La direction veut que vous révisiez l'ensemble du processus de gestion des performances.
Tout, de la fixation des objectifs aux contrôles trimestriels en passant par les discussions sur le développement professionnel, doit être revu sur la base de leur analyse.
Malgré le travail qui vous attend, vous êtes enthousiaste. Le monde du travail a évolué rapidement et vous avez insisté pour que votre entreprise adopte une nouvelle approche de la gestion de ses talents.
Mais avant de commencer, vous voulez savoir où concentrer vos efforts. Vos années d'expérience en gestion du personnel vous ont montré que les équipes de direction investissent souvent des ressources dans des initiatives et des programmes dont elles apprennent par la suite qu'ils n'ont que peu d'importance pour les employés.
Vous voulez éviter cette erreur en établissant un point de référence des performances des employés, en ayant un aperçu de la tendance à la hausse ou à la baisse et en identifiant les principaux problèmes.
Comment les enquêtes auprès des employés aident-elles à la gestion des performances ?
La gestion des performances ne se limite pas à récompenser et à pénaliser les employés.
Il s'agit d'un processus continu par lequel employeurs et employés se parlent pour fixer des objectifs stratégiques alignés sur ceux de l'entreprise, créer un plan d'action pour atteindre ces objectifs et discuter de leurs progrès.
Toutes les organisations n'abordent pas la gestion des performances de cette manière. Certaines ont des entretiens annuels qui sont plus une formalité que le point culminant d'une année de dialogue. D'autres font l'impasse sur cette pratique, soit parce qu'elles n'en comprennent pas l'importance, soit parce qu'elles la considèrent comme une formalité gênante qui se substitue au travail réel, soit parce qu'elles n'en voient pas l'intérêt.
En réalité, la gestion des performances est un élément essentiel pour retenir les employés et stimuler la productivité. Elle permet de s'assurer que vos employés :
- ont une compréhension claire de ce que l'on attend d'eux
- savoir quels sont leurs objectifs et pourquoi ils sont importants pour l'entreprise
- disposent d'un forum pour poser des questions à leur responsable, demander de l'aide pour surmonter les obstacles et recevoir des conseils.
- se sentent appréciés et valorisés par leur responsable
La gestion des performances n'est pas exclusivement réservée aux employés permanents. Elle peut également être utile pour tirer le meilleur parti de vos employés temporaires.
Si votre accord ou la législation locale vous oblige à boucler votre agence de recrutement, vous pouvez modifier vos conversations sur la gestion des performances.
Le fait d'inclure les employés temporaires dans votre plan de gestion des performances jette les bases d'une relation de travail positive et peut les encourager à postuler à des postes permanents par la suite.
Bien sûr, la gestion des performances est un travail de terrain. Elle nécessite plusieurs entretiens individuels avec les employés. Bien que le temps passé en tête-à-tête soit important, plus vous avez d'employés, plus il est difficile de donner à chacun le même temps de tête-à-tête.
Une enquête auprès des employés peut vous aider à intensifier vos efforts de gestion des performances. Cette enquête ne remplace pas vos entretiens individuels en personne. Elle offre plutôt un moyen de comprendre où se situe l'ensemble de votre organisation, d'identifier les zones à problèmes et de concentrer votre attention sur les questions qui comptent pour vos employés.
Comment pouvez-vous commencer à évaluer la gestion des performances de votre entreprise au moyen d'enquêtes auprès des employés ? Voici 9 questions d'enquête pour vous aider à démarrer.
9 questions d'enquête sur la gestion des performances que vous devez poser
Je comprends comment mon travail soutient les objectifs de mon équipe.
Les objectifs sont l'objet des ambitions d'un individu. En d'autres termes, ils donnent un sens au travail.
Cela semble assez simple, mais de nombreux employés sont coincés dans des tâches répétitives et monotones qui ont peu de sens.
Le résultat ?
Désengagement, ennui, voire épuisement professionnel.
S'il existe de nombreux moyens de venir à bout des tâches répétitives et monotones, l'un des moyens les plus rapides est de créer un sentiment d'utilité pour votre équipe.
Pourquoi travaillent-ils sur ce qu'ils font ?
Comment cela sert-il un objectif plus large ?
Quel rôle joue-t-il dans le fonctionnement de l'équipe ?
Encouragez vos managers à formuler clairement les objectifs de leur équipe, puis à y associer les sous-objectifs de chaque employé.
Demandez-leur d'utiliser la méthodologie des objectifs S.M.A.R.T. pour élaborer leurs objectifs.
Par exemple, un responsable peut dire que l'objectif de son équipe est de "Réduire de 20% le nombre d'appels au centre d'appels clients d'ici la fin du quatrième trimestre".
Ils peuvent fixer comme sous-objectif à l'un des membres de leur équipe de réorganiser le centre d'aide en ligne afin que les clients disposent d'un centre de connaissances en libre-service pour trouver les réponses aux questions les plus courantes.
Au lieu de travailler sur des centaines de documents existants et de rechercher des coquilles, votre membre de l'équipe peut formuler un objectif clair tel que : "Créer une bibliothèque de contenu avec un guide détaillé pour nos 5 produits et des infographies d'accompagnement d'ici la fin du troisième trimestre."
Je sais ce qui est nécessaire pour atteindre mes buts et objectifs
Imaginez que vous demandez à quelqu'un de faire un gâteau et que vous ne fournissez ni les ingrédients ni l'argent pour les acheter.
Même si cette personne avait des talents culinaires exceptionnels, il serait ridicule de s'attendre à un dessert à la fin de la journée.
Les managers inexpérimentés font quelque chose de similaire avec leurs employés.
Ils leur demandent d'atteindre un objectif sans leur fournir les ressources ou la direction nécessaires pour réussir.
Une fois que vous avez établi vos objectifs, assurez-vous que vos employés ont ce dont ils ont besoin pour réussir.
Continuons en utilisant notre objectif et notre sous-objectif précédents comme exemple.
L'objectif était de ""Réduire de 20% le nombre d'appels au centre d'appels clients d'ici la fin du quatrième trimestre"" et le sous-objectif était de "Créer une bibliothèque de contenu avec un guide détaillé pour nos 5 produits et des infographies d'accompagnement d'ici la fin du troisième trimestre".
Demandez-vous si :
- Le responsable de l'équipe technique est au courant de ce projet et allouera du temps aux membres de son équipe pour répondre aux questions du responsable marketing.
- Le collaborateur du marketing connaît le processus de demande de ressources de conception graphique, surtout s'il s'agit d'une nouveauté.
- Le collaborateur du marketing comprend quels jalons il doit atteindre et quand. Doit-il avoir prévu des entretiens avec des experts en la matière dans un délai d'un mois ? Doit-il avoir des copies brutes prêtes à être approuvées dans les deux mois ? Soyez clair dès le départ.
Le travail que je fais a du sens pour moi.
Le travail de votre équipe a-t-il un sens ?
Croyez-le ou non, le fait de donner un sens à son travail joue un rôle important dans l'engagement.
Pour quoi préféreriez-vous retarder votre pause déjeuner ? Finir un rapport qui vous semble bureaucratique et sans intérêt ou aider un client qui traverse une période difficile avec sa demande d'indemnisation ?
Chaque jour, nous prenons des microdécisions quant à l'effort à fournir dans notre travail. Qu'il s'agisse de consacrer quelques minutes supplémentaires à une tâche, de creuser un peu plus pour trouver la réponse ou d'utiliser des compétences créatives en matière de résolution de problèmes pour trouver une autre solution.
Lorsque nous avons l'impression que notre travail a une raison d'être, nous sommes plus enclins à faire des efforts et à nous sentir engagés dans notre travail.
En fait, 9 personnes sur 10 se disent prêtes à gagner moins d'argent si cela leur permet de faire un travail plus utile.
Cela signifie-t-il que tous vos employés doivent se transformer en médecins urgentistes pour trouver un sens à leur travail ? Pas du tout. Il y a plusieurs choses que votre équipe peut faire pour donner du sens au travail de vos employés.
- Démontrez comment vous aidez les gens : Que vos employés construisent une application ou fournissent des données financières, vous pouvez trouver un lien avec une personne qui est aidée. Un moyen efficace de le faire est de quantifier la façon dont votre produit aide. Combien d'argent avez-vous aidé vos clients à économiser ? Combien d'assurés avez-vous aidé le pire jour de leur vie ?
- Mettez en valeur les employés exceptionnels : Certains employés trouvent de la valeur dans leur travail sans y être incités par leur employeur. Identifiez ces employés et mettez-les en avant dans vos communications internes. Demandez-leur pourquoi ils aiment ce qu'ils font et envisagez de partager une vidéo ou un article de votre entretien avec eux, afin qu'ils puissent donner à leurs collègues une perspective différente.
Mon responsable me donne un feedback constructif sur mes performances professionnelles.
Lorsque vous responsabilisez vos employés, vous vous responsabilisez également.
En apprenant aux employés à accomplir des tâches en toute confiance, vous pouvez libérer du temps pour travailler vous-même sur d'autres éléments. Ce type de coaching et de développement nécessite un retour constructif.
Qu'est-ce qu'un feedback constructif ?
Le feedback constructif est l'orientation sur les performances d'un employé qui l'aide à développer des compétences et des comportements productifs et utiles.
Les commentaires qui ne sont pas constructifs peuvent démoraliser et décourager les employés, réduisant ainsi leur niveau d'engagement.
D'autre part, lorsque les employés se sentent dépréciés ou punis de manière disproportionnée pour des erreurs, cela peut avoir un impact sur leur niveau d'engagement envers l'entreprise et leur volonté de prendre des risques.
Votre enquête auprès des employés peut vous montrer si vos employés reçoivent un feedback constructif ou déconstructif. Si c'est le cas, vous pouvez prendre les mesures suivantes pour vous améliorer :
- Expliquez pourquoi vous donnez votre avis : Par exemple, "Nos clients paient une prime pour un excellent service à la clientèle, et une communication efficace joue un rôle important à cet égard, il est donc essentiel que nous les tenions au courant à chaque étape du processus, surtout en cas de retard. Sur ce dernier projet, j'ai remarqué que vous..."
- Observez, ne supposez pas : Lorsque vous donnez un feedback constructif, ne faites pas d'hypothèses sur les motivations d'un employé. Par exemple, "Vous n'avez pas communiqué le retard au client parce que vous ne vous en souciiez pas". Au lieu de cela, concentrez-vous sur les choses que vous avez vues ou entendues. Vous pourriez dire : "L'e-mail de ce client est resté sans réponse pendant trois jours, ce qui a provoqué beaucoup de frustration et de confusion chez lui".
- Faites en sorte que le feedback porte sur le comportement, et non sur le collaborateur : Évitez le langage qui présente le problème comme un défaut de caractère en disant des choses comme "Vous n'êtes pas un grand communicateur". Concentrez-vous plutôt sur le comportement. "Tu n'as pas bien communiqué dans cette situation, mais tu peux prendre des mesures pour changer cela."
- Fournissez des recommandations : Donnez à vos employés des conseils sur la façon dont ils peuvent aborder la situation à l'avenir. Dans ce cas, vous pouvez expliquer que même s'ils sont en train de terminer le travail du client, ce dernier peut être inquiet et vouloir une confirmation. Un message poli de deux lignes lui indiquant qu'il y a un léger retard mais que quelqu'un s'en occupe peut être très utile.
Mon responsable tient tous les employés responsables de leurs performances.
Les bons employés assument la responsabilité de ce qu'on leur a demandé de faire en accomplissant les tâches correctement et à temps. Il peut donc être frustrant de voir des collègues qui ne sont pas aussi responsables s'en tirer à bon compte, surtout lorsque ce manque de responsabilité a un impact sur leur capacité à faire leur propre travail.
Près de la moitié des employés déclarent que leur principale bête noire au travail est la paresse de leurs collègues.
Voir un superviseur fermer les yeux sur ce type de comportement ne fait qu'ajouter l'insulte à la blessure. Les managers peuvent choisir d'ignorer ces situations, car tout va bien.
Mais cette continuité n'est possible que parce que les autres employés doivent prendre le relais, ce qui engendre du ressentiment, de l'insatisfaction et du désengagement.
Vous pouvez éviter cela en évaluant tous les employés sur des mesures tangibles basées sur leur rôle spécifique. De cette façon, il est plus difficile pour le favoritisme ou les préjugés inconscients d'influencer les employés que vous récompensez et ceux que vous tenez responsables.
Je dispose de la formation dont j'ai besoin pour bien faire mon travail.
Croyez-le ou non, les employés ne reçoivent plus le même type de formation qu'auparavant.
En 1979, le nouveau travailleur moyen recevait 2,5 semaines de formation par an.
Ce nombre est tombé à 11 heures par an en 1995.
Aujourd'hui, les travailleurs ont de la chance s'ils ont accès à un système de gestion de l'apprentissage avec quelques vidéos d'introduction.
Au lieu de cela, les gens sont jetés dans un poste avec peu ou pas de présentation de l'organisation, de ses processus ou des attentes du poste.
Effectuer un travail sans formation adéquate peut entraîner des erreurs évitables et de la frustration.
Si votre entreprise ne dispose pas d'un programme de formation officiel, vous pouvez prendre des mesures en tant que responsable pour préparer les employés à leur travail. Voici quelques possibilités :
- Documenter tous les processus communs et reproductibles au sein de l'organisation.
- enregistrer les réunions afin que les nouveaux employés puissent facilement les visionner et se mettre au courant des projets en cours
- Créer des experts en la matière au sein de l'équipe qui se spécialisent dans un domaine spécifique des besoins de l'équipe et former tous les nouveaux employés sur ce domaine spécifique afin d'éviter de submerger un seul employé avec toutes les tâches de formation.
Mon responsable m'encourage à partager mes idées d'amélioration.
Vos employés passent toute la journée à faire le travail. Ils sont donc parfaitement placés pour remarquer les possibilités d'amélioration de l'efficacité et de l'innovation.
Encourager vos employés à partager leurs idées et à y donner suite est également un moyen efficace d'inciter vos employés intelligents et entreprenants à rester dans votre entreprise au lieu de se lancer dans la création de leur propre entreprise.
Cette approche est connue sous le nom d'intrapreneuriat, c'est-à-dire lorsque les organisations donnent aux employés la possibilité d'agir comme des entrepreneurs au sein de l'entreprise.
Si votre enquête auprès des employés montre que ceux-ci ne sont pas encouragés à partager leurs idées, voici quelques moyens de changer cela :
- Formez vos managers à une écoute plus efficace : Une écoute efficace et empathique montre aux gens que leurs idées sont réellement entendues, et non simplement tolérées. Encouragez les managers à s'intéresser aux idées des employés et à poser des questions, afin qu'ils puissent aligner ces idées sur les objectifs généraux de l'équipe.
- Montrez l'exemple : Pratiquez la vulnérabilité en partageant les histoires de vos échecs ou de vos angoisses personnelles avec votre équipe, afin qu'elle se sente à l'aise pour prendre ce que l'on appelle des "risques interpersonnels". Un risque interpersonnel, c'est lorsque vous faites quelque chose de contraire à la norme qui peut aider l'équipe à long terme, mais qui entraîne des tensions sociales à court terme, décourageant les gens de formuler des critiques constructives ou de nouvelles idées.
- Mettez en place une politique de la porte ouverte : Indiquez clairement que vous prévoyez toujours du temps dans la journée pour que les employés puissent venir vous soumettre leurs idées. N'oubliez pas que votre politique de la porte ouverte peut être à la fois littérale et figurative. Vous pouvez également encourager les gens à vous envoyer leurs idées par courrier électronique.
Au travail, j'ai l'occasion d'utiliser mes points forts tous les jours.
Saviez-vous que se concentrer sur les points forts de vos employés, plutôt que d'essayer d'améliorer leurs points faibles, est un moyen plus efficace d'améliorer leurs performances ?
Les managers efficaces savent comment déléguer le travail de manière équitable tout en mettant en valeur les points forts de chaque employé.
Si les personnes interrogées ne répondent pas positivement à cette question, voici quelques moyens de commencer à mettre l'accent sur les points forts des employés :
- Travaillez avec vos employés pour définir des objectifs qui correspondent à leurs points forts.
- Encouragez vos employés à partager leurs points forts avec le reste de l'équipe afin qu'ils deviennent des connaissances communes.
- Avoir des discussions individuelles significatives avec les membres de votre équipe sur leurs forces individuelles et sur la manière dont ces forces peuvent aider l'équipe à atteindre ses objectifs.
Ma charge de travail est gérable.
Les employeurs se demandent souvent comment ils peuvent rendre leurs employés plus productifs. Mais il convient également de se demander si vos employés ne travaillent pas trop.
Les taux d'épuisement professionnel sont en hausse, et les employés réagissent en démissionnant. Il est important pour les employeurs d'évaluer si leurs employés sont épuisés. Cela est particulièrement vrai pour les employés occupant des postes très demandés. Avec des salaires élevés et, dans certains cas, des économies importantes, ces employés peuvent penser que quelques mois de congé pour chercher un poste moins exigeant n'est pas si mal après tout.
Les entreprises confrontées à ce problème ont mis en place toutes sortes de solutions, telles que le blocage des e-mails le week-end, des semaines de congé dans toute l'entreprise et, bien sûr, l'embauche de personnel supplémentaire. Si vos employés sont dans ce cas, c'est à vos managers de trouver du personnel supplémentaire ou de hiérarchiser radicalement le travail afin que les employés ne se sentent pas obligés de se surmener pour tout faire.
Utiliser le bon logiciel d'enquête
En utilisant le bon logiciel d'enquête, vous pouvez rapidement comprendre où en sont vos employés en matière de gestion des performances. L'outil d'enquête des employés de Sparkbay permet aux organisations de distribuer facilement des sondages et de suivre les données tout en préservant l'anonymat des réponses des employés.
Vous souhaitez savoir comment distribuer des enquêtes de gestion des performances à grande échelle ? Contactez un membre de l'équipe Sparkbay pour en savoir plus sur notre plateforme d'enquête.
