Vous avez de grandes ambitions pour votre organisation, et vos équipes joueront un rôle important pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur... si elles peuvent travailler efficacement.
Mais au vu des derniers mois, vous n'êtes pas sûr que vos équipes soient en pleine forme pour accomplir de grandes choses.
Après avoir parlé avec plusieurs managers et employés, vous avez remarqué qu'il y a beaucoup de tensions au sein des équipes.
Quelques employés ont dit qu'ils avaient l'impression de faire plus que leur juste part, ce qui vous fait craindre qu'ils commencent à chercher du travail ailleurs.
De son côté, un employé a déclaré en toute franchise qu'il avait le sentiment que son équipe n'avait pas d'orientation claire et qu'il était intéressé par un emploi où il aurait l'impression d'avoir une vue d'ensemble.
Ce qui est alarmant, c'est que vous n'avez pas entendu ces choses d'une seule équipe. Vous avez entendu ces choses de plusieurs.
Oups. Pas une recette pour une performance exceptionnelle.
Les recherches montrent que les équipes efficaces disposent de "conditions favorables" qui les aident à bien travailler.
Il ne s'agit pas des traits de personnalité des différents membres de l'équipe. Ces conditions favorables sont une orientation convaincante, une structure solide, un contexte favorable et un état d'esprit partagé.
Mais comment savoir si vos managers transmettent ces éléments à leurs employés ?
Lorsque vos managers travaillent dur et pensent constamment à leur équipe, il est facile pour eux d'être sur la défensive.
En même temps, s'ils veulent obtenir les meilleurs résultats, il est important qu'ils mettent leurs émotions de côté afin d'être objectifs.
Un sondage sur l'engagement qui pose à vos équipes des questions relatives à l'efficacité des équipes peut aider vos managers à être objectifs.
De plus, il peut vous fournir les données sur les tendances dont vous avez besoin en posant périodiquement les mêmes questions aux équipes, afin que vous puissiez mesurer les progrès accomplis.
Cela peut également vous montrer quelles activités conduisent à des scores plus élevés, afin que vous puissiez encourager vos managers à redoubler d'efforts sur ces comportements.
Voici quelques questions de sondage sur l'efficacité des équipes pour vous aider à démarrer.
Principales questions du sondage sur l'efficacité des équipes
Mon équipe a des objectifs clairs.
Vos équipes ont-elles des objectifs clairs ?
Des objectifs clairs conduisent à de meilleures performances au sein des équipes, mais tous les managers ne font pas mouche lorsqu'il s'agit de les fixer.
Il est important de poser cette question dans votre sondage sur l'efficacité des équipes.
Les managers peuvent avoir l'impression de fixer des objectifs clairs, car ils savent ce qui doit être fait. Mais leur équipe peut ne pas être tout à fait sûre de ce qu'ils recherchent.
Voici quelques stratégies qu'ils peuvent utiliser pour fixer des objectifs d'équipe :
- Fixez des objectifs réalistes : Les managers ne doivent pas laisser leurs ambitions dépasser les capacités de leur équipe. Ils peuvent commencer par des objectifs modestes, mais stimulants, qui aident leurs équipes à rassembler leur énergie vers un objectif commun sans les submerger. Ces "victoires rapides" peuvent remonter le moral des troupes et les encourager à travailler à des objectifs encore plus ambitieux. Si les managers ont un grand objectif à long terme, ils peuvent le diviser en objectifs plus petits qui ouvrent la voie vers ce grand objectif.
- Notez vos objectifs : Encouragez les managers à noter leurs objectifs et à les placer dans un endroit visible, que ce soit en haut de l'e-mail hebdomadaire qu'ils envoient à leur équipe ou en haut d'un tableau blanc. Cela constitue un rappel visuel de l'objectif et aide l'équipe à rester concentrée. Lorsque les gens écrivent leurs objectifs, ils ont jusqu'à 1,4 fois plus de chances de les atteindre.
- Fixez des objectifs S.M.A.R.T. : Il est tentant de fixer des objectifs vagues et ambitieux tels que "Augmenter les ventes" ou "Augmenter les résultats des sondages de satisfaction des clients". Les managers doivent travailler avec leur équipe pour développer des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps. Une meilleure version de ces objectifs précédents serait : "Augmenter nos ventes de logiciels de comptabilité de 15% d'ici la fin du deuxième trimestre" ou "Obtenir une note de 8 sur 10 ou plus sur 95% des sondages de satisfaction de la clientèle d'ici la fin du quatrième trimestre".
- Revenez sans cesse sur vos objectifs : Il faut du temps et des efforts constants pour atteindre les objectifs, ce qui signifie que les managers devront en assurer le suivi avec leurs employés. Demandez-leur de prévoir des réunions avec les membres de leur équipe pour savoir ce dont ils ont besoin, les obstacles qu'ils rencontrent, les questions qu'ils se posent, etc. De cette façon, ils peuvent garder les choses sur la bonne voie et éviter que de petits problèmes ne viennent perturber l'ensemble de l'effort.
- Offrez des incitations à l'équipe : Pourquoi les membres de l'équipe devraient-ils se donner à fond pour atteindre un objectif qui peut être légèrement en dehors de leur travail quotidien ? C'est aux managers de fournir une sorte d'incitation, qu'il s'agisse d'une augmentation, d'une promotion ou d'une incitation collective comme un congé.
- Célébrez les victoires : Les objectifs de vos équipes consistent probablement en de petites étapes. Chaque fois qu'elles en atteignent une (par exemple, réserver 20 appels avec des prospects, créer un nouveau programme de formation pour les représentants du centre d'appels), il faut les célébrer. Les managers peuvent faire quelque chose d'aussi simple que de les crier au reste de l'équipe ou d'organiser un déjeuner d'équipe.
Les membres de mon équipe ont des objectifs précis et clairs.
Chaque membre de l'équipe a-t-il un objectif à atteindre ? Même s'il y a un objectif d'équipe, les managers devraient envisager d'assigner à chaque membre de l'équipe un sous-objectif qui contribue à cet objectif plus large.
Ils peuvent soit créer ces objectifs pour leur équipe, soit leur demander d'en élaborer eux-mêmes :
- prendre en compte l'objectif global de l'équipe
- utiliser la méthode des objectifs S.M.A.R.T. pour fixer un objectif spécifique, mesurable, réalisable, réaliste et limité dans le temps.
- identifier les points douloureux qu'ils rencontrent ou que l'équipe rencontre
- identifier un domaine dans lequel ils aimeraient se développer professionnellement et fixer un objectif qui corresponde à ce domaine
Une fois que l'objectif choisi par chaque membre de l'équipe a été approuvé, il est important de fournir une sorte d'incitation.
En outre, décidez des paramètres qui seront utilisés pour mesurer les progrès de chaque membre de l'équipe vers la réalisation de ses objectifs et vérifiez leurs performances par rapport à ces paramètres lors de réunions de contrôle programmées régulièrement.
En outre, n'ayez pas peur d'adapter les objectifs au fil du temps.
L'une des erreurs que commettent souvent les managers - ou toute personne travaillant à la réalisation d'un objectif - est de penser que les objectifs doivent être gravés dans le marbre.
Les objectifs vous aident à identifier ce qui est important et ce qui doit être fait, mais ils doivent parfois être adaptés en fonction des nouvelles informations disponibles.
Peut-être votre entreprise a-t-elle introduit une nouvelle plateforme qui résout une grande partie des problèmes de processus qu'un membre de l'équipe allait résoudre. C'est une bonne chose. Adaptez ou réorientez l'objectif de ce membre de l'équipe tout en reconnaissant les efforts déployés pour atteindre l'objectif initial.
Mon équipe obtient les résultats nécessaires et attendus.
Les membres de l'équipe comptent les uns sur les autres pour faire avancer les choses.
Mais si une partie de l'équipe n'est pas performante, cela peut avoir un impact négatif sur les autres qui ont l'impression de devoir prendre le relais ou de ne pas pouvoir terminer leur propre travail.
Si les managers obtiennent des scores faibles à cette question, ils peuvent prendre quelques mesures.
Veillez à ce que tout le monde comprenne bien les objectifs et la situation dans son ensemble.
Quel est le fil conducteur de l'équipe ? Est-ce de garantir le succès des clients ? Est-ce de garantir un temps de fonctionnement de 99 % ? Est-ce l'organisation d'événements marquants qui renforcent l'engagement et la notoriété de la marque ?
Les gens peuvent passer des années à remplir les fonctions quotidiennes de leur poste sans vraiment réfléchir à la vue d'ensemble ou au "pourquoi" de ce qu'ils font.
Profitez de cette occasion pour le rappeler à tous, afin qu'ils puissent contextualiser leur travail.
Attribuer des tâches aux membres de l'équipe en fonction de leurs points forts
Demandez aux managers d'évaluer la répartition actuelle des tâches au sein de leurs équipes.
Les gens travaillent-ils sur les choses pour lesquelles ils sont doués ? Bien sûr, le travail est le travail et les gens devront parfois faire des choses qu'ils n'aiment pas, mais dans la mesure du possible, les managers peuvent chercher des occasions d'aligner les responsabilités des membres de leur équipe sur leurs forces et leurs intérêts.
Cela peut être aussi simple que de demander à chacun de faire une liste de ce qu'il aimerait faire plus ou moins.
Bien entendu, les responsables doivent préciser qu'il ne s'agit pas d'une promesse d'accorder tout ce qui figure sur la liste de souhaits des employés, mais d'un exercice de sensibilisation, afin qu'ils puissent offrir ce qu'ils peuvent.
Créez une vue partagée ou un tableau de bord des progrès de votre équipe et célébrez les victoires.
Tous les managers peuvent donner à chacun un aperçu de la façon dont l'équipe progresse vers ses objectifs. Cela peut se faire au moyen d'un tableau de bord ou d'une représentation visuelle aussi simple qu'un tableau blanc. Cela peut servir de source de motivation.
Mon équipe a une bonne mesure de nos objectifs.
Comment les équipes savent-elles qu'elles travaillent avec succès à la réalisation de leurs objectifs ?
Grâce aux indicateurs clés de performance.
Les KPI sont des indicateurs clés de performance. Ils permettent aux gens de savoir s'ils sont sur la bonne voie ou s'ils doivent faire des ajustements.
Demandez aux managers de réfléchir aux objectifs spécifiques qu'ils ont élaborés et d'utiliser les données antérieures ou leur meilleur jugement pour définir les indicateurs clés de performance appropriés.
Par exemple, si l'objectif d'un employé est de "Gagner 3 nouveaux clients d'ici la fin du quatrième trimestre", son responsable peut s'attendre à ce qu'il parle à un certain nombre de prospects par jour, organise un certain nombre de démonstrations par semaine et envoie un certain nombre de propositions par mois.
Ainsi, les employés n'ont pas à attendre la date limite. Ils peuvent voir s'ils sont sur la bonne voie pour atteindre leurs objectifs bien à l'avance.
Mon équipe examine fréquemment les résultats et les performances pour s'assurer que nous faisons un travail de haute qualité.
À quelle fréquence vos managers examinent-ils les indicateurs clés de performance et les performances avec leurs équipes ?
Les indicateurs clés de performance ne doivent pas être définis comme un exercice ponctuel lorsque des objectifs sont fixés.
Au contraire, ils doivent être revus régulièrement.
Si les ICP visent un objectif d'équipe, il est important que l'équipe se réunisse régulièrement et discute de ses progrès.
En fin de compte, les managers veulent que leur équipe fasse un travail utile, et non un travail prenant. Le travail surchargé peut donner aux employés les plus performants un sentiment d'ennui et de démotivation, ce qui peut entraîner un problème d'engagement et de rétention.
- Inscrivez les réunions de contrôle dans le calendrier. Cette réunion n'est pas l'occasion d'attribuer des blâmes. C'est plutôt l'occasion de se concentrer sur l'atteinte ou non des objectifs de l'équipe. Si l'équipe n'atteint pas ses objectifs, c'est un signe qu'il faut déterminer ce qui doit changer pour que cela se produise.
- Créez une représentation visuelle des progrès réalisés (par exemple, un tableau blanc visuel, un tableau de bord virtuel). Il s'agira d'un rappel quotidien et partagé de la situation de l'équipe.
- Veillez à ce que les objectifs soient clairs. Lors de chaque revue, les managers peuvent rappeler à l'équipe son objectif et la raison pour laquelle elle fait ce qu'elle fait. Le fait de rappeler l'objectif aux membres de l'équipe peut les aider à hiérarchiser leur travail de manière plus efficace.
Mon équipe passe du temps à identifier les obstacles qui rendent notre travail plus difficile qu'il ne devrait l'être.
Comment les équipes de votre organisation abordent-elles les obstacles ?
Est-ce qu'ils les identifient en tant que groupe et trouvent des solutions, ou est-ce qu'ils les balaient sous le tapis et attendent de chacun qu'il travaille individuellement autour d'eux ?
Les meilleures équipes identifient ensemble les obstacles et trouvent des moyens de les résoudre. Ces obstacles peuvent être des obstacles technologiques, des obstacles liés aux processus, un manque de compétences, ou tout autre élément qui les empêche d'atteindre leur objectif.
Il est important que les managers créent des opportunités pour les employés afin d'éliminer les obstacles.
Un moyen rapide d'y parvenir est d'instaurer des réunions quotidiennes de synthèse. Il s'agit de réunions de 15 minutes au cours desquelles chacun expose ce qu'il a l'intention d'accomplir dans la journée et ce qui l'empêche d'accomplir son travail.
Si quelqu'un a besoin d'un élément spécifique de la part d'un autre membre de l'équipe, il peut l'aborder sur place. S'ils ont besoin de l'aide de quelqu'un, ils peuvent lever la main.
Mon équipe trouve des moyens de réduire les obstacles.
Vos équipes savent-elles comment trouver des solutions ?
Dans certaines équipes, les employés prennent l'habitude de toujours s'adresser à leurs responsables pour leur soumettre des problèmes.
S'il est important d'avoir cette relation ouverte et de confiance, il est également important que les membres de l'équipe fassent le travail de réflexion sur les problèmes, proposent des solutions potentielles et présentent ces solutions à leurs responsables.
Non seulement cela permet de gagner du temps, mais cela donne également aux employés l'occasion de penser d'une manière nouvelle.
Encouragez vos managers à faire de même : La prochaine fois qu'un membre de leur équipe vient les voir avec un problème ou une question, ils peuvent essayer de leur poser les questions suivantes :
- Qu'est-ce que vous en pensez ?
- Quelles sont les pistes d'action ou les solutions que vous recommandez ?
- Que ferais-tu si je n'étais pas au bureau ?
Il est bon que les managers abordent ces conversations comme une opportunité d'apprentissage, et non comme un moyen de porter un jugement sur les capacités d'un employé.
Lorsque quelqu'un fait du bon travail, les membres de mon équipe reconnaissent ouvertement ses efforts et ses bons résultats.
Plus de la moitié des employés déclarent que le fait de recevoir de la reconnaissance les inciterait à rester plus longtemps dans leur emploi.
Montrer de la reconnaissance et de l'appréciation à ses employés n'est pas seulement une chose gentille à faire, mais aussi une chose judicieuse pour l'entreprise, car cela peut augmenter l'engagement et réduire le chiffre d'affaires.
Cette appréciation et cette reconnaissance ne doivent pas seulement venir des managers. Ils peuvent également provenir des autres membres de l'équipe.
Demandez aux managers d'évaluer l'énergie de leur équipe.
Les membres de leur équipe sont-ils heureux pour leurs collègues lorsqu'ils atteignent leurs objectifs, ou sont-ils rancuniers ou indifférents ?
Un moyen efficace de créer un sentiment de réussite partagé consiste à montrer comment la contribution d'un individu a rapproché l'ensemble de l'équipe de son objectif.
S'il y a une incitation collective pour l'objectif du groupe, il y aura plus d'excitation véritable lorsque les individus se surpassent.
Lorsqu'une décision est prise, les membres de mon équipe agissent de manière à montrer leur soutien et leur engagement.
Les équipes respectent-elles les décisions de leurs managers ou sont-elles résistantes ?
Même si les équipes exécutent à contrecœur le plan d'un responsable, ce n'est pas un scénario idéal, car les travailleurs du savoir peuvent facilement retenir leurs efforts sans que cela soit détecté s'ils ne se sentent pas investis dans un plan d'action.
Un moyen efficace d'obtenir l'adhésion d'une équipe est de l'inclure dans le processus de décision.
Cela permet de comprendre pourquoi un plan d'action spécifique a été choisi. Cela leur donne également l'occasion de donner leur avis au début du processus.
Ils peuvent également contribuer à la formulation de cette décision, ce qui les rend plus susceptibles de la soutenir face aux opposants.
Voici quelques avantages à inclure votre équipe dans le processus de prise de décision :
- Obtenir l'adhésion de votre équipe au début du processus, avant qu'elle ne doive mettre en œuvre une décision.
- Un engagement accru des employés
- Les conditions d'une meilleure collaboration et communication sont créées
- Identification des préjugés et des angles morts d'un manager
Les membres de mon équipe ont les compétences et les outils nécessaires pour trouver des solutions innovantes et nouvelles aux problèmes auxquels nous sommes confrontés.
Si vos managers obtiennent de faibles scores en réponse à cette question, il est peut-être temps d'évaluer les compétences de leur équipe et ce qu'ils leur demandent de faire.
Aujourd'hui, les besoins du marché évoluent rapidement et les entreprises peinent à trouver les compétences nécessaires pour suivre le rythme.
Si une équipe a le sentiment qu'elle est vouée à l'échec ou qu'elle ne dispose pas des outils nécessaires pour s'épanouir et se développer professionnellement, elle peut commencer à chercher un meilleur environnement dans une autre entreprise. Pensez à encourager les managers à :
- Demandez-leur quel est l'obstacle numéro 1 qui les empêche de faire leur travail.
- Demandez à votre équipe de dresser une liste des compétences ou des ressources dont elle aimerait disposer, classées par ordre de priorité.
- Rechercher des possibilités de développement professionnel ou d'éducation pour leurs équipes, que ce soit sous la forme de ressources, d'ateliers ou d'une allocation leur permettant de suivre une formation de manière indépendante.
Les membres de mon équipe sont francs et honnêtes, même lorsque le sujet est difficile.
Les équipes se sentent-elles en sécurité pour partager leurs opinions ?
L'un des ingrédients clés d'une équipe efficace est la sécurité psychologique, c'est-à-dire la capacité de prendre des risques interpersonnels (par exemple, suggérer une idée qui va à l'encontre du statu quo, être en désaccord avec un collègue) sans faire face aux conséquences ou sans craindre qu'il y ait des conséquences.
Les conversations franches constituent la base de la résolution créative des problèmes, de la réflexion sur la conception et d'autres approches qui aident les entreprises à innover.
Si vos managers ont obtenu un mauvais classement à cette question, aidez-les à comprendre que la sécurité psychologique ne peut être développée du jour au lendemain. Il faut du temps pour établir la confiance.
Cela dit, ils peuvent lancer le processus en disant à leurs équipes que toutes les idées sont appréciées et en proposant des méthodes alternatives, comme le courrier électronique ou un portail anonyme, pour soumettre des opinions jusqu'à ce que les gens se sentent à l'aise pour les partager ouvertement.
Utilisez un logiciel de sondage pour rester dans la boucle
Le logiciel de sondage sur les employés de Sparkbay permet aux organisations de comprendre facilement l'efficacité des équipes.
Notre outil permet aux organisations de distribuer facilement des sondages et de suivre les données tout en préservant l'anonymat des réponses de tous les employés.
Si vous souhaitez savoir comment Sparkbay peut vous aider à comprendre l'efficacité des équipes, vous pouvez cliquer ici pour une démonstration.
