WFH : Comment motiver les collaborateurs à distance et bâtir le moral d’équipes virtuelles

Améliorer le moral des collaborateurs est devenu votre priorité absolue en tant que directeur ou directrice RH.

Depuis plusieurs années, vos concurrents avancent plus vite que votre entreprise n’arrive à suivre.

Selon la théorie qui circule chez la direction, l’entreprise n’arrive pas à garder ses meilleurs collaborateurs. En fait, beaucoup de vos meilleurs éléments sont partis travailler chez vos concurrents.

En d’autres termes : tout le monde blâme les RH.

Pour comprendre le problème, vous avez commencé à parler aux gens. Finalement, un manager vous fait un aveu :

« Les gens ne sont pas motivés. Ils voient cet endroit comme un moyen de payer les factures jusqu’à ce qu’ils trouvent un meilleur job ailleurs. »

Pas terrible.

Bien sûr, un job est une source de revenu, mais si c’est la seule raison pour laquelle les collaborateurs travaillent dans votre organisation, vous savez que vous n’obtiendrez pas les meilleurs résultats.

Ils ne partageront pas leurs meilleures idées. Ils ne se porteront pas volontaires pour des projets spéciaux. Et ils ne se consacreront pas à résoudre les problèmes.

Ils pointeront le matin, ils quitteront le soir et, lorsqu’un meilleur poste se présentera, ils partiront.

Alors vous vous êtes mis au travail, vous avez élaboré une stratégie d’engagement et de motivation des collaborateurs… puis votre entreprise est passée au télétravail.

Et qu’est-ce que cela signifie pour votre plan?

Nous allons analyser les défis uniques de la motivation d’une équipe à distance, puis nous plonger dans des solutions concrètes que les managers peuvent mettre en œuvre.

Motiver une équipe à distance présente des défis uniques

Motiver les collaborateurs et bâtir le moral des collaborateurs est difficile lorsque vous travaillez avec une équipe à distance pour les raisons suivantes.

La communication en personne est limitée

Vous savez que la communication est importante pour la réussite organisationnelle. Mais elle est aussi cruciale pour motiver les collaborateurs et développer le moral.

Dans un lieu de travail physique, les managers peuvent sentir quand leur équipe a des difficultés et offrir quelques mots d’encouragement. C’est aussi plus simple de complimenter quelqu’un pour son bon travail de façon informelle et spontanée.

Dans un environnement virtuel, il est plus difficile de trouver des moyens informels de le faire. Pourtant, ces moments de reconnaissance sont essentiels.

Mais vous ne réaliserez à quel point ils le sont que lorsque vous gérerez une équipe distribuée.

Le premier défi, c’est de comprendre le protocole en matière de communication. Sur place, il y a des indices visuels. Vous savez que lorsque la porte de votre patron est fermée, il ou elle ne doit pas être dérangé(e).

Vous choisissez inconsciemment le bon moment pour aborder certains sujets. Vous pouvez poser une question rapide sur un projet en passant devant l’ascenseur ou en faisant un saut dans son bureau. Et quand il faut discuter d’un sujet plus complexe, vous envoyez une invitation et réservez une réunion.

Dans un environnement de travail à distance, les règles ne sont pas claires.

Si vous avez une question rapide mais urgente, devez-vous envoyer un texto ou un mail?

Que faire si vous voulez simplement voir votre patron en personne? Vous n’avez plus la possibilité de tendre le cou pour vérifier si la porte est ouverte.

Tous ces éléments peuvent avoir un impact sur le moral et la motivation de manière subtile et insidieuse. Être incertain de la marche à suivre pour demander de l’aide ou poser des questions accentue le sentiment d’isolement, ce qui érode à la fois le moral et la motivation.

Manque de but collectif au sein des équipes distribuées

Les équipes se sentent dynamisées et motivées quand elles travaillent ensemble vers un objectif commun. Mais ce sentiment de cohésion et de but collectif peut être difficile à maintenir lorsque vous gérez une équipe distribuée.

Un autre élément qui crée des frictions est le manque de clarté sur les attentes. Une directrice d’un cabinet de conseil en RH recommande aux managers d’énoncer clairement ce qu’ils attendent de chaque collaborateur.

C’est important. Environ 57 % des collaborateurs affirment ne pas recevoir de consignes claires de leurs managers.

Avec des objectifs et des indicateurs clairs, les collaborateurs comprennent comment leur travail s’inscrit dans l’objectif collectif de l’équipe, comment il complète le travail des autres membres et comment le travail de l’équipe contribue aux objectifs d’affaires de l’entreprise.

Les managers projettent leurs propres insécurités dans la gestion des équipes à distance

On ne peut pas parler de motivation des travailleurs à distance sans parler des managers.

Le travail à distance est également un ajustement pour eux. Les techniques de gestion traditionnelles reposent sur la “commande et le contrôle”.

Bien que le discours se soit éloigné de cette approche, elle reste encore la norme pratiquée dans de nombreuses entreprises, où les managers s’appuient sur des visites impromptues dans les bureaux pour s’assurer que les collaborateurs restent concentrés.

Dans un environnement à distance, les employeurs ne peuvent pas forcément faire cela. Et toute tentative de le faire électroniquement peut être perçue comme intrusive.

Une directrice RH explique qu’il est préférable que les managers d’équipes à distance fassent un peu d’introspection pour gérer cette anxiété. Elle suggère qu’ils se demandent si eux ne sont pas capables de travailler efficacement sans leur équipe autour d’eux et s’ils projettent leur propre anxiété sur leurs équipes.

Les managers commencent à microgérer les collaborateurs à distance

Pour les managers habitués aux bureaux, un passage au travail à distance peut donner l’impression d’une perte de contrôle.

La conséquence? Les managers compensent en microgérant, craignant que leurs collaborateurs n’obtiennent pas les mêmes résultats.

C’est une mauvaise nouvelle. La microgestion est l’une des plaintes les plus fréquentes des collaborateurs. De plus, c’est un style de gestion coûteux, car la microgestion mène souvent à un roulement, en particulier chez les meilleurs éléments.

Les collaborateurs vedettes sont motivés et dévoués, et ils trouvent la microgestion frustrante et condescendante.

S’ils se sentent microgérés, ils finiront par chercher une entreprise où on les respecte en tant que contributeurs.

Comment motiver les équipes à distance

Fixez des objectifs basés sur les résultats

Évaluer la performance des collaborateurs en se basant sur “le temps passé derrière son bureau” est une méthode de gestion dépassée, surtout si vous travaillez dans un domaine à forte composante intellectuelle comme la technologie, la finance ou le conseil en gestion.

La recherche – et l’expérience terrain – montre que les employeurs valorisent les collaborateurs qui sont présents aux heures habituelles (expected facetime) et en dehors de ces heures (extracurricular facetime).

Ce critère pour évaluer la fiabilité d’un collaborateur est difficile à reproduire quand on gère des équipes à distance.

Par conséquent, certains managers essaient de compenser en instaurant des règles de microgestion de collaborateurs, comme des vérifications surprises pour s’assurer qu’ils sont bien à leur poste ou des appels inattendus. C’est une approche irritante et potentiellement intrusive.

Au lieu de cela, les managers d’équipes à distance devraient se concentrer sur l’évaluation des collaborateurs en fonction de leurs résultats, plutôt que de leur temps de présence.

Bien que le temps de présence soit important pour garder une équipe soudée, il ne devrait pas servir de critère pour évaluer la performance.

Centralisez vos communications

Les collaborateurs à distance se sentent parfois isolés, non seulement de l’entreprise, mais aussi de leur équipe. C’est particulièrement vrai si seule une partie de l’équipe travaille à distance.

Envisagez de centraliser toutes vos communications via des canaux électroniques, afin que tout le monde soit informé et sur la même longueur d’onde.

Selon un fondateur de startup, instaurer un environnement où les collaborateurs prennent leurs décisions à travers des canaux centralisés est plus productif.

Une fois que les entreprises adoptent ce style de travail « asynchrone », elles n’ont plus à se préoccuper de savoir si elles sont “remote-first” ou “office-first” et peuvent simplement se concentrer sur les résultats.

Montrez activement votre gratitude et votre reconnaissance envers votre équipe

Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas passer devant le bureau d’un collègue pour le féliciter d’un projet réussi que vous ne pouvez pas le féliciter du tout.

Le problème, c’est que c’est plus compliqué à faire dans un environnement à distance.

Les collègues qui travaillent ensemble tous les jours se sentent peut-être à l’aise de s’envoyer un mail direct pour dire « Bravo! », mais ce n’est pas forcément le cas de tout le monde.

En tant que directeur ou directrice RH, vous pouvez créer des espaces pour reconnaître les réalisations des collaborateurs. Ces espaces permettent aussi aux autres de souligner ces accomplissements.

Par exemple, vous pourriez créer un bulletin d’information qui met en avant les réussites partout dans l’entreprise (ou au sein de chaque division, si vous êtes une grande organisation).

Vous pourriez aussi instaurer une rubrique « Collaborateur de la semaine » ou « Collaborateur du mois » lors de vos appels de mise à jour. Les collaborateurs peuvent faire des nominations tout au long du mois.

Au niveau de l’équipe, encouragez les managers à envoyer des messages de gratitude à leur équipe quand c’est possible.

Un ancien président et chef de la direction de Campbell’s passait jusqu’à une heure par jour à parcourir ses mails et le site interne avec son adjointe de direction.

Le but? Il voulait repérer les histoires de réussite dans les différentes divisions de Campbell’s. Par exemple, si un collaborateur du service clientèle obtenait une promotion, il pouvait le féliciter personnellement.

Ce n’était pas une situation de télétravail, mais c’est un exemple de reconnaissance et de boost du moral même quand on ne travaille pas côte à côte au quotidien.

Créez des moments pour échanger de façon informelle en vidéoconférence

Le simple fait de voir vos collègues contribue à renforcer le moral et la motivation.

Lorsqu’une entreprise passe à un environnement de travail virtuel, la vidéoconférence est souvent réservée aux sujets professionnels.

Mais il vaut la peine de trouver du temps pour discuter de manière informelle.

Certaines entreprises choisissent de consacrer les cinq premières minutes de leur réunion virtuelle du matin à discuter du weekend ou à parler de l’actualité.

D’autres ont commencé à organiser des déjeuners virtuels hebdomadaires. Chaque vendredi, on fait livrer le repas chez chaque collaborateur à distance, et tout le monde partage un repas en ligne.

Comme l’a expliqué le fondateur d’une entreprise entièrement à distance de 20 collaborateurs, « Le plus grand avantage est probablement de voir le visage des autres. Même si ce n’est que pour une demi-heure, ça permet aux gens de réaliser qu’ils font partie d’une équipe. »

Un PDG d’une entreprise basée à Toronto recommande de découvrir ce que les collaborateurs aiment et de faire un effort pour en parler pendant les réunions.

De cette façon, les membres de l’équipe peuvent découvrir ce qu’ils ont en commun en dehors du travail et ainsi créer plus d’affinités.

Faites en sorte que les collaborateurs situés dans différents fuseaux horaires se sentent reconnus et inclus

Parfois, les initiatives d’engagement collaborateurs à distance d’une entreprise ne concernent qu’une partie de son équipe à distance.

Comment cela se produit-il?

Supposons que votre entreprise basée à San Francisco déploie un programme d’engagement pour ses collaborateurs à distance. Les managers organisent des déjeuners virtuels pour échanger de manière informelle, et c’est un succès. Vos collaborateurs se sentent connectés, motivés et enthousiastes à l’idée de travailler ensemble.

Mais si 20 % de votre équipe se trouve à Londres, Paris ou Mumbai? Ces équipes ont plusieurs heures d’avance et ne peuvent pas participer à ces événements. En fait, elles se retrouvent parfois forcées d’assister à des réunions programmées à des moments qui ne leur conviennent pas.

Bien que votre stratégie d’engagement collaborateurs ne puisse pas changer l’heure sur le globe, elle peut chercher des moyens d’inclure davantage ces personnes.

Lorsqu’une équipe de MetLife aux États-Unis formaient des collaborateurs en Inde via téléconférence, elle a fait un effort conscient pour instaurer un climat de confiance grâce à un programme d’engagement collaborateurs à distance, en tenant compte de la différence de fuseau horaire.

Le formateur virtuel a consulté des collègues pour élaborer un quiz portant sur Bollywood et le cricket. Le jeu s’est révélé un excellent brise-glace qui a fait rire les participants.

Il a aussi permis aux collaborateurs basés en Inde de se sentir plus à l’aise de poser des questions et d’intervenir dans la conversation.

Les gens hésitent déjà à participer quand ils rencontrent un groupe pour la première fois.

Cette hésitation est encore plus forte lorsqu’il s’agit de la première interaction par téléconférence.

« Bien trop souvent, on traite les équipes offshores comme une machine plutôt que comme un groupe de personnes qui peuvent contribuer de façon utile », explique le formateur principal. « Nous sommes tous des humains… et il faut trouver ce que nous avons en commun pour favoriser la collaboration. »

Créez des moments en tête-à-tête avec les collaborateurs

Si les rencontres en tête-à-tête sont la première chose qui disparaît quand votre équipe passe au travail à distance, c’est mauvais signe.

« Les rencontres individuelles sont l’un des outils de productivité les plus importants dont vous disposez en tant que manager », explique l’experte en gestion du temps Elizabeth Grace Saunders.

Selon Saunders, elles servent à la fois la productivité et l’engagement. Elles permettent aux collaborateurs de poser des questions stratégiques afin de concentrer leurs efforts sur les bonnes tâches.

En même temps, elles sont un moyen de bâtir une relation. Si un manager débordé prend le temps de s’asseoir avec un collaborateur pour faire le point, cela montre à ce dernier qu’il est un membre important de l’équipe et que sa réussite et son bien-être comptent.

Demandez des retours… et faites l’effort de les appliquer

Si c’est la première fois que votre entreprise s’essaie au travail à distance, demandez régulièrement des retours.

Il y aura beaucoup de choses qui fonctionneront (ou pas) au fur et à mesure que votre entreprise passera au télétravail.

Et voici le truc : La plupart des collaborateurs comprennent la nécessité d’une période d’adaptation.

Ce qu’ils n’apprécieront pas, c’est que votre entreprise refuse d’en tirer des leçons.

Quand vous gérez une main-d’œuvre à distance, il est important de solliciter des retours et d’agir en conséquence.

Chaque groupe de collaborateurs est différent. S’il existe bien des éléments communs dans un plan d’engagement collaborateurs à distance, certains seront plus importants que d’autres, selon votre équipe.

Distribuez une enquête sur le travail à distance. Vous pourriez être surpris par les résultats. Votre enquête pourrait révéler :

• Des ressources informatiques inadéquates : Un simple problème, comme un mauvais outil de visioconférence ou un VPN insuffisant, peut être source de stress quotidien pour vos collaborateurs.
• Des niveaux élevés d’anxiété : Vos collaborateurs se sentent-ils bien? Si ce n’est pas le cas, quels facteurs au travail contribuent à leur anxiété?
• Des difficultés d’adaptation au travail à distance : Les nouveaux collaborateurs ne comprennent peut-être pas comment travailler dans ce nouveau paradigme ou séparer efficacement vie professionnelle et vie privée.
• De la confusion à propos des protocoles de communication : Vos collaborateurs hésitent-ils à communiquer parce qu’ils ne savent pas quels canaux utiliser? C’est quelque chose que vous devez savoir.
• Un désengagement ou une insatisfaction : Si vos collaborateurs ressentent cela, il est crucial d’en connaître la raison. Peut-être est-ce parce qu’ils n’ont pas d’objectifs et de KPI clairs et qu’ils ont le sentiment que leur progression de carrière en souffre.

Une fois que vous avez ces retours, il est essentiel de les appliquer. Autrement, vos collaborateurs verront le service RH comme « que des paroles, pas d’actions ».

Naturellement, vous ne pourrez pas transformer chaque commentaire en stratégie pour accroître le moral et la motivation. Mais vous pouvez donner suite aux plus pertinents et suivre activement l’impact de ces initiatives.

Alors, comment faire?

Organiser, diffuser et exploiter les résultats d’une enquête sur le télétravail

Vous avez une idée de la façon de mesurer l’engagement collaborateurs, mais vous voulez être aussi stratégique que possible.

Après tout, vous ne voulez pas passer six mois à travailler sur un plan d’action post-enquête complet pour ensuite entendre quelqu’un dire : « C’est bien, mais moi j’aurais préféré autre chose… »

La première étape consiste à comprendre comment vos collaborateurs vivent le travail à distance.

N’attendez pas votre habituelle enquête annuelle pour cela. Distribuez plutôt une enquête sur le travail à distance qui pose à votre équipe des questions spécifiques sur leur expérience de collaborateur à distance. Cette enquête devrait couvrir les thèmes suivants.

Une fois que vous avez obtenu les réponses, vous pouvez décider où concentrer vos efforts.

Par exemple, si vos résultats les plus faibles se situent dans la section sur la communication à distance et le bien-être à distance, vous pouvez créer des programmes qui correspondent à ces priorités.

Mais vos enquêtes sur le télétravail ne s’arrêtent pas une fois que vous avez lancé vos programmes. Il est essentiel de continuer à tester et à ajuster.

Après un mois, vous voudrez distribuer une enquête pulse sur le télétravail. Cette enquête pulse est un questionnaire plus court et plus rapide qui vise à mesurer comment vos collaborateurs se sentent au sujet d’un thème précis.

Par exemple, votre équipe peut instaurer un nouveau protocole de communication pour les collaborateurs à distance. Votre enquête pulse pourra vérifier quels aspects de ce protocole fonctionnent et lesquels ne fonctionnent pas.

Si vous identifiez rapidement un problème – par exemple, un canal recommandé qui crée plus de friction que prévu – vous pouvez réagir aussitôt.

Vous voulez que vos collaborateurs viennent travailler pour plus qu’un simple chèque de paie. Vous voulez qu’ils viennent parce qu’ils respectent les valeurs de l’entreprise, qu’ils s’épanouissent dans la culture de l’entreprise et qu’ils soient impatients de partager leurs compétences.

Comprendre ce qui motive les collaborateurs – et éliminer ce qui les démoralise – est la clé.