Calculer le coût exact de la rotation du personnel : un guide étape par étape

Vous savez que la rotation du personnel est coûteux. Pourtant, il semble difficile d'en estimer le coût exact.

Si vous tapez «coût du turnover de personnel» dans un moteur de recherche, vous vous retrouverez avec un chiffre ou des statistiques générales.

Ces pourcentages généraux peuvent vous donner un ordre d'idée en termes de chiffres, et prouver que la rotation du personnel dû aux démissions coûte cher.

Mais cela ne vous aide pas à convaincre vos supérieurs de prendre ce turnover au sérieux.

Pourquoi ?

Parce qu'il est facile d'obtenir des statistiques générales, mais dès lors que vous vous trouverez en réunion avec la direction, ces statistiques seront observées à la loupe et vous aurez à les justifier.

D'où les tenez-vous ?

Comment êtes-vous parvenu à ce résultat ?

Ces statistiques sont-elles applicables au domaine de l'entreprise ?

Sont-elles basées sur des données collectées dans l'entreprise au fil du temps ?

En l'espace de quelques minutes, votre présentation en prend un sacré coup dans l'aile.

Évidemment, tout le monde est d'accord sur le fait que la rotation, on s'en passerait bien. Mais par contre, les avis sont partagés quant à la marche à suivre pour y remédier.

En tant que responsable RH, que devez-vous faire ?

Il va falloir retrousser vos manches et vous mettre au travail. Systèmes de calcul, fichiers Excel, et peut-être même quelques exercices de collection de données avec votre équipe.

Pas votre tasse de thé ? Ne vous inquiétez pas, nous vous avons créé un calculateur de turnover facile à utiliser.

SI vous voulez calculer le coût du turnover par vous-même, voilà la liste étape par étape de ce que vous devez faire :

• Faire la liste de tous les coûts associés à la rotation de personnel causé par démission
• Décomposer le détail de ces coûts pour obtenir des variables précises et rassembler vos données
• Entrer vos données et appliquer des formules adaptées
• Combinez vos résultats pour obtenir le coût total du turnover de personnel

Étape 1 : Faites une liste de tous les aspects associés au turnover volontaire.

Poster des annonces d'emploi et leur donner une visibilité, le seul coût du turnover ? Faux!

Le turnover volontaire (démissions) coûte cher à votre entreprise, et ce avant même que le collaborateur présente sa lettre de démission.

Pourquoi ?

Parce que le manque d'engagement dans l'entreprise (le désengagement) —une des raisons principales qui mènent à la démission d'un collaborateur—coûte cher, très cher. À l'échelle mondiale, on estime le coût du manque d'engagement à 6 000 milliards d’euros de pertes en terme de productivité.

Lorsqu'un collaborateur est malheureux (et cela est particulièrement vrai pour les bons collaborateurs), il restera malheureux pendant un long moment.

Il partagera sa situation difficile avec ses collègues dont il est proche, se portera moins volontaire sur les projets, adoptera une attitude présentéiste, et se mettra en recherche de nouvelles opportunités.

Ce coût caché du turnover n'est qu'un exemple parmi tant d'autres.

Certains des coûts listés ci-dessus peuvent paraître répétitifs, mais il est important de les présenter séparément ligne par ligne.

Vous pouvez par exemple vous demander pourquoi nous listons à la fois :

Coût lié à la productivité réduite des collaborateurs/responsables qui accomplissent le travail du collaborateur qui a démissionné

ET

Coût lié aux heures supplémentaires à payer aux collaborateurs/responsables qui assurent le travail du collaborateur qui a démissionné

C'est simple : vous pouvez avoir différent profils de collaborateurs dans vos effectifs, et devez être en mesure de déterminer les coûts en fonction de situations différentes. Plus vous avez de données disponibles, plus vous serez précis. Et mieux vous serez préparé à répondre à des cas de figures différents.

Pour ce faire, pourquoi ne pas adopter pour votre capital humain la même approche de précision que votre service comptabilité adopte pour analyser le capital financier de l'entreprise ?

Vous pouvez également vous demander : pourquoi prendre en compte les coûts tels que le recrutement ou la formation ? Ne sont-ils pas liés à des tâches qui sont à part entière la responsabilité d'un collaborateur de l'entreprise ?

Oui, mais... La question se pose quand même de savoir si ces collaborateurs travaillent d'une manière qui soit la plus efficace.

Le travail d'un formateur, c'est de former, évidemment. Mais si la rotation du personnel dû aux démissions est important, le formateur passera son temps à former des collaborateurs se succédant au même poste.

Et ce temps aurait pu être consacré à former ou intégrer de nouveaux collaborateurs, ou à améliorer les processus de formations existants.

De plus, si la rotation commence à devenir disproportionné, vous pouvez même avoir à recruter un deuxième ou un troisième formateur.

En tant que responsable RH, vous devez identifier clairement la manière dont la rotation épuise les ressources précieuses de l'entreprise à la fois en termes monétaires, et en terme de temps.

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Étape 2 : Détaillez ces coûts pour obtenir des variables précises et rassemblez vos données.

Bien, vous avez désormais une liste des types de coûts liés à la rotation, dont le cumul peut s'avérer ruineux. À partir de là, comment chiffrer ?

Vous devez tout d'abord décomposer les différents éléments pour savoir de quelles informations vous allez avoir besoin.

On vous l'accorde, ce n'est pas une tâche aisée, mais faites-nous confiance, cela pourra vous faire gagner beaucoup de temps. Si vous détaillez correctement les informations dont vous avez besoin, vous pourrez ensuite déléguer la tâche de collection des données aux membres de votre équipe.

Cela vaut le coup de faire un bon travail en amont pour vous faciliter le travail par la suite. Pour l'instant, ne vous souciez pas des formules ou de la manière dont nous utiliserons ces variables par la suite. Nous verrons quoi faire des données à l'étape 3.

Challenges possibles dans la collection des données

Bien que vous ayez une liste précise des données dont vous avez besoin, l'aspect pratique de la collection de ces données peut s'avérer difficile. Selon les cas, et la nature de votre entreprise, deux obstacles peuvent se présenter à vous.

• Vous n'avez pas assez de données collectées au fil du temps, ou d'archives, pour pouvoir obtenir des moyennes.
• Vous n'arrivez pas à choisir entre des chiffres généraux qui s'appliquent à toute l'entreprise et des chiffres qui s'appliquent à un service en particulier.

Challenge 1 : Vous n'avez pas assez de données collectées au fil du temps, ou d'archives, pour pouvoir obtenir des moyennes.

Pour la plupart des données à collecter, telles que le temps nécessaire pour recruter quelqu'un, vous allez avoir besoin de moyennes basées sur les archives de données.

Si de telles données ne sont pas présentées dans un format facile à exploiter comme un fichier Excel ou dans votre logiciel RH, il va falloir faire preuve de créativité.

Dans le meilleur des cas, les données existent quelque part, mais sont éparpillées sur différents supports comme les rapports d'entretien de départ ou tous autres documents ad hoc.

Dans ce cas-là, il va falloir que vous consacriez du temps pour rassembler toutes ces données sur un même support.

Dans le pire des cas, les données n'ont pas été enregistrées du tout.

Si vous êtes dans cette situation, il va falloir demander aux responsables de recrutement et aux responsables de service d'estimer combien d'heures ils ont passé sur les diverses tâches.

Et par la suite, faites en sorte de ne pas avoir à utiliser des estimations. Vos collaborateurs doivent être incités à mettre ces chiffres à jour petit à petit, et à enregistrer les informations qui n'étaient pas collectées jusqu'alors.

Par exemple, quand vous demandez aux collaborateurs qui quittent l'entreprise les raisons de leur démission, voyez cela comme une opportunité d'amélioration.

Demandez-leur pourquoi ils démissionnent, à quel moment ils ont commencé à être contrariés, et à quel moment ils ont commencé à envisager leur départ de l'entreprise.

Veillez à maintenir la conversation dans un climat bienveillant, cordial et non antagoniste, afin d'obtenir des réponses sincères.

Challenge 2 : Vous n'arrivez pas à choisir entre des chiffres généraux qui s'appliquent à toute l'entreprise et des chiffres qui s'appliquent à un service en particulier.

Si vous utilisez des données erronées et de mauvaise qualité, quel genre de résultats pensez-vous obtenir ?

La qualité et la valeur de vos résultats découle directement de la qualité des données utilisées. C'est pourquoi il vous faut faire preuve de rigueur quand vous collectez des données, et prendre le processus au sérieux.

En d'autres termes ?

Ne cédez pas à la facilité d'utiliser des chiffres obsolètes ou trop réducteurs.

Pour les chiffres concrets, comme les salaires horaires, vous devriez avoir un montant exact en euros plutôt qu'une moyenne d'entreprise. Pour obtenir le temps total nécessaire à un recrutement, collectez les données liées à un poste en particulier.

Par contre, le degré d'engagement peut être considéré à l'échelle globale de l'entreprise. Avec des outils adaptés et un peu de temps, vous pourrez obtenir des données sur le degré d'engagement moyen dans l'entreprise. Cette tâche peut toutefois être intimidante lorsque vous vous y attellerez.

Si vous vous demandez le genre de données que vos collègues souhaiteraient avoir, c'est simple : posez-leur la question.

Renseignez vous en amont sur les statistiques qui ont une importance aux yeux de votre directeur général ou directeur financier, cela vous permettra ensuite de récolter des données utiles et de ne pas vous disperser.

Ce que vous voulez éviter à tout prix, c'est de perdre votre temps à récolter et mettre en forme des données dont les conclusions seront ignorées par la direction, car trop généralistes ou peu parlantes.

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Étape 3 : Saisissez vos données dans les différentes formules

Maintenant que vous avez collecté vos données, il est temps de les saisir dans les formules adaptées à chaque cas.

À noter : plusieurs coûts listés ci-dessus n'ont pas de formule associée. Grâce à de simples calculs, vous pourrez facilement déduire le coût des frais de communication autour d'un poste vacant, ou le coût payé à un prestataire vérifiant les qualifications de votre candidat.

Pour les autres coûts plus complexes, par contre, nos formules pourront vous être utiles.

Calculer le coût lié à la productivité réduite d'un collaborateur au cours des semaines précédant son départ

Vous vous souvenez de ce que nous écrivions ci-dessus à propos de la baisse d'engagement ? Ce phénomène mène souvent à la démission du collaborateur, et coûte aux entreprises des milliards en productivité perdue.

De plus, cela signifie qu'AVANT MÊME la démission du collaborateur, la rotation coûte déjà à l'entreprise ! Combien ?

C'est ce que nous allons calculer ici.

Coût lié au désengagement d'un collaborateur avant sa démission :

Calcul de la perte de productivité pendant la période entre le départ du collaborateur et l'arrivée de la nouvelle recrue

On part d'un calcul assez simple, mais qui peut vite se compliquer en fonction du poste dont il est question.

collaborateurs dont le poste est lié à des Indicateurs Clé de Performance (ICP/KPI) découlant directement d'un chiffre d'affaires

Dans le cas du calcul de la perte de productivité d'un collaborateur associé à des ICPs bien définis, comme un commercial ou un chargé de développement commercial, vous devriez vous en sortir facilement.

Par exemple, si un commercial débutant ou un chargé de développement commercial a pour mission de dégager une valeur de 80 000€ par an, vous pouvez aisément calculer la perte de productivité associée.

Coût de la perte de productivité durant l'intérim :

collaborateurs dont le poste est lié à des Indicateurs Clé de Performance (ICP/KPI) découlant indirectement du chiffre d'affaires (ou pas du tout)

Certains collaborateurs peuvent avoir des ICPs qui ne sont pas liés de manière évidente au chiffre d'affaires. Pour surmonter cette petite difficulté, vous pouvez aller voir les responsables de service et déterminer avec leur aide les chiffres associés à la plupart des postes. Et surtout, il est important que vous compreniez la manière dont le travail des collaborateurs est évalué. À un moment ou à un autre, vous devriez retomber sur une évaluation chiffrée qui soit monétaire, ou qui puisse être rattachée à la notion de chiffre d'affaires.

Vous devez comprendre où nous voulons en venir avec des données.

Si vous savez que X prospects mènent à X ventes, vous pourrez par exemple déterminer le nombre d'opportunités qui vous passent sous le nez dans le cas où le poste de Spécialiste Marketing Digital resterait vacant.

Autre situation : imaginons que le degré de satisfaction client augmente de X% pour chaque Responsable Clientèle travaillant dans votre entreprise.

Imaginons également qu'il y ait un lien clairement établi entre le degré de qualité du service client et la stabilité du chiffre d'affaires.

Avec ces deux éléments, vous pouvez démontrer combien cela coûte à votre entreprise si des postes restent vacants dans l'équipe du service client.

C'est la même chose pour l'équipe du service comptabilité. Si elle est au complet, les paiements peuvent être traités de manière plus efficace, garantissant le fait que les ventes réalisées apportent des liquidités et une trésorerie stables.

Une fois que vous êtes en possession de tous ces chiffres, vous pouvez les utiliser dans les formules mentionnées précédemment.

Calcul du coût de la productivité réduite des collaborateurs ou managers qui délaissent leurs propres tâches durant l'intérim

Ce n'est pas parce qu'un collaborateur a démissionné que la charge de travail dont il était responsable disparaît avec lui.

Après son départ, cela peut être difficile de couvrir 100%, 50%, ou bien même 25% des tâches qui lui étaient attribuées.

Il y a toutefois des tâches incompressibles, telles que la gestion de certains comptes, ou la communication avec des clients, qui devront être attribuées à quelqu'un d'autre.

Certains collaborateurs vont donc se retrouver avec des tâches supplémentaires, qui s'ajoutent à leur charge de travail initiale.

Ils devront également être capables de rapidement assurer ces tâches de manière efficace, pour maintenir la qualité du travail que le collaborateur ayant démissionné fournissait.

Il est donc naturel que leur productivité sur les tâches de leur propre poste en prenne un coup dans l'aile. Ils en font plus, et les forcer à être sur tous les fronts limite leur efficacité et la qualité de leur travail.

Pour calculer le coût qui résulte de cette situation, deux approches sont possibles.

Option 1 : en utilisant les heures de travail

• Calculez combien d'heures un collaborateur A passe à couvrir les tâches du collaborateur B qui a démissionné.
• Multipliez ensuite ces heures par le salaire horaire de A (son salaire annuel divisé par 2080—le nombre moyen d'heures travaillées par an).

Option 2 : en déterminant le coût journalier

L'option 1 présente un petit inconvénient...

Vous avez des collaborateurs à qui vous demandez déjà de produire plus de travail pour assurer les tâches de quelqu'un qui a démissionné.

Comment pensez-vous qu'ils réagissent si vous leur demandez, en plus de tout ça, de noter les heures qu'ils passent à chaque tâche ?

Bien sûr, ce n'est pas grand-chose, mais il est possible qu'ils perçoivent cela comme la goutte d'eau qui fait déborder le vase.

Pour éviter cette situation, vous pouvez utiliser une formule générale. Nos recherches montrent que couvrir les tâches d'un autre collaborateur coûte aux environs de 30% du salaire journalier de du collaborateur en question. Comme alternative à l'option 1, vous pouvez donc déterminer le salaire journalier de votre collaborateur et le multiplier par 0,30 pour connaître le coût de la répartition de la charge de travail.

Connaître ce coût est particulièrement important dans le cas où c'est un collaborateur plus qualifié (qui aura sûrement par ailleurs des responsabilités plus importantes) qui assure l'intérim.

Pour les collaborateurs payés à l'heure

Pour les collaborateurs payés à l'heure, vous pouvez tout simplement calculer la somme qu'ils toucheront en heures supplémentaires pour le travail supplémentaire qui devra être fourni.

Calcul du coût de la productivité réduite des nouvelles recrues

En général, un nouvel arrivant dans l'entreprise est enthousiaste et motivé. Mais il lui faudra plus que de l'enthousiasme pour arriver à remplir les tâches de son nouveau poste à un niveau confirmé. Même après avoir suivi toutes les formations nécessaires, cela lui prendra du temps pour atteindre le niveau de productivité du collaborateur qui a démissionné.

On vous le concède, ce coût n'est pas facile à mesurer. Cela peut prendre jusqu'à 2 ans pour qu'un nouveau collaborateur soit complètement opérationnel.

La question ici est donc de déterminer le temps qu'il faut à un collaborateur pour devenir opérationnel à un nouveau poste.

Certaines entreprises partent du principe que le collaborateur est opérationnel à la fin de son processus de formation et d'intégration à l'entreprise. D'autres préfèrent considérer que le collaborateur est opérationnel quand il est capable de mener à bien certaines tâches en toute autonomie.

Il faudra que vous échangiez avec les responsables dans votre entreprise pour choisir la valeur qui s'applique dans votre cas.

Pour commencer, nous suggérons que vous utilisiez la formule ci-dessous, qui utilise les variables suivantes :

Coût pour amener un nouveau collaborateur à être opérationnel

Déterminer le coût horaire des collaborateurs salariés est la partie la plus difficile

Une fois que vous avez le coût horaire ou journalier de vos collaborateurs salariés, le reste du travail consistera principalement à faire la multiplication avec le temps passé. Cette même méthode vous aidera à calculer les coûts tels que :

• Heures de travail du spécialiste recrutement/responsable chargé de chercher et sélectionner les candidats, et d'organiser les entretiens d'embauche
• Heures de travail pour mener les entretiens finaux avec les cadres et la direction
• Heures de travail des responsables de formation en charge d'intégrer la nouvelle recrue

Étape 4 : Additionnez vos résultats pour obtenir le coût total du turnover

Vous devriez désormais avoir toutes les données nécessaires en votre possession. Vous avez fait le plus difficile, il ne reste plus qu'à tout additionner !

La somme de tous les coûts correspond au coût total du turnover pour le poste sur lequel vous avez choisi de vous concentrer.

Même si les calculs que nous avons décrits sont plutôt faciles, vous n'êtes bien sûr pas obligé de les réaliser manuellement. Si vous êtes un pro d'Excel, vous pouvez créer vous-même des feuilles de calculs sophistiquées pour entrer et traiter ces données.

Mais cela prend quand même pas mal de temps, peut parfois poser des problèmes lors des mises à jour, et sera difficile à gérer à mesure que votre entreprise se développe.

C'est pourquoi nous avons détaillé ici une méthode facile à utiliser pour calculer le coût du turnover.

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