L’engagement des collaborateurs est important pour vous.
En tant que directeur des ressources humaines, vous voulez faire plus qu’un simple discours sur l’engagement des collaborateurs. Vous voulez prendre des mesures significatives.
C’est pourquoi vous réalisez une enquête sur l’engagement des collaborateurs. Vous voulez savoir comment vos collaborateurs se sentent, quelles sont leurs priorités et quelles sont leurs principales préoccupations.
Obtenir ces résultats est un privilège et cela vous permet de mieux faire votre travail. Et c’est toujours un plaisir lorsque les résultats de votre enquête révèlent des tendances et des idées importantes que vous n’auriez pas découvertes autrement.
Cependant, à l’approche de votre enquête sur l’engagement des collaborateurs cette année, vous vous sentez beaucoup plus ambitieux.
L’année dernière, il a fallu beaucoup de persuasion, de cajoleries et de rappels pour que les gens remplissent leur questionnaire.
Vous comprenez. Vos collaborateurs sont occupés, et l’amélioration de l’engagement des collaborateurs est votre travail, pas le leur, donc vous ne vous sentez pas autorisé à prendre leur temps pour répondre à cette enquête.
Cela dit, vous voulez qu’ils se sentent enthousiastes à l’idée de remplir l’enquête. Vous voulez qu’ils attendent réellement l’enquête d’engagement des collaborateurs comme une opportunité d’améliorer leur expérience, plutôt que comme une autre corvée que la direction les oblige à remplir.
Pour y parvenir, vous décidez d’aborder votre enquête d’engagement comme quelque chose que vous devez vendre à vos collaborateurs. Il s’agit de votre « produit », après tout, et c’est à vous de leur démontrer qu’il s’agit de quelque chose qui résoudra leurs problèmes et qui mérite leur attention.
Vous vous installez donc à votre bureau et commencez à élaborer le plan de communication de votre enquête sur l’engagement des collaborateurs.
Pourquoi vous devez élaborer un plan de communication sur les enquêtes
Un plan de communication garantit que les bonnes informations parviennent aux bonnes parties prenantes au bon moment.
Lorsque vous souhaitez atteindre un objectif complexe (par exemple, faire en sorte que des milliers de collaborateurs répondent de manière réfléchie à une enquête sur l’engagement des collaborateurs), de nombreuses personnes différentes doivent avoir accès à des informations spécifiques.
Ce qu’ils entendent et la manière dont ils l’entendent influent sur la manière dont ils traitent l’information et sur la possibilité de modifier leur comportement.
Il façonne la conversation
Quelle est l’histoire de votre enquête sur l’engagement des collaborateurs ? Lorsque vous lancez une enquête d’engagement des collaborateurs, votre enquête est accueillie par de nombreuses personnes différentes qui ont des hypothèses préexistantes sur votre enquête et une assiette déjà bien remplie. Votre enquête doit rivaliser avec des réponses telles que :
- « Je n’ai pas le temps pour ça. »
- « Je vais juste cliquer rapidement sur “c” pour chaque réponse. »
- « Ne vous inquiétez pas pour l’enquête. »
- « Ils ne font rien avec nos réponses de toute façon. »
Ces réponses peuvent correspondre à ce que les collaborateurs pensent en interne, à ce que leurs collègues partagent avec eux ou à la façon dont les managers leur demandent de hiérarchiser leur temps.
Votre plan de communication façonne la conversation autour de l’engagement de vos collaborateurs.
Il fournit un contexte
Vous savez peut-être parfaitement ce qu’est une enquête sur l’engagement des collaborateurs et pourquoi elle est importante, mais cela ne signifie pas que tous vos collaborateurs le savent.
Certains d’entre eux n’ont peut-être jamais eu à remplir une enquête sur l’engagement des collaborateurs auparavant.
D’autres, nombreux, ont participé à des enquêtes sur l’engagement des collaborateurs pour n’en retirer que des changements minimes et en ont une piètre opinion.
Et puis il y a peut-être des gens qui veulent simplement plus d’informations sur les raisons pour lesquelles cela vaut la peine d’y consacrer du temps.
Un plan de communication permet également de s’assurer que les collaborateurs entendent parler de l’enquête avant qu’elle n’arrive dans leur boîte de réception. Cela réduit le temps passé à convaincre les gens de répondre à l’enquête une fois qu’elle est en ligne. Et cela empêche les gens de penser qu’il s’agit d’un spam lorsqu’ils la reçoivent.
Lorsque vous fournissez ce contexte, n’oubliez pas de faire preuve d’empathie.
Les gens confondent souvent une bonne orthographe ou une excellente grammaire avec une bonne communication. Bien que ces éléments soient importants pour transmettre un message clair, ils ne constituent pas le seul ingrédient d’une bonne communication.
Une bonne communication consiste à se faire comprendre. Un point c’est tout. Si vous rédigez un courriel parfait, mais que les gens ne retiennent pas le message que vous leur avez transmis, la communication est un échec.
En d’autres termes, il faut s’assurer que nous sommes compris. Cela requiert de l’empathie. Il faut sortir de notre propre personne et prendre en compte la personne qui reçoit le message.
Pour donner à vos collaborateurs un bon contexte concernant cette enquête sur l’engagement des collaborateurs, vous devez penser à leur expérience, et non à la vôtre.
En tant que responsable RH, vous pensez à l’importance de l’engagement des collaborateurs, à la richesse des données que cette enquête sur l’engagement des collaborateurs va apporter à votre équipe et au fait que vous aurez un point de départ solide pour élaborer le plan stratégique de l’année en matière d’engagement des collaborateurs.
Vos destinataires ne se soucient pas de cela.
S’ils comprennent l’importance de l’engagement des collaborateurs sur un plan intellectuel, ils n’y pensent pas au jour le jour.
Au lieu de cela, ils se demandent s’ils ont hâte d’aller au travail chaque matin ou s’ils le redoutent. Si leur patron leur donne du pouvoir ou s’il les rend anxieux.
S’ils comprennent l’importance de disposer de bonnes données pour tout projet, ils ne se soucient pas vraiment de savoir si vous allez réussir vos enquêtes sur l’engagement des collaborateurs.
Ils se soucient du temps qu’il leur faudra pour répondre à cette enquête et se demandent s’ils pourront la glisser entre toutes les réunions qu’ils ont ce jour-là.
Si vous voulez créer le bon contexte pour vos enquêtes sur l’engagement des collaborateurs, n’oubliez pas de faire preuve d’empathie.
Il peut rassurer et fixer des attentes
Ne partez pas du principe que tout le monde pense que les résultats de l’enquête sont anonymes.
Vos collaborateurs peuvent croire que l’organisation a un moyen de savoir qui a dit quoi.
Utilisez votre plan de communication de l’enquête pour faire savoir aux collaborateurs que l’enquête est anonyme, pourquoi ils doivent croire qu’elle l’est (par exemple, une tierce partie mène l’enquête ou la plateforme technologique spécifique utilisée), et comment les résultats de l’enquête conduiront à des changements significatifs dans leur vie professionnelle quotidienne.
Lorsque vous vous montrez rassurant, n’ayez pas peur d’aborder les problèmes de front.
Par exemple, vos collaborateurs peuvent s’inquiéter de l’anonymat car l’enquête pose beaucoup de questions approfondies. Ils peuvent craindre qu’il y ait beaucoup de détails permettant de les identifier.
Mentionnez cette préoccupation, puis détaillez la manière dont vous y répondez.
Par exemple, vous pouvez communiquer le nom de l’entreprise à laquelle vous faites appel pour distribuer l’enquête sur l’engagement des collaborateurs et créer un lien vers la politique de cette entreprise sur la manière dont elle traite les informations.
Vous pouvez dire aux collaborateurs que l’organisation ne reçoit que des données agrégées, de sorte qu’il est difficile de relier les réponses à des individus.
Votre plan de communication doit également tenir compte du fait que les gens absorbent les informations à des moments et dans des lieux variés.
Il ne suffit pas de répondre aux préoccupations concernant l’anonymat dans un seul courriel envoyé une fois avant l’enquête.
Votre plan de communication doit prévoir des moyens de transmettre ce message plusieurs fois, car il peut constituer un obstacle majeur à l’obtention de résultats d’enquête utiles.
Il peut valoir la peine de l’inclure dans plusieurs courriels, de l’intégrer aux visuels figurant sur l’intranet et d’informer les managers sur la manière dont votre organisation préserve l’anonymat, afin qu’ils puissent répondre aux préoccupations de leurs équipes.
Quels sont les principaux thèmes et messages à aborder dans vos communications sur les enquêtes ?
Lorsque vous planifiez le plan de communication de votre enquête, il est important qu’il porte sur quelques domaines clés.
Pourquoi vous faites l’enquête
L’engagement des collaborateurs est un concept bien connu des professionnels des RH, mais il n’est pas souvent évoqué par les collaborateurs eux-mêmes.
Bien que les collaborateurs puissent parler indirectement de l’engagement des collaborateurs (par exemple, « J’aime travailler ici » ou « Je ne me sens pas soutenu dans cet environnement »), ils ne prennent probablement pas le temps d’engager des conversations approfondies à ce sujet.
Il va donc falloir leur expliquer pourquoi ils devraient s’intéresser à cette enquête sur l’engagement des collaborateurs.
L’engagement des collaborateurs fait référence à l’importance qu’ils accordent à leur lieu de travail et au travail qu’ils accomplissent.
C’est ce qui les pousse à aller au-delà des exigences noires et blanches de leur contrat, à utiliser leurs compétences en matière de résolution de problèmes pour fournir un excellent service aux clients et leur créativité pour proposer des produits et services nouveaux et intéressants pour l’entreprise.
Le degré d’engagement des collaborateurs dépend en grande partie de la culture, c’est-à-dire des valeurs et des attitudes qui déterminent la façon dont les gens se comportent et ce qui est récompensé au sein d’une organisation.
L’un des messages clés de votre plan de communication est que cette enquête donnera aux collaborateurs l’occasion de partager ce qu’ils aiment et ce qu’ils n’aiment pas dans leur expérience de travail, et que les réponses seront utilisées pour définir l’agenda du personnel et de la culture pour l’année prochaine.
Vous pouvez utiliser un langage ou des questions simples et directes pour promouvoir votre enquête sur l’engagement des collaborateurs, par exemple :
- « Aimez votre lieu de travail. »
- « Formez où vous travaillez. »
- « Que changeriez-vous si vous étiez PDG pendant une journée ? »
- « Donnez-nous un morceau de votre esprit. »
- « Vos deux cents valent un million de dollars. »
Si le langage et le ton peuvent varier en fonction de la culture et de la marque de votre entreprise, ils doivent éviter le jargon et être en phase avec les préoccupations réelles de vos collaborateurs.
Ce que vous attendez des collaborateurs
Indiquez clairement ce que vous attendez exactement des collaborateurs.
Cela signifie préciser d’emblée le temps que prendra l’enquête et le type de questions auxquelles ils devront répondre (par exemple, réponses courtes, choix multiples, questions de classement).
C’est aussi l’occasion de leur faire comprendre que vous aurez besoin d’honnêteté et de franchise, et que leurs commentaires devront être constructifs.
Profitez de cette occasion pour montrer que ce petit investissement en temps sera récompensé.
Vous avez besoin qu’ils remplissent cette enquête ? Assurez-vous que ce qu’ils vont en retirer est clair.
Si vous avez déjà réalisé des enquêtes, communiquez les changements qui en ont découlé. Vous pourriez avoir une campagne qui dit :
« L’année dernière, 87 % des collaborateurs ont dit qu’ils voulaient plus d’offres de santé mentale dans leurs plans de santé et de bien-être. Cette année, nous avons introduit 10 heures de conseil gratuit par an pour chaque collaborateur. »
Si vous n’avez pas réalisé d’enquêtes auparavant, trouvez un moyen de faire savoir qu’il y a une adhésion de la part de la direction.
Impliquez vos hauts dirigeants dans des vidéos ou des supports visuels expliquant pourquoi l’enquête est importante et pourquoi ils prendront des mesures en fonction des résultats.
Indiquer que l’enquête est anonyme
Dans toutes vos communications concernant l’enquête, précisez aux collaborateurs que leur participation est anonyme. L’une des façons de renforcer cette confiance est d’utiliser une plateforme tierce, comme Sparkbay, qui garantit que les responsables n’auront pas accès aux informations permettant d’identifier les répondants.
Quelles seront les prochaines étapes une fois qu’ils auront répondu à l’enquête ?
Il ne suffit pas de dire que vous prendrez des mesures en fonction des résultats de l’enquête.
Il est important de montrer ce que vous allez faire et combien de temps cela va prendre.
Dans vos communications, indiquez la date de clôture de l’enquête et le moment où les collaborateurs peuvent s’attendre à découvrir les résultats, ainsi que le moment où ils peuvent espérer voir des initiatives basées sur ces résultats.
Comment rendre votre plan de communication sur les enquêtes aussi efficace que possible ?
Traitez vos communications d’enquête comme une campagne de marketing
Gardez à l’esprit qu’il vous faudra convaincre les gens de prendre votre enquête au sérieux, d’y répondre dans les délais impartis et de répondre aux questions en y réfléchissant, au lieu de les parcourir rapidement.
Traiter vos communications d’enquête comme une campagne de marketing implique :
- De créer un calendrier de contenu pour diffuser différents supports de communication à intervalles réguliers avant, pendant et après la distribution de l’enquête.
- D’utiliser divers canaux de communication : courriels, articles sur l’intranet, vidéos…
- De trouver des slogans ou des mots-clics pour faire connaître l’enquête sur l’engagement des collaborateurs.
- D’organiser des réunions publiques ou des webinaires pour parler de l’enquête sur l’engagement des collaborateurs et de son importance.
Songez à demander l’aide de votre équipe marketing.
Il est probable que votre entreprise dispose d’un responsable de la communication interne au sein de son équipe marketing. Ce projet relèverait de son domaine.
Sinon, répartissez les tâches parmi les spécialistes déjà présents dans votre équipe marketing.
Amplifier les promoteurs et les champions au sein de votre organisation
L’adhésion du PDG et des autres dirigeants est importante, mais une simple communication descendante ne suffit pas pour obtenir l’enthousiasme des collaborateurs.
Identifiez vos plus grands promoteurs, champions et influenceurs au sein de votre organisation et donnez-leur les informations nécessaires pour susciter l’intérêt et l’enthousiasme autour de votre enquête sur l’engagement des collaborateurs.
Vous pouvez aussi envisager de les associer aux actions de communication, notamment sur les médias sociaux.
Décider du calendrier de communication de votre enquête
La dernière chose que vous voulez, c’est un déluge de messages envoyés à la dernière minute.
Vous voulez que les communications soient planifiées, et que les bons messages soient diffusés au bon moment.
Ce flux régulier d’informations utiles et stimulantes sur l’enquête, comme des récits de retours d’enquête ayant mené à des actions concrètes, peut susciter l’intérêt et la prise de conscience.
Pour y parvenir, tout en gérant les autres priorités quotidiennes de l’organisation, vous devez disposer d’un calendrier de communication.
Communications préalables à l’enquête
Avant de diffuser votre enquête, envoyez du matériel de « lancement ». Cela peut être des affiches dans vos bureaux, une annonce sur votre intranet, des messages sur les réseaux sociaux, des e-mails, des vidéos, etc.
Vous voudrez également annoncer l’enquête à l’échelle de l’entreprise, que ce soit dans un courriel, une vidéo ou une réunion publique.
Cette annonce doit préciser la date d’ouverture et de clôture de l’enquête, son objectif et la manière dont l’organisation garantit l’anonymat.
Prévoyez aussi une sous-campagne à destination des managers.
Elle insistera sur le rôle important qu’ils jouent en encourageant leurs équipes à répondre à l’enquête et en transformant les résultats en actions concrètes.
Communications pendant l’enquête
Pendant l’enquête, vous enverrez des rappels par courriel pour informer les collaborateurs que l’enquête est ouverte et leur rappeler la date limite de clôture.
Rappelez-leur l’importance de cette enquête pour l’élaboration de la feuille de route « People and Culture », qui guide l’amélioration de l’expérience des collaborateurs.
Si vous avez déjà réalisé des enquêtes, ces courriels de rappel peuvent mentionner comment les retours des années précédentes ont mené à des changements appréciés aujourd’hui.
Pensez à segmenter vos listes de diffusion pour n’adresser des rappels qu’aux personnes n’ayant pas encore répondu. Évitez d’envoyer des rappels à ceux qui ont déjà rempli l’enquête.
La plateforme d’enquête Sparkbay facilite cette tâche en identifiant qui a répondu et qui ne l’a pas fait, et en envoyant les rappels en conséquence, sans partager d’informations nominatives avec l’entreprise.
Communications post-enquête
Une fois l’enquête terminée, remerciez les participants. Puis, lorsque vous aurez analysé les réponses, mettez en évidence les statistiques et les informations clés et partagez-les avec l’ensemble de votre équipe.
Vous cherchez une plateforme qui facilite la création, la diffusion et l’analyse de vos enquêtes d’engagement ? Sparkbay peut vous aider. Cliquez ici pour une démo.
