L'engagement des collaborateurs est important pour vous.
En tant que directeur des ressources humaines, vous voulez faire plus qu'un simple discours sur l'engagement des collaborateurs. Vous voulez prendre des mesures significatives.
C'est pourquoi vous réalisez une enquête sur l'engagement des collaborateurs. Vous voulez savoir comment vos collaborateurs se sentent, quelles sont leurs priorités et quelles sont leurs principales préoccupations.
Obtenir ces résultats est un privilège et cela vous permet de mieux faire votre travail. Et c'est toujours un plaisir lorsque les résultats de votre enquête révèlent des tendances et des idées importantes que vous n'auriez pas découvertes autrement.
Cependant, à l'approche de votre enquête sur l'engagement des collaborateurs cette année, vous vous sentez beaucoup plus ambitieux.
L'année dernière, il a fallu beaucoup de persuasion, de cajoleries et de rappels pour que les gens remplissent leur questionnaire.
Vous comprenez. Vos collaborateurs sont occupés, et l'amélioration de l'engagement des collaborateurs est votre travail, pas le leur, donc vous ne vous sentez pas autorisé à prendre leur temps pour répondre à cette enquête.
Cela dit, vous voulez qu'ils se sentent excités et enthousiastes à l'idée de remplir l'enquête. Vous voulez qu'ils attendent réellement l'enquête d'engagement des collaborateurs comme une opportunité d'améliorer leur expérience, plutôt que comme une autre corvée que la direction les oblige à remplir.
Pour y parvenir, vous décidez d'aborder votre enquête d'engagement comme quelque chose que vous devez vendre à vos collaborateurs. Il s'agit de votre "produit" après tout, et c'est à vous de démontrer aux collaborateurs qu'il s'agit de quelque chose qui résoudra leurs problèmes et qui mérite qu'ils s'y intéressent.
Vous vous mettez donc au bureau et commencez à élaborer le plan de communication de votre enquête sur l'engagement des collaborateurs.
Pourquoi vous devez élaborer un plan de communication sur les enquêtes
Un plan de communication garantit que les bonnes informations parviennent aux bonnes parties prenantes au bon moment.
Lorsque vous souhaitez atteindre un objectif complexe (par exemple, faire en sorte que des milliers de collaborateurs répondent de manière réfléchie à une enquête sur l'engagement des collaborateurs), de nombreuses personnes différentes doivent avoir accès à des informations spécifiques.
Ce qu'ils entendent et la manière dont ils l'entendent influent sur la manière dont ils traitent l'information et sur la possibilité de modifier leur comportement.
Il façonne la conversation
Quelle est l'histoire de votre enquête sur l'engagement des collaborateurs ? Lorsque vous lancez une enquête d'engagement des collaborateurs, votre enquête est accueillie par de nombreuses personnes différentes qui ont des hypothèses préexistantes sur votre enquête et une assiette pleine de tâches qu'elles doivent accomplir. Votre enquête doit rivaliser avec des réponses telles que :
- "Je n'ai pas le temps pour ça."
- "Je vais juste cliquer rapidement sur "c" pour chaque réponse."
- "Ne vous inquiétez pas pour l'enquête."
- "Ils ne font rien avec nos réponses de toute façon."
Ces réponses peuvent correspondre à ce que les collaborateurs pensent en interne, à ce que leurs collègues partagent avec eux ou à la façon dont les managers leur demandent de hiérarchiser leur temps.
Votre plan de communication façonne la conversation autour de l'engagement de vos collaborateurs.
Il fournit un contexte
Vous savez peut-être parfaitement ce qu'est une enquête sur l'engagement des collaborateurs et pourquoi elle est importante, mais cela ne signifie pas que tous vos collaborateurs le savent.
Certains d'entre eux n'ont peut-être jamais eu à remplir une enquête sur l'engagement des collaborateurs auparavant.
D'autres, nombreux, ont réalisé des enquêtes sur l'engagement des collaborateurs pour n'en retirer que des changements minimes et en ont une piètre opinion.
Et puis il y a peut-être des gens qui veulent simplement plus d'informations sur les raisons pour lesquelles cela vaut la peine de passer du temps avec eux.
Un plan de communication permet également de s'assurer que les collaborateurs entendent parler de l'enquête avant qu'elle n'arrive dans leur boîte de réception. Cela réduit le temps passé à convaincre les gens de répondre à l'enquête une fois qu'elle est en ligne. Et cela empêche les gens de penser qu'il s'agit d'un spam lorsqu'ils le reçoivent.
Lorsque vous fournissez ce contexte, n'oubliez pas de faire preuve d'empathie.
Les gens confondent souvent une bonne orthographe ou une excellente grammaire avec une bonne communication. Bien que ces éléments soient importants pour transmettre un message clair, ils ne constituent pas le seul ingrédient d'une bonne communication.
Une bonne communication consiste à se faire comprendre. Un point c'est tout. Si vous rédigez un courriel parfait, mais que les gens ne retiennent pas le message que vous leur avez fait passer, la communication est un échec.
En d'autres termes, nous devons nous assurer que nous sommes compris. Cela nécessite de l'empathie. Nous devons sortir de notre propre personne et prendre en compte la personne qui reçoit le message.
Pour donner à vos collaborateurs un bon contexte concernant cette enquête sur l'engagement des collaborateurs, vous devez penser à leur expérience, et non à la vôtre.
En tant que responsable RH, vous pensez à l'importance de l'engagement des collaborateurs, à la richesse des données que cette enquête sur l'engagement des collaborateurs va apporter à votre équipe et au fait que vous aurez un point de départ solide pour élaborer le plan stratégique de l'année en matière d'engagement des collaborateurs.
Vos destinataires ne se soucient pas de cela.
S'ils comprennent l'importance de l'engagement des collaborateurs sur un plan intellectuel, ils n'y pensent pas au jour le jour.
Au lieu de cela, ils se demandent s'ils ont hâte d'aller au travail chaque matin ou s'ils le redoutent. Si leur patron leur donne du pouvoir ou s'il les rend anxieux.
S'ils comprennent l'importance de disposer de bonnes données pour tout projet, ils ne se soucient pas vraiment de savoir si vous allez réussir vos enquêtes sur l'engagement des collaborateurs.
Ils se soucient du temps qu'il leur faudra pour répondre à cette enquête et se demandent s'ils pourront la glisser entre toutes les réunions qu'ils ont ce jour-là.
Si vous voulez créer le bon contexte pour vos enquêtes sur l'engagement des collaborateurs, n'oubliez pas de faire preuve d'empathie.
Elle peut être rassurante et fixer des attentes
Ne partez pas du principe que tout le monde pense que les résultats de l'enquête sont anonymes.
Vos collaborateurs peuvent croire que l'organisation a un moyen de savoir qui a dit quoi.
Utilisez votre plan de communication de l'enquête pour faire savoir aux collaborateurs que l'enquête est anonyme, pourquoi ils doivent croire que l'enquête est anonyme (par exemple, une tierce partie mène l'enquête ou la plateforme technologique spécifique qu'ils utilisent), et comment les résultats de l'enquête conduiront à des changements significatifs dans leur vie professionnelle quotidienne.
Lorsque vous vous montrez rassurant, n'ayez pas peur d'aborder les problèmes de front.
Par exemple, vos collaborateurs peuvent s'inquiéter de l'anonymat car l'enquête pose beaucoup de questions approfondies. Ils peuvent craindre qu'il y ait beaucoup de détails permettant de les identifier.
Mentionnez cette préoccupation, puis détaillez la manière dont vous y répondez.
Par exemple, vous pouvez communiquer le nom de l'entreprise à laquelle vous faites appel pour distribuer l'enquête sur l'engagement des collaborateurs et créer un lien vers la politique de l'entreprise sur la manière dont elle traite les informations.
Vous pouvez dire aux collaborateurs que l'entreprise ne reçoit que des données agrégées, de sorte qu'il leur est difficile de relier les réponses à des individus.
Votre plan de communication doit également tenir compte du fait que les gens absorbent les informations à différents endroits, de différentes manières et à différents moments.
Il ne suffit pas de répondre aux préoccupations concernant l'anonymat dans un seul courriel envoyé une fois avant l'enquête.
Votre plan de communication doit prévoir des moyens de transmettre ce message plusieurs fois, car il peut constituer un obstacle majeur à l'obtention de résultats d'enquête utiles.
Il peut valoir la peine de l'inclure dans plusieurs courriels, de l'inclure dans les graphiques qui apparaissent sur l'intranet, et d'informer les managers sur la manière dont votre organisation préserve l'anonymat, afin qu'ils puissent répondre aux préoccupations de leurs collaborateurs.
Quels sont les principaux thèmes et messages que vous devez aborder dans vos communications sur les enquêtes ?
Lorsque vous planifiez le plan de communication de votre enquête, il est important qu'il porte sur quelques domaines clés.
Pourquoi vous faites l'enquête
L'engagement des collaborateurs est un concept bien connu des professionnels des RH, mais il n'est pas souvent évoqué par les collaborateurs eux-mêmes.
Bien que les collaborateurs puissent parler indirectement de l'engagement des collaborateurs (par exemple, "J'aime travailler ici" ou "Je ne me sens pas soutenu dans cet environnement"), ils ne prennent probablement pas le temps d'engager des conversations approfondies à ce sujet.
Il va donc falloir leur expliquer pourquoi ils devraient s'intéresser à cette enquête sur l'engagement des collaborateurs.
L'engagement des collaborateurs fait référence à l'importance qu'ils accordent à leur lieu de travail et au travail qu'ils accomplissent.
C'est ce qui les pousse à aller au-delà des exigences noires et blanches de leur contrat, à utiliser leurs compétences en matière de résolution de problèmes pour fournir un excellent service aux clients et leur créativité pour proposer des produits et services nouveaux et intéressants pour l'entreprise.
Le degré d'engagement des collaborateurs dépend en grande partie de la culture, c'est-à-dire des valeurs et des attitudes qui déterminent la façon dont les gens se comportent et ce qui est récompensé au sein d'une organisation.
L'un des messages clés de votre plan de communication est que cette enquête donnera aux collaborateurs l'occasion de partager ce qu'ils aiment et ce qu'ils n'aiment pas dans leur expérience de travail et que les réponses seront utilisées pour définir l'agenda du personnel et de la culture pour l'année prochaine.
Vous pouvez utiliser un langage ou des questions simples et directes pour promouvoir votre expérience d'engagement des collaborateurs, par exemple :
- "Aimez votre lieu de travail."
- "Formez où vous travaillez."
- "Que changeriez-vous si vous étiez PDG pendant une journée ?"
- "Donnez-nous un morceau de votre esprit."
- "Vos deux cents valent un million de dollars."
Si le langage et le ton peuvent varier en fonction de la culture et de la marque de votre entreprise, ils doivent éviter le jargon et être en phase avec les préoccupations réelles de vos collaborateurs.
Ce que vous attendez des collaborateurs
Indiquez clairement ce que vous attendez exactement des collaborateurs.
Cela signifie qu'il faut indiquer d'emblée le temps que prendra l'enquête et le type de questions auxquelles les collaborateurs devront répondre (par exemple, réponses courtes, choix multiples, questions de classement).
C'est aussi l'occasion de faire comprendre aux collaborateurs que vous aurez besoin qu'ils soient aussi honnêtes et francs que possible et que leurs commentaires devront être constructifs.
Profitez de cette occasion pour démontrer que ce petit investissement en temps sera récompensé.
Vous avez besoin qu'ils remplissent cette enquête ? Eh bien, assurez-vous que ce qu'ils vont en retirer est clair.
Si vous avez réalisé des enquêtes dans le passé, communiquez les changements qui en ont résulté. Vous pourriez avoir une campagne qui dit ,
"L'année dernière, 87% des collaborateurs ont dit qu'ils voulaient plus d'offres de santé mentale dans leurs plans de santé et de bien-être. Cette année, nous avons introduit 10 heures de conseil gratuit par an pour chaque collaborateur."
Si vous n'avez pas réalisé d'enquêtes dans le passé, trouvez un moyen de faire savoir qu'il y a une adhésion de la part de la direction.
Incluez vos hauts dirigeants dans des vidéos ou des graphiques qui expliquent pourquoi l'enquête est importante et pourquoi ils prendront des mesures en fonction des résultats.
Indiquer que l'enquête est anonyme
Dans toutes vos communications concernant l'enquête, il est important de préciser aux collaborateurs que leur participation à l'enquête est anonyme. L'une des façons de renforcer cette confiance est d'utiliser une plateforme tierce, telle que Sparkbay, qui garantit que les responsables n'auront pas accès aux informations permettant d'identifier les répondants.
Quelles seront les prochaines étapes une fois qu'ils auront répondu à l'enquête ?
Il ne suffit pas de dire que vous prendrez des mesures en fonction des résultats de l'enquête.
Il est important de montrer ce que vous allez faire et combien de temps cela va prendre.
Dans vos messages de communication, indiquez la date de clôture de l'enquête et le moment où les collaborateurs peuvent s'attendre à prendre connaissance des résultats de l'enquête, ainsi que le moment où ils peuvent s'attendre à voir des initiatives basées sur les résultats de l'enquête.
Comment rendre votre plan de communication sur les enquêtes aussi efficace que possible ?
Traitez vos communications d'enquête comme une campagne de marketing
Gardez à l'esprit qu'il vous faudra convaincre les gens de prendre votre enquête au sérieux, d'y répondre dans les délais impartis et de répondre aux questions en y réfléchissant et en y accordant de l'attention, au lieu de les parcourir rapidement.
Traiter vos communications d'enquête comme une campagne de marketing signifie :
- Créer un calendrier de contenu afin que différents éléments de communication soient diffusés à intervalles réguliers avant, pendant et après la distribution de l'enquête.
- Utiliser différentes méthodes de communication telles que les courriels, les articles de blog sur l'intranet et les vidéos.
- Trouver des slogans ou des hashtags pour faire connaître la prochaine enquête sur l'engagement des collaborateurs.
- Organiser des réunions publiques ou des webinaires virtuels pour parler de l'enquête sur l'engagement des collaborateurs et de son importance.
Vous devriez également demander l'aide de votre équipe de marketing.
Il est fort probable que votre entreprise dispose d'un responsable de la communication interne au sein de son équipe marketing. Ce projet relèverait de ses attributions.
Sinon, répartissez les tâches nécessaires entre les spécialistes existants de votre équipe de marketing.
Amplifier les promoteurs et les champions au sein de votre organisation
L'adhésion du PDG et des autres dirigeants est importante, mais il faut plus qu'une communication descendante pour gagner l'enthousiasme des collaborateurs.
Identifiez vos plus grands promoteurs, champions et influenceurs au sein de votre organisation et donnez-leur les informations dont ils ont besoin pour susciter l'intérêt et l'enthousiasme pour votre enquête sur l'engagement des collaborateurs.
Vous pouvez également envisager de les inclure dans les actions de marketing et de communication que vous mettez en place, notamment les messages sur les médias sociaux.
Décider du calendrier de communication de votre enquête
La dernière chose que vous voulez est une avalanche de tweets et d'e-mails envoyés à la dernière minute.
Vous voulez que les communications soient diffusées à intervalles réguliers et que les bons messages soient diffusés au bon moment.
Ce goutte-à-goutte d'informations utiles et passionnantes sur l'enquête, comme des récits de réactions transformées en actions, peut susciter l'intérêt et la prise de conscience.
Pour y parvenir, tout en gérant les autres besoins quotidiens de l'entreprise, vous devez disposer d'un calendrier de communication.
Communications préalables à l'enquête
Avant de distribuer votre enquête, vous devez envoyer du matériel de marketing pour l'enquête.
Il peut s'agir d'affiches dans votre bureau, d'une annonce sur votre intranet, de messages sur les médias sociaux, d'e-mails, de vidéos, etc.
Vous voudrez également envoyer une annonce à l'échelle de l'entreprise concernant l'enquête à venir, soit dans un courriel, soit dans une vidéo, soit lors de l'une de vos réunions publiques.
Cette annonce doit préciser la date d'ouverture et de clôture de l'enquête, son objectif et la manière dont l'organisation garantit l'anonymat.
Vous devez également prévoir une sous-campagne distincte destinée aux managers.
Cette sous-campagne insisterait auprès des managers sur le rôle important qu'ils jouent en encourageant leurs équipes à répondre à l'enquête et en transformant les résultats de l'enquête en un retour d'information exploitable.
Communications pendant l'enquête
Pendant l'enquête, vous voudrez envoyer des rappels par courrier électronique pour faire savoir aux gens que l'enquête est ouverte et qu'ils ont jusqu'à sa clôture.
Vous pouvez leur rappeler l'importance de cette enquête pour l'élaboration du programme "People and Culture", qui détermine les changements à apporter à l'expérience des collaborateurs.
Si vous avez mené des enquêtes dans le passé, ces courriels de rappel peuvent inclure des détails sur la façon dont les résultats des enquêtes des années précédentes ont conduit à des changements populaires ou à des programmes que les collaborateurs apprécient maintenant.
Veillez à segmenter vos listes d'e-mails, afin de n'envoyer un e-mail de rappel qu'aux collaborateurs qui n'ont pas encore répondu à l'enquête. Évitez d'envoyer des rappels inutiles aux personnes qui ont déjà fourni leurs réponses.
La plateforme d'enquête de Sparkbay facilite cette tâche en suivant les personnes qui ont répondu et celles qui n'ont pas répondu, et en envoyant des rappels en conséquence. Aucune information d'identification n'est partagée avec l'entreprise.
Communications post-enquête
Une fois l'enquête terminée, remerciez les personnes qui y ont participé. Et lorsque vous aurez eu l'occasion d'examiner les réponses à l'enquête, faites ressortir les statistiques et les informations clés et partagez-les avec votre équipe.
