Vous occupez votre rôle de gestionnaire depuis un an, et il est clair que votre équipe ne va pas très bien.
Les projets ne sont pas terminés à temps. Ou, s’ils le sont, ils ne sont pas bien exécutés.
Des employés qui excellaient dans d’autres équipes performent mal dans la vôtre. De plus, quelques employés clés ont récemment remis leur démission.
C’est clair : le problème ne vient pas de vos membres d’équipe. Il vient de votre équipe elle-même.
Traduction : La gestion est à blâmer.
Est-il possible d’améliorer la performance de travail de votre équipe?
Absolument. En fait, il existe des stratégies éprouvées pour renforcer la performance d’équipe. Elles sont si utiles que les gestionnaires se demandent souvent pourquoi ils ne les utilisaient pas dès le départ.
Bien souvent, d’excellents contributeurs individuels sont promus à des postes de gestion.
Résultat : on ne les forme pas à ce que signifie être un gestionnaire.
Contrairement à la croyance populaire, la gestion ne consiste pas à surveiller et contrôler. Il s’agit plutôt de définir un chemin clair vers un objectif pour vos employés et de les aider à naviguer ce chemin.
Voici quelques stratégies pour vous aider à le faire.
Utilisez les données pour comprendre la performance de votre équipe
Vous connaissez l’expression : « Ce qui est mesuré se gère. »
Qu’est-ce que le succès pour votre équipe? Si vous ne pouvez pas répondre clairement à cette question, vous laissez la performance de votre équipe au hasard.
Vous devez comprendre à quoi ressemble le succès et comment le mesurer. Autrement dit, vous avez besoin de données sur votre équipe et sa performance pour apporter des améliorations.
Pour ce faire, commencez par choisir les bons indicateurs pour votre équipe.
Pour une équipe marketing, il peut s’agir du nombre de pistes qualifiées transmises à l’équipe de vente.
Pour une équipe de vente, il peut s’agir du nombre de contrats signés.
Pour une équipe des opérations TI, il peut s’agir du temps de disponibilité.
Pour une équipe de développement, il peut s’agir du nombre de lancements de versions. Pour une équipe de satisfaction client, il peut s’agir des notes de sondage de satisfaction client.
La liste peut être longue.
Une fois que vous avez déterminé les indicateurs clés pour votre équipe, communiquez-les à tous. Certains membres de l’équipe ne savent peut-être pas que leur travail soutient des objectifs précis.
De plus, intégrez ces indicateurs précis aux objectifs S.M.A.R.T. de chaque contributeur individuel.
Lorsque vous savez quels sont vos indicateurs opérationnels et que vous les mesurez en conséquence, ajoutez vos données de sondage d’employés.
Vos sondages d’employés, y compris vos sondages annuels et vos sondages pulse, renferment de précieuses données sur la perception de vos employés, ce qu’ils veulent et ce qui les motive.
Utilisez la technologie pour combiner et analyser vos indicateurs opérationnels et vos indicateurs RH.
Vous pouvez acheter des solutions numériques pour vous aider à le faire.
Le module de performance de Sparkbay combine les réponses des sondages d’employés et vos données KPI opérationnelles pour identifier des problèmes précis qui nuisent à votre performance, puis transforme ces observations en stratégies plus efficaces d’autonomisation des employés.
Définissez des objectifs S.M.A.R.T. pour votre équipe
Votre équipe comprend-elle la stratégie d’entreprise globale?
Toute organisation a une stratégie ou des objectifs d’entreprise. Peut-être qu’ils ne sont pas formellement documentés lors d’une retraite annuelle, mais ils existent soit dans un courriel quelque part, soit dans la tête de l’équipe de direction.
En tant que gestionnaire, il est important d’expliquer clairement quels sont ces objectifs. Voici quelques exemples :
- Obtenir 20 % de parts de marché pour une application précise dans l’Ouest canadien d’ici le quatrième trimestre de l’an prochain
- Offrir 3 nouveaux produits numériques aux clients d’ici le troisième trimestre de l’an prochain
- Augmenter les marges de profit de 10 % sur ce service clé en mettant en place des processus plus efficaces grâce à la technologie numérique d’ici le premier trimestre de l’an prochain
Le travail de votre équipe s’inscrit dans 4 ou 5 objectifs d’entreprise que votre organisation s’est fixés.
Si vous faites partie d’une équipe marketing, vos objectifs soutiennent l’entreprise dans sa conquête d’une plus grande part de marché.
Si vous faites partie d’une équipe de conception de produits, vos objectifs soutiennent la création de ces 3 nouveaux produits numériques.
Une fois que vous avez compris vos objectifs, répartissez-les en objectifs pour chaque contributeur individuel.
Par exemple, un membre de votre équipe pourrait être chargé de mettre en place des pratiques DevOps. Ces pratiques aident l’équipe à produire de meilleurs produits numériques plus rapidement pour l’entreprise.
Ensuite, assurez-vous qu’il s’agit d’un objectif S.M.A.R.T. : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste/pertinent et défini dans le temps.
Pour reprendre l’exemple du membre de votre équipe de développement, son objectif pourrait être :
Mettre en place un programme de contrôle de version distribué utilisé à 80 % par les équipes de développement et d’opérations avant la fin du deuxième trimestre.
Cet objectif est :
- Spécifique : Mettre en place un programme de contrôle de version distribué.
- Mesurable : On s’attend à un taux d’adoption de 80 %.
- Atteignable : C’est une « petite étape » vers DevOps, et non un programme DevOps complet.
- Réaliste/Pertinent : C’est important pour l’entreprise parce qu’elle essaie de lancer de nouveaux produits numériques plus rapidement.
- Défini dans le temps : Il est clair que ces résultats doivent être atteints avant la fin du deuxième trimestre.
Définir des objectifs individuels et les partager avec l’équipe accroît la transparence et la collaboration. Les gens comprennent ce que font les autres et pourquoi ils le font.
Cela renforce les relations, car les gens partagent ressources et informations pour atteindre leurs objectifs individuels et ceux de l’équipe.
De plus, des objectifs S.M.A.R.T. donnent aux membres de l’équipe le contexte nécessaire pour être proactifs et créatifs sans perdre le fil.
Une fois vos objectifs S.M.A.R.T. établis, créez des indicateurs de performance clés et planifiez des rencontres de suivi avec votre équipe.
Pendant ces rencontres, vous pouvez vérifier à quel point un employé est en voie d’atteindre son objectif, où il rencontre des difficultés et quel soutien il lui faut pour réussir.
Créez et entretenez une culture de rétroaction
Si vous voulez une équipe très performante, vous avez besoin d’une culture de rétroaction.
Dans une culture de rétroaction, les employés sont à l’aise non seulement de recevoir des commentaires, mais aussi d’en donner. C’est bienvenu et considéré comme un exercice productif.
Dans les équipes qui ont une culture de rétroaction, les employés sont encouragés à apprendre et à grandir. Ils travaillent dans un environnement de sécurité psychologique.
De plus, ils peuvent faire des essais et agir de façon créative au sein de l’organisation. Cela ne fera que prendre plus de valeur à mesure que l’économie devient de plus en plus compétitive.
Comment créer une culture de rétroaction?
D’abord, comprenez qu’une telle culture ne se développe pas du jour au lendemain. Vous y accordez peut-être une grande importance, mais votre équipe a peut-être une tout autre perspective.
Ceux qui reçoivent les commentaires peuvent y voir un signe qu’ils ont des ennuis.
Ceux qui les donnent peuvent trouver malvenu d’offrir une critique constructive à leurs pairs quand ils ne sont pas leurs supérieurs.
Alors, soyez patient. Ça prendra du temps.
Un bon point de départ consiste à montrer l’exemple et à démontrer ce que signifie donner une rétroaction utile. Voici quelques conseils :
- Basez vos commentaires sur ce que vous observez, pas sur vos suppositions. Par exemple : « Je remarque que lorsque vous soumettez ceci, vous faites cela. Je vous suggérerais d’essayer cette approche. Qu’en pensez-vous? » plutôt que des remarques contre-productives comme « Ne refaites pas ça » ou « On ne fait pas ça ici ».
- Faites porter vos commentaires sur le comportement, pas sur l’individu. Par exemple, au lieu de dire « Vous n’êtes pas bon dans votre emploi » ou « Vous ne performez pas bien », discutez d’actions précises qui mènent à de mauvais résultats : « Cette approche n’a pas fonctionné pour telle raison. Voici une approche que vous pourriez envisager. »
- Proposez toujours une recommandation ou une solution. Ça ne veut pas dire que vous devez donner la réponse finale à la personne. Mais vous devriez l’orienter dans la bonne direction. Après tout, à quoi bon avoir une équipe si vous faites vous-même tout le travail pour corriger la situation?
Normalisez la rétroaction en l’offrant quotidiennement. Les chefs d’équipe ont tendance à la réserver pour des moments spéciaux, comme une évaluation annuelle ou une énorme erreur.
Les évaluations annuelles n’arrivent pas assez souvent. Et le but d’une culture de rétroaction est d’éviter ces énormes erreurs.
Demandez aussi de la rétroaction à votre équipe. Il est essentiel de bâtir la confiance pour créer une culture de rétroaction, donc il est important que la rétroaction se fasse dans les deux sens.
Lorsque vous recevez des commentaires de vos employés, réagissez positivement pour qu’ils sachent que vous accueillerez aussi les futurs commentaires. Mettez-les en pratique également. Sinon, les gens ne se donneront plus la peine de faire des suggestions.
De plus, distribuez de la rétroaction positive seule et régulièrement. Les gestionnaires ont tendance à se servir des retours positifs comme d’un tampon avant de livrer un commentaire négatif, ce qui diminue la valeur de la rétroaction positive.
Au lieu de cela, partagez-la seule et faites-le souvent. Et ne la réservez pas qu’aux grandes réussites! Les petites réussites méritent aussi une reconnaissance.
D’ailleurs, elles sont formatrices pour d’autres personnes qui veulent aussi accroître leur performance.
Par ailleurs, cherchez des occasions de donner de la rétroaction en public. La reconnaissance publique améliore le moral des employés.
Réduisez le nombre de réunions (ou rendez-les plus efficaces)
Les réunions inutiles – ou trop longues – tuent la productivité.
Si vous tenez une réunion, n’invitez que les personnes nécessaires à la prise de décision. Ensuite, elles pourront transmettre les points essentiels au reste de l’équipe.
Gardez la réunion la plus courte possible et axée sur un objectif précis.
Rédigez un ordre du jour et envoyez-le à tous les participants à l’avance.
Précisez clairement que tout le monde doit lire le document avant de se présenter à la réunion.
Enfin, restez discipliné lors de la réunion.
Au cours d’une réunion, différentes idées peuvent surgir. De plus, des personnalités charismatiques ou combatives peuvent monopoliser la conversation. Ne laissez pas la réunion dérailler.
Pour ce faire, instaurez une politique de tolérance zéro envers les gens qui argumentent sans présenter de faits ou de données pour appuyer leurs propos. Ainsi, les fortes personnalités ne pourront pas faire dévier la réunion.
Créez des occasions de formation pour les membres de votre équipe
Si votre équipe est moins performante dans un domaine précis, c’est peut-être le signe qu’elle a besoin de plus de formation.
Il vous revient de lui fournir ce soutien. Si vous avez embauché les bonnes personnes, elles apprécieront. Les employés vedettes ont soif de perfectionnement professionnel et d’occasions d’apprentissage. En tant que gestionnaire, c’est à vous d’offrir ces occasions et de veiller à ce qu’elles soient en lien avec les objectifs de l’entreprise.
Commencez par demander à votre équipe dans quels domaines elle se sent mal préparée ou mal équipée pour faire son travail. Un sondage pulse peut vous aider à recueillir rapidement ces réponses.
Une fois que vous avez repéré les domaines où votre équipe aurait besoin de formation supplémentaire, demandez à votre équipe RH ou à votre service de formation et développement de créer un programme de formation officiel.
Si ces ressources ne sont pas offertes à l’interne, vous pourriez demander à votre direction d’approuver un budget pour de la formation externe.
Déléguez des tâches à votre équipe
Vous avez embauché votre équipe (ou vous avez choisi de la garder). Maintenant, faites-lui confiance en déléguant efficacement.
À mesure que la charge de travail de votre équipe augmente, déléguez des tâches à vos contributeurs individuels.
Quand vous déléguez une tâche, donnez des instructions claires et expliquez vos attentes en ce qui concerne les livrables et les délais.
Ne croyez pas que déléguer veut dire se débarrasser du travail. À première vue, demander à quelqu’un de faire une tâche peut sembler irresponsable ou paresseux. Au contraire, la délégation est le moyen de rester efficace en tant que gestionnaire.
Si vous vous concentrez sur des tâches que votre équipe pourrait faire, vous aurez moins d’énergie pour les responsabilités cruciales de votre description de poste. Parmi ces responsabilités, mentionnons la création de relations avec les autres équipes, la recherche de ressources pour vos subordonnés directs et l’élimination d’obstacles.
La délégation aide aussi à développer les compétences globales de votre équipe. Chaque fois qu’une personne apprend à faire quelque chose que vous lui avez délégué, la valeur collective de l’équipe augmente.
Enfin, soyez attentif aux biais internes. Deux biais majeurs influencent la capacité des gestionnaires à déléguer : croire que personne ne peut faire le travail aussi bien qu’eux et penser qu’un travail supervisé donne de meilleurs résultats. Ces deux biais nuisent à la performance globale de votre équipe.
Comprenez les forces et les faiblesses de vos employés
L’un des avantages d’une équipe est la diversité de talents et d’opinions. Les mauvais gestionnaires essaient de faire entrer chaque membre d’équipe dans leur définition d’un « bon employé ».
Les bons gestionnaires prennent le temps de comprendre les forces et les faiblesses de chaque employé et structurent l’équipe en conséquence.
Bien sûr, il y a des compétences de base que chaque employé devrait posséder.
Après tout, vous n’embaucheriez pas un développeur qui avoue avoir pour faiblesse le « développement de logiciels ».
Mais il existe d’autres compétences importantes, comme la communication, la collaboration et la résolution de problèmes, qui varient d’une personne à l’autre dans l’équipe.
Comment évaluer les forces et faiblesses de vos employés?
D’abord, ayez des conversations directes et ouvertes. Demandez-leur dans quels domaines ils estiment exceller et où ils pensent avoir besoin de soutien. Si leurs réponses sont vagues, demandez des exemples précis.
Si ces conversations ne donnent pas beaucoup d’indices, confiez différentes tâches à vos employés. Placez-les dans des situations nouvelles pour voir comment ils s’en sortent.
Un employé vedette s’écroule-t-il s’il doit affronter une nouvelle situation où il doit s’adapter rapidement?
Un employé plus réservé s’épanouit-il quand on lui confie un projet qui exige de la réflexion et une analyse approfondie?
Changer les choses peut révéler des aspects intéressants de votre équipe.
Éliminez les tâches excessives qui épuisent l’énergie de votre équipe
Où vos membres d’équipe passent-ils le plus clair de leur temps?
Passent-ils des heures en réunion alors qu’ils devraient travailler sur des tâches spécifiques?
Ont-ils à gérer beaucoup de paperasse inutile qui pourrait être simplifiée?
Doivent-ils passer du temps à faire d’innombrables allers-retours par courriel pour obtenir une information ou fixer une rencontre?
Toutes ces petites tâches épuisent l’énergie des employés.
Lorsqu’ils sortent d’une réunion ou qu’ils ont enfin les détails du service de produits pour une campagne marketing, leur énergie pour la journée est déjà entamée.
Il ne leur reste plus beaucoup d’énergie pour le travail créateur de valeur qu’ils auraient aimé terminer s’ils n’avaient pas passé autant de temps sur ces tâches.
Comment pouvez-vous, en tant que gestionnaire, éliminer ces tâches? Vous pouvez commencer par :
- Réaliser un audit de vos processus pour déterminer combien de tâches sont réellement indispensables
- Rationaliser vos processus
- Introduire des outils numériques pour une meilleure communication, collaboration et planification au sein de l’équipe
- Réduire le nombre de réunions par semaine ou fixer des règles strictes sur le moment où un membre de l’équipe peut tenir ou assister à une réunion
Laissez vos employés travailler à distance ou selon un horaire flexible
Des études montrent que les équipes à distance sont souvent plus productives en raison de la réduction des distractions et de l’absence de déplacements. Ajoutez à cela l’argent économisé sur l’espace de bureau, et vous avez peu de raisons d’exiger la présence de vos employés.
Si votre équipe a besoin de flexibilité, offrez-la.
Les gens ont différentes responsabilités et, par conséquent, peuvent avoir à terminer leur travail à des heures variables.
À part les réunions avec les clients ou les projets d’équipe, il n’est pas nécessaire qu’un employé soit au bureau à 9 h s’il souhaite déposer ses enfants à l’école.
Si vous avez bien recruté, vous devriez déjà avoir une équipe intègre et responsable, qui terminera son travail à temps, que ce soit de chez elle ou depuis le bureau.
Si vous avez mis en place les autres mesures pour améliorer la performance de l’équipe, comme des objectifs S.M.A.R.T. clairs, vous n’aurez pas besoin d’avoir tout le monde sous les yeux en tout temps.
Offrir de la flexibilité vous permet aussi de bâtir la confiance et la bonne volonté au sein de votre équipe.
Il est tout à fait possible d’améliorer la performance de travail de votre équipe
En tant que gestionnaire, votre rôle est de tirer le meilleur de vos employés. Si votre équipe ne performe pas bien, vous pouvez agir pour changer la situation. Gérer, c’est aider des personnes talentueuses à appliquer leurs compétences individuelles à un objectif commun. Quand vous le comprenez, vous voyez votre équipe sous un nouvel angle et vous vous sentez capable de poser les gestes nécessaires pour obtenir des résultats.
