Comment améliorer la rétention des collaborateurs à distance ?

Comme de nombreuses entreprises, vous gérez maintenant une main-d’œuvre partagée : une partie à distance, une autre sur place.

Ça fonctionne beaucoup mieux que prévu.

Comme l’ont expliqué des experts depuis des années, vos équipes de travailleurs du savoir qui sont à distance sont plus productives qu’elles ne l’étaient sur place.

Les dirigeants de votre entreprise sont satisfaits. Après tout, moins de collaborateurs en personne signifie qu’on a besoin de moins d’espace de bureau. La demande d’espaces de bureau pourrait chuter de 10 à 25 %.

Mais vous avez remarqué quelque chose d’intéressant en consultant vos enquêtes d’engagement pulse.

Alors que vos scores sur les questions d’autonomie et de productivité ont augmenté, vos scores de satisfaction, de santé mentale et de bien-être ont baissé.

En bref, vos équipes accomplissent le travail, et même mieux qu’avant. Mais elles ne sont pas particulièrement heureuses de le faire.

Ceci dit, la majorité d’entre elles rapportent qu’elles sont heureuses d’avoir l’option de travailler de la maison.

Qu’est-ce qui se passe ? De toute évidence, le passage au travail à distance a un lien avec ces résultats négatifs, mais les gens semblent préférer travailler de la maison.

Comment pouvez-vous régler ce problème ?

Les milieux de travail hybrides ont leurs avantages et leurs inconvénients

Le fait est que le travail à distance n’est pas une solution miracle pour régler l’insatisfaction et le désengagement des collaborateurs.

Même si le travail à distance offre liberté, flexibilité et la possibilité de travailler au moment et à l’endroit qui conviennent le mieux, les collaborateurs finissent quand même par ressentir un certain isolement.

Ce sentiment est encore plus présent si vous avez une main-d’œuvre à la fois en personne et à distance.

Des différences dans la perception du statut, de l’éthique de travail et de l’accès à l’information peuvent créer des tensions entre ceux qui sont sur place et ceux qui sont à distance.

Vous pouvez contrer cela en révisant votre stratégie de rétention des collaborateurs de manière à tenir compte à la fois des collaborateurs sur place et à distance. Cela vous aide à :

• Maintenir un haut niveau d’engagement collaborateurs
• Préserver ou augmenter votre taux de rétention
• Stimuler la productivité et la collaboration
• Réduire le turnover

Tenez des réunions “remote-first”

Les réunions en disent long sur la culture d’une entreprise. Elles jouent aussi un rôle important pour établir et maintenir cette culture. Les réunions offrent aux nouveaux collaborateurs un aperçu rapide de :

• La structure de pouvoir et la dynamique de l’entreprise
• L’ouverture des managers et des dirigeants aux nouvelles idées
• Si les collaborateurs sont soutenus dans la prise de risques ou s’il existe une forte culture du blâme
• La façon dont les gens sont traités en groupe
• La façon dont l’entreprise collabore et propose des idées
• La façon dont l’entreprise prend des décisions

Si la culture représente comment les choses se font, et que les réunions sont – idéalement ! – l’un des endroits où on accomplit vraiment ces choses, alors elles ont beaucoup de poids.

Votre stratégie de rétention en personne tient peut-être déjà compte de l’importance des réunions. Vous avez peut-être déjà pris des mesures comme :

• Définir un ordre du jour et envoyer un résumé afin de rendre les réunions plus courtes et pertinentes
• Encourager la participation de nouvelles voix et veiller à ce que les idées de chacun ne soient pas interrompues ou rejetées
• Vous assurer de mettre en pratique les idées et solutions présentées pour que ces réunions soient un usage productif du temps

Bien sûr, toutes ces meilleures pratiques doivent être revisitées quand vous pensez à un environnement de travail hybride, à la fois sur place et à distance.

Certains éléments d’une réunion en personne, comme les conversations de couloir avant et après, permettent de créer des liens entre les collaborateurs.

Les collaborateurs à distance n’ont pas ce privilège.

Songez à intégrer les meilleures pratiques suivantes dans vos réunions hybrides.

Facilitez la participation des collaborateurs à distance

Au lieu d’utiliser un tableau blanc physique, envisagez d’utiliser une application en ligne que tous vos collaborateurs peuvent manipuler, qu’ils soient sur place ou à distance.

Autrement, vous rendez plus difficile la participation des collaborateurs à distance à la séance d’orientation, tandis que leurs collègues sur place peuvent facilement se lever pour griffonner une note ou ajouter un post-it au tableau blanc.

N’oubliez pas d’ajouter un lien ou un numéro de conférence dans vos invitations de calendrier

Comme la proportion de collaborateurs en personne par rapport à ceux à distance devient plus égale, le problème se pose moins.

Cela dit, s’il n’y a qu’un seul collaborateur à distance dans une équipe donnée, il est facile pour l’organisateur d’oublier d’ajouter un lien ou un numéro de conférence.

Cela crée une expérience frustrante pour la personne qui souhaite se joindre à l’heure prévue.

Envoyez un ordre du jour à l’avance

C’est une des meilleures pratiques pour toute réunion, peu importe la composition de l’équipe.

Indiquez l’objectif de la réunion, les points que vous voulez aborder et le résultat souhaité, et précisez que tout le monde doit prendre connaissance des détails avant la réunion.

De cette manière, les collaborateurs à distance peuvent préparer leurs idées à l’avance et les partager dans le chat au moment opportun.

Laissez du temps aux collaborateurs à distance pour apporter leurs commentaires

Une grande partie de la communication s’appuie sur des signaux non verbaux. C’est ainsi que, dans une réunion, on comprend à quel moment on peut intervenir, faire un commentaire ou poser une question.

Pour les collaborateurs à distance, il est plus difficile de repérer ces signaux. Pour éviter le malaise d’interrompre le fil de la discussion, ils préféreront peut-être ne rien dire du tout.

Avant de passer au prochain sujet, demandez toujours à vos participants à distance s’ils ont quelque chose à ajouter.

Demandez aux collaborateurs sur place de se connecter également depuis leur poste

Dans les meilleures cultures hybrides à la fois en personne et à distance, on fait tout pour que chacun se sente véritablement dans la même équipe. Mais ce n’est pas toujours évident.

Les réunions hybrides en sont l’exemple : tous les collaborateurs sur place se rassemblent dans une salle de réunion, tandis que les collaborateurs à distance se joignent individuellement depuis leur ordinateur. L’environnement de réunion est alors asymétrique. Au lieu de cela, demandez à vos collaborateurs sur place de se connecter depuis leur poste, eux aussi.

Assurez-vous que les promotions soient transparentes

Les entreprises ont toujours privilégié la présence sur place, où l’on valorise ceux qui arrivent tôt et partent tard.

C’est la norme, même si la recherche démontre que la productivité chute nettement après 50 heures par semaine.

Et l’horaire classique neuf à cinq, qui exige de rester assis devant son écran, n’est pas la structure la plus efficace pour les travailleurs du savoir.

Malheureusement, il existe un parti pris institutionnel à l’égard des collaborateurs à distance qui peut saper votre culture de travail hybride.

Selon une étude récente, 78 % des collaborateurs à distance croient que leurs collègues sur place leur en veulent.

Cette perception d’être mal vus – qu’elle soit justifiée ou non – mine la motivation des collaborateurs à distance, surtout s’ils ont l’impression de ne pas avoir les mêmes chances d’avancement.

Comment éviter cela ?

Une stratégie consiste à souligner les contributions des collaborateurs à distance.

Par exemple, les collaborateurs sur place voient leurs collègues faire des heures supplémentaires, alors qu’ils ne voient pas le collaborateur à distance qui se lève à 4 h du matin pour soutenir un projet urgent dans un autre fuseau horaire.

Une autre stratégie importante : réviser les modèles existants pour évaluer et promouvoir vos collaborateurs.

Quand il n’existe pas de lignes directrices claires sur la façon dont les gens deviennent admissibles à une promotion, chacun se fait sa théorie sur qui est promu et pourquoi.

Là encore, la perception peut compter davantage que la réalité quand on parle d’engagement et de satisfaction.

Pour lutter contre ce problème, créez une stratégie de promotion fondée sur les chiffres :

• Objectifs de performance clairement définis, mesurables et assortis d’une échéance
• Incentives (p. ex. primes, augmentations, promotions) présentées clairement et reliées à l’atteinte de ces objectifs afin que les collaborateurs ne se posent pas de questions
• Accès à toutes les ressources et au soutien nécessaires pour atteindre ces objectifs d’avancement

Créez une salle de pause virtuelle

Souvent, c’est lors de conversations informelles autour de la machine à café, dans l’ascenseur ou avant/après les réunions que se créent la collaboration, l’innovation et le sentiment d’appartenance.

C’est super pour la culture des collaborateurs sur place, mais c’est difficile à reproduire avec des équipes à distance.

Mais « difficile » ne veut pas dire « impossible ». Le passage massif au travail à distance a poussé les entreprises technologiques à trouver des solutions à ce problème.

Hallway est une application qui permet aux entreprises de recréer l’impression de croiser d’autres collaborateurs dans le corridor grâce à des outils comme Slack.

Les entreprises ajoutent l’application à leurs canaux Slack – Hallway recommande de l’ajouter aux canaux comptant environ 30 personnes.

Les membres de ce canal peuvent lancer des appels vidéo spontanés ou être jumelés aléatoirement avec un autre collaborateur du canal.

GitHub, pour sa part, encourage les collaborateurs à prendre des pauses-café virtuelles via des appels vidéo. L’entreprise offre aussi des occasions de rencontrer de nouvelles personnes.

Dans leur canal Slack #donut_be_strangers, un bot connecte de façon aléatoire les collaborateurs entre eux. Il y a également une Random Room où les collaborateurs peuvent se rejoindre de manière spontanée.

Même si les conversations spontanées sont idéales, vos collaborateurs à distance ne se sentiront peut-être pas à l’aise de participer tout de suite.

Demandez à vos managers de réserver du temps dans l’horaire de leurs collaborateurs pour discuter de sujets qui ne sont pas liés au travail, partager ce dont ils sont reconnaissants ou souligner le travail d’un collègue sur un projet.

Surtout, encouragez vos collaborateurs sur place à participer à ces plateformes virtuelles, que ce soit des canaux Slack ou Hallway. C’est crucial pour une culture hybride.

Mesurez l’engagement de vos collaborateurs

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas.

Si vous voulez lancer de nouvelles initiatives, vous devez savoir si elles fonctionnent.

Évaluez la situation de votre main-d’œuvre hybride en mesurant l’engagement de vos collaborateurs avec une enquête.

Si vous en avez déjà une, utilisez ces données pour déterminer où concentrer vos efforts.

En menant une enquête, vous évitez de foncer tête baissée avec des hypothèses erronées du type « les collaborateurs à distance sont forcément plus heureux parce qu’ils travaillent de la maison ».

Vous pouvez ainsi relever des plaintes potentielles comme « On programme toujours les réunions trop tard pour moi, qui travaille dans tel bureau » ou « Mes perspectives d’avancement sont limitées parce que je ne travaille pas sur place ».

Qu’en est-il des entreprises qui ont déjà des résultats d’enquête ?

Si vous avez déjà mené une enquête auprès de votre main-d’œuvre hybride, examinez-en les résultats. Quels sont les motifs d’insatisfaction ? Sont-ils liés :

• Au manque de connexion entre les membres de l’équipe ?
• Au manque de transparence concernant les promotions et les augmentations ?
• Au sentiment d’isolement social ?

Une fois que vous avez cerné le principal problème, utilisez ces informations pour prioriser vos initiatives. Après avoir mis en place un programme, recourez à des enquêtes pulse pour mesurer son efficacité globale.

Qu’en est-il des entreprises qui n’ont pas de données d’engagement ?

Pas de données d’engagement ? Pas de souci. Préparez une enquête de satisfaction des collaborateurs pour savoir comment ils se sentent. Cette enquête d’engagement devrait être :

• Pertinente : N’incluez pas de questions juste pour en inclure
• Concise : Laissez tomber le long sondage annuel traditionnel et privilégiez des enquêtes pulse plus fréquentes
• Clair : Évitez le jargon et les questions à tiroir, et assurez-vous que vos échelles de réponse sont claires (p. ex. si vous demandez aux gens d’évaluer leur niveau d’accord ou de satisfaction de 1 à 5, indiquez clairement ce que représente 1 et ce que représente 5)

Une fois votre enquête créée, communiquez-la de manière efficace à l’interne.

Le travailleur moyen reçoit 121 mails par jour et en envoie au moins 40.

S’il apprend l’existence de l’enquête seulement au moment de la remplir, il risque vite de la mettre tout en bas de sa liste de priorités.

Mettez en place une stratégie de communication interne qui souligne :

• L’importance de créer une culture unifiée pour les collaborateurs sur place et à distance
• Que l’enquête est entièrement anonyme et que l’usage de liens d’enquête uniques ne sert qu’à éviter les doublons
• L’impact que les résultats de l’enquête d’engagement auront sur les projets prioritaires au cours de l’année
• L’impact qu’a eu l’enquête de l’an dernier sur les changements récents (p. ex. « Vous vouliez de meilleurs avantages, nous avons répondu à votre demande. Maintenant, c’est de nouveau le moment de partager vos commentaires. »)

Faites une revue des résultats de l’enquête avec vos managers

Une fois que vous avez obtenu les résultats de votre enquête, examinez-les vous-même, soulignez les conclusions principales, puis révisez ces résultats avec vos managers.

Il est tentant de simplement transférer à chacun un fichier Excel contenant des données brutes en leur demandant d’améliorer l’engagement de leur équipe, mais cette approche n’est pas très efficace pour les raisons suivantes :

• Les managers sont déjà très occupés et concentrés sur leur travail au quotidien
• Les managers peuvent avoir l’impression que la plupart des résultats ne les concernent pas
• Les managers peuvent ne pas saisir l’importance de l’engagement collaborateurs
• Les managers peuvent ne pas posséder les compétences nécessaires pour avoir des discussions constructives avec leurs collaborateurs

Rendez les managers responsables de leurs indicateurs d’engagement collaborateurs

Sur quoi évaluez-vous vos managers ? Si l’engagement collaborateurs n’en fait pas partie et que les managers ne sont pas déjà convaincus de l’importance du sujet, ils ne le prioriseront pas.

En revanche, si les indicateurs d’engagement, comme le score global de l’équipe à l’enquête, influent sur l’obtention de leur prime, ils y accorderont plus d’attention.

• Ajoutez l’engagement collaborateurs et la responsabilité de ces indicateurs dans la description de poste de vos managers
• Demandez à vos directeurs de collaborer avec leurs managers pour définir des objectifs S.M.A.R.T. visant à améliorer les indicateurs d’engagement collaborateurs clés
• Faites le suivi auprès des managers pour découvrir comment ils travaillent concrètement à l’atteinte de ces objectifs

Donnez aux collaborateurs la flexibilité de fixer leurs propres horaires

Mesurer les résultats plutôt que les heures est une façon plus intelligente de gérer les travailleurs, surtout quand votre main-d’œuvre est composée de travailleurs du savoir.

Quand on produit un travail qui exige de la créativité, de la collaboration et de la réflexion, exiger un nombre fixe d’heures entre deux plages précises ne fait pas beaucoup de sens.

Au lieu de cela, laissez vos collaborateurs sur place et à distance établir leurs propres horaires, avec pour seule contrainte de respecter les réunions d’équipe ou avec les clients.

Accorder de la flexibilité en matière d’horaires a un autre avantage : cela réduit la division entre ceux qui travaillent sur place et ceux qui travaillent à distance.

Le ressentiment des collaborateurs sur place envers ceux à distance vient souvent du fait qu’ils ont l’impression de sacrifier davantage et que ceux à distance ne sont pas aussi engagés.

De plus, vous dites miser sur les résultats plutôt que sur le temps passé, mais si vous vous attendez à ce que la moitié de votre équipe arrive à 9 h et reparte à 17 h tout en faisant quand même des heures en soirée, le message ne sera pas crédible.

Ces collaborateurs doivent rater des événements importants ou jongler avec les rendez-vous médicaux, alors qu’ils estiment que les collègues à distance n’ont pas les mêmes soucis. Offrir la flexibilité à tout le monde contribue à réduire cette frustration.

Cela augmente aussi la satisfaction des collaborateurs en leur permettant de gérer d’autres volets de leur vie (p. ex. prendre soin d’enfants ou de parents), tout en respectant leurs obligations professionnelles.

Enfin, un horaire flexible répond au souhait général d’autonomie, de confiance et de réduction de la microgestion chez les collaborateurs. Cela s’aligne aussi avec leur désir d’autonomie.

Assurez-vous que les collaborateurs reçoivent le même salaire, qu’ils soient sur place ou à distance

Payez vos collaborateurs à distance et vos collaborateurs sur place au même taux, au lieu de l’ajuster en fonction de leur lieu de résidence.

Spotify a récemment annoncé qu’elle paierait ses collaborateurs au même taux, même s’ils déménagent dans une autre ville où le coût de la vie est moins élevé.

Cela lui donne un avantage concurrentiel sur les entreprises qui exigent une baisse de salaire si, par exemple, un collaborateur quitte San Francisco pour Denver.

De la même façon, payez un collaborateur à distance le taux approprié selon son poste.

Autrement dit, songez à offrir à un architecte principal à distance, basé à Raleigh, le même salaire que son homologue à San Francisco pour éviter de créer un fossé entre collaborateurs à distance et collaborateurs sur place.

Organisez un rassemblement en personne au moins une fois par an

Imaginez travailler avec quelqu’un pendant près d’un an en n’interagissant qu’à travers des appels vidéo et des mails ?

Selon l’ampleur du projet, il se peut que vous interagissiez plus souvent avec cette personne qu’avec d’autres membres de l’équipe.

Donnez à vos collaborateurs à distance et à vos collaborateurs sur place l’occasion de se rencontrer en organisant un rassemblement annuel en personne avec des conférenciers, des activités et des moments pour que chacun puisse voir ses collègues à distance.

C’est l’occasion de voir l’équipe non plus seulement comme des photos de profil ou des noms à l’écran, mais comme de vraies personnes.

Élaborez une stratégie d’engagement collaborateurs unifiée

L’avenir du travail est hybride, réunissant collaborateurs à distance et collaborateurs sur place.

Cela entraîne de nouveaux défis pour les équipes de ressources humaines, qui cherchent à favoriser une culture unifiée et à augmenter l’engagement collaborateurs.

Pour cette raison, utilisez vos enquêtes d’engagement pour repérer les frictions et trouvez des moyens de rapprocher vos équipes sur place et à distance grâce à des outils virtuels et à un rassemblement annuel.