Stratégies de rétention des collaborateurs: 7 façon de réduire le turnover (sans trop dépenser)

Le turnover coûte cher aux entreprises. Découvrez les raisons principales pour lesquelles les employés démissionnent, et les stratégies qui marchent pour éviter ce problème.

Ah, si seulement il n'était pas si difficile de garder vos meilleurs collaborateurs !

Le taux de rotation représente un vrai challenge pour les responsables RH.

47% des responsables RH déclarent que garder leurs salariés est le principal challenge du management des talents, suivi de près par le recrutement pour 36% d'entre eux.

Rien de surprenant à la relation entre ces deux chiffres : il est bien plus économique de garder un employé productif que d'en recruter un.

Alors, comment faire ?

Dans un monde idéal, on augmenterait le salaire de tout le monde. Mais pour l'instant, ça n'est pas à l'ordre du jour.

Et vos concurrents qui appâtent vos meilleurs collaborateurs avec des salaires plus élevés ne vous facilitent pas la tâche non plus.

En moyenne, un employé qui change d'emploi obtient une augmentation de salaire de 15%. Les chances d'obtenir ce genre d'augmentation de salaire en restant au même poste dans une entreprise, sans promotion, sont plutôt minces.

La bonne nouvelle est que bien que le salaire joue un rôle dans la satisfaction des salariés, ça n'est pas le facteur le plus important.

La satisfaction des employés est basée sur une combinaison de plusieurs facteurs : flexibilité du travail, avantages entreprise, opportunités de formations, opportunités d'avancement de carrière, culture d'entreprise, etc...

Pour vous aider à améliorer votre stratégie de rétention de vos collaborateurs, voici une liste des causes principales de turnover, et un plan détaillé sur l'attitude à adopter en réponse.

1. Pas ou peu d'opportunités de formation au sein de l'entreprise

94% des salariés interrogés par LinkedIn lors de son enquête annuelle Workplace Learning Report (Rapport sur la Formation au Travail) ont déclaré qu'ils resteraient dans leur entreprise plus longtemps si celle-ci investissait dans leur formation professionnelle.

Perdre des employés à cause d'un manque d'opportunités de formations est un des pires types de turnover.

Pourquoi ?

Parce que les employés qui sont en demande de formation sont de nature curieuse, et ce trait fait d'eux de meilleurs employés.

Ces employés sont impliqués et intelligents.

Ce sont eux qui sont le plus susceptibles d'êtres enthousiastes à l'idée d'un challenge et de proposer des solutions créatives.

S'ils s'ennuient dans votre entreprise, ils n'hésiteront pas à aller satisfaire leur curiosité ailleurs.

Les entreprises qui ne proposent pas d'opportunités de formation en interne passent à côté d'une chance de remédier à la pénurie globale de compétences.

75% des employeurs qui rapportent des difficultés de recrutement trouvent qu'il est difficile de trouver des candidats qui possèdent les compétences requises.

Pour remédier à cela, de nombreuses entreprises offrent des possibilités de formation en interne, et fournissent ainsi de nouvelles compétences aux salariés déjà dans l'entreprise.

Et naturellement, cette stratégie est particulièrement efficace auprès des collaborateurs curieux et motivés.

La marche à suivre :

Version 1 : il vous faut un programme de formation et de développement.

Version 2 : il vous faut un bon programme de formation et de développement.

En d'autres termes ?

Vous ne pouvez pas vous contenter de créer un programme, et hop, terminé ! Problème réglé. Cela ne suffira pas.

Gardez en tête que 90% des entreprises offrent déjà des possibilités de formations en e-learning (ou MOOC). Le problème n'est pas l'absence de formations. Le problème, c'est que ces formations ne sont pas correctement pensées.

Ce n'est pas parce que vous avez identifié le désir de vos collaborateurs d'apprendre et de se perfectionner que ces derniers seront satisfaits par n'importe quelle formation.

Il est crucial de comprendre la manière dont vos collaborateurs veulent apprendre, et de créer des opportunités d'apprentissage structurées avec soin.

Dans les entreprises, les technologies d'apprentissage e-learning sont un outil populaire pour les équipes RH. Elles permettent aux entreprises de fournir du contenu éducatif à grande échelle.

Mais sont-elles vraiment utilisées par les employés ?

Les logiciels e-learning d'entreprise difficiles à utiliser incitent les employés à aller chercher en-dehors de l'entreprise pour des options plus adaptées et agréables comme Coursera, Udemy, ou même YouTube.

Et ainsi, les employés oublient que des formations au sein de leur entreprise existent, ou n'associent tout simplement pas leur entreprise avec des opportunités de formation.

Il vous faut comprendre les préférences d'apprentissage de vos collaborateurs.

Par exemple, LinkedIn rapporte que 68% des employés préfèrent se former sur leur lieu de travail, contre 58% qui préfèrent se former à leur propre rythme.

C'est grâce à ce genre de données que vous pouvez prendre des décisions importantes telles que le choix de logiciel de e-learning, ou la fréquence à laquelle proposer des séminaires.

Autre option possible : proposer une aide à la formation.

Votre entreprise n'a peut-être pas les ressources pour proposer des formations en interne, mais peut offrir une aide financière aux employés pour se former ailleurs.

Vous pouvez choisir de limiter les formations pour lesquelles vous apporterez un soutien financier selon qu'elles sont directement en lien avec les compétences requises à l'entreprise, ou bien laisser carte blanche à vos collaborateurs.

2. Certains mauvais managers provoquent la démission de bons employés.

Vous avez sûrement entendu l'expression : “Les gens quittent leur managers et non leur entreprise” ?

La qualité du management affecte le degré d'implication des employés, et par conséquent leurs chances de rester dans l'entreprise.

La décision la plus déterminante que vous puissiez faire—plus importante que toutes les autres—c'est qui vous nommez comme responsable. Choisir la mauvaise personne comme responsable est une erreur irrattrapable. Meilleur salaire, plus d'avantages, rien n'y fera.

— Jim Clifton, CEO chez Gallup

Mais regardons ce phénomène de plus près...

Qu'est-ce qui provoque un rejet du responsable chez les employés ?

On peut lister les cas évidents : favoritisme, harcèlement sexuel et moral, menaces et abus de pouvoir.

Mais il existe également des raisons plus nuancées qui font que l'employé quitte son responsable.

Ces raisons sont variables, du manque d'opportunités de formation, ne pas se sentir reconnu, ou encore avoir l'impression d'être sous microgestion.

Comment faire, pour vous et vos managers, pour identifier les principaux mécontentements de vos collaborateurs ?

La marche à suivre ?

Nul besoin de développer des dons de clairvoyance pour savoir ce que vos meilleurs talents pensent. Il est possible de savoir où ils en sont si vous recueillez leurs retours et ressentis régulièrement.

Et ne le faire qu'une fois par an n'est pas assez. Les meilleurs leaders d'équipes sont ceux qui recueillent régulièrement le feedback de leurs employés. Pour ce faire, essayez donc de planifier des moments avec vos collaborateurs tous les mois ou toutes les deux semaines.

Si cela est possible, utilisez des outils qui permettent les retours anonymes, mettant vos collaborateurs à l'aise.

Soyez clair sur le fait que le partage de leurs opinions sincères peut se faire en toute tranquillité.

Et soyez attentif à la manière dont vous réagissez au feedback de vos collaborateurs. Cela déterminera si par la suite, ils se sentent à l'aise pour partager leurs ressentis.

Voyez-y une opportunité d'agir efficacement.

Si un employé manque de reconnaissance pour son travail, vous pouvez essayer de mieux valoriser ses efforts.

Ou bien, si quelqu'un a l'impression de ne pas avoir d'opportunités d'avancement, il peut être temps de définir un plan de route pour une progression.

Le plus important, c'est d'agir à temps en réponse aux préoccupations de vos collaborateurs.

Si vous attendez trop longtemps pour agir, vos collaborateurs peuvent avoir l'impression que leurs problèmes ne sont pas votre priorité. De là peut découler une envie de se lancer vers de nouveaux horizons.

3. Il y a un manque d'opportunités de progression de carrière.

L'avancement dans leur carrière est important pour les bons employés. Ils sont motivés à l'idée d'obtenir une promotion, et d'avoir l'occasion de relever de nouveaux défis dans leur travail.

Les employés qui restent au même poste pour une période prolongée sont plus susceptibles de quitter leur entreprise.

Pour chaque période de 10 mois pendant laquelle un employé reste au même poste, le risque de démission augmente de 1%.

Dans beaucoup d'entreprises, il existe des règles spécifiques définissant la fréquence et les types de promotions. D'autres facteurs peuvent également entrer en ligne de compte et affectent la capacité de l'entreprise à faire progresser ses employés.

Même si un employé mérite d'obtenir plus de responsabilités, son employeur peut ne pas être à même de lui offrir une promotion.

Et bien souvent, ces circonstances ne sont pas communiquées de manière explicite aux employés. Ou si elles le sont, elles sont perçues comme des manigances pour freiner l'obtention d'une promotion. En réaction, l'employé concerné se renseigne sur les possibles opportunités ailleurs.

Comment faire pour remédier à la stagnation professionnelle et minimiser son impact sur la rétention des salariés ?

Il n'y a pas que les échelons hiérarchiques qui font qu'une carrière progresse.

Dans les entreprises, une erreur courante est de penser que l'unique chemin d'avancement de carrière est vertical, en grimpant les échelons hiérarchiques.

Vous pouvez créer une progression à deux voies, comme chez Microsoft ou Google.

Collaborateur

Responsable / Manager

Expert
(par exemple ingénieur architecte informatique)

Direction
(par exemple directeur général)

Poste à responsabilités
(par exemple ingénieur produit)

Directeur régional
(par exemple directeur des ventes régional)

Poste avancé
(par exemple ingénieur informatique à mi-carrière)

Responsable de service
(par exemple responsable marketing)

Poste intermédiaire
(par exemple jeune diplômé ingénieur informatique)

Responsable intermédiaire
(par exemple chef d'équipe)

Poste de début de carrière
(par exemple commercial ventes internes)

Assistant responsable
(par exemple assistant responsable des ventes)

Poste débutant
(par exemple employé service client)

À chaque niveau, les personnes de cet échelon ont le même salaire, des degrés d'autorité comparables, et des responsabilités équivalentes.

Avec cette grille, une nouvelle recrue commence comme collaborateur débutant.

Et au fur et à mesure que cet employé acquiert des compétences et fournit des résultats, il peut avancer dans les échelons et obtenir une promotion, des avantages et de l'autorité sans jamais devenir responsable ou manager une équipe.

Ce procédé vous aidera à garder vos meilleurs talents, pour leur conférer le statut d'expert et les préparer à encadrer et accompagner les membres moins expérimentés de leur équipe, endossant une attitude de mentor.

Tout ceci peut se faire sans qu'ils aient à se former en ressources humaines pour gérer des équipes, ce qui n'est souvent d'ailleurs pas leur coeur de métier.

Évidemment, si vous avez besoin d'une personne au poste de responsable et qu'un de vos collaborateurs possède les compétences humaines et le leadership nécessaires, n'hésitez pas et offrez lui ce poste, sans suivre les schémas décrits précédemment.

4. Le processus d'intégration à l'entreprise n'est pas au point.

Quel est l'intérêt de consacrer du temps et de l'argent pour recruter quelqu'un si c'est pour perdre cet employé en moins de deux mois ?

Si vous avez recruté cette personne, c'est parce qu'elle possédait les compétences requises. Il est également fort probable qu'au cours du processus d'embauche, cette personne ait rencontré un certain nombre de membres de l'entreprise et ait décidé de les rejoindre.

Si cette personne démissionne peu de temps après avoir commencé dans l'entreprise, il est possible que cela soit à cause du processus d'intégration dans l'entreprise.

Les participants à une enquête ont indiqué que 76% de leurs lieux de travail n'ont pas de processus d'intégration adéquat, et seulement 47% pensent que le programme d'intégration parvient à garder efficacement les nouveaux employés.

Et lorsqu'il n'y a aucun processus d'intégration, on observe une rotation plus élevé et une productivité diminuée.

Ce qu'on peut faire pour améliorer l'intégration dans l'entreprise :

La clé pour un processus d'intégration réussi, c'est de créer chez le nouvel employé de l'enthousiasme à l'idée de commencer un nouvel emploi, tout en minimisant les aspects plus négatifs.

En général, lorsque les gens commencent un nouveau travail, ils ont soif d'apprendre et veulent apporter une valeur ajoutée à l'entreprise.

Parfois, de la frustration peut s'accumuler. Cela peut être à cause de choses insignifiantes comme le fonctionnement de l'imprimante/photocopieuse, mais aussi à cause d'aspect plus généraux comme les attentes de l'entreprise pour le premier mois par exemple.

En quoi devrait consister votre programme d'intégration?

Tout d'abord, maintenez un minimum de communication avec votre futur employé pendant la période charnière entre le moment où celui-ci a signé son contrat et le moment où il commencera en personne. Un silence radio n'est pas la bonne attitude.

Pourquoi ?

Parce que cela laisse l'opportunité à vos concurrents de détourner votre employé, si celui-ci avait des doutes quant à son nouveau poste.

Créez un programme qui a pour but d'intégrer les nouvelles recrues à la culture de votre entreprise.

Et il faut que ça aille plus loin qu'une session guidée de lecture de documents.

Pour vous donner un chiffre, 40% des activités d'intégration consistent à remplir des papiers.

En tête de liste de ces activités : passer en revue le règlement, ou écouter une présentation générale de l'entreprise.

Il est aussi essentiel de souligner l'importance des activités d'intégration aux responsables à tous les niveaux.

La raison principale pour laquelle les activités d'intégration ne sont pas réalisées, c'est parce que les managers n'ont pas de temps à y consacrer. On peut donc penser que si ces activités étaient obligatoires, les managers prendraient le temps pour.

Bien souvent, elles sont considérées comme une tâche optionnelle pouvant être sacrifiée au profit des activités quotidiennes de l'entreprise.

Vous cherchez à prédire et prévenir le turnover?

Sparkbay détecte les segments à risque de turnover et révèle les problèmes menant au turnover. Cela vous permettra d'agir à temps afin d'éviter que les meilleurs collaborateurs ne partent.

5. Un manque d'estime et de reconnaissance.

66% des salariés déclarent qu'ils pourraient quitter leur emploi s'ils ne se sentaient pas reconnus à leur juste valeur. Selon un sondage Gallup, 65% des employés se sentent sous-reconnus au travail.

En parallèle, une autre étude a démontré que le lieu de travail arrive en dernière position dans la liste des endroits où les gens expriment de la gratitude. Combinées, ces statistiques montrent que le chemin à parcourir est encore long.

Une possible explication à ces chiffres navrants provient de ce qu'on pourrait appeler "l'avarice émotionnelle". Que cela soit dû à leur développement professionnel, ou leur tempérament de base, certains managers n'expriment pas leur gratitude, ce qui fait que leurs employés se sentent sous-reconnus.

Ajoutez à cela des employés qui travaillent trop et sous pression, vous obtenez un terrain favorable au turnover.

Quels sont les signes à surveiller qui indiquent que votre employé se sent sous-reconnu ?

Il s'implique moins.

Il n'est plus enthousiaste à propos de nouveaux projets ou initiatives dans l'entreprise.

Il vient au travail avec une attitude en « pilote automatique » (également connue sous le nom de : art de faire le strict minimum).

Comment vous pouvez améliorer le sentiment de reconnaissance des employés :

Pour bien faire, vos efforts de reconnaissance et appréciation de vos collaborateurs doivent être réguliers, sincères et naturels.

Ci-dessous, une liste d'erreurs classiques que font les responsables RH lorsqu'ils essayent d'améliorer leur attitude :

  • Remercier de manière systématique et non personnalisée les membres de l'équipe l'un après l'autre, à la fin de la journée.
  • Surcompenser pour se rattraper, en passant de zéro appréciation à soudainement une profusion de compliments pour tout le monde, à tout bout de champ.
  • Faire des compliments, mais les faire suivre automatiquement par un commentaire négatif.

Si vous voulez améliorer le degré de reconnaissance pour vos collaborateurs, vous devez oeuvrer à développer une culture autour de la reconnaissance plutôt que d'infantiliser vos collaborateurs avec un système de points.

Invitez managers et employés à poser sur le papier des phrases pour leurs collègues, qui reconnaissent leurs accomplissements et la manière dont ils contribuent à l'entreprise.

Partagez ensuite ces messages, soit lors de moments choisis où les personnes sont présentes, soit via vos canaux de communication d'entreprise.

Mettez également en place des cérémonies de récompenses annuelles, lors desquelles vous récompenserez les employés devant leurs collègues et la direction.

Par dessus tout, célébrez et valorisez les comportements bénéfiques à votre culture d'entreprise.

6. Vos collaborateurs se sentent débordés et dépassés.

Si on vous disait que travailler dans une certaine entreprise réduisait votre espérance de vie de 1%, il est probable que vous choisiriez de travailler dans une autre entreprise.

Des chercheurs de Harvard et Stanford ont démontré que travailler un haut volume horaire réduisait l'espérance de vie d'environ 20%.

Étant donné la demande actuelle pour les travailleurs qualifiés, combinée aux tendances actuelles autour de la santé et du bien-être, on peut comprendre que peu de travailleurs tolèrent des horaires interminables.

Un rapport Morneau Shepell constate que 40% des managers et 34% des employés subissent "du stress à un niveau extrême".

Pousser les employés à trop travailler est une stratégie à court terme, dont les conséquences négatives à long terme sont dissuasives.

D'ailleurs, cette stratégie n'est tout simplement pas une décision managériale judicieuse.

Des études montrent que passé un certain seuil, la productivité d'un employé baisse pour chaque heure additionnelle travaillée.

De plus, un employé stressé ou débordé tombe malade plus fréquemment et a tendance à faire des erreurs lourdes de conséquences.

Ce n'est pas un environnement tenable.

Évidemment, il peut y avoir des aspects positifs à court terme, comme le bouclage d'un projet.

Mais au fil du temps, cette stratégie à court terme est coûteuse pour l'entreprise en termes de recrutement et efforts de rétention : les employés en burn-out quittent l'entreprise et partagent leur expérience avec les candidats potentiels.

La marche à suivre :

Parfois, faire quelques heures supplémentaires est nécessaire. Mais où se trouve la limite à ne pas dépasser ?

Il existe des signes qui indiquent que vos collaborateurs sont dépassés par leur charge de travail.

Si votre système de pointage horaire vous indique que des employés finissent très tard le soir, ou bien arrivent aux aurores, cela peut vous alerter sur le fait que leur charge de travail est trop lourde.

Un autre signe qui peut vous mettre la puce à l'oreille : si vous entendez vos collaborateurs se plaindre de manquer des moments avec leur famille.

Il faut prendre ce genre de plainte très au sérieux ! Selon l'étude de Harvard et Stanford mentionnée plus haut, les déséquilibres entre vie de famille et vie professionnelle augmentent de 90% la probabilité d'une mauvaise santé de l'employé.

La stratégie la plus négligée, mais la plus utile, est de faciliter un climat propice au dialogue direct entre manager et employé.

Souvent, les bons employés ont du mal à admettre qu'ils sont débordés. Cela peut être dû à une certaine gêne, ou le besoin de toujours bien faire.

Lorsque la situation devient intenable, ces employés choisissent de trouver un autre emploi ailleurs, ce qui est préjudiciable à votre entreprise.

Maintenir un climat où le dialogue est possible permet aux employés d'exprimer leur ressenti à propos de leur charge de travail, et de demander de l'aide lorsqu'ils en ressentent le besoin.

Dans certains cas, un responsable peut ne pas être au courant qu'un de ses N-1 est débordé, car il est lui-même débordé.

Une autre stratégie possible est d'encourager les employés à prendre des congés.

Souvent, les employés ressentent une pression invisible qui les rend hésitants à poser leurs congés, soit parce qu'ils ont trop de travail à accomplir, ou par peur de passer à côté de projets intéressants s'ils s'absentent.

Si vous créez un climat où les responsables encouragent les employés à prendre leurs jours de congés restants, cela laissera la place à la prise de temps libre et au repos sans culpabilité.

Enfin, cela peut également être le moment de recruter pour alléger la charge de travail, ou de revoir les priorités de l'entreprise.

Si la seule manière de maintenir l'entreprise à flot, c'est de demander aux employés de sacrifier leurs week-ends, alors il est grand temps de reconsidérer la situation.

Il vaut peut-être mieux agrandir l'équipe. Et si recruter n'est pas possible dans l'état actuel des choses, vous devriez revoir le degré de priorité des tâches à accomplir pour améliorer la situation de vos collaborateurs.

7. Peu de flexibilité du temps de travail.

Certains secteurs ont la réputation de demander à leurs employés d'être disponibles 24h/24 et 7j/7.

Ces attentes rebutent de nombreuses personnes, qui auraient en d'autres circonstances considéré mettre leurs compétences au service d'une entreprise de ce secteur.

Vouloir que les employés soient sur leur lieu de travail à heures fixes et non modifiables peut mener à une pénurie de talents et de ressources au fil du temps.

En particulier si les employés en télétravail sont aussi productifs que ceux qui travaillent dans les locaux de l'entreprise.

De plus, le télétravail améliore l'un des aspects les plus pénibles du travail pour certains : le temps passé dans les transports et la pénibilité qui lui est souvent associée. 23% des employés qui ont quitté leur emploi l'ont fait à cause de leur difficulté à se rendre sur leur lieu de travail.

La marche à suivre ?

Les dirigeants devraient accueillir à bras ouverts le télétravail et les horaires aménagés.

À l'exception évidemment de certains secteurs où un personnel d'accueil est nécessaire au service client et où le télétravail n'est pas possible.

Mais si votre employé travaille sur des projets à éléments livrables, et sa présence physique dans l'entreprise n'est pas requise, laissez-le décider du lieu où il est le plus à l'aise pour travailler.

Cette entreprise de services financiers laisse la liberté à ses employés d'arriver et de partir aux heures souhaitées, et de travailler depuis chez eux aussi souvent qu'ils le veulent sans jamais demander de justifications. Tant que le travail est fait, leur liberté est quasi-totale.

Si cela vous semble être une solution trop extrême, essayez la flexibilité sous conditions.

Par exemple, proposez à vos collaborateurs d'être en télétravail deux jours par semaine avec l'option de varier les jours chaque semaine.

Offrir des horaires de travail aménageables laisse aux employés la possibilité de se créer un emploi du temps qui leur est adapté.

Réfléchissez, que préférez-vous ?

Un employé qui travaille toujours de 9h à 17h, ou un employé qui travaille le soir et les weekends, mais s'autorise à quitter le travail à 15h30 pour aller chercher ses enfants à l'école, avant de continuer à travailler chez eux le reste de la soirée ?

Si vous offrez plus de liberté à vos collaborateurs, ils vous le rendront bien, par leur loyauté.

De plus, cette stratégie de rétention améliorera votre efficacité en recrutement, car une flexibilité dans l'aménagement des horaires de travail vous permettra d'attirer de nouveaux profils de candidats hautement qualifiés.

À méditer : Vous n'avez pas toujours besoin de payer plus, vous n'avez qu'à faire plus attention.

Bien sûr, un meilleur salaire incite un employé à rester, mais ça n'est pas le seul moyen pour garder les talents dans l'entreprise.

D'ailleurs, augmenter les salaires peut parfois être une solution temporaire qui traite un symptôme, mais pas la source du problème.

Quiconque ayant déjà accepté une augmentation de salaire à un poste qui ne lui convenait pas, le regrettant aussitôt, peut comprendre ce raisonnement.

Les employés souhaitent être appréciés à leur juste valeur. Ils souhaitent se former et apprendre, et ils veulent être assurés des possibilités de développement de carrière au sein de leur entreprise.

Lorsqu'ils constatent que ces possibilités sont compromises, ils partent en chercher ailleurs.

La bonne stratégie, c'est de faire en sorte que vos collaborateurs soient heureux au travail.

Vous éviterez ainsi de dépenser des fortunes en recrutement,

et vous gardez vos collaborateurs et leur expérience précieuse, difficile à remplacer.

Vous travaillez également votre image qu'employeur en vous assurant que les personnes qui quittent votre entreprise en gardent un bon souvenir et en diront du bien à l'extérieur.

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