Enquête sur le télétravail : 23 questions à poser à vos collaborateurs

Mais tout d'abord, commencez par prendre un moment pour vous féliciter, et envoyez dans la foulée un mail de remerciement à votre équipe informatique.

Car oui, vous avez quand même accompli un sacré exploit ! Selon la taille de votre entreprise, vous avez réussi à faire passer plusieurs centaines de collaborateurs du travail au bureau vers le travail à domicile, et ces personnes, désormais en télétravail, sont opérationnelles.

Cependant, votre tâche ne fait que commencer. Maintenant, il va vous falloir veiller à la santé, au bien-être et à la productivité d'individus qui ne sont pas habitués au télétravail.

Pour de nombreux collaborateurs, pointer au travail depuis la table de la cuisine est une grande nouveauté.

Certains vont avoir du mal à ne pas voir leurs responsables en personne. D'autres peuvent ne pas être au courant des bonnes pratiques en matière de cybersécurité et télétravail.

Bien sûr, il est important de ne pas faire de suppositions quant à la manière dont vos équipes en télétravail se débrouillent.

La meilleure manière de se rendre compte de la réalité de la situation, c'est de distribuer une enquête de travail qui pose les bonnes questions, afin de générer les informations nécessaires à votre entreprise. Une enquête sur le télétravail vous permettra de :

• Évaluer si vos collaborateurs s'adaptent bien au télétravail
• Identifier les ressources et outils dont ils ont besoin pour travailler sereinement depuis leur domicile
• Comparer la productivité en télétravail avec la productivité en entreprise

Voilà donc 23 questions ou affirmations (type Likert) à inclure dans vos enquêtes sur le télétravail.

Voici comment vous pouvez augmenter l'engagement des collaborateurs à distance en utilisant Sparkbay

Comment réussir votre enquête sur le télétravail

Le changement est difficile pour tout le monde.

Vous devez rassurer vos collaborateurs et apaiser leurs inquiétudes.

Voici comment nous pouvons vous aider à accompagner vos collaborateurs :

Notre plateforme réalise automatiquement des enquêtes sur le télétravail intervalles réguliers (70% de nos clients optent pour des enquêtes mensuelles).

Sparkbay recueille ensuite les réponses et fournit aux managers et aux RH un rapport clair avec une note sur 10.

Grâce à ces rapports, vous êtes en mesure de suivre l’engagement des collaborateurs en temps réel et de comprendre vos principales opportunités d'amélioration.

Vous pouvez segmenter vos données en fonction du manager, du service, de l’emplacement géographique et plus encore.

Vous pouvez également vous comparer à des entreprises du même secteur que le vôtre en utilisant notre ensemble de données exclusif.

Nous avons également créé une banque d'actions inspirées des organisations les plus performantes pour vous aider à vous améliorer.

Ceci vous permettra d’instaurer une culture d'amélioration continue et de donner aux collaborateurs une voix qui sera entendue et prise en compte.

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Pourquoi ces questions sont-elles importantes ?

Avant le début de l'année 2020, seuls 7% des collaborateurs avaient la chance de pouvoir travailler depuis leur domicile.

Si les collaborateurs et managers sont habitués à interagir en face à face et que cela fait partie de la manière dont les performances sont évaluées, un passage brusque vers le télétravail peut causer de la confusion et de l'anxiété en ce qui concerne les attentes de l'entreprise.

Cette incertitude peut avoir un impact sur les performances.

Si les réponses à cette question sont négatives, que faire ?

• Programmez des réunions hebdomadaires récurrentes pour préciser les attentes. Que souhaitez-vous que vos collaborateurs accomplissent ? Quels projets et tâches sont à traiter en priorité ? Quelles sont les délais ou deadlines ? En effet, vos collaborateurs pourraient se retrouver à travailler à la maison sur une tâche spécifique, pour ensuite se rendre compte que vous vous attendiez à complètement autre chose. Ce genre de situation est une source de frustration pour les managers, ce qui cause en réaction de l'anxiété chez vos collaborateurs.
• Demandez à vos collaborateurs de signaler les consignes qui portent à Donnez à vos collaborateurs l'occasion de poser leurs questions en ce qui concerne les attentes de l'entreprise. Pour ce faire, les entretiens individuels en ligne peuvent produire les meilleurs résultats.

Pourquoi ces questions sont-elles importantes ?

Le télétravail peut affranchir les collaborateurs des contraintes liées au temps dans les transports ou aux locaux inconfortables, mais il peut aussi amener de nouvelles contraintes inattendues.

Le premier obstacle rencontré ? L'accès à une connexion internet de qualité. Un collaborateur qui travaillait principalement dans les bureaux de l'entreprise peut ne pas avoir un abonnement internet illimité ou haut débit à son domicile, ce qui peut le mener à engager des frais de dépassement.

Certains collaborateurs peuvent également avoir une connexion particulièrement lente ou peu fiable selon le lieu où ils habitent.

Pour le télétravail, une connexion internet rapide et fiable est indispensable. Vos collaborateurs ont notamment besoin d'un accès internet solide pour participer à des appels vidéo, mettre en ligne leur travail, ou encore télécharger les fichiers mis à leur disposition.

Vous assurer que vos collaborateurs disposent des bons outils est également important du point de vue de la cybersécurité. En effet, si les VPN requis par l'entreprise posent problème aux collaborateurs, ceux-ci risquent de chercher à bricoler des solutions qui peuvent compromettre la cybersécurité de l'entreprise. Si les entreprises n'ont pas mené des tests de résistance (stress tests) sur leurs VPN par le passé, il pourrait y avoir une saturation des systèmes qui ralentit le travail de tous les salariés.

Au delà de l'aspect technologique, les entreprises doivent également évaluer si leurs collaborateurs se sentent à l'aise pour travailler depuis leur domicile.

L'image que le grand public peut avoir du télétravail, c'est celle d'un collaborateur avec un bébé sur les genoux, qui jongle entre une pile de dossiers, le biberon et la visioconférence Skype.

Mais en réalité, les personnes en télétravail ont besoin d'un espace de travail dédié chez elles, où elles peuvent se concentrer et fournir un travail attentif, sans distractions.

Idéalement, le cas échéant, une personne en télétravail doit avoir accès à une garde d'enfant, par l'autre parent ou une nounou. Une enquête télétravail peut donc aider les employeurs à évaluer si les salariés ont l'impression d'être plus productifs en travaillant dans les locaux de l'entreprise ou depuis leur domicile.

Que faire si les réponses à ces questions sont négatives ?

• Faites un point avec votre service informatique : partagez avec votre équipe informatique les résultats de l'enquête et retours des collaborateurs, afin de voir si de meilleurs outils peuvent être mis à
• Créez des ressources d'apprentissage : Il est possible que vos collaborateurs soient déroutés par des problèmes techniques qui pourraient facilement être réglés avec les bonnes instructions.
• Envisagez de proposer des avantages ou compensations supplémentaires : Les entreprises économisent en moyenne 10 000$ par salarié par an sur les coûts immobiliers, grâce au télé Une partie de ces économies peut être réinvestie dans une indemnité offerte à vos collaborateurs pour leurs frais internet ou de garde d'enfants.

Évaluer le volume et la qualité des interactions à distance avec les managers

• J'ai l'impression que je reçois assez d'aide de mon manager
• Comment pouvons-nous améliorer vos interactions avec votre manager ?
• Je me sens aussi à l'aise avec mon manager que lors de nos interactions en présentiel.
• Je suis satisfait de la fréquence à laquelle je suis en lien avec mon manager.

Pourquoi ces questions sont-elles importantes ?

Des études montrent que la productivité est supérieure en télétravail.

Il y a aussi des indicateurs qui montrent que le télétravail peut améliorer le taux de rétention de vos collaborateurs en réduisant les démissions et le roulement liés aux longs trajets, à l'envie de fonder une famille, ou encore à un déménagement hors du centre-ville.

Cette amélioration de la rétention n'est toutefois possible qu'avec une stratégie solide en ce qui concerne le télétravail. Travailler depuis chez soi débarrasse de la corvée du transport, mais cela ne remplace pas le besoin d'avoir suffisamment d'interactions avec les managers.

Ceux-ci ont un impact non négligeable sur le degré d'engagement et de satisfaction des collaborateurs. Jusqu'à 70% de la variance dans les scores d'engagement collaborateurs est simplement déterminée par la qualité du manager.

Et on le répète, des managers incompétents coûtent des milliards aux entreprises.

En d'autres termes, avoir de bons managers sera aussi —voire même plus— important quand le management des équipes se fait à distance. Pour éviter de se retrouver avec des collaborateurs déconnectés et désengagés, les entreprises doivent évaluer la qualité des échanges vidéo avec les managers durant le télétravail.

Que faire si les réponses à ces questions sont négatives ?

• Planifiez des mises au point quotidiennes : Au cours de ces réunions de travail en visioconférence Skype ou Zoom, vos équipes auront l'opportunité de rapporter des problèmes s'il y en a, de poser des questions, et de faire le point sur la situation générale des projets.
• Informez vos équipes de la meilleure manière pour vous contacter : vos collaborateurs doivent savoir comment vous contacter à différents moments de la journé Par exemple, s'ils ont une question urgente dans la soirée, vous pouvez leur dire que vous préférez un sms. S'ils ont une question durant les heures de travail, encouragez les à vous envoyer un message sur votre plateforme de communication collaborative type Slack ou alternative. Et faites-leur savoir que vous êtes ouvert aux appels vidéo, si besoin.
• Dégagez vous du temps pour des entretiens individuels : Ces entretiens sont différents des réunions quotidiennes avec vos é Les entretiens offrent la possibilité de partager des idées, exprimer des doutes ou inquiétudes, parler des objectifs, ou tout autre sujet qu'un collaborateur peut ne pas vouloir aborder lors de réunions de groupe. Ces moments sont également propices à féliciter directement un collaborateur pour son travail.

Pourquoi ces questions sont-elles importantes ?

Avoir accès aux informations peut être difficile pour les personnes qui n'avaient encore jamais télétravaillé.

Lorsqu'elles commencent le télétravail, ces personnes sont souvent surprises par les efforts à fournir pour obtenir certaines informations basiques ou ressources dont elles ont besoin pour travailler efficacement depuis leur domicile.

Lorsqu'il travaille dans les locaux de l'entreprise, un collaborateur peut tout simplement se déplacer jusqu'au bureau de son collègue pour lui demander ce dont il a besoin.

Mais en situation de télétravail, il faut avoir recours au mail : faire bien attention à la formulation pour éviter tout malentendu dû au ton ou choix des mots, envoyer le mail, et ensuite espérer que son destinataire consulte sa messagerie.

D'ailleurs, le destinataire a même l'option de simplement ignorer le message, jusqu'à ce qu'il soit d'humeur à y répondre...

À cela viennent s'ajouter toutes les questions d'étiquette autour de la communication éléctronique en télétravail.

À quelle fréquence doit-on envoyer des mails ?

À quelle heure envoyer un mail ? Est-ce que ça se fait d'envoyer un mail tard le soir ou pendant les weekends ?

Que faire si quelqu'un interprète mal le ton de votre mail ?

Tous ces facteurs peuvent avoir un impact sur la productivité de vos équipes en télétravail.

S'il règne un sentiment général de confiance et de stabilité psychologique dans vos équipes, les collaborateurs seront plus susceptibles d'accorder à leurs collègues le bénéfice du doute.

Si les membres de vos équipes ne se connaissent pas très bien —par exemple dans le cas d'une équipe nouvellement constituée— il y a plus de risques que les messages soient mal interprétés, un retard de réponse à un mail peut être vu comme une attaque personnelle, et une rancune qui aurait pu être évitée en situation de face à face peut avoir tendance à se développer.

La santé mentale de vos collaborateurs a aussi un impact important sur la qualité et l'efficacité de la communication entre collègues.

Cela n'est plus à prouver que les interactions sociales jouent un rôle important dans notre santé physique et mentale. Mais ce que de nombreuses personnes ignorent, c'est que les interactions sociales au travail (c'est à dire, développer des amitiés au travail) booste la productivité et la satisfaction au travail.

Les amitiés au travail aident les collaborateurs à surmonter les situations stressantes et difficiles. Elles permettent également aux collaborateurs d'encourager leurs collègues et de célébrer leurs succès.

Il est intéressant de noter que les amitiés au travail bénéficient particulièrement aux collaboratrices, car ces liens peuvent les aider à briser le plafond de verre qui existe encore dans de nombreuses entreprises.

De plus, les femmes qui ont des amitiés de travail solides ont deux fois plus de chances d'être engagées dans leur travail comparé aux autres femmes qui ne bénéficient pas de liens d'amitié sur leur lieu de travail.

Naturellement, il est plus facile de lier des amitiés en personne, sur le lieu de travail. Les collaborateurs travaillent dans la même pièce sur leurs projets, déjeunent et prennent leur pause café ensemble, font parfois même du covoiturage ou prennent les même transports, etc. Il y a aussi une multitude d'opportunités pour des micro-interactions tout au long de la journée, dans l'ascenseur, les couloirs ou la salle de pause.

Le télétravail n'offre pas les même opportunités de socialisation sans effort.

Si les collaborateurs souhaitent développer une relation de travail avec leurs collègues, il leur faut compter sur les applications de messagerie et les mails, qui peuvent être impersonnels et où une réponse n'est pas toujours garantie.

La situation est encore plus difficile pour les nouvelles recrues, qui doivent démarrer des relations avec leurs collègues à distance.

Que faire si les réponses à ces questions sont négatives ?

• Mettez en place une étiquette de travail adaptée au télétravail : Établissez des normes de télétravail chez vos équipes, pour faire en sorte que les préférences de chacun soient respecté Selon les équipes, ces préférences peuvent varier, soyez à l'écoute ! Une règle qui marche bien en général, c'est de décider quel mode de communication doit être utilisé pour les situations urgentes (par exemple les sms), et quel autre doit être utilisé pour les situations non urgentes (par exemple les mails). Il est aussi toujours utile de rappeler à vos équipes de garder en tête les éventuels décalages horaires, ou les spécificités de contrats de leurs collègues (mi-temps par exemple) lorsque des réunions sont fixées.
• Mettez en place des plages horaires où les appels sont autorisés : les collaborateurs sauront à quelles heures se rendre disponibles pour ces appels ou réunions chaque jour.
• Encouragez vos collaborateurs à allumer leur webcam/activer la vidéo : Lorsque les visages de tous les collaborateurs sont visibles, il est plus facile pour chacun de réagir aux expressions, d'avoir une écoute attentive, et d'être plus engagé que si la vidéo n'était pas activé Les entreprises peuvent choisir une application de vidéo-conférence qui permet aux collaborateurs de rendre flou l'arrière-plan de la pièce où le collaborateur se trouve, pour n'afficher que son visage et ainsi mieux respecter sa vie privée.
• Dégagez du temps pour discuter de sujets non liés au travail : Si vous devez faire une réunion virtuelle, prenez quelques minutes au début de l'appel pour demander à vos collaborateurs ce qu'ils vont faire le weekend, ou comment ils vont, avant de passer à l'ordre du jour.
• Organisez des "sorties" de travail virtuelles : Certaines entreprises organisent par exemple des soirées pizza. Chaque collaborateur reçoit une livraison à domicile, aux frais de l'entreprise, et chacun se connecte sur un appel vidéo pour discuter et partager un repas ensemble.

Pourquoi ces questions sont-elles importantes ?

La communication de l'entreprise à l'attention de ses collaborateurs en télétravail est un élément essentiel de la stratégie pour un travail à distance efficace.

Les entreprises qui fonctionnent selon un modèle hybride (des collaborateurs en entreprise et en télétravail) ont besoin d'être claires sur qui est éligible au travail à domicile, comment en faire la demande, les moments où le télétravail est possible, et ce qui est attendu dans ce cadre-là.

Si les collaborateurs sont autorisés à télétravailler plusieurs jours par semaine, il est possible qu'ils soient réticents à profiter de cette opportunité s'ils pensent que leurs collègues les percevront comme moins engagés dans leur travail.

Malgré les statistiques qui montrent que les collaborateurs peuvent être aussi productifs —si ce n'est plus— en travaillant depuis chez eux, l'idée reçue que les télétravailleurs sont moins investis a la peau dure.

Les managers peuvent accélérer le changement dans les mentalités en encourageant les collaborateurs à travailler depuis chez eux.

Une des stratégies possibles à mettre en place ? "L'hotelling". Cette stratégie consiste à assigner un bureau/station de travail à deux collaborateurs qui se la partagent. Ils alternent ainsi entre présence au travail et télétravail, occupant leur bureau en entreprise à tour de rôle.

Ainsi, vos collaborateurs peuvent bénéficier de l'avantage de travailler depuis chez eux, sans risque d'être jugés par leurs collègues.

Cette stratégie permet également de faire des économies sur les coûts immobiliers, car vous pouvez avoir plus de collaborateurs tout en ayant besoin de moins d'espace.

Une autre stratégie visant à encourager vos collaborateurs à travailler depuis chez eux, c'est que les managers eux-même soient en télétravail.

Dans les entreprises où tous les collaborateurs sont en télétravail, avoir une politique générale de télétravail aide les collaborateurs à comprendre ce qu'on attend d'eux.

Cela permet aussi de responsabiliser l'entreprise, afin de s'assurer que les RH et les managers fassent leur possible pour créer une culture d'entreprise solide et positive, même si tous les collaborateurs travaillent depuis chez eux.

Une autre raison pour laquelle évaluer la qualité de la communication d'entreprise est primordial, c'est tout ce qui touche à la cybersécurité.

Par exemple, si les collaborateurs ne sont pas au courant des meilleures pratiques de cybersécurité, il est possible qu'ils se connectent aux applications de l'entreprise de manière non sécurisée (sans utiliser un VPN par exemple) ou qu'ils utilisent avec leur ordinateur professionnel des accessoires informatiques non autorisés au préalable par l'entreprise.

Ces pratiques peuvent poser des risques, et augmentent les risques de hacking/piratage informatique, ce qui peut causer à l'entreprise des problèmes financiers, juridiques, et de réputation.

Que faire si les réponses à ces questions sont négatives ?

• Explicitez et posez par écrit votre politique de télétravail : Qui peut travailler depuis son domicile, comment en faire la demande pour bénéficier de cet arrangement. Si vous êtes dans la situation où tous les collaborateurs sont en télétravail, assurez-vous que votre guide télétravail inclue bien les attentes de l'entreprise, les moyens de communication, des consignes sur les meilleures pratiques de gestion des données, ainsi que toutes autres informations né
• Soyez clair sur les attentes en ce qui concerne les objectifs et les promotions : Les attentes doivent être clairement détaillées, afin que les collaborateurs sachent la manière dont ils vont être évalués en vue de l'obtention d'une augmentation ou d'une promotion.
• Soyez clair sur le remboursement des notes de frais : Oui, les collaborateurs feront sûrement des économies d'essence, ou de carte d'abonnement de transports en commun, mais d'autres frais propres au télétravail seront à déclarer, comme les factures téléphoniques, internet, espace de travail dédié ou en coworking, charges, etc. Soyez précis sur les dépenses couvertes par l'entreprise, et sur celles qui ne le sont pas. En fonction de votre juridiction, demander à vos collaborateurs d'acheter leur propre matériel de travail peut affecter vos charges à dé
• Incluez des informations sur les meilleurs pratiques de cybersécurité : Donnez des instructions claires sur les menaces et risques généraux en ligne, sur ce que les collaborateurs peuvent faire et ne pas faire avec le matériel fourni par l'entreprise, les règles sur les accessoires périphériques comme les clés USB, des instructions pour installer un VPN, etc.

Pourquoi ces questions sont-elles importantes ?

Le télétravail, ce n'est pas juste un petit changement dans l'organisation du travail, il faut régulièrement vérifier que les choses se passent bien, et ce qui peut être fait pour améliorer les conditions de travail.

Si on ne se fie qu'à l'image véhiculée par les réseaux sociaux, le télétravail a l'air de se résumer à des personnes qui sortent du lit et se mettent au boulot en pyjama devant leur ordinateur, avec une tasse de café.

Dans la vraie vie, les collaborateurs doivent fournir un effort non négligeable pour être en mesure de travailler de manière efficace depuis chez eux, en se créant un espace de travail dédié.

S'ils ne conçoivent pas le télétravail comme une compétence à apprendre et acquérir, ils risquent de ne pas chercher à améliorer et développer cette compétence.

C'est là que les employeurs peuvent intervenir pour fournir des conseils et des directives, afin d'aider leurs collaborateurs à optimiser leur conditions de travail à domicile.

Sans cette aide, même vos meilleurs éléments peuvent avoir du mal à gérer cette nouvelle situation, et des collaborateurs auparavant engagés peuvent avoir tendance à se désinvestir.

Que faire si les réponses à ces questions sont négatives ?

Il y a beaucoup de choses que l'entreprise peut faire pour aider ses collaborateurs à gérer cette transition.

Tout d'abord, il faut comprendre ce qui pose problème aux collaborateurs. Ces informations peuvent être obtenues grâce à des enquêtes collaborateurs internes.

Les problèmes rencontrés par les collaborateurs en télétravail sont multiples : difficulté à se concentrer et se mettre au travail, sentiment de solitude, etc.

Une fois que l'employeur a identifié le problème, il est important qu'il reconnaisse la légitimité de ce problème, et qu'il fournisse au collaborateur des conseils pouvant être mis en pratique.

Par exemple, se motiver à travailler et rester concentré peut être un véritable challenge pour des personnes habituées à travailler dans des bureaux, avec un manager à proximité. Les conseils pour un collaborateur dans cette situation peuvent être :

• Ne jamais travailler depuis son lit : Il est important de marquer une séparation claire entre temps libre/relaxation et temps de travail. Sortir du lit conditionne aussi le corps à ressentir le début de la situation de travail.
• Créer un espace de travail dédié : Cet espace peut prendre plusieurs formes, cela peut aller d'une pièce de bureau dédiée, à simplement un coin de la table de la cuisine. Ce qui est important, c'est de réserver cet espace au travail, et qu'il soit clairement délimité.
• Se préparer pour le travail : Pas la peine de se mettre en costume trois pièces ou tailleur avec talons, mais se doucher chaque matin et remplacer le pyjama par une tenue de travail peut aider les collaborateurs à se mettre en situation.
• Se fixer des heures de travail quotidiennes : Fixez-vous une heure de début et de fin de travail, après laquelle vous ne répondez plus aux mails ou ne décrochez plus aux appels.
• Variez votre environnement de travail : Encouragez vos collaborateurs à travailler de temps en temps depuis un café, une bibliothèque ou un espace de coworking, afin de pallier à la solitude et à l'isolation, à condition de respecter les directives de cybersécurité, comme l'utilisation d'un VPN approuvé par l'entreprise.

On peut vite se retrouver à avoir la mauvaise habitude de travailler depuis son lit, ou de rester devant son ordinateur jusqu'à 3h du matin pour boucler un projet.

Même si tous ces conseils semblent relever du bon sens, il est important de les rappeler durant vos réunions d'équipes, et dans votre communication générale, afin que tout le monde s'en rappelle bien.

Le télétravail est le futur du travail : tâchez de rendre vos collaborateurs en télétravail aussi épanouis et productifs que possible

La proportion de personnes en télétravail ne va faire qu'augmenter dans le futur.

Les employeurs peuvent recruter des talents qui ne sont pas forcément basés géographiquement près de l'entreprise.

Les collaborateurs peuvent se débarrasser des temps de trajet interminables, et améliorer ainsi la satisfaction dans leur travail.

De plus, les entreprises peuvent faire des économies sur leurs coûts immobiliers, en employant plus de personnes sans avoir à agrandir leurs locaux.

Toutefois, le télétravail n'est pas la solution magique à tous les problèmes. Avoir des équipes en télétravail qui communiquent de manière efficace, travaillent bien, et qui ont le sentiment d'appartenir à l'entreprise, cela requiert de nombreux efforts.

Pour réussir, les entreprises ont besoin de comprendre ce dont leurs collaborateurs ont besoin. Et pour comprendre leurs besoins, les entreprises doivent simplement leur poser la question.

Un outil comme Sparkbay permet aux entreprise de distribuer des enquêtes anonymes à tous leurs collaborateurs en télétravail.

Les employeurs peuvent ainsi savoir rapidement comment se portent leurs équipes, ce dont elles ont besoin, et les aides que l'entreprise peut leur apporter.

Si vous souhaitez savoir comment Sparkbay peut vous aider à augmenter l'engagement de vos collaborateurs à distance, cliquez ici pour une démo.