Les sondages d'engagement sont-ils vraiment anonymes ? Où ça coince

Dans cet article

1. Anonyme ne veut pas dire confidentiel
2. Comment on peut identifier des employés sans connaître leur nom
3. Quand l’anonymat peut-il devenir un problème juridique ?
4. Que faire si un employé écrit quelque chose d’inquiétant dans sa réponse ?
5. Expliquer clairement aux employés ce que vous leur promettez
6. Vérifier que le contrat avec votre fournisseur correspond à ce qu’annonce l’invitation
7. Expliquer aux gestionnaires les limites de l’anonymat
8. Être transparent sur les limites de l’anonymat et montrer aux employés les changements auxquels ils ont contribué

Mettez-vous à la place de cet employé : il fait partie d’une équipe de trois personnes, il ouvre votre sondage et tombe sur une question à propos de son gestionnaire.

Il aimerait bien y répondre. Le hic, c’est qu’il est le seul de l’équipe à travailler à distance, et le sondage vient justement de lui demander de préciser son mode de travail.

Son gestionnaire saura-t-il que c’est lui qui a répondu ?

C’est une question à laquelle vous devriez pouvoir répondre avant de demander à vos employés de s’exprimer franchement. Pourtant, la plupart des équipes RH ne trouvent la réponse qu’au moment où elles essaient de prendre en défaut leur propre structure de rapports.

Retirer les noms ne suffit pas à protéger les données des employés. L’anonymat peut aussi être compromis de bien d’autres façons : des filtres qui réduisent un groupe à une seule personne, la comparaison de deux rapports ou de deux cycles de sondage, des tableaux de bord qui se mettent à jour en temps réel à chaque réponse, ou encore des détails révélateurs dans les commentaires.

Résistez à la tentation de promettre plus que ce que vous pouvez garantir. Mieux vaut une promesse de confidentialité plus modeste, mais que vous êtes capable de tenir, qu’une promesse d’anonymat qui ne tient pas la route.

Il reste toutefois essentiel d’expliquer quelles informations sont recueillies, qui peut y accéder et dans quelles circonstances les réponses pourraient être communiquées.

Mettez par écrit votre promesse d’anonymat ou de confidentialité, faites-la valider par le service juridique et mettez en place les mesures de protection nécessaires pour la respecter.

1. Anonymat et confidentialité : deux promesses bien différentes

L’anonymat au sens strict, c’est quand personne, pas même le fournisseur, n’est en mesure de relier une réponse à une personne. Or, la plupart des sondages en entreprise ne fonctionnent pas comme ça. Ils utilisent des jetons uniques pour envoyer les rappels, suivre la participation et associer des attributs tirés du SIRH (département, ancienneté, lieu de travail, etc.) sans avoir à poser la question aux employés.

Autrement dit, si votre outil connaît votre unité administrative sans vous l’avoir demandée, c’est qu’il sait qui vous êtes.

La confidentialité, elle, porte sur qui a accès à quoi. Le fournisseur conserve le lien entre la personne et sa réponse, mais l’employeur ne voit que des résultats agrégés, et seulement si le seuil minimal est atteint. C’est une approche tout à fait légitime.

C’est même la seule façon de mettre en relation les résultats du sondage avec les départs qui surviennent par la suite, ou de suivre l’évolution de cohortes dans le temps. Si vous promettez l’anonymat, il faut faire une croix sur ces analyses.

Optez pour l’anonymat strict si la population visée est petite, si le niveau de confiance est faible ou si le sondage aborde des sujets délicats comme le harcèlement ou l’éthique. Choisissez plutôt la confidentialité si vous devez analyser la rétention, suivre les tendances par équipe au fil du temps ou utiliser des attributs du SIRH qu’il faudrait autrement demander aux employés.

Cela dit, ni l’un ni l’autre de ces deux mots ne suffit, à lui seul, à bien expliquer la situation aux employés.

Méfiez-vous d’un cas de figure intermédiaire assez courant : le fournisseur supprime le lien entre le jeton et la réponse une fois les attributs du SIRH associés, mais conserve le statut de participation rattaché au nom. C’est une approche défendable, pourvu que la suppression soit irréversible et qu’elle ait lieu avant que quiconque dans votre organisation puisse interroger les données.

Même là, parler d’« anonymat » est un peu fort, puisque le fait d’associer les attributs avant la suppression réduit déjà le nombre de personnes qui ont pu répondre. Dans votre invitation, décrivez le parcours des données, pas seulement ce à quoi ressemblera le tableau de bord final.

La confidentialité a aussi des limites contre lesquelles le système ne peut rien. Un gestionnaire ne verra peut-être jamais une réponse associée à un nom, mais il pourrait très bien reconnaître l’auteur d’un commentaire qui parle de la réunion de département de mardi dernier.

2. Vos employés peuvent être identifiés dans les rapports et les vues de données, même si leur nom n’y figure pas

Tout le monde pense au risque d’identification dans les petites équipes, mais on peut aussi identifier quelqu’un de façon plus subtile, en jouant avec les filtres et les rapports.

Prenons un département de 40 employés dont une seule personne est en télétravail. Si vous filtrez les résultats pour n’afficher que les employés en télétravail, votre grand groupe se résume tout à coup à une seule personne. La plupart des outils de sondage masquent cette vue filtrée.

Mais qu’arrive-t-il si l’outil masque bien cette vue, MAIS affiche quand même la vue complémentaire ?

Faisons le calcul : on a le total du département (40 multiplié par la moyenne du département) et le total des employés sur place (39 multiplié par leur moyenne). Il suffit de soustraire l’un de l’autre pour obtenir le score de l’employé en télétravail.

Les organismes de statistique appellent ça une attaque par différenciation. Pour s’en prémunir, ils appliquent des règles de suppression complémentaire : si une partie des données passe sous le seuil, l’outil masque aussi assez de données connexes pour qu’on ne puisse pas la reconstituer par calcul.

Demandez à votre fournisseur si son outil applique ces règles ou s’il se contente de vérifier le seuil vue par vue. Demandez-lui aussi s’il tient compte des attaques par différenciation dans le temps. Par exemple, un gestionnaire pourrait actualiser un tableau de bord en temps réel juste avant et juste après qu’une personne en particulier ait soumis ses réponses.

En comparant les deux versions, il pourrait en déduire les réponses de cette personne, sans même avoir touché aux filtres.

Un calcul tout simple montre aussi comment on peut identifier des employés d’un cycle de sondage à l’autre. Prenons une équipe de six personnes qui accueille un nouveau membre : elle passe donc à sept.

En comparant le total de ce cycle avec celui du cycle précédent, puis en retranchant les réponses des six personnes présentes aux deux cycles, on peut se faire une bonne idée des réponses du nouvel employé. Le risque est encore plus élevé si l’équipe était tout juste au-dessus du seuil et qu’une seule personne a changé. Demandez à votre fournisseur s’il tient compte des variations d’un sondage à l’autre ou s’il applique simplement, à chaque sondage, un seuil fondé sur la taille du groupe.

Les questions laissées sans réponse peuvent elles aussi servir à réidentifier des employés. Imaginons une équipe de huit personnes qui dépasse le seuil, mais où seulement trois personnes répondent à une question facultative (par exemple : « Qui est votre gestionnaire ? »).

Si l’outil applique le seuil au sondage dans son ensemble plutôt que question par question, les réponses à cette question facultative ne refléteront que ces trois personnes.

Les recherches sur la réidentification montrent à quel point il est facile d’identifier quelqu’un à partir de très peu de données. Latanya Sweeney a démontré que la plupart des Américains pouvaient être identifiés à partir de leur code postal, de leur date de naissance et de leur sexe. Dans une étude bien connue sur les données de mobilité, des chercheurs ont réussi à identifier presque toutes les personnes de l’ensemble de données à partir de quelques points de localisation et d’horodatages.

Ces études ne portaient pas sur les sondages auprès des employés, mais elles illustrent bien les risques liés aux métadonnées d’un sondage. Nul besoin d’un nom pour identifier quelqu’un : quelques attributs dont la combinaison ne correspond qu’à cette personne suffisent.

La solution consiste donc, pour votre organisation, à recueillir moins de données ou à les rendre un peu moins précises. Par exemple, au lieu de demander « Depuis combien d’années travaillez-vous ici ? », regroupez l’ancienneté par tranches (moins de deux ans, de deux à cinq ans, plus de cinq ans) : vous protégerez ainsi davantage de gens. Et si la collecte d’un attribut précis est justifiée parce qu’il sert à orienter des actions, demandez-vous aussi si vous pouvez masquer une tranche lorsqu’elle compte moins de personnes que le seuil minimal fixé pour l’organisation.

D’autres données peuvent également faciliter l’identification : liens uniques, connexions SSO, adresses IP ou horodatages. Votre fournisseur d’identité sait probablement qui a ouvert le sondage et à quel moment, même si votre outil de sondage, lui, ne le sait pas. Même chose pour une plateforme de courriel qui suit les ouvertures, ou pour des liens contenant des paramètres de suivi (ajoutés par exemple par des outils de marketing ou de communication).

En croisant les données sur qui a cliqué sur un lien avec les horodatages des réponses, on peut arriver à identifier des personnes dans de petits groupes. Précisons que l’enregistrement de ces informations n’est pas forcément un problème en soi. Il faut simplement savoir qui y a accès, si ces journaux peuvent être reliés aux réponses au sondage, pendant combien de temps ce lien reste possible et quand les journaux sont supprimés.

Autre point à surveiller : les tableaux de bord de participation en temps réel. Si les gestionnaires peuvent suivre en direct la participation de leur équipe, ils peuvent aussi savoir qui n’a pas encore répondu. Ça crée une pression énorme, qui mine l’intégrité de toute la démarche.

Vous pouvez plutôt afficher les taux de participation en appliquant le même seuil que pour les résultats du sondage, et seulement une fois un nombre minimal de réponses reçu.

Pensez aussi aux réponses aux questions ouvertes. Un employé peut mentionner un client, parler d’une rencontre individuelle avec son gestionnaire ou évoquer un événement auquel seulement deux personnes ont assisté. Les métadonnées des commentaires peuvent, elles aussi, trahir l’identité de leur auteur.

Par exemple, si un filtre permet de sélectionner la langue et qu’un employé répond en portugais, on le repère tout de suite. Une solution consiste à traduire tous les commentaires dans une seule langue de production des rapports.

On y perd un peu en nuance, mais on réduit le risque d’identification.

Enfin, testez votre outil de rapports comme le ferait un administrateur curieux. Choisissez une petite équipe, appliquez des filtres comme le lieu de travail et l’ancienneté d’un employé, ouvrez la vue complémentaire, comparez-la avec la vue parente et avec les cycles précédents, puis essayez d’exporter les commentaires. Le seuil minimal de réponses s’applique-t-il aussi aux exportations ?

Et qu’en est-il de l’accès par l’API ?

3. Quand la promesse devient un problème juridique

Supposons que vous ayez promis à vos employés que leurs réponses resteraient anonymes, puis que vous vous rendiez compte qu’il est possible de relier certaines personnes à leurs réponses. Que faire ?

Selon le pays où vous vous trouvez, les conséquences peuvent être sérieuses.

Commençons par le RGPD. Si vous avez pseudonymisé les données, mais que vous êtes techniquement capable de réidentifier les employés, ces données restent des données à caractère personnel au sens du RGPD.

En Allemagne, les comités d’entreprise disposent d’un droit de codécision sur les systèmes techniques capables de surveiller le comportement ou le rendement des employés. D’autres pays européens offrent des protections semblables.

Vous avez peut-être fixé un seuil mondial de cinq employés pour garantir l’anonymat, mais ce seuil pourrait être revu lors de la négociation d’un accord d’entreprise.

Aux États-Unis, les critiques que formulent des employés sur leurs conditions de travail dans un sondage peuvent être considérées comme une activité concertée protégée par le droit du travail.

Faites donc vérifier votre invitation et tous les textes liés au sondage par un juriste local dans chacun des pays où vous comptez le diffuser, et pas seulement dans celui où se trouve votre siège social.

L’utilisation des résultats du sondage peut aussi soulever des problèmes juridiques.

Imaginons qu’un employé ait critiqué son gestionnaire dans un sondage, puis qu’il ait vu ses heures réduites ou qu’il se soit fait refuser une promotion. S’il porte plainte pour représailles, il y a fort à parier que vous ne pourrez plus soutenir que le sondage était anonyme.

Même si la décision était justifiée au départ, une promesse d’anonymat trop floue vous empêchera de démontrer que les deux choses n’ont aucun lien.

Et votre crédibilité en prendra un coup sur tout ce que vous affirmez au sujet du déroulement du sondage.

Pensez également au fait que les archives du sondage pourraient un jour servir dans le cadre d’un procès ou d’une enquête.

Les personnes qui consultent régulièrement ces données peuvent être liées par des ententes de confidentialité, mais cela ne met pas les archives à l’abri d’une citation à comparaître ou d’une obligation de conservation liée à un litige.

Si le fournisseur conserve toujours le lien entre le jeton et la réponse, ces données pourraient faire l’objet d’une demande de communication de documents. Tenez-en compte dans vos règles de conservation des données.

Helen Nissenbaum, autrice de Privacy in Context, explique que la confidentialité dépend de la façon dont l’information circule, et de la mesure dans laquelle cette circulation respecte les attentes raisonnables des personnes dans un contexte donné.

Par exemple, un employé n’aura pas nécessairement les mêmes attentes selon qu’il communique de l’information à son gestionnaire, au service des RH ou au fournisseur qui administre le sondage.

Votre avis de confidentialité peut être techniquement exact, mais si vous ne tenez pas compte de ces différentes attentes, l’utilisation qui sera faite des informations ne correspondra pas à ce à quoi les employés s’attendaient quand ils les ont fournies.

La notion d’attentes raisonnables peut vous aider à encadrer la circulation de vos données. Pour chaque flux de données du sondage, vérifiez qu’il respecte les attentes raisonnables des employés.

Les données peuvent, par exemple, passer du fournisseur qui administre le sondage à l’équipe RH de l’organisation, de l’équipe RH au gestionnaire de l’employé, puis du gestionnaire à son propre supérieur immédiat.

Si l’un de ces flux ne respecte pas les attentes raisonnables, vous pouvez soit le mentionner dans l’invitation au sondage, soit modifier la façon dont les flux sont configurés.

Bref, les sondages auprès des employés ne devraient pas craindre les questions délicates.

4. Que faire si une réponse fait état d’un préjudice ?

Recevoir une rétroaction qui décrit une situation de harcèlement, ou qui fait craindre pour la sécurité de quelqu’un, peut être déstabilisant. Votre organisation est alors informée d’un problème, mais si le sondage est entièrement anonyme, vous n’aurez peut-être aucun moyen fiable de joindre la personne.

Dans ce cas, impossible de promettre un suivi tout en préservant la confidentialité. Vous pouvez quand même ouvrir une enquête à partir des éléments dont vous disposez, chercher des tendances dans d’autres données et, dans toutes vos communications sur le sondage, rappeler les canaux de signalement où la personne doit s’identifier. Jusqu’où faut-il pousser l’enquête à partir d’un commentaire anonyme ? La question fait débat.

Certains y voient une plainte officielle, d’autres une simple piste à explorer. Discutez-en à l’avance avec votre service juridique pour établir comment votre organisation traitera ce genre de signalement. Vous éviterez ainsi d’avoir à trancher dans l’urgence.

Une bonne règle de base consiste à regarder la nature du commentaire. S’il contient des renseignements précis, comme un lieu, une heure ou le nom d’une personne, vous avez assez d’éléments pour commencer à enquêter sans compromettre l’anonymat de la personne qui a répondu. S’il est plus général, du genre « Ici, on ferme les yeux sur le harcèlement », il vous renseigne surtout sur la culture de votre organisation. La bonne réaction consiste alors à rappeler ouvertement les canaux de signalement et à examiner de plus près les résultats de ce groupe.

S’il existe des circonstances dans lesquelles vous pourriez relier des réponses à des personnes, dites-le clairement aux répondants avant le lancement du sondage. Et si vous recevez un commentaire préoccupant, gardez en tête que modifier les règles en cours de route (en ajoutant une exception, par exemple) reviendrait à manquer à la promesse faite aux répondants.

Si vous devez absolument prévoir une exception, soyez précis. Une phrase comme « Nous pourrions communiquer les réponses au besoin » est trop vague pour être utile. Précisez plutôt qui prendra la décision, à qui l’information pourra être transmise et quel type de préoccupation déclenchera la démarche.

Et si vous comptez repérer certains mots-clés dans les commentaires (des menaces ou des propos liés à l’automutilation, par exemple), informez-en vos employés.

5. Formulez votre promesse de façon à ce que les employés puissent la vérifier

Avant le lancement, expliquez aux employés à quoi s’attendre au moyen d’un court message placé à côté du lien vers le sondage, accompagné d’un texte plus détaillé, facultatif, accessible en un clic.

Ces messages devraient répondre aux questions que les employés risquent de se poser, par exemple :

• Mon fournisseur peut-il relier mon invitation ou mon compte à mes réponses au sondage ?
• Quelles données démographiques et techniques le sondage recueillera-t-il ?
• Qui aura accès à mes réponses, à mes commentaires et aux résultats agrégés du sondage ?
• Combien de réponses faut-il au minimum dans un groupe pour que les résultats soient affichés ?
• Que se passe-t-il si mes commentaires contiennent des informations qui permettent de m’identifier ou d’identifier quelqu’un d’autre ?
• Quand mon organisation et le fournisseur supprimeront-ils les données du sondage ?
• Y a-t-il des situations où une personne de mon organisation pourrait communiquer ma réponse individuelle, dans le cadre d’une enquête ou pour des raisons juridiques ?

Votre organisation publiera-t-elle les résultats en fonction du nombre de réponses, et non de l’effectif total ? Dans un groupe de 20 personnes où 4 ont répondu, les résultats ne reflètent que ces 4 personnes.

Précisez aussi si un seuil minimal s’applique aux commentaires, aux exportations, aux vues filtrées, aux questions prises individuellement et aux vues complémentaires.

Y aura-t-il un nombre minimal de réponses pour les résultats filtrés ? C’est souvent là que les organisations manquent à leur promesse.

Pour prendre ces décisions, fiez-vous à votre organigramme plutôt qu’aux paramètres par défaut du fournisseur. Par exemple, un seuil de 5 peut très bien convenir si la plupart des équipes comptent au moins 8 personnes, puisque le taux de réponse habituel devrait permettre de l’atteindre. Mais si vous avez beaucoup d’équipes de 5 à 7 personnes, ce même seuil rendra les résultats invisibles pour la moitié de vos gestionnaires à chaque cycle.

Plutôt que d’abaisser le seuil, vous pouvez toutefois regrouper les petites équipes avec leur unité parente.

Une bonne pratique consiste à relever le seuil pour les sujets délicats et pour les commentaires. Une seule phrase révélatrice dans un commentaire comporte plus de risques qu’une page entière de résultats chiffrés !

Évitez aussi les phrases du genre : « Vos réponses sont entièrement anonymes et ne seront jamais communiquées à qui que ce soit. » Tôt ou tard, cette affirmation risque de s’avérer fausse, soit parce que le jeton peut être relié à un employé, soit parce que vous recevrez une citation à comparaître.

Voici un exemple de formulation fondé sur la configuration la plus courante des sondages en entreprise (le fournisseur peut relier les invitations individuelles aux répondants, mais les gestionnaires ne reçoivent que des rapports agrégés) :

« Le fournisseur utilise des liens individuels pour envoyer le sondage et en suivre le taux de complétion. Toutefois, les noms ne figurent pas dans les résultats transmis aux gestionnaires. Nous n’affichons les résultats d’un groupe qu’à partir du moment où un nombre suffisant de personnes ont répondu.

Cette règle vaut aussi pour les rapports filtrés. Comme les commentaires peuvent contenir des informations permettant d’identifier quelqu’un, un nombre restreint de membres du service des RH les passera en revue avant de les communiquer.

Nous pourrions utiliser ou communiquer ces informations si la loi nous y oblige ou en cas de problème de sécurité grave. Pour savoir qui aura accès aux données et quand elles seront supprimées, consultez l’avis de confidentialité du sondage. »

C’est un bon point de départ, mais il faut adapter le texte à la configuration de votre propre sondage. Nous vous recommandons de remplacer « un nombre suffisant de personnes » par VOTRE seuil minimal, d’indiquer la durée de conservation convenue avec le fournisseur et de retirer toute affirmation que votre configuration ne vous permet pas de garantir.

Vous pouvez aussi ajouter une consigne invitant les répondants qui souhaitent que leurs commentaires restent anonymes à éviter les détails qu’eux seuls connaissent et qui pourraient trahir leur identité. C’est une façon transparente de gérer les attentes, puisqu’aucun sondage ne peut empêcher quelqu’un de reconnaître un commentaire.

Demandez également au service juridique de relire la version finale pour vous assurer qu’elle correspond à la configuration réelle du sondage. Il devrait aussi revoir le texte chaque fois que vous modifiez les liens, les filtres ou la hiérarchie, ou la façon dont les commentaires sont communiqués.

Gardez aussi en tête qu’un changement à l’organigramme, comme la scission d’une équipe en deux, peut avoir une incidence sur vos paramètres de « seuil minimal » et exiger une nouvelle validation juridique.

6. Vérifiez que le contrat avec le fournisseur correspond à l’invitation

Quand vous concluez une entente de traitement des données avec un fournisseur, assurez-vous que le contrat reflète exactement vos besoins. Il devrait préciser qui est le responsable du traitement et qui est le sous-traitant, à quelles fins les données sont utilisées et ce qu’il advient des données à la fin de votre relation avec le fournisseur.

Portez une attention particulière aux clauses sur la réutilisation des données. Bien des fournisseurs se réservent le droit d’utiliser des données clients agrégées pour établir des points de comparaison ou pour développer leurs produits. En général, c’est acceptable si les données sont agrégées à l’échelle de plusieurs clients, qu’elles dépassent un certain seuil et que vos employés en sont informés.

Abordez aussi la question des accès. Chez le fournisseur, certaines personnes, comme les techniciens de soutien ou les consultants chargés de la mise en œuvre, auront-elles accès aux réponses détaillées ? Cet accès sera-t-il journalisé ?

Les administrateurs de votre équipe y auront-ils accès ? Pourra-t-on exporter ces données ?

Si la réponse à cette dernière question est non, assurez-vous que le contrat et les contrôles d’accès du fournisseur reflètent bien cette exigence.

Assurez-vous que votre système de traitement des données prévoit des seuils de rapports consignés et vérifiables, au lieu de vous fier à des consignes RH du genre « restons vigilants ».

Demandez à votre fournisseur de vous montrer comment ses seuils tiennent le coup quand les utilisateurs combinent des filtres, comparent des groupes complémentaires ou consultent les tendances d’un cycle à l’autre. Regardez aussi comment les commentaires sont gérés. Si l’outil masque les scores d’une petite équipe, mais laisse quand même consulter ses commentaires, il y a un problème.

Votre contrat doit aussi encadrer le recours à des sous-traitants ultérieurs, les délais d’avis en cas d’atteinte à la protection des données, la preuve de suppression des données, ainsi que la façon dont le fournisseur traite les demandes des autorités judiciaires. Vous avisera-t-il avant de divulguer des données en réponse à une demande légale ?

Renseignez-vous également sur la façon dont le fournisseur gère les demandes judiciaires. Pouvez-vous ajouter une clause à ce sujet dans votre contrat ? Mieux vaut en discuter avant de recevoir la première demande.

Comment Sparkbay peut vous aider à tenir votre promesse concernant le sondage

Avec Sparkbay, vous pouvez personnaliser le texte de vos sondages et de vos tableaux de bord pour reprendre mot pour mot les formulations approuvées par votre service juridique.

Vous évitez ainsi d’employer à la légère les mots « anonyme » et « confidentiel » dans l’invitation, dans le sondage lui-même ou dans les rapports que reçoivent les gestionnaires.

Sparkbay masque aussi les résultats lorsque le nombre de réponses est inférieur au minimum requis (5 par défaut, mais l’administrateur peut modifier ce seuil).

Les résultats des petits groupes ne sont donc pas affichés. Bien sûr, c’est à vous et à votre équipe de choisir le seuil qui convient à la taille de vos groupes, et de déterminer la meilleure façon de passer les commentaires en revue pour repérer les informations permettant d’identifier quelqu’un.

Dans une grande organisation, il est important de savoir qui a accès à quoi. Avec Sparkbay, l’accès aux rapports est automatiquement lié à votre structure hiérarchique : les gestionnaires ne voient que les résultats de leurs propres équipes, et pas les rapports des autres équipes.

Avant de lancer votre sondage, demandez à votre équipe de tester les vues que les gestionnaires utiliseront pour consulter leurs rapports, comme nous l’avons décrit plus haut.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.

7. Donnez aux gestionnaires un cadre clair qu’ils peuvent respecter

Bien souvent, une atteinte à la confidentialité ne vient pas d’une volonté délibérée d’enfreindre les règles.

Un gestionnaire pourrait, par exemple, lire à voix haute un commentaire tiré du rapport pendant une réunion d’équipe.

Ou envoyer une capture d’écran à un collègue gestionnaire.

Ou encore glisser à son propre supérieur immédiat : « Je pense savoir qui a écrit ça. »

Dites clairement aux gestionnaires ce qu’ils ne doivent pas faire : demander à un membre de leur équipe qui a écrit tel commentaire, tenter de reconnaître l’auteur à son style d’écriture ou questionner les employés sur leurs réponses.

Expliquez-leur que s’ils ont des inquiétudes sérieuses, ils peuvent en faire part au service des RH.

L’essentiel, c’est de le dire clairement, d’inscrire ces règles dans la politique de l’organisation et de préciser qu’il y aura des conséquences si elles ne sont pas respectées.

Sinon, les gestionnaires ne prendront pas la règle au sérieux.

Une simple supposition sur l’auteur d’un commentaire peut d’ailleurs suffire à porter atteinte à la confidentialité, même si elle est fausse. Si le gestionnaire se trompe, c’est un employé innocent qui est pointé du doigt. Et s’il a raison, toute l’équipe comprend que la promesse de confidentialité ne tient pas vraiment, puisque quelqu’un sait qui a écrit quoi.

Gardez un œil sur les personnes qui ont accès aux rétroactions de vos employés et restreignez les accès en conséquence.

Vous pouvez, par exemple, prévoir un rappel pour revoir les autorisations à chaque changement de poste dans votre organisation.

L’objectif : repérer les personnes qui ont accès aux rétroactions de vos employés alors qu’elles ne devraient pas.

Il peut s’agir de gestionnaires haut placés, de partenaires RH dont le périmètre est très large ou encore des personnes qui géraient le cycle de sondage précédent.

Si votre système conserve des journaux d’accès, apprenez à vous en servir.

On comprend que la plupart des gestionnaires veulent être assez bien informés pour pouvoir agir.

Mais dans la grande majorité des cas, savoir qui a dit quoi ne rend pas la rétroaction plus utile.

Les gestionnaires ont bien plus à gagner des résultats agrégés et d’un coup de main pour préparer une bonne question de suivi à poser à leur équipe.

8. Expliquez aux employés le cadre de confidentialité, puis montrez-leur les changements qui en découlent

Dans votre invitation, expliquez clairement le cadre de confidentialité et ajoutez un lien vers une FAQ qui traite des seuils appliqués aux petits groupes, du traitement des commentaires, des personnes qui y ont accès et de la marche à suivre pour les employés qui souhaitent obtenir une réponse personnelle.

Ne les renvoyez pas à une politique de confidentialité qu’ils devront éplucher pour savoir si leur gestionnaire verra ce qu’ils ont écrit.

Une fois le sondage terminé, faites part aux employés, à l’échelle du groupe, de ce que vous avez retenu et des mesures que vous comptez prendre à la lumière de leurs rétroactions. Si vous ne donnez pas suite à une demande, expliquez pourquoi. Les employés préfèrent de loin un « non » clair à un silence complet.

Le taux de participation et le nombre de commentaires reçus vous permettent de mesurer la confiance des employés envers le processus. Soyez aussi attentif au ton des réponses. Si les réponses neutres, au milieu de l’échelle, augmentent et que les commentaires se font plus rares sur les questions qui concernent les gestionnaires, alors que le reste ne bouge pas, c’est peut-être signe que les employés répondent avec prudence plutôt qu’ils ne décrochent complètement.

Et si la participation baisse après un cycle de sondage qui n’a mené à aucun changement visible, même l’avis de confidentialité le plus clair ne réglera pas le problème.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.