Les sondages pulse auprès des employés sont-ils anonymes ? Que présenter à votre syndicat

Vos employés sont syndiqués ? Voici ce qu’il faut savoir sur la confidentialité des sondages, la confiance des employés et le partage des résultats.

Dans cet article

1. Anonyme et confidentiel, est-ce la même chose ?
2. Comment vos employés peuvent être identifiés, même si leur nom n’apparaît pas dans le rapport
3. Pourquoi le syndicat demande-t-il plus qu’une simple déclaration de confidentialité ?
4. Pourquoi vérifier la convention collective et la législation avant d’envoyer une question ?
5. Que devez-vous présenter au syndicat avant de lancer le sondage ?
6. Conseils pour associer les représentants syndicaux à la rédaction des questions
7. Comment rendre vos sondages pulse utiles pour les employés syndiqués ?

Les sondages pulse auprès des employés sont-ils vraiment anonymes ? Si vous vous apprêtez à en envoyer un à une équipe syndiquée, vous constaterez vite qu’à la première demande d’information d’un représentant syndical, répondre « le fournisseur nous l’a assuré » ne suffit pas.

Imaginons que vous lanciez chaque vendredi un sondage de cinq questions, auquel les employés répondent en se connectant avec leur compte professionnel.

Quatre semaines plus tard, le syndicat dépose un grief. Ce ne sont pas les questions qu’il conteste : il veut savoir qui a accès aux réponses, et si un gestionnaire peut associer les commentaires de l’équipe de nuit à des employés précis.

Pour vous, ce sondage sert de système d’alerte précoce. Pour vos employés, par contre, un rythme hebdomadaire donne à la direction une cinquantaine d’occasions par année de recouper les réponses avec les effectifs, les absences, voire les commentaires précédents.

Les employés ne demanderont peut-être pas en toutes lettres si le sondage est anonyme, mais c’est bien ce qu’ils veulent savoir : « Qu’est-ce que je risque si je fais confiance à ce sondage ? » C’est d’ailleurs pour ça qu’on voit circuler autant de publications qui déconseillent aux employés de répondre aux sondages de leur employeur.

Alors, comment s’y prendre ? Avant de lancer votre sondage, vous devez avoir deux réponses claires. Premièrement, est-ce que quelqu’un, peu importe qui, peut relier les réponses d’un employé à son identité, même si son nom n’apparaît pas dans le rapport ?

La question vaut pour vos administrateurs, mais aussi pour l’équipe de soutien du fournisseur.

Deuxièmement, quelles preuves concrètes (et pas seulement des promesses) pouvez-vous remettre au syndicat sur les questions posées, les données recueillies et l’usage qui sera fait des résultats ?

Anonyme et confidentiel, ce n’est pas la même chose

Un sondage anonyme ne conserve nulle part d’information permettant de relier une réponse à une personne : ni dans vos systèmes informatiques, ni dans les journaux ou les sauvegardes du fournisseur.

Un sondage confidentiel, lui, conserve ces informations, mais en réserve l’accès aux seules personnes autorisées. Par exemple, le rapport destiné aux gestionnaires peut omettre les noms, de façon à limiter le nombre de personnes capables de relier une réponse à un employé.

La différence saute aux yeux dès qu’il est question d’authentification. Si les employés doivent se connecter ou utiliser un jeton unique, vous êtes sûr de joindre la bonne population, vous évitez les réponses en double et vous pouvez calculer le taux de participation de chaque équipe. Mais ce mécanisme peut aussi laisser une trace qui relie le compte ou les identifiants d’un employé à sa réponse.

Un sondage peut être à la fois confidentiel et anonyme, mais il faut pour cela le concevoir en conséquence. Dès que les employés utilisent un jeton ou un identifiant de connexion, vous devez pouvoir vérifier leur identité, marquer ce jeton ou cet identifiant comme « utilisé », puis enregistrer les réponses de façon à ce qu’on ne puisse jamais les y rattacher. Si votre fournisseur se contente de stocker toutes les réponses dans une même table avec un identifiant de répondant qu’il ne montre simplement pas aux employés, son sondage est CONFIDENTIEL, et non ANONYME, peu importe ce que dit l’invitation.

Posez-lui la question et exigez une réponse par écrit.

Aux yeux des autorités de protection des données, retirer les noms n’est qu’une première étape. Si le fournisseur ou vos administrateurs peuvent relier une réponse à son auteur, ou si d’autres détails permettent d’identifier le répondant, il s’agit toujours de renseignements personnels.

Cela a des conséquences bien concrètes. Si le droit d’accès aux renseignements personnels s’applique à votre organisation, un employé peut vous demander une copie de ses réponses, et vous ne pourrez pas lui répondre : « C’est anonyme, je ne peux pas ! » Puisqu’il est possible de relier ces réponses à lui, vous devrez les lui fournir.

De la même façon, des données de sondage permettant d’identifier les répondants peuvent être réclamées dans le cadre d’un arbitrage ou d’un litige. Et dans l’Union européenne, le consentement des employés ne constitue pas forcément une base juridique suffisante pour traiter leurs données : les autorités estiment depuis longtemps que le déséquilibre de pouvoir entre l’employeur et l’employé fragilise ce consentement.

Vous promettez dans l’invitation que le sondage est anonyme ou confidentiel ? Assurez-vous que c’est bel et bien le cas !

Avant de commencer, réfléchissez à la façon dont vous traiteriez certains cas délicats. Que faire si un employé laisse un commentaire qui évoque du harcèlement, un problème de sécurité ou un risque d’automutilation ? Avec un sondage réellement anonyme, vous n’aurez aucun moyen de joindre cette personne. Il ne vous restera que deux options : agir à l’échelle du groupe (par exemple en discutant avec plusieurs employés des façons d’améliorer la sécurité) ou inviter les employés à signaler ces situations par les canaux prévus à cet effet. Un sondage confidentiel permet un suivi, mais du même coup, les employés comprennent que leurs réponses peuvent être reliées à eux.

C’est un point que vous devrez trancher, préciser dans l’invitation et régler avec votre syndicat.

Quand vous discutez avec votre fournisseur, posez des questions précises. L’équipe de soutien peut-elle consulter les réponses individuelles lorsqu’elle vous dépanne ? Ces accès sont-ils consignés ?

Les administrateurs système peuvent-ils exporter des données détaillées qui contiennent des identifiants ? Que reste-t-il dans les sauvegardes quand un employé supprime une réponse, et pendant combien de temps ?

Les réponses en texte libre sont-elles envoyées à un sous-traitant pour être traduites ou analysées ?

Une fois ces réponses en main, vérifiez qu’elles correspondent bien à la configuration réelle de votre compte, et pas seulement à ce que promet la brochure commerciale du fournisseur.

Si votre fournisseur mène un sondage CONFIDENTIEL (et non anonyme), dites-le clairement. Une distinction nette, que votre représentant syndical peut vérifier au besoin, vous donnera une base solide si jamais quelqu’un remet votre parole en doute.

Dans quels cas un employé peut-il être identifié, même si son nom n’apparaît pas dans le rapport ?

Exiger un nombre minimum de réponses avant de produire un rapport, c’est la meilleure façon de limiter les risques d’identification. Mais ça ne suffit pas.

Supposons que vous exigiez au moins 5 répondants par rapport et que votre plus petite unité de déclaration (une équipe, par exemple) compte 6 employés : le risque d’identification est bien réel.

Si 5 des 6 employés répondent un soir donné, il suffit au gestionnaire de savoir qui était en congé cette semaine-là, ou qui soulève toujours un problème en réunion d’équipe, pour deviner sans peine qui a répondu quoi.

Autre point à vérifier : le nombre minimum de répondants s’applique-t-il à chaque question ou au sondage dans son ensemble ? Si les répondants peuvent sauter des questions, un rapport peut très bien n’afficher que les réponses de 3 personnes tout en respectant le seuil minimum de participation.

De même, plus on peut combiner de filtres dans un rapport, plus le risque d’identification augmente. Si une seule personne dans l’équipe a moins d’un an d’ancienneté, quiconque peut croiser ces deux filtres retrouvera facilement ses réponses.

La provenance des données utilisées pour ces filtres compte aussi. Si les caractéristiques sont rattachées automatiquement à chaque répondant à partir du système RH, le risque peut être plus élevé. Avec des données démographiques autodéclarées, où l’employé peut choisir « Je préfère ne pas répondre », il diminue.

Autant de décisions qu’il vous faudra peser, et dont votre syndicat voudra discuter. La langue du sondage entre aussi en ligne de compte : si une seule personne sur un site répond en tagalog, la langue qu’elle a choisie, visible dans le tableau de bord, suffit à la trahir.

Un tableau de bord interactif peut lui aussi permettre d’identifier un employé, même quand aucun sous-groupe affiché n’est assez petit pour qu’on le reconnaisse. Si un gestionnaire consulte les résultats d’un service de 20 personnes, puis ceux du même service sans une petite équipe, il n’aura aucun mal à en déduire quelles réponses viennent de cette équipe.

Pour éviter ce piège, testez vos rapports en tenant compte des recoupements possibles. Limitez le nombre de filtres qu’un gestionnaire peut combiner, et pensez à masquer aussi les rapports portant sur le groupe complémentaire, pas seulement ceux qui concernent les petits sous-groupes.

Posez-vous la question : peut-on produire deux rapports qui ne diffèrent que de quelques personnes ?

Les commentaires comportent leurs propres risques. Imaginons qu’un employé évoque un incident dont seulement 2 personnes ont été témoins. Ou qu’il écrive quelque chose que son gestionnaire reconnaît à sa formulation, à son orthographe ou à sa façon de s’exprimer (par exemple, il répond à une question réservée aux gestionnaires dans une autre langue que tous les autres gestionnaires de l’entreprise).

Ce genre de commentaire peut fournir une rétroaction très précieuse, mais il expose aussi son auteur.

Réfléchissez à la façon dont les commentaires seront transmis aux gestionnaires. Vous pouvez les masquer pour les petits groupes, les faire relire par les RH pour en retirer les détails identifiants avant de les partager, ou encore diffuser les grands thèmes qui s’en dégagent plutôt que le texte brut. Votre syndicat aura sans doute son mot à dire sur la meilleure approche.

Et faites en sorte que les employés sachent quelle option vous avez retenue avant qu’ils rédigent leurs commentaires.

Enfin, n’oubliez pas les métadonnées. Liens de sondage uniques, connexion par compte professionnel, adresses IP, horodatage : tout ça est bien pratique pour gérer un sondage. Mais si l’horodatage indique qu’une réponse a été envoyée à 3 h du matin depuis un site qui ne compte qu’une seule équipe de nuit, c’est comme si la personne avait signé sa réponse.

Dans Data and Goliath, Bruce Schneier explique que les métadonnées peuvent en révéler autant sur une personne que ce qu’elle dit. Et comme les services numériques en ont besoin pour fonctionner, elles sont plus difficiles à éliminer. Pour votre sondage, le plus simple est de ne conserver que ce qui est indispensable à son fonctionnement. Vous pouvez par exemple enregistrer la date de réponse plutôt que l’heure exacte, ou publier les résultats regroupés à la clôture du sondage au lieu de les afficher au fur et à mesure.

Les sondages hebdomadaires posent un autre problème. Un commentaire isolé sur l’équipe de nuit ne permettra sans doute à aucun gestionnaire d’identifier qui que ce soit. Mais s’il reçoit quatre rapports hebdomadaires d’affilée avec les mêmes commentaires, justement au moment où l’horaire d’un employé change, le risque devient bien réel.

Et ce, même si chacun de ces rapports respecte le seuil minimum de réponses.

Ça ne veut pas dire qu’il faut renoncer aux sondages hebdomadaires. Mais pour en évaluer l’impact sur la confidentialité, considérez toutes les données recueillies au fil du temps comme un seul et même ensemble, puisqu’elles portent sur les mêmes personnes. Vous pourriez par exemple regrouper les données sur une période donnée (disons quatre semaines) plutôt que de produire un rapport chaque semaine.

Autre option : attendre d’avoir accumulé un certain nombre de commentaires avant de les partager, pour qu’on puisse plus difficilement savoir de quelle semaine ils proviennent.

Pourquoi le syndicat veut plus qu’une simple déclaration de confidentialité

Du point de vue du syndicat, un sondage hebdomadaire sur le travail peut ressembler à une forme de « Big Brother », simplement présentée dans une interface plus conviviale.

Comme l’expliquent Richard Freeman et James Medoff dans What Do Unions Do?, l’une des fonctions principales d’un syndicat est de porter une voix collective et de faire valoir des préoccupations que les employés n’oseraient pas soulever seuls, de peur d’être ciblés. Les représentants syndicaux peuvent donc craindre d’être mis à l’écart si un sondage pulse recueille les préoccupations des employés par un canal contrôlé par la direction.

Les employés, eux, se demanderont si un gestionnaire pourra croiser leurs réponses avec les données de présence, ou se servir d’un mauvais résultat d’équipe pour évaluer un superviseur. Ils craindront aussi que la direction utilise le sondage pour contourner le syndicat et traiter directement avec eux de sujets couverts par la convention collective. Aux États-Unis, on appelle cette pratique le « direct dealing » : contourner le syndicat pour négocier les conditions de travail y constitue une pratique déloyale en matière de relations de travail.

Pour éviter ces écueils, ne posez aucune question sur le syndicat, ses représentants ou les négociations. Le NLRB encadre d’ailleurs depuis longtemps les circonstances dans lesquelles un employeur peut interroger ses employés sur leur appui à un syndicat. Une question qui semble anodine aux RH peut donc inquiéter un représentant syndical. Rien ne vous empêche d’inclure des champs de réponse libre, mais précisez d’avance que les commentaires portant sur le syndicat ne seront pas transmis aux gestionnaires de premier niveau.

Et ce n’est pas en ajoutant quelques phrases sur vos bonnes intentions que vous rassurerez le syndicat.

Le syndicat voudra notamment savoir comment seront traités les commentaires qui touchent à la rémunération, aux horaires ou aux effectifs. Saurez-vous les acheminer correctement dans le processus convenu ? Un gestionnaire risque-t-il de promettre des changements qui devraient plutôt se discuter à la table de négociation ?

Ou, plus probablement, ces commentaires vont-ils dormir dans un tableau de bord sans qu’aucune des parties ne bouge, au point de donner aux membres l’impression que le sondage n’était que de la poudre aux yeux ?

Le moment du lancement compte aussi. Lancer un nouveau sondage hebdomadaire en pleine négociation sera perçu comme un coup bas, peu importe votre bonne foi. À l’inverse, si vous le lancez après en avoir discuté avec le syndicat, bien avant les négociations, il sera sans doute mieux reçu.

C’est peut-être frustrant si vous avez hâte de régler les problèmes, mais prendre le temps de bien faire les choses avec le syndicat vous permet aussi de repérer les failles de votre plan avant de demander aux employés d’y participer.

Les recherches sur la prise de parole des employés le montrent : avant de s’exprimer, ceux-ci se demandent si quelqu’un va vraiment les écouter et si des mesures suivront. Les études de Gallup sur le milieu de travail révèlent d’ailleurs régulièrement que seule une minorité d’employés se disent « tout à fait d’accord » pour affirmer que leur opinion compte au travail.

Vérifiez la convention collective et la loi avant d’envoyer la moindre question

Pour les entreprises dont les employés sont syndiqués, il n’existe pas de réponse juridique toute faite.

Passez en revue vos conventions collectives à la recherche de toute clause portant sur la surveillance, la consultation, les renseignements personnels, l’introduction de nouvelles technologies ou la façon de soulever des préoccupations au travail. Un sondage sur l’expérience employé touche aux conditions de travail, et peut donc relever de plusieurs clauses à la fois. Votre syndicat pourrait par exemple soutenir que la clause sur la surveillance (vidéosurveillance, suivi GPS, etc.) s’applique aussi aux plateformes de sondage.

Faites examiner votre projet par des spécialistes locaux du droit du travail et de la protection de la vie privée. Les règles varient d’un territoire à l’autre, que ce soit pour la collecte de données sur les employés, la consultation de leurs représentants ou les échanges directs avec les membres de l’unité de négociation. Si un comité d’entreprise dispose de droits de codétermination, il devra peut-être approuver lui-même le déploiement de la technologie.

En Allemagne, par exemple, l’introduction de toute technologie destinée à surveiller le comportement ou le rendement des employés est soumise à la codétermination. Les outils de sondage passent donc systématiquement par cette procédure.

Quand vous consultez un juriste, remettez-lui les questions précises que vous comptez poser, les rapports que vous avez configurés et la liste des filtres que les gestionnaires pourront utiliser. Il pourra ainsi évaluer les conséquences juridiques possibles. Une description générique de « questionnaire d’engagement » ne lui apprendra pas que les gestionnaires pourront, par exemple, filtrer les commentaires de l’équipe de nuit selon l’ancienneté, ou que l’une des questions porte sur une négociation collective en cours.

Demandez à votre équipe responsable de la protection de la vie privée de vérifier les données opérationnelles recueillies par le fournisseur (listes d’invitation, identifiants de connexion, adresses IP, horodatage, etc.). Pour chaque donnée, posez-vous trois questions : à quoi sert-elle ? Qui y a accès ? Quand sera-t-elle supprimée ?

Si votre territoire exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, un sondage hebdomadaire mené auprès d’employés identifiables est exactement le genre de projet où elle s’impose.

N’oubliez pas : ce qu’il faut examiner, c’est le sondage que vous comptez mener, et non la page de confidentialité générique du fournisseur.

Côté fréquence, tout dépend du contexte. Des sondages pulse hebdomadaires pendant les trois mois d’une restructuration peuvent se justifier, alors qu’imposer ce rythme en permanence à une équipe stable se défend beaucoup moins bien.

Ce qu’il faut présenter au syndicat avant le lancement

Comment donner suffisamment d’information pour répondre aux vérifications préalables d’un représentant syndical ?

Préparez un court dossier d’information comprenant un exemplaire du sondage (pour montrer au syndicat le type de questions qui seront posées) et les règles que vous proposez pour le traitement des résultats. Ce dossier devrait contenir :

• Questions du sondage : Fournissez la liste complète des questions, y compris les questions facultatives, les questions ouvertes et celles que vous pourriez ajouter plus tard. Entendez-vous sur la marche à suivre si des questions doivent être ajoutées à la dernière minute (par exemple à la 9^e semaine d’un sondage de 10 semaines).
• Objectif du sondage : Quel enjeu lié au personnel le sondage vise-t-il à régler ? Les réponses serviront-elles, d’une façon ou d’une autre, à des mesures disciplinaires, à des décisions individuelles sur le rendement ou à une restructuration ? C’est un point important pour rassurer le syndicat, mais ne lui promettez que ces situations ne se produiront pas que si vos règles d’accès et de production de rapports l’empêchent réellement. Sinon, vous vous exposez à un grief plus tard.
• Règles de confidentialité : Les réponses seront-elles anonymes ou confidentielles ? Combien de réponses faut-il au minimum pour afficher les résultats d’une question ? Ce seuil s’applique-t-il à toutes les questions ? Quels filtres peuvent être combinés ? D’où proviennent les données démographiques ? Comment traiterez-vous les commentaires qui pourraient permettre d’identifier quelqu’un ?
• Règles d’escalade : Que se passera-t-il si un commentaire signale du harcèlement, un danger pour la sécurité ou une menace ? Qui prendra la décision ? C’est probablement le seul cas où l’anonymat peut entrer en conflit avec l’obligation d’agir. Les représentants syndicaux devraient donc connaître cette exception avant d’avoir à gérer un cas réel.
• Accès aux données : Où les réponses sont-elles stockées ? Qui aura accès aux réponses individuelles, aux rapports de groupe et aux données exportées (et sous quelle forme !) ?
• Renseignements sur le fournisseur : Joignez votre entente de traitement des données et les autres documents de sécurité pertinents. Ajoutez la liste des sous-traitants du fournisseur et précisez si l’un d’eux traite les réponses en texte libre.
• Conservation des données : Combien de temps conserve-t-on les réponses brutes, les rapports, les identifiants de connexion et les autres renseignements ? Comment les données sont-elles supprimées ? Qu’advient-il de celles qui se trouvent dans les sauvegardes ?
• Fréquence des sondages : À quelle fréquence les employés seront-ils sondés ? Pendant combien de temps chaque sondage restera-t-il ouvert ? À quelle date allez-vous réévaluer ce rythme ?
• Partage des résultats : À quels résultats de groupe le syndicat aura-t-il accès, et à quel moment ? Les données transmises au syndicat bénéficient-elles des mêmes protections pour les petits groupes ?
• Suivi : Qui examinera les résultats ? Comment les employés seront-ils informés des suites données ? Comment les employés syndiqués pourront-ils soulever les questions qui relèvent de la convention collective ?

Si possible, montrez concrètement aux représentants syndicaux le parcours des données, plutôt que de vous contenter d’un schéma.

Ouvrez le tableau de bord comme le ferait un gestionnaire et appliquez les filtres auxquels il aura accès. Produisez ensuite un rapport pour la plus petite équipe, le plus petit groupe d’emplois ou la plus petite unité. Si un représentant syndical arrive à reconnaître son équipe ou son unité dans le rapport pendant la rencontre, mieux vaut le savoir maintenant qu’après le lancement.

Faites le même exercice avec l’invitation envoyée aux employés. Si elle annonce un sondage « anonyme », est-ce que ça correspond vraiment aux données que votre fournisseur conserve ? Si vous promettez un sondage de « cinq minutes », chronométrez un employé de terrain qui y répond sur son téléphone pour vous en assurer.

Le syndicat vous demandera probablement des modifications. Tant mieux : il vaut bien mieux les apporter avant le lancement que longtemps après.

Une fois qu’un employé a répondu à une question, vous ne pouvez pas effacer sa réponse simplement en supprimant la question.

Enfin, c’est sur le suivi que les employés vous jugeront, alors ne bâclez pas cette étape. Indiquez au syndicat à quelle date les résultats seront examinés une première fois, et comment les problèmes soulevés seront traités selon le processus convenu.

Comment Sparkbay peut vous aider à préparer un sondage pulse qui sera soumis au syndicat

Avec Sparkbay, c’est vous qui choisissez la formulation des questions et le contenu du tableau de bord. Vous pouvez donc remettre aux représentants syndicaux la version exacte des questions et leur proposer de retravailler celles qui posent problème avant l’envoi aux employés.

Sparkbay masque aussi les résultats des groupes qui n’ont pas reçu assez de réponses.

Le nombre minimum de réponses requis pour afficher les résultats est de 5 par défaut, et il peut être relevé pour votre compte si vous souhaitez une protection supplémentaire.

Vous avez ainsi un chiffre concret à présenter aux représentants syndicaux, quitte à prévoir des règles supplémentaires pour les commentaires et les groupes qui se chevauchent.

Sparkbay arrime automatiquement les droits d’accès aux rapports à l’organigramme de l’entreprise.

Chaque gestionnaire ne voit donc que les résultats de ses propres équipes, plutôt que ceux de tout le monde.

En préparant vos rencontres avec les représentants syndicaux, vous pouvez donc passer en revue le contenu des rapports du tableau de bord en tenant compte de ces règles d’accès.

Discutez avec les représentants syndicaux des comparaisons entre groupes qui seront utilisées et des résultats qui seront communiqués aux employés, puis entendez-vous là-dessus.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.

Associez les représentants syndicaux à la rédaction des questions

Une fois votre série de questions prête, soumettez-en l’ébauche aux représentants des employés.

En relisant les formulations avec vous, ils pourront repérer les questions qui paraissent neutres du point de vue des RH, mais qui risquent d’être mal reçues par une équipe en particulier, parce que le sujet y suscite des frustrations de longue date.

Ils peuvent aussi vous aider à vérifier que le sondage ne déborde pas sur un sujet qu’ils voudraient peut-être renégocier dans la convention collective. Par exemple, vous voulez peut-être savoir si les employés sont prévenus assez tôt des changements d’horaire. Le syndicat, lui, ne voudra pas que ce sondage serve de prétexte pour renégocier les règles d’horaires prévues dans la convention collective.

Il est aussi judicieux de faire un projet pilote auprès d’un groupe d’employés plus nombreux que le seuil minimum requis pour les rapports.

Après avoir examiné l’invitation, le nombre de réponses et les rapports produits lors de ce projet pilote, vous et votre représentant syndical pourrez décider ensemble d’étendre le sondage.

Si le projet pilote fait ressortir des commentaires qui permettent facilement d’identifier des employés, vous pourrez convenir avec votre représentant syndical de revoir la façon de les traiter avant le prochain déploiement.

De même, si le taux de participation d’une équipe est nettement plus bas que celui des autres, c’est peut-être signe que ses membres ne font pas encore confiance aux mesures de confidentialité. Les pousser à participer davantage pourrait alors faire plus de tort que de bien.

Cela dit, vous n’avez pas besoin de l’aval du syndicat pour chaque petite retouche de formulation, sauf si votre convention collective le prévoit.

Il est toutefois important de prévoir une procédure pour examiner les modifications et régler les désaccords sur les questions.

Prévoyez des rencontres régulières avec les représentants syndicaux pour faire le point sur les résultats du sondage et les mesures prévues.

Selon une étude de Gallup, l’essentiel des écarts d’engagement entre les équipes s’explique par le gestionnaire. Il est donc crucial que les gestionnaires prennent une part active dans la résolution des problèmes soulevés par leurs équipes.

En même temps, les représentants syndicaux doivent bien comprendre que l’accès des gestionnaires aux résultats est strictement encadré.

Faites en sorte que le premier sondage vaille la peine d’y répondre

Avant d’envoyer le premier sondage, demandez à quelqu’un qui n’a pas participé à sa conception, idéalement une personne de l’équipe de protection de la vie privée ou de l’audit interne, de mettre à l’épreuve chacune de vos garanties de confidentialité en examinant l’invitation, les paramètres du fournisseur et les rapports.

Confiez-lui une mission précise. Par exemple, demandez-lui de choisir une vraie personne dans la plus petite équipe et d’essayer de retrouver ses réponses. Arrive-t-elle à savoir qui a laissé un commentaire en jouant avec les filtres ou en comparant deux rapports ?

Peut-elle remonter jusqu’à une réponse à partir de l’historique de connexion, de l’horodatage, du choix de langue ou du fichier exporté ? Si la réponse à l’une de ces questions n’est pas un « non » catégorique, corrigez le tir avant de lancer le sondage.

Fixez avec le syndicat une date pour la communication des résultats de groupe du premier sondage. Dites aussi aux employés dans quel délai ils peuvent s’attendre à un retour, même si ce premier message sert simplement à leur annoncer que tel problème demandera plus de temps.

Si vous avez opté pour un sondage hebdomadaire, soyez prêt à revoir cette décision après le projet pilote.

Vous avez ajouté une question pendant une période de changements ? Très bien, mais ça ne veut pas dire que vous devez la poser chaque semaine pour toujours.

Avant de lancer votre sondage, assurez-vous d’avoir fait les vérifications suivantes :

• Avons-nous présenté le sondage comme anonyme ou confidentiel en fonction des données que le fournisseur conserve réellement ?
• Avons-nous testé le sondage en tenant compte des petits groupes, du nombre de réponses par question, des combinaisons de filtres, des comparaisons entre rapports, du choix de langue et des commentaires ?
• Avons-nous remis au syndicat les questions du sondage, les règles de collecte des données, la procédure de remontée des problèmes (escalade) et les droits d’accès aux rapports ?
• Avons-nous fait vérifier notre configuration par un juriste et par l’équipe de protection de la vie privée pour nous assurer qu’elle est conforme ?
• Avons-nous convenu de la date à laquelle les employés et le syndicat recevront les résultats et l’information sur les mesures prévues ?

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.