Des données à l’action : Comment partager efficacement les résultats de votre sondage aux employés

Comment présenter les résultats d'un sondage d'engagement des employés pour que les gens aient vraiment envie de passer à l'action ?

Vous avez consacré des semaines à mener un sondage dans toute l'organisation, et les résultats sont enfin arrivés.

Seulement, comme professionnel des RH, vous avez aussi vos réunions, vos courriels et les demandes habituelles qui n'arrêtent pas d'entrer. Résultat : les données dorment dans un coin pendant deux semaines.

Puis vous les parcourez en vitesse, vous en retenez quelques points et vous vous en servez pour définir les initiatives de l'année.

C'est beaucoup demander à une simple lecture en diagonale. Vous risquez de passer à côté d'une réponse qui signale un problème avec lequel vos employés composent depuis des mois.

Partager les résultats, c'est permettre aux gens de comprendre ce que vous avez entendu et ce que vous comptez en faire.

Voyons comment fixer des objectifs pour cette discussion, communiquer clairement vos constats et assurer le suivi une fois la première vague de changements passée.

Définir les objectifs

Avant de présenter les résultats de votre sondage d'engagement des employés, prenez le temps de préciser vos principaux objectifs.

Un sondage d'engagement des employés peut vous servir à plusieurs égards, notamment pour :

• Repérer les goulots d'étranglement dans l'ensemble de l'entreprise
• Cerner ce qui motive vos équipes
• Évaluer la qualité de la communication de vos gestionnaires
• Faire ressortir les préoccupations en matière d'inclusion et d'équité

Des objectifs bien définis vous facilitent l'analyse des données et leur interprétation en fonction des ambitions de l'entreprise. Ils vous aident aussi à garder le cap, sans chercher à « tout faire en même temps ».

Par exemple, si votre priorité est de favoriser le développement du leadership ou de renforcer la collaboration entre les services, c'est sur ces aspects que portera votre lecture des résultats.

Vous pourrez aussi choisir plus facilement avec quels publics partager les résultats, au cas où certains groupes voudraient en connaître le détail.

Bien comprendre les objectifs de votre sondage vous permet également d'arrimer ces données aux grands objectifs de l'organisation.

Si votre entreprise cherche à bâtir une culture d'innovation plus forte, par exemple, les données sur le rapport des employés à la prise de risque ou à l'autonomie constituent un excellent point de départ pour amorcer le changement.

Établir un plan d'action

Au moment d'analyser les résultats de votre sondage, voyez l'objectif comme un plan de match qui vous guide pour transformer ces données en améliorations concrètes et mesurables.

Le cadre SMART (spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et temporel) est très utile à cet égard : chaque initiative prévue devrait répondre à ces critères. Vos objectifs restent ainsi ciblés et porteurs de sens.

Disons que vous voulez améliorer la façon dont les gestionnaires donnent de la rétroaction. Votre plan d'action pourrait alors reposer sur un projet pilote qui les forme à des techniques plus efficaces, puis mesurer à quel point ils appliquent ces nouvelles compétences de façon constante.

Pour étoffer vos plans d'action, vous pouvez aussi vous appuyer sur des cadres reconnus en psychologie organisationnelle. La théorie de l'autodétermination, par exemple, souligne l'importance de l'autonomie, de la compétence et de l'appartenance comme grands leviers de motivation.

Si votre sondage révèle que les employés ont l'impression de manquer d'autonomie dans leurs décisions, votre plan d'action pourrait viser à élargir la délégation du pouvoir décisionnel ou à instaurer du coaching entre pairs.

Enfin, un plan d'action vous aide à responsabiliser l'organisation. Quand chaque étape est bien documentée, on sait clairement qui fait quoi, de quelles ressources on a besoin et comment on mesurera le succès. Vous évitez ainsi que des éléments passent entre les mailles du filet, et vous pouvez faire vos suivis au bon moment.

Établir les priorités

En analysant les données, vous repérerez peut-être plusieurs sujets ou irritants à régler : évolution de carrière, reconnaissance, moral des équipes, communication des gestionnaires... Vouloir tout régler en même temps, c'est le meilleur moyen de vous éparpiller.

Vos priorités vous aident à faire le tri parmi toutes ces possibilités. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les aspects qui ont le plus d'impact ou qui sont les plus urgents et exigent une attention immédiate.

Comment savoir ce qui doit passer en premier ?

Demandez-vous à quel point le problème est urgent, combien d'employés il touche et quelle incidence il peut avoir sur l'entreprise. Certains problèmes sont très urgents parce qu'ils touchent une grande partie du personnel.

D'autres enjeux, moins répandus, peuvent quand même avoir un effet important sur des processus d'affaires clés. Ces éléments vous aideront à tracer la voie vers des gains concrets à court terme.

Pensez aussi aux interdépendances.

Bien souvent, s'attaquer à un problème à la source (p. ex. des canaux de communication inefficaces) provoque un effet domino et entraîne des améliorations dans plusieurs autres domaines.

Identifier les parties prenantes

Vos parties prenantes ne se limitent pas à la haute direction. Il s'agit de toutes les personnes qui influencent les résultats de votre sondage ou qui en subissent les effets, des champions de la haute direction jusqu'aux employés de première ligne, en passant par les gestionnaires de proximité.

En dressant la carte de vos parties prenantes tôt dans le processus, vous adoptez une démarche plus inclusive.

Vous partagez aussi la responsabilité et allégez le fardeau des RH. En confiant vos différentes initiatives à divers champions, vous devenez des cocréateurs plutôt que de simples exécutants.

Qu'il s'agisse d'un directeur de service qui aide à établir de nouvelles normes pour son équipe ou d'un groupe d'employés engagés qui sert de projet pilote pour une initiative de mentorat, les parties prenantes insufflent de l'énergie et de l'élan aux engagements de votre plan d'action. Le fait de les identifier clarifie aussi les canaux de communication.

Il faudra peut-être prévoir des points de communication distincts selon les groupes.

Établir un échéancier

Vous ne voulez pas que l'enthousiasme suscité par vos résultats d'engagement retombe. Pour l'éviter, découpez votre plan en jalons et fixez un échéancier réaliste pour les atteindre.

Prévoir des gains rapides vous permet de montrer vos progrès et de prouver que les choses bougent, ce qui crée une dynamique positive.

L'échéancier sert aussi à responsabiliser les gens.

En associant une date limite et un responsable à chaque jalon, vous établissez des attentes claires pour tout le monde. Les dirigeants peuvent suivre l'avancement, les employés savent quand s'attendre à des mises à jour, et toute l'organisation constate des améliorations lentes, mais régulières, au fil du temps.

Vous pouvez aussi arrimer votre échéancier aux cycles déjà en place dans l'organisation (p. ex. la revue trimestrielle des activités) afin de mieux ancrer vos initiatives d'engagement dans des pratiques plus larges.

Comment communiquer les résultats d'un sondage d'engagement des employés

Remercier les employés d'avoir participé

En répondant à un sondage d'engagement, vos employés partagent généreusement leur expérience et leur point de vue, dans l'espoir que les choses changent. Les remercier montre que vous appréciez leurs efforts et leur confirme qu'ils n'ont pas perdu leur temps.

Profitez-en pour leur rappeler que leurs commentaires sont essentiels pour façonner l'avenir de votre organisation.

Présenter un premier aperçu des résultats

Avant d'entrer dans les détails, donnez d'abord à vos employés une vue d'ensemble des résultats, par exemple : « 90 % des répondants se sentent motivés par la mission de notre organisation ».

Ou encore : « Plusieurs d'entre vous ont souligné le besoin de meilleures plateformes de partage des connaissances ».

Commencer par une vue d'ensemble présente quelques avantages sur le plan psychologique. Vos employés peuvent ainsi se situer dans le portrait global de l'organisation.

Ils voient si leur expérience ressemble à celle de leurs collègues ou si certains commentaires sont propres à leur groupe.

Analyser les résultats avec la direction

Avant de diffuser les résultats détaillés, passez vos constats en revue avec les équipes de direction. Il est crucial d'obtenir l'adhésion des dirigeants tôt dans le processus pour savoir si vous aurez les ressources nécessaires pour agir ou si vous devrez surmonter des obstacles.

Au moment de présenter les résultats à l'ensemble du personnel, vous saurez que la haute direction compte appuyer vos prochaines initiatives. Vous aurez aussi obtenu son engagement à mener le projet de sondage à terme.

C'est également l'occasion de recueillir l'avis des dirigeants sur les liens entre certains résultats et des objectifs stratégiques plus larges.

Si vos résultats montrent que les employés souhaitent avoir plus d'occasions d'innover, il se peut que vos dirigeants prévoient déjà accélérer leurs initiatives en ce sens. Ils seront alors ravis d'avoir des idées fraîches.

Annoncer les résultats détaillés

Une fois l'appui de la direction obtenu, place aux résultats détaillés. Présentez des indicateurs ou des thèmes précis, ainsi que des pistes de réflexion par service lorsque c'est pertinent et approprié.

Invitez vos employés à poser des questions ou à faire part de leurs préoccupations. Laissez-leur la possibilité de demander comment vous en êtes arrivé à certaines conclusions ou pourquoi les résultats varient d'un service à l'autre.

C'est aussi le bon moment pour présenter les prochaines étapes prévues à la lumière de votre sondage d'engagement.

Discuter des résultats au sein des équipes

Les équipes voudront aussi savoir comment les grands thèmes qui se dégagent à l'échelle de l'organisation s'appliquent à elles. Le constat global pourrait être, par exemple : « Les employés de toute l'entreprise veulent des parcours d'évolution de carrière plus clairs. » Mais ce constat se nuance d'un service à l'autre.

Encouragez les gestionnaires à tenir des forums ouverts où les employés peuvent discuter des données du sondage propres à leur équipe.

Vous créez ainsi un climat de sécurité psychologique, et les équipes peuvent réfléchir aux actions concrètes qu'elles sont en mesure de poser.

Ça montre aussi clairement que, même si certaines initiatives s'appliquent à toute l'organisation, chaque équipe pourra adapter ces stratégies à ses propres défis. Ces discussions peuvent se tenir en petits groupes, ou encore prendre la forme de sondages anonymes si certains employés hésitent à donner leur opinion.

Quand les équipes cocréent les solutions, elles se sentent plus responsables et appuient davantage leur mise en œuvre.

Conseils de communication pour présenter les résultats d'un sondage d'engagement des employés

Faire preuve de transparence

La transparence limite l'ambiguïté et les rumeurs, en plus de protéger votre crédibilité.

Si votre organisation ne met en valeur que le positif et minimise des préoccupations pourtant légitimes, vos employés sentiront que vous n'êtes pas tout à fait francs.

La confiance en prendra un coup, et ils seront moins portés à participer aux prochaines occasions de donner de la rétroaction.

Abordez plutôt les enjeux difficiles sans détour.

Cela dit, inutile de vous attarder à chaque petite plainte ou à chaque petit problème. Concentrez-vous sur les grands thèmes qui ressortent. L'important, c'est de montrer que vous ne fuyez pas les sujets délicats.

Respecter les réponses de vos employés

Chaque commentaire reflète l'expérience réelle de vos employés. Qu'il corresponde ou non à la perception de votre équipe de direction, il mérite d'être respecté.

Autrement dit, si vos employés formulent une rétroaction surprenante ou critique, votre organisation doit l'accueillir avec humilité.

Montrez que vous respectez leur point de vue et que vous cherchez à le comprendre. Pour ce faire, rappelez-leur comment vous avez protégé leur anonymat, et que leur honnêteté mènera à des suivis constructifs, et non à des sanctions.

Encourager la participation des employés

Pour susciter un sentiment d'appropriation collective, encouragez les employés à contribuer activement aux solutions.

Plutôt que de leur présenter un plan sur lequel ils n'ont pas leur mot à dire, invitez-les à proposer des idées ou à se porter volontaires pour des projets pilotes.

Si les résultats montrent par exemple que les employés souhaitent des modalités de travail plus flexibles, pourquoi ne pas former un comité chargé d'explorer différents modèles ?

Une approche inclusive comme celle-là peut stimuler l'énergie et la créativité.

Les employés de première ligne ont souvent un regard très concret sur leurs tâches quotidiennes. Les faire participer aide à défaire l'idée selon laquelle l'engagement des employés, c'est l'affaire des RH seulement.

Recueillir de la rétroaction régulièrement

L'engagement des employés n'a rien de figé. L'évolution du marché, les changements organisationnels et l'arrivée de nouveaux dirigeants peuvent tous influer sur la façon dont les gens vivent leur travail.

Mesurer l'engagement au moyen d'un seul sondage, c'est faire l'exercice une fois et passer à autre chose. Il vaut mieux mesurer et communiquer vos résultats régulièrement pour instaurer une boucle de rétroaction et d'amélioration.

De plus, les sondages pulse, plus courts, tiennent la direction au courant de l'évolution du climat et permettent d'ajuster le tir plus rapidement.

Des cycles de rétroaction réguliers donnent le sentiment d'une conversation continue avec vos employés. Et si vous fermez régulièrement la boucle en expliquant comment la rétroaction se traduit en actions concrètes, le processus gagnera en crédibilité au fil du temps.

Continuer à sonder les employés et à améliorer leur engagement

Une fois les résultats communiqués, ne mettez pas votre initiative d'engagement en veilleuse. Restez plutôt en contact avec les différents groupes pour savoir dans quelle mesure vos interventions portent leurs fruits.

Par exemple, si vous avez lancé un nouveau programme de formation pour répondre à un thème précis, continuez à recueillir de la rétroaction pour vérifier s'il atteint ses objectifs.

Au-delà des sondages formels, votre organisation dispose d'autres moyens d'écouter les employés. Les groupes de discussion et les rencontres individuelles, entre autres, sont aussi d'excellentes façons de recueillir des commentaires.

La méthode de Sparkbay, par exemple, combine des analyses avancées et des théories éprouvées pour transformer la rétroaction des employés en pistes d'action.

L'engagement des employés dépend aussi de facteurs qui ne sont pas directement liés aux tâches du poste. Les amitiés au travail, la sécurité psychologique, les occasions d'apprentissage et l'adhésion à la raison d'être de l'entreprise influent tous sur le niveau d'engagement.

Des sondages réguliers permettent à votre entreprise de surveiller ces composantes. Et au moment d'agir, elle a tout intérêt à adopter une approche globale qui rattache chaque étape à sa vision stratégique.

Comment l'amélioration de l'engagement au fil du temps s'inscrit-elle dans vos initiatives plus larges ? On peut penser à la diversité et à l'inclusion, au développement du leadership ou même à l'innovation.

Un milieu inclusif, par exemple, pourrait renforcer le sentiment d'appartenance des employés, tandis qu'un programme structuré de développement du leadership pourrait apaiser leurs inquiétudes quant à leur évolution de carrière.

Réflexions finales

Quand les employés constatent que la boucle de rétroaction se referme et donne lieu à de vrais changements dans leurs conditions de travail, ils sont plus enclins à se réengager. Ce cycle de rétroaction et d'action est bénéfique à bien des égards.

Il mène à des améliorations intégrées à vos processus, remonte le moral des employés et renforce leur fidélité. À terme, une main-d'œuvre engagée procure à votre entreprise un avantage concurrentiel considérable.

Vos sondages auprès des employés peuvent aussi faire ressortir des exemples positifs : des gestionnaires qui soutiennent leurs équipes, une culture d'équipe inclusive, des canaux de communication utiles... Souligner ces réussites, et pas seulement les défis, renforce les bons comportements et donne aux équipes l'envie de continuer.

Si vous voulez voir comment Sparkbay peut vous aider à bâtir une équipe plus engagée, vous pouvez cliquer ici pour une démo.

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