La mobilisation des employés est importante pour vous.
En tant que directeur des ressources humaines, vous voulez faire plus que prononcer un simple discours sur la mobilisation des employés. Vous voulez poser des gestes concrets.
C’est pourquoi vous réalisez un sondage sur la mobilisation des employés. Vous voulez savoir comment vos employés se sentent, quelles sont leurs priorités et leurs principales préoccupations.
Obtenir ces résultats est un privilège et vous permet de mieux accomplir votre travail. C’est toujours agréable quand les données de votre sondage révèlent des tendances et des idées que vous n’auriez pas découvertes autrement.
Cependant, à l’approche de votre sondage sur la mobilisation des employés cette année, vous vous sentez beaucoup plus ambitieux.
L’an dernier, il vous a fallu beaucoup de persuasion, d’encouragement et de rappels pour que les gens remplissent leur questionnaire.
Vous comprenez la situation. Vos employés sont occupés et, après tout, c’est votre travail (pas le leur) de vous assurer que la mobilisation s’améliore, alors vous ne vous sentez pas entièrement légitimé à leur demander de prendre de leur temps pour répondre au sondage.
Mais vous aimeriez qu’ils soient emballés et enthousiastes à l’idée de répondre. Vous voulez qu’ils attendent réellement le sondage sur la mobilisation comme une occasion d’améliorer leur expérience, plutôt que de le percevoir comme une autre tâche imposée par la direction.
Pour y parvenir, vous décidez d’aborder votre sondage un peu comme un produit que vous devez « vendre » à vos employés. C’est votre « produit », après tout, et c’est à vous de leur montrer que cela répond à leurs besoins et mérite qu’ils s’y attardent.
Vous vous installez donc à votre bureau et commencez à élaborer le plan de communication de votre sondage sur la mobilisation des employés.
Pourquoi élaborer un plan de communication pour vos sondages
Un plan de communication garantit que les bonnes informations parviennent aux bonnes parties prenantes, au bon moment.
Lorsque vous visez un objectif complexe (p. ex. amener des milliers d’employés à répondre de façon réfléchie à un sondage sur la mobilisation), plusieurs personnes doivent avoir accès à des renseignements précis.
Le contenu de vos communications et la façon dont il est transmis influencent directement la compréhension qu’en auront les employés ainsi que leurs comportements.
Il façonne la conversation
Quelle est l’histoire derrière votre sondage sur la mobilisation des employés ? Quand vous le lancez, il se retrouve devant une multitude de gens qui ont déjà des hypothèses préétablies et un horaire chargé. Votre sondage doit rivaliser avec des pensées du genre :
- « Je n’ai pas le temps pour ça. »
- « Je vais juste tout cocher rapidement. »
- « Ne te casse pas la tête avec le sondage. »
- « De toute façon, ils ne font rien avec nos réponses. »
Ces réactions peuvent refléter ce que les employés ressentent intérieurement, ce que leurs collègues leur disent ou la manière dont les gestionnaires établissent leurs priorités.
Votre plan de communication façonne la conversation entourant la mobilisation de vos employés.
Il fournit un contexte
Vous savez peut-être parfaitement ce qu’est la mobilisation des employés et pourquoi elle est cruciale, mais ça ne veut pas dire que tous vos employés le savent.
Certains n’ont peut-être jamais eu à remplir un sondage sur la mobilisation. D’autres en ont déjà répondu, sans que cela n’ait réellement abouti à des changements, et ils en gardent une mauvaise opinion.
Il y en a aussi qui veulent simplement plus de détails pour comprendre pourquoi ça vaut la peine d’y consacrer du temps.
Un plan de communication assure également que les employés entendent parler du sondage avant qu’il n’apparaisse dans leur boîte de courriel. Ça réduit le temps nécessaire pour les convaincre d’y répondre une fois que le sondage est actif, et ça évite qu’ils ne le perçoivent comme du pourriel en le voyant arriver.
En fournissant ce contexte, il faut faire preuve d’empathie.
On associe souvent la bonne communication à la grammaire impeccable et à l’orthographe irréprochable. Bien que ce soit important, ce n’est pas l’unique élément en jeu.
La bonne communication vise à s’assurer que le message est compris. Point. Si vous rédigez un courriel parfait sur le plan technique, mais que les gens n’en retiennent rien, c’est un échec.
Autrement dit, il faut être sûr d’être compris, ce qui nécessite de l’empathie. On doit se mettre à la place de la personne qui reçoit le message.
Pour donner un bon contexte à vos employés à propos de ce sondage sur la mobilisation, il faut penser à leur réalité, pas à la vôtre.
Du point de vue RH, vous pensez à l’importance de la mobilisation, à la valeur des données qui seront recueillies et au fait que ces informations constitueront une base solide pour développer votre plan stratégique de l’année à venir.
Vos employés, eux, ne s’en préoccupent pas.
Même s’ils comprennent l’importance de la mobilisation sur un plan intellectuel, ils ne s’y attardent pas tous les jours.
Eux, ils se demandent s’ils se lèvent le matin avec envie ou s’ils traînent les pieds. Si leur gestionnaire les soutient ou les stresse.
Même s’ils reconnaissent que de bonnes données sont essentielles à tout projet, ils ne se soucient pas vraiment de savoir si vous réussirez votre sondage sur la mobilisation.
Ils se demandent combien de temps leur prendra ce questionnaire et s’ils pourront l’insérer entre deux réunions.
Pour mettre en place le bon contexte, n’oubliez pas l’empathie.
Il peut rassurer et fixer des attentes
Ne tenez pas pour acquis que tout le monde présume l’anonymat des résultats.
Vos employés peuvent penser que l’organisation possède une façon de savoir qui a dit quoi.
Servez-vous de votre plan de communication pour rappeler que le sondage est anonyme, expliquer pourquoi c’est vraiment le cas (par exemple, un fournisseur tiers le gère ou la plateforme utilisée garantit l’anonymat) et souligner comment ces résultats mèneront à des changements tangibles.
En voulant rassurer, n’évitez pas les problèmes de front.
Vos employés peuvent s’inquiéter de l’anonymat si le sondage pose des questions très ciblées. Ils peuvent avoir peur qu’on les reconnaisse à travers certains détails.
Mentionnez ouvertement cette crainte, puis détaillez la façon dont vous y répondez.
Par exemple, vous pourriez communiquer le nom de l’entreprise qui administre le sondage et inclure un lien vers sa politique de traitement de l’information.
Vous pouvez préciser que vous ne recevez que des données globales, ce qui rend très difficile l’identification individuelle des répondants.
Votre plan de communication doit aussi tenir compte des différents rythmes et canaux d’information. Il ne suffit pas de parler de l’anonymat dans un seul courriel, juste avant le sondage.
Prévoyez d’y revenir à plusieurs reprises : dans plusieurs courriels, via un message sur l’intranet, en informant les gestionnaires pour qu’ils puissent aussi rassurer leurs équipes.
Quels thèmes et messages clés aborder dans les communications de sondage
Quand vous planifiez votre plan de communication, vous devriez couvrir quelques éléments fondamentaux.
Pourquoi vous faites le sondage
La mobilisation des employés, c’est un concept familier pour les professionnels RH, mais c’est moins évident pour le reste de l’organisation.
Même si les employés l’évoquent indirectement (« J’adore travailler ici » ou « Je ne me sens pas soutenu »), ils n’y réfléchissent pas nécessairement en profondeur.
Il va donc falloir leur expliquer pourquoi ce sondage sur la mobilisation devrait les intéresser.
La mobilisation des employés réfère à l’importance qu’ils accordent à leur milieu de travail et à leurs tâches. C’est ce qui les incite à aller au-delà de la stricte description de poste, à se montrer créatifs, à résoudre des problèmes et à proposer de nouvelles idées.
Leur niveau d’engagement dépend en grande partie de la culture : valeurs, attitudes et comportements encouragés dans l’organisation.
L’un de vos messages principaux doit être que ce sondage permettra aux employés de partager ce qu’ils aiment et n’aiment pas dans leur expérience, et que leurs réponses influenceront l’agenda « Culture et employés » de l’année à venir.
Utilisez un langage simple pour promouvoir le sondage, comme :
- « Aimez votre milieu de travail. »
- « Façonnez votre expérience de travail. »
- « Que changeriez-vous si vous étiez PDG une journée ? »
- « Donnez-nous votre avis. »
- « Vos deux sous valent de l’or. »
Le ton peut varier selon la culture et la marque de votre organisation, mais évitez le jargon et parlez des véritables préoccupations des employés.
Ce que vous attendez des employés
Énoncez clairement ce que vous attendez d’eux.
Précisez la durée approximative du sondage et le type de questions (choix multiples, réponses courtes, classement). C’est aussi le moment de souligner que vous avez besoin de commentaires honnêtes, constructifs et francs.
Profitez-en pour montrer que ce petit investissement en temps sera payant.
S’il y a eu des sondages dans le passé, mentionnez les changements concrets qui en ont découlé. Par exemple :
« L’an dernier, 87% de nos employés ont exprimé le besoin de plus de ressources en santé mentale. Cette année, nous offrons 10 heures de consultation gratuite par employé. »
Si c’est la première fois que vous le faites, démontrez qu’il y a un réel appui de la direction. Intégrez vos dirigeants dans vos communications, par exemple sous forme de vidéos, pour expliquer pourquoi ce sondage est une priorité et pourquoi ils s’engagent à agir sur les résultats.
Insister sur l’anonymat du sondage
Dans toutes vos communications, rappelez que les réponses sont anonymes. Une bonne façon de renforcer la confiance consiste à utiliser une plateforme tierce, comme Sparkbay, qui assure qu’aucun gestionnaire n’a accès à des informations permettant d’identifier les répondants.
Les prochaines étapes après avoir répondu au sondage
Ne vous limitez pas à dire que vous agirez en fonction des résultats. Expliquez comment vous procéderez et dans quels délais.
Indiquez la date de clôture, le moment où les employés pourront prendre connaissance des grands constats, ainsi que la période où ils verront les initiatives mises en place à partir de ces constats.
Comment maximiser l’efficacité de votre plan de communication
Considérez vos communications de sondage comme une campagne de marketing
Vous devrez convaincre les employés d’accorder de l’importance au sondage, de le compléter dans les délais et de le faire sérieusement plutôt que de bâcler leurs réponses.
Le traitement « campagne de marketing » sous-entend :
- Établir un calendrier de diffusion : envoyer différents messages avant, pendant et après la période de réponses.
- Utiliser plusieurs canaux de communication : courriels, intranet, vidéos.
- Créer des slogans ou mots-clics (#) pour promouvoir le sondage sur la mobilisation des employés.
- Tenir des rencontres publiques ou webinaires pour parler du sondage et de son importance.
Pensez à impliquer votre équipe marketing. Il existe probablement, au sein de votre organisation, un responsable de la communication interne ou quelqu’un qui peut vous aider à structurer vos messages.
Misez sur vos promoteurs et champions à l’interne
L’adhésion du PDG et d’autres dirigeants est cruciale, mais la communication descendante seule ne suffit pas. Repérez ceux et celles qui ont une forte influence informelle et donnez-leur de la matière pour promouvoir et encourager la participation au sondage.
Vous pouvez aussi les intégrer à vos efforts de communication, par exemple dans des vidéos ou des publications ciblées.
Décider du calendrier de communication de votre sondage
Ce que vous voulez éviter, c’est d’assommer tout le monde de rappels à la dernière minute. Il faut échelonner les communications et envoyer chaque message au bon moment.
Un envoi régulier d’informations utiles et stimulantes, comme des exemples de témoignages ayant mené à des actions concrètes, peut susciter l’intérêt et la curiosité.
Pour y parvenir tout en gérant votre quotidien, un calendrier de communication est essentiel.
Communications avant le sondage
Avant de diffuser le sondage, préparez du matériel « promotionnel » : affiches au bureau, annonces sur l’intranet, messages sur vos canaux internes, courriels, vidéos, etc.
Vous voudrez aussi publier une annonce générale expliquant quand le sondage commencera et se terminera, pourquoi il est fait et de quelles façons l’anonymat est garanti.
N’oubliez pas de prévoir une sous-campagne spécialement pour les gestionnaires, car ils ont un rôle clé dans la participation de leurs équipes et dans la mise en œuvre de solutions après coup.
Communications pendant le sondage
Durant la période de réponse, envoyez des rappels par courriel pour rappeler que le sondage est actif et préciser la date limite.
Mettez l’accent sur l’importance de ce sondage pour l’orientation « Employés et culture » et, si vous en avez, parlez d’initiatives concrètes déjà mises en place suite à des sondages antérieurs.
Si vous utilisez Sparkbay, vous pourrez cibler uniquement les employés qui n’ont pas encore répondu, évitant ainsi de noyer tout le monde sous les mêmes rappels. Sparkbay sait qui a participé et qui ne l’a pas fait, sans dévoiler l’identité des répondants à l’organisation.
Communications après le sondage
Une fois la période de réponses terminée, remerciez sincèrement ceux qui ont participé. Quand vous aurez eu l’occasion d’analyser les réponses, soulignez les statistiques et les faits saillants, puis partagez-les avec vos équipes.
Vous cherchez une plateforme qui facilite la création, le partage et l’analyse de vos sondages sur la mobilisation des employés? Sparkbay peut vous aider. Cliquez ici pour une démo.
