10 questions à poser dans vos sondages d'intégration des collaborateurs

Vous voulez savoir ce que vos nouveaux employés pensent de l'intégration? Voici 10 questions validées pour vous aider à améliorer votre processus d'intégration.

Que feriez-vous si vous découvriez que votre entreprise brûle de l'argent ?

Vous arrivez un matin, un café à la main, et vous trouvez sur votre bureau un rapport dans lequel vous apprenez que votre entreprise a retiré des dizaines de milliers de dollars en liquide et les a brûlés dans un feu de cour sur une base trimestrielle ?

Au sens propre, cela peut sembler ridicule, mais au sens figuré, cela se produit dans presque toutes les entreprises.

Les entreprises ont construit d'impressionnantes machines de recrutement pour trouver, interviewer et embaucher de grands talents.

Cela est particulièrement vrai dans les entreprises technologiques où la concurrence pour les talents est féroce.

Mais une chose alarmante se produit une fois que ces candidats entrent dans la vie active. Ils sont largement oubliés.

On s'attend à ce qu'ils trouvent facilement leurs marques sans aucune orientation de la part de l'entreprise.

L'époque de la formation en entreprise est révolue. La devise d'aujourd'hui est de jeter les nouveaux venus dans le grand bain et de les laisser se débrouiller.

Eh bien, si l'objectif est de recruter des personnes de qualité et de les garder à long terme, cette méthode ne fonctionne pas très bien.

La moitié des collaborateurs quittent une organisation dans les trois premiers mois de leur entrée. C'est une honte si l'on considère le coût du remplacement d'un employé.

Certains experts affirment que le remplacement d'un employé coûte environ 33 % de son salaire annuel, tandis que d'autres avancent le chiffre de 100 à 300 % de son salaire.

Pourquoi tant de collaborateurs démissionnent-ils si rapidement ? L'une des principales causes est un mauvais processus d'intégration. Un processus d'intégration consiste en :

  • présenter un nouveau collaborateur à l'organisation et à son équipe
  • les intégrer dans la culture et la dynamique de l'entreprise
  • leur donner une idée claire de ce que l'on attend d'eux au cours des premiers mois.
  • en leur donnant les outils et les informations dont ils ont besoin pour être opérationnels dès le départ.

Souvent, les entreprises pensent qu'un processus d'orientation est un processus d'intégration. Un processus d'orientation rassemble les employés dans un lieu central le premier jour, leur donne un ordinateur et leur remet quelques formulaires RH. Cela prend généralement une journée, voire une demi-journée.

D'autre part, un processus d'intégration peut prendre jusqu'à un an. Les employés bénéficient d'une transition transparente vers leur rôle et reçoivent les conseils dont ils ont besoin pour tout, de la configuration de leur système informatique à la définition de leurs buts et objectifs.

Lorsqu'un employé rejoint une nouvelle entreprise, il entre dans l'inconnu. Toute source de friction - qu'il s'agisse de ne pas avoir la bonne configuration informatique ou de ne pas savoir qui sont les personnes clés de leur équipe - peut les rendre nostalgiques de leur ancien environnement de travail familier et les inciter à revenir.

Il est inacceptable de perdre 50 % de ses employés. Alors comment éviter que votre entreprise ne soit victime de cette statistique ?

Vous pouvez commencer par déterminer si vous avez un problème d'accueil, puis approfondir pour trouver les sources de votre problème d'accueil à l'aide d'une enquête sur l'accueil.

Questions sur les attentes en matière d'emploi

Jusqu'à présent, mon rôle correspond à la description de rôle qui m'a été fournie.

Les équipes d'acquisition de talents se livrent à une véritable guerre des talents. Il est tentant d'essayer d'attirer les candidats avec des descriptions de poste gonflées à bloc et des images colorées de ce que sera leur travail.

Ces tactiques de marketing peuvent sembler inoffensives à court terme, mais à long terme, elles peuvent donner l'impression aux candidats d'être des appâts.

Par exemple, dire à un candidat qu'il travaillera sur des rôles créatifs ou stratégiques pour ensuite lui confier des tâches purement administratives à son arrivée est une recette pour une rotation rapide.

Et cette expérience désagréable peut avoir d'autres ramifications sur votre expérience de recrutement.

Ces candidats sont plus susceptibles de partager leur expérience avec d'autres, que ce soit dans le cadre de conversations en tête-à-tête ou sur les médias sociaux.

Posez cette question d'enquête pour déterminer si votre entreprise fait un bon travail d'explication de ce qu'implique un rôle.

Cela vous épargnera le temps et les frais de recrutement et d'intégration de personnes qui démissionneront rapidement lorsqu'elles se rendront compte que le poste ne répond pas à leurs attentes.

Un emploi peut être un "leurre" :

  • dire à un candidat qu'il jouera un rôle actif en contribuant aux projets de manière stratégique et créative, pour lui confier ensuite un rôle essentiellement administratif ou de gestion de projet.
  • l'ajout de tâches supplémentaires qui ne figuraient pas dans la description de poste, telles que la gestion des horaires et des stocks
  • changer l'ensemble du rôle du candidat peu après son embauche

Les employés doivent-ils être flexibles et adaptables ? Absolument.

Par ailleurs, le fait de modifier les exigences du poste peu après l'embauche donne une mauvaise impression.

Cela implique que votre entreprise est soit malhonnête, soit désorganisée, et ce n'est pas le genre d'entreprise à laquelle les employés veulent s'attacher à long terme.

Je suis satisfait du niveau de défi de mon travail.

Les nouveaux employés seront très conscients de leurs obligations professionnelles.

Comme ils ont un emploi récent auquel ils peuvent se comparer, ils évaluent constamment l'intérêt du travail, s'il est trop ou pas assez stimulant.

Bien sûr, il n'y a pas deux emplois identiques, et les nouveaux employés devront subir une période d'adaptation. Cette question vous permet de recueillir des données pour savoir si vous vous en sortez bien, pour la plupart, ou si votre organisation doit réévaluer la façon dont elle structure les rôles.

Si les gens ne sont pas du tout d'accord avec cette affirmation, c'est l'occasion de creuser davantage dans les futures enquêtes par sondage.

La première option est que le rôle est trop difficile. Vos enquêtes de suivi vous aideront à déterminer si :

  • c'est plus difficile que ce à quoi ils s'attendaient pour ce rôle
  • ils bénéficient d'un soutien suffisant, en termes de gestion et de ressources, pour faire leur travail

S'il s'agit d'une tâche plus difficile que ce qu'ils pensaient, il y a plusieurs causes possibles :

  • leur niveau de compétence et leur expérience n'ont pas été correctement évalués lors du processus d'embauche
  • la description du poste annoncé ne correspond pas au travail qu'ils effectuent actuellement

S'ils signalent qu'ils ne bénéficient pas d'un soutien suffisant, c'est l'occasion d'examiner de plus près si trop de responsabilités n'ont pas été regroupées en un seul rôle pour une seule personne.

C'est aussi l'occasion de rechercher de meilleurs outils pour soutenir le travail de cet employé.

Je sens que c'est un grand rôle pour moi.

Au premier abord, cette question peut sembler superficielle. Le travail est le travail, après tout. Tant que les employés sont payés, bien traités et qu'ils disposent des outils dont ils ont besoin, quelle importance a l'opinion qu'ils ont de leur rôle ?

Cela compte beaucoup. Les employés d'aujourd'hui recherchent des emplois ayant un sens. Le travail n'est plus seulement un moyen de gagner un chèque de paie. Les employés veulent être fiers de ce qu'ils font et de la manière dont ils le font.

Cela est particulièrement vrai pour les candidats les plus demandés, qui sont bien rémunérés et ont le luxe de pouvoir choisir.

En fait, 9 personnes sur 10 sont prêtes à gagner moins d'argent pour faire un travail plus utile.

C'est logique si l'on considère qu'à partir d'un certain point (environ 105 000 dollars par an), l'argent ne permet plus d'acheter beaucoup de bonheur, de sorte que d'autres éléments comme la famille, la communauté et, bien sûr, le but, deviennent plus importants.

Qu'est-ce que cela signifie pour les employeurs ? Cela signifie qu'ils doivent formuler clairement la mission, la vision et les valeurs de l'entreprise.

Ils doivent également relier les rôles individuels aux objectifs et à la finalité de l'entreprise. Ainsi, les employés peuvent comprendre pourquoi ce qu'ils font est important et pourquoi ils occupent un rôle important.

Relier les rôles individuels à un objectif plus large demande du travail. Il ne s'agit pas de faire de grands discours ou d'envoyer de longs courriels. Les moyens les plus efficaces d'insuffler un sentiment d'utilité aux employés sont les suivants :

  • Faire en sorte que ce soit personnel et axé sur les émotions : Quel impact le travail de vos employés a-t-il sur la vie des autres ? Le code qu'ils écrivent permettra-t-il aux gens d'accéder plus facilement à des professionnels de la santé mentale et d'obtenir l'aide dont ils ont besoin quand ils en ont besoin ? Votre application permet-elle aux propriétaires de petites entreprises de se lancer plus facilement dans le commerce électronique ? Communiquez sur ce point par différents canaux.
  • Rendre les choses authentiques : Vos employés sont intelligents. Ils verront si vos actions soutiennent vos paroles. Si vous vantez votre objectif dans vos communications, mais ne le mentionnez pas dans vos réunions hebdomadaires ou vos bilans trimestriels, ces grandes déclarations sur l'aide aux autres sonneront creux.
  • Rendre l'action perpétuelle : une action cohérente dans le temps renforce la confiance. Si vous démontrez régulièrement l'engagement de votre entreprise à remplir sa mission, que ce soit en partageant des témoignages de clients ou en récompensant les employés dont les efforts sont en phase avec la mission, vos employés croiront qu'il s'agit d'une réalité et non d'un simple exercice temporaire de relations publiques.

Questions sur la formation

On me fournit les informations dont j'ai besoin pour bien faire mon travail.

Les employeurs d'aujourd'hui attendent de leurs employés qu'ils apprennent par la pratique.

C'est une bonne chose dans certains cas, mais cela peut s'avérer inutile lorsque tout est nouveau et que les employés ne disposent d'aucun contexte.

Rien n'est plus frustrant que de savoir que vous pourriez faire du bon travail, si on vous donnait simplement les outils et les informations pour le faire.

Dans les entreprises où il n'y a pas d'informations documentées, de formation formelle ou de processus d'intégration en douceur, les nouveaux employés doivent compter sur la chance du tirage au sort.

Soit ils se retrouvent avec un manager impliqué et investi qui partage ses connaissances et leur donne les conseils dont ils ont besoin.

Ou bien ils se retrouvent avec un manager qui est trop occupé ou trop désintéressé pour fournir les directives nécessaires.

Identifier que vous avez un problème dans ce domaine peut être difficile, car les nouveaux employés peuvent ne pas se sentir à l'aise pour dire qu'ils ont besoin d'aide. Ils peuvent tout simplement quitter l'entreprise.

Mais c'est un problème qui peut avoir des ramifications négatives tant sur votre chiffre d'affaires que sur votre croissance à long terme.

Le partage limité des informations a un impact sur votre chiffre d'affaires pour des raisons évidentes. Les employés se sentent frustrés ou ne sont pas assez performants en raison d'un manque de formation et ils choisissent de partir, ce qui vous coûte de l'argent - à la fois en termes de coût de recrutement et de coût de remplacement.

Cela a également un impact sur votre croissance à long terme. S'appuyer sur quelques managers superstars pour partager efficacement les informations n'est pas viable.

Ces personnes peuvent partir ou ne pas avoir la bande passante nécessaire pour soutenir tout le monde.

En conséquence, les nouveaux employés ne reçoivent pas le contexte et les informations dont ils ont besoin pour s'épanouir, ce qui limite leur capacité à se mettre au travail.

Les entreprises peuvent résoudre ce problème en :

  • en prenant la documentation au sérieux et en créant des guides de formation contenant des instructions étape par étape pour les processus courants
  • l'enregistrement de tous les appels et réunions et leur sauvegarde dans une bibliothèque organisée et facilement accessible que les nouveaux employés peuvent consulter pour se mettre à niveau sur un projet particulier

J'ai une bonne idée de ce que je dois encore apprendre pour être encore plus performant.

Définissez des attentes claires pour vos nouvelles recrues dès le départ. Les premières semaines d'un nouvel emploi sont pleines d'incertitude. Sans une compréhension claire de vos attentes, il est facile de se sentir gêné ou incertain quant à sa contribution.

Sans objectifs clairs, vos employés peuvent avoir du mal à trouver leur place ou à identifier où ils peuvent être le plus efficaces.

S'ils ont un objectif SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et limité dans le temps), ils peuvent canaliser leur initiative et leur ingéniosité dans une direction utile.

Voici quelques exemples d'objectifs SMART pour le premier mois de travail :

  • Se mettre au diapason d'un projet hautement prioritaire en examinant les 50 vidéos et rapports relatifs à un projet spécifique avant la fin de la deuxième semaine.
  • Planifier et organiser des réunions de présentation avec une liste de 10 collègues clés avant la fin de la troisième semaine pour comprendre leur rôle, ce qu'ils font au sein de votre équipe ou lorsqu'ils travaillent avec votre équipe, leur style de communication préféré, etc.

Si votre nouvelle recrue occupe un poste moins axé sur les projets et plus sur les tâches, vous pouvez fixer un nombre spécifique d'éléments qu'elle doit accomplir par jour et indiquer comment ce nombre évoluera à mesure qu'elle acquiert de l'expérience.

De plus, vous devrez prévoir des contrôles réguliers avec votre nouvelle recrue, afin qu'elle ait l'occasion de poser des questions et de demander conseil sur les domaines à améliorer.

Profitez de ces entretiens individuels pour comprendre comment ils gèrent la charge de travail et pour les rassurer et les conseiller en cas de problèmes mineurs.

Un bon employé s'épanouira grâce à ces rencontres individuelles, car il aura l'occasion d'apprendre ce qu'il doit améliorer et d'apporter les changements nécessaires.

Je comprends comment mon rôle contribue aux objectifs organisationnels de notre organisation.

Vos employés savent-ils comment leur rôle contribue aux objectifs généraux de l'organisation ?

Lorsqu'on ne sait pas très bien comment une tâche peut faire la différence, il n'y a guère de raisons d'être fier de l'avoir accomplie.

En revanche, si vous savez que votre tâche a un impact sur la vie de quelqu'un, le sentiment de responsabilité est plus grand.

Par exemple, un représentant chargé des sinistres dans une société d'assurance peut envisager son travail de deux façons : comme un invité misérable jouant un rôle dans les mauvais jours des clients ou comme la personne qui aide à améliorer les mauvais jours des clients et qui, à son tour, soutient l'objectif plus large de l'organisation, à savoir un excellent service à la clientèle.

Bien sûr, il ne suffit pas de dire comment les rôles des collaborateurs sont liés aux grands objectifs organisationnels de l'entreprise.

Il est important de faire des choses qui le confirment.

Dans le cas du représentant chargé des réclamations, l'organisation peut soutenir ses propos en incitant les représentants qui font preuve d'un service à la clientèle exceptionnel lorsqu'ils traitent des appels difficiles ou en offrant une formation sur la façon de traiter les cas difficiles.

Questions sur l'engagement

Je ressens un sentiment d'appartenance à cette organisation.

Vos employés se sentent-ils inclus dans votre organisation ? Si un nombre important de personnes interrogées sont fortement en désaccord avec cette affirmation, plusieurs facteurs peuvent être à l'origine de ce sentiment d'exclusion.

Les micro-agressions sont un obstacle courant à l'inclusion ou à l'appartenance.

Le professeur de psychologie Kevin Nadal définit la micro-agression comme "les interactions ou les comportements quotidiens, subtils, intentionnels - et souvent non intentionnels - qui communiquent une sorte de préjugé envers les groupes historiquement marginalisés".

Un commentaire désinvolte ici ou une blague déplacée là s'additionnent pour créer un environnement de travail où les gens ne se sentent pas à leur place.

Cela peut les amener à éviter de s'ouvrir à leurs collègues de travail par crainte que leurs propos ne renforcent un stéréotype.

Il s'agit là d'un problème, car les connexions informelles concernant la famille, les intérêts communs et la vie en dehors du travail constituent un moyen important de construire les réseaux internes nécessaires pour progresser au sein d'une organisation.

Il existe plusieurs façons pour les employeurs de créer un plus grand sentiment d'appartenance au sein de leur organisation, par exemple :

  • promouvoir la sécurité psychologique
  • mener des formations pour reconnaître et combattre les préjugés inconscients
  • fournir aux employés plusieurs moyens de contribuer aux conversations (par exemple, envoyer leurs idées par courriel s'ils sont introvertis)
  • demander l'avis des collaborateurs par le biais d'enquêtes de satisfaction et d'enquêtes de pouls
  • encourager les employés à créer des groupes de ressources pour les groupes sous-représentés et soutenir leurs efforts

Je me vois bien travailler dans cette entreprise dans 3 ans.

Vous voulez savoir si vos nouvelles recrues ont l'intention de rester dans le coin ? Il suffit de le leur demander.

Tout d'abord, cela vous permet de déterminer si vos nouvelles recrues sont globalement satisfaites.

Deuxièmement, et c'est peut-être le plus important, cela vous aide à identifier un éventuel problème de rétention pendant que vos employés sont encore là.

Si vos données montrent que la plupart des nouvelles recrues ne se voient pas travailler dans votre entreprise dans trois ans, c'est l'occasion d'aller plus loin en utilisant des enquêtes de suivi approfondies, d'identifier la cause et de mettre en place un plan pour changer la situation.

L'identification précoce des causes du roulement - et l'engagement précoce de vos nouvelles recrues - peut permettre à votre organisation d'économiser une fortune en coûts de roulement.

Les milléniaux, qui occupent 50 % des emplois, sont moins disposés à rester dans une organisation à long terme.

Dans une enquête, seule la moitié des milléniaux ont déclaré qu'ils prévoyaient de rester dans leur organisation actuelle dans un an.

Savoir comment retenir cette cohorte massive de professionnels, en particulier pendant le processus d'intégration, représente un avantage concurrentiel potentiel important pour les entreprises.

Questions générales sur l'intégration

Je me sens bien accueilli par mes collègues.

Commencer un nouveau rôle est intimidant, en raison des nouvelles responsabilités et des nouvelles personnes.

Le fait de se sentir accueilli et soutenu peut avoir un impact positif sur la première expérience d'un nouveau collaborateur.

Vos équipes peuvent faire en sorte que les nouveaux embauchés se sentent bienvenus par des gestes spéciaux ou simplement par un soutien quotidien. D'une manière générale, des collègues qui se montrent serviables et répondent aux questions d'un nouvel embauché contribuent grandement à lui donner le sentiment d'être inclus.

Il y a aussi des gestes ponctuels que vous pouvez faire, par exemple :

  • organiser un déjeuner pour les nouveaux embauchés à la fin de la semaine, afin de leur donner l'occasion de rencontrer les autres membres de leur équipe
  • préparer un kit de bienvenue contenant des fournitures, des cadeaux d'entreprise et des collations.
  • organiser des réunions de présentation entre le nouvel embauché, les autres membres de son équipe et les collègues d'autres équipes avec lesquels il sera amené à travailler souvent.

Que pouvons-nous faire de mieux pour améliorer votre expérience au sein de cette organisation ?

Vous ne savez pas comment améliorer l'expérience des collaborateurs ? Demandez-le.

En obtenant des informations directement de vos employés, vous pouvez concentrer vos efforts sur les améliorations de l'accueil qui auront un impact réel.

Au lieu de deviner et de consacrer de l'argent à des améliorations de l'intégration qui ne sont pas utiles, vous pouvez mettre en œuvre des programmes significatifs et mesurer leur impact grâce à de futures enquêtes d'intégration.

Distribuez facilement des enquêtes d'intégration aux nouveaux employés.

Un processus d'intégration peut durer de trois mois à une année complète. Une façon intelligente d'assurer le bon déroulement de votre processus d'intégration est de distribuer régulièrement des enquêtes d'intégration afin de comprendre comment se sentent vos nouvelles recrues.

La plateforme d'engagement de Sparkbay se synchronise automatiquement avec votre système d'information sur les ressources humaines (SIRH), de sorte que vous pouvez distribuer automatiquement des enquêtes d'intégration à vos nouveaux employés et continuer à les distribuer à une cadence régulière.

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