe pas.

Pour préparer votre FAQ, mettez-vous dans la peau des employés et pensez aux questions qu'ils pourraient se poser. Prévoyez par exemple des réponses à celles-ci :

• Mon gestionnaire saura-t-il si j'ai répondu au sondage?
• Quelqu'un peut-il relier mes réponses à mon lien d'invitation?
• Qui lira mes commentaires écrits?
• Qu'arrive-t-il si trop peu de personnes de mon équipe répondent au sondage?
• Et si j'écris quelque chose de grave dans un commentaire, par exemple un signalement de harcèlement?
• Combien de temps le fournisseur du sondage/l'employeur conservera-t-il les données?
• À qui puis-je m'adresser si j'ai une préoccupation liée à la confidentialité?

Une fois la promesse de confidentialité et la FAQ prêtes, transmettez-les aussi à vos représentants.

Les points à vérifier avant d'envoyer le sondage

À cette étape, vous devriez avoir en main les paramètres définitifs, la version finale de votre avis et des rapports d'exemple fonctionnels.

Organisez une dernière rencontre avec vos représentants des employés pour tout passer en revue. La liste ci-dessous devrait vous permettre de répondre vous-même aux questions suivantes, sans avoir à vous tourner vers votre fournisseur.

• Modèle de sondage : Le sondage est-il anonyme ou confidentiel à chaque étape du processus, et à partir de quand?
• Accès : Qui a accès aux dossiers d'invitation, aux réponses brutes, aux commentaires et aux rapports publiés?
• Petits groupes : Quel est le nombre minimal de réponses exigé par groupe? Ce minimum s'applique-t-il aux différentes combinaisons de filtres, aux groupes qui se chevauchent, aux vagues précédentes du sondage et à l'affichage des taux de réponse?
• Commentaires : Qui caviardera les commentaires, où seront-ils conservés au sein de l'organisation, et lesquels un gestionnaire de première ligne pourra-t-il consulter?
• Divulgations graves : Si un commentaire contient une divulgation grave qui laisse présager un préjudice ou un risque pour la sécurité, quelle est la marche à suivre convenue? A-t-on confirmé qu'aucune réidentification n'aura lieu?
• Règles : Avez-vous abordé les questions de base juridique, d'AIPD, de droits de consultation et de conventions collectives pour chacun des pays concernés?
• Message : Votre invitation, votre FAQ et vos rappels reflètent-ils fidèlement la configuration réelle de votre sondage?
• Suivi : Quand et comment les employés seront-ils informés de ce que les dirigeants ont appris grâce au sondage et des mesures qu'ils comptent prendre?

Si les dirigeants veulent creuser davantage, utiliser d'autres filtres, modifier les seuils minimaux de réponses ou consulter plus de commentaires, tenez vos représentants des employés au courant.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.