Ce n'est pas tous les jours que votre organisation trouve un employé clé et c'est donc un coup dur lorsqu'elle part pour un autre poste.
Les employés les plus performants ont des performances supérieures de 400 % à celles des employés moyens. Ce chiffre grimpe à 800 % lorsqu'il s'agit de postes complexes qui nécessitent beaucoup d'informations et d'interactions.
Ces employés représentent la plus grande partie de la production de l'organisation, de sorte que le départ d'un seul d'entre eux peut entraîner une baisse significative de la productivité.
De plus, les employés clés ont tendance à améliorer les performances de leurs collègues, en particulier lorsqu'elles possèdent des compétences générales souhaitables, telles que de solides compétences en matière de communication et de collaboration.
Une star peut améliorer les performances d'une équipe moyenne de 5 à 10 %. Les entreprises qui savent identifier et engager les meilleurs talents sont plus performantes que celles qui ne le sont pas.
Alors que faire si vous perdez vos meilleurs éléments ? La première réaction est de paniquer et de rejeter la faute sur les autres. Pourquoi n'étaient-ils pas heureux ? Qui a laissé tomber la balle ?
Mais s'ils n'ont pas accepté votre contre-offre et qu'ils veulent passer à autre chose, il est temps de faciliter une sortie positive et d'utiliser ce départ comme une opportunité d'apprentissage.
Soutenez votre employé qui part
Évitez que cette situation ne devienne gênante. Votre employé clé a décidé qu'une autre opportunité correspondait à sa trajectoire de vie. Respectez cette décision et félicitez-le pour la prochaine étape de sa carrière.
Le respect de vos employés qui partent protège votre marque d'employeur. Votre employé a très probablement des collègues qu'il apprécie et respecte dans votre entreprise. Ces collègues seront attentifs à la façon dont l'employé qui part est traité et utiliseront cette expérience pour prendre leurs propres décisions de carrière.
Votre employé qui part utilisera également cette expérience pour déterminer s'il recommandera cette entreprise à d'autres personnes de son réseau. Les nouvelles se propagent rapidement et les personnes performantes ont tendance à s'associer à d'autres personnes performantes. Vous ne voulez pas acquérir une mauvaise réputation parmi les candidats vedettes.
Communiquez de manière transparente le changement au reste de l'équipe.
Le départ de votre employé très performant aura un impact sur le moral de votre équipe. Annoncez la démission et soyez transparent sur la manière dont l'équipe va réagir et reprendre le travail restant.
Communiquer le changement et les plans prévus permet de réduire l'anxiété des membres de votre équipe, de créer un sentiment de contrôle et de démontrer que le départ est amical et positif.
Une communication transparente donne à votre équipe la possibilité d'être transparente en retour. Cela vous permet de comprendre comment le départ de ce membre de l'équipe aura des répercussions sur votre équipe que vous n'aviez pas envisagées. Elle vous donne également l'occasion de recueillir les bonnes informations auprès de l'employé qui part. Par exemple, il peut y avoir des informations importantes que le membre de votre équipe a besoin de recevoir de sa part.
Enfin, la transparence permet d'éviter les départs de suivi. Le départ d'une personne très performante, surtout si elle occupe un poste de direction, peut déstabiliser la confiance des employés dans l'organisation et indiquer qu'il est temps de passer à autre chose.
Investissez dans la compréhension des raisons du départ de vos meilleurs éléments.
Votre meilleur élément peut partir pour un certain nombre de raisons.
Certains de ces facteurs sont indépendants de votre volonté, comme le fait de déménager dans un nouveau pays ou d'arrêter complètement de travailler.
D'autres sont le reflet de l'expérience de vos employés. Un employé très performant peut ne pas voir d'opportunités de croissance, avoir une mauvaise relation avec un gestionnaire, vouloir gagner plus d'argent ou chercher un emploi qui lui permette de passer plus de temps avec sa famille.
Menez des entretiens de sortie
Les entretiens de départ sont un moyen utile de comprendre les motivations d'un employé clé, mais ils doivent être menés de manière structurée et intentionnelle.
Les entreprises considèrent souvent les entretiens de départ comme un exercice de "vérification". Cela les empêche de générer une réelle valeur ajoutée.
Voici comment vous pouvez concevoir et mener des entretiens de départ réussis.
Créez les conditions d'un entretien de départ réussi
Vos employés peuvent ne pas vouloir être francs lors d'un entretien de départ. Ils peuvent penser que les RH vont rapporter leurs réponses à leur supérieur. D'un autre côté, ils peuvent penser que les RH vont classer leurs réponses et les oublier.
Envisagez de demander au responsable de l'employé qui part de mener l'entretien de départ.
De cette façon, ils évitent une conversation gênante sur les raisons pour lesquelles ils sont mécontents de leur supérieur direct.
En même temps, ils n'ont pas à craindre que leur participation soit inutile. Un directeur ou un vice-président qui prend le temps de s'entretenir avec eux est le signe que leur départ prévu a été remarqué.
Choisissez avec soin le moment de votre entretien de sortie
Si vous menez des entretiens de départ trop tôt après qu'un employé a donné sa démission, vous risquez d'avoir une conversation chargée d'émotion.
Cela dit, il ne faut pas prévoir l'entretien de départ après le départ de l'employé. Il se peut qu'il ne soit pas intéressé par une conversation ou qu'il soit trop occupé à s'installer dans son nouveau rôle.
Planifiez l'entretien de départ à mi-chemin entre le jour où ils remettent leur lettre de démission et celui où ils partent effectivement.
Ayez un objectif en tête et poser les bonnes questions
Pourquoi menez-vous cet entretien de départ ? Voulez-vous des données brutes pour vous aider à comprendre pourquoi les employés partent ? Voulez-vous confirmer les théories existantes sur le fort taux de roulement du personnel de votre organisation ?
Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer quelles questions poser et comment les poser.
Si vous essayez de constituer un ensemble de données, vous saurez poser des questions qui produisent des données structurées, comme celles qui demandent aux employés de choisir une réponse de 1 à 5. En revanche, si vous recherchez des données descriptives, vous pouvez vous concentrer sur les questions ouvertes.
Au minimum, posez les questions suivantes à vos employés :
- Quand avez-vous décidé de commencer à chercher un nouvel emploi, et pourquoi ?
- Pourquoi avez-vous accepté cette nouvelle offre d'emploi ?
- Aviez-vous ce dont vous aviez besoin pour bien faire votre travail ?
- Quelle est votre opinion sur la culture d'entreprise ?
- Que faudrait-il changer pour que vous envisagiez de travailler ici à l'avenir ?
- Etiez-vous satisfait de la manière dont vous étiez géré ?
- Qu'avez-vous apprécié le plus dans votre travail ?
Enregistrer et utiliser vos données
Une fois que vous avez les données de l'entretien de départ, utilisez-les. Si vous avez plusieurs employés qui partent, recherchez les thèmes récurrents dans leurs réponses.
Identifiez les autres personnes les plus performantes et utilisez les données de l'entretien de départ pour avoir avec elles des conversations ciblées sur la rétention.
Si le développement professionnel est un thème commun, vous pouvez vous concentrer sur la création de plans de développement de carrière clairs avec vos autres employés vedettes avant qu'ils ne commencent à chercher un nouvel emploi.
Lorsque vous menez ces conversations sur la rétention, ne faites pas d'hypothèses. Utilisez les données de vos entretiens de départ pour lancer la conversation et attendez de voir ce qui résonne avec vos meilleurs éléments.
Les raisons de ce départ peuvent être les suivantes :
- Rémunération et avantages sociaux peu élevés
- Friction avec leur gestionnaire
- Manque de projets intéressants
- Manque de possibilités de développement de carrière
- Aucune reconnaissance ou appréciation
- Sentiment de surmenage
- Des promesses non tenues concernant des augmentations ou des promotions
Utilisez un outil de rétention des employés pour transformer les entretiens de départ en conversations utiles.
Au début, l'identification manuelle de vos employés les plus performants et l'engagement de conversations sur la fidélisation peuvent fonctionner. À terme, il vous faudra trouver un moyen d'intensifier vos efforts de fidélisation en utilisant l'analyse des données.
Un outil de fidélisation des employés aide les entreprises à mieux comprendre leurs meilleurs éléments en exploitant au mieux les données de leur entreprise.
Les ressources humaines évoluent pour devenir une fonction axée sur les données qui utilise les informations qu'elle recueille pour aider l'entreprise à prendre des décisions plus judicieuses. Les responsables des ressources humaines de demain devront savoir non seulement ce qui se passe avec leurs collaborateurs, mais aussi ce qui va se passer.
L'analyse traditionnelle des RH est descriptive et utilise les données passées pour décrire ce qui s'est passé. Si elle peut aider les entreprises à reconnaître des modèles, elle ne les aide pas à faire des prédictions.
L'analyse prédictive des RH utilise des méthodes statistiques avancées et l'apprentissage automatique pour aider les entreprises à évaluer le risque de fuite de différents employés.
L'adoption d'une approche des RH axée sur les données a un impact significatif sur votre entreprise. L'utilisation de données pour prévoir l'attrition peut aider les entreprises à réduire le risque d'attrition de 5 à 8 % par an.
Voici comment nous pouvons vous aider à retenir vos employés clés :
Notre plateforme sonde automatiquement vos employés sur leur satisfaction au travail à intervalles réguliers (70% de nos clients optent pour des sondages mensuels).
En utilisant ces données, Sparkbay capte les tendances et vous alerte en temps réel lorsqu'un segment d'employés présente un risque accru de rotation.
Sparkbay utilise également des données provenant d'employés ayant récemment quitté leur emploi pour découvrir les causes réelles de la rotation, ce qui vous permet de prendre des mesures précoces et de traiter les problèmes importants avant qu'il ne soit trop tard.
Nous avons également créé une bibliothèque d'actions faciles à mettre en œuvre, issues des organisations les plus performantes, pour vous aider, vous et vos chefs d'équipe, à apprendre à prévenir le turnover.
Si vous souhaitez savoir comment Sparkbay peut vous aider à retenir vos talents, vous pouvez cliquer ici pour une démonstration.
Répartissez stratégiquement le travail de l'employé qui part entre les autres membres de l'équipe.
Lorsqu'une personne très performante quitte son emploi, elle laisse un travail considérable dans son sillage. Se décharger de ce travail sur un autre membre de l'équipe ne fait qu'aggraver les problèmes. Au lieu de cela, les gestionnaires doivent mettre au point une stratégie de réaffectation du travail pour limiter l'impact du départ de cette star.
Obtenez une visibilité sur les responsabilités de l'employé qui part
Avant que votre employé ne parte, demandez-lui de créer un document de transition qui énumère les informations importantes, telles que
- Projets en cours
- Relations avec les clients clés
- Emplacement des informations importantes
- Les mots de passe de tous les logiciels ou comptes qu'ils géraient
Demandez-leur de partager des informations clés avec l'équipe, afin qu'elle soit prête à reprendre là où elle s'est arrêtée.
Réaffecter de manière stratégique la charge de travail de l'employé qui part.
Résistez à la tentation d'attribuer tout le travail au membre de votre équipe le moins productif. Évitez également d'attribuer les tâches de manière aléatoire.
Évaluez ce qui doit être fait, évaluez les forces et les faiblesses de chaque membre de l'équipe et répartissez les responsabilités en conséquence pour éviter toute surcharge de travail ou tout ressentiment.
Essayez d'abord de pourvoir le poste en interne
Dire au revoir à un employé qui part n'est pas une partie de plaisir, mais c'est une occasion de faire progresser les talents existants au sein de votre entreprise. Avant de chercher à l'extérieur, pensez à votre personnel existant.
Il y a peut-être quelqu'un d'autre qui a les compétences requises mais qui a juste besoin d'une formation supplémentaire. L'embauche en interne permet de réduire les frictions liées à une nouvelle embauche, puisque l'employé interne connaît déjà l'entreprise et la culture.
De plus, cela donne aux employés à fort potentiel dans différents secteurs de l'entreprise l'occasion de devenir eux-mêmes très performants. Enfin, cela témoigne d'un engagement à faire progresser les membres de l'équipe existante.
Investissez du temps dans la planification de la succession
Lorsque la personne la plus performante occupe également un poste de direction, les entreprises investissent du temps dans la gestion des talents et la planification de la relève.
Un outil populaire est la grille à 9 cases. La grille à 9 cases aide les employeurs à catégoriser et à comprendre leurs talents actuels. Elle se concentre sur deux points :
- Leurs performances actuelles
- leurs performances potentielles ou futures
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Faible performance Potentiel élevé |
Performant modéré Potentiel élevé |
Performant Potentiel élevé |
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Faible performance Potentiel modéré |
Performant modéré Potentiel modéré |
Performant Potentiel modéré |
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Faible performance Faible potentiel |
Performant modéré Faible potentiel |
Performant Faible potentiel |
La grille à 9 cases prend en compte la combinaison de ces éléments pour chaque employé. Le long de l'axe vertical, la grille à 9 cases mesure le potentiel (de faible à moyen à élevé) tandis que l'axe horizontal mesure la performance (de faible à moyen à élevé).
Une personne ayant un fort potentiel mais de faibles performances pourrait être considérée comme un "génie dysfonctionnel", tandis qu'une personne ayant de fortes performances mais un faible potentiel pourrait être considérée comme un "bourreau de travail".
Une fois que les employés ont compris où se situent les différents employés dans cette grille à 9 cases, ils peuvent l'utiliser pour prendre des décisions stratégiques sur les prochaines étapes de chaque employé.
Comment cela s'intègre-t-il dans la gestion de la perte des meilleurs talents ?
Les employeurs avisés utilisent leur grille de 9 cases pour comprendre vers qui se tourner pour trouver de nouveaux employés. Elle les aide également à utiliser les données de leurs entretiens de départ pour prendre des mesures proactives avec certains employés.
L'emplacement d'un employé dans la grille à 9 cases détermine les actions que l'équipe RH ou les gestionnaires doivent entreprendre. Cela permet également de s'assurer que les mauvaises personnes ne remplacent pas accidentellement l'employé le plus performant qui part.
Prenons l'exemple suivant. Supposons qu'une superstar (personne très performante avec un fort potentiel) quitte l'entreprise.
Si l'on ne sait pas exactement où se situent les gens sur cette grille, il est facile de promouvoir simplement une personne qui travaille dur pour le poste vacant. Mais cette personne peut être un bourreau de travail (quelqu'un d'extrêmement productif mais qui n'a pas un grand potentiel de croissance) dans un rôle qui exige à la fois une productivité élevée et un grand potentiel de croissance.
Un exemple éclairant et courant est celui des entreprises qui confient un poste de direction à un employé très performant, sans se rendre compte que l'expertise en la matière ne se traduit pas automatiquement par des compétences de gestion.
Une fois l'exercice de la grille à 9 cases terminé, l'entreprise saura qui sont les acteurs à performance moyenne et à croissance moyenne - les acteurs de base - et pourra les faire progresser dans l'organisation et les aider à se développer.
Enfin, l'exercice de la boîte à 9 peut également vous aider à identifier les employés qui cherchent des opportunités ailleurs.
N'oubliez pas que vos meilleurs éléments (haute performance, potentiel de croissance moyen) ne sont pas considérés comme des superstars (haute performance, potentiel de croissance élevé) dans la grille à 9 cases.
Une fois que vous avez identifié ces personnes les plus performantes, vous pouvez les aider à devenir des superstars au sein de votre organisation au lieu de chercher à exploiter leur potentiel ailleurs.
Comment placer les employés dans la grille de 9 cases ?
Pour tirer parti des avantages d'une grille à 9 cases, vous devez noter vos employés en fonction de leurs performances et de leur potentiel.
Performance
- Faible performance : Ils ne répondent pas aux attentes ou aux objectifs et ne remplissent pas les exigences du poste.
- Performance moyenne : Ils répondent parfois aux attentes ou aux objectifs et remplissent quelque peu les exigences du poste.
- Haute performance : Ils atteignent ou dépassent les objectifs et font plus que satisfaire aux exigences du poste.
Potentiel
- Faible potentiel : On n'attend pas d'eux qu'ils se développent davantage, généralement parce qu'ils n'ont pas l'expertise ou la motivation nécessaires.
- Potentiel moyen : Il est possible de se développer et l'employé est motivé pour le faire.
- Haut potentiel : L'employé s'est développé dans son rôle et il est prêt à passer au niveau supérieur.
La grille à 9 cases aide également les entreprises à éviter d'investir dans les mauvaises personnes.
Par exemple, la formation et le développement professionnel sont d'excellents moyens de garder les bons employés, mais c'est aussi un moyen rapide d'épuiser les ressources s'ils sont dirigés vers les mauvaises personnes.
Si votre grille à 9 cases identifie un nombre élevé d'employés peu performants et à faible potentiel - c'est-à-dire de mauvaises embauches - vous pouvez vous concentrer sur leur départ de l'entreprise et concentrer votre attention sur les autres.
Identifiez et écartez les mauvais gestionnaires
Un entretien de départ peut révéler qu'un mauvais gestionnaire est à l'origine de plusieurs départs.
Dans ce cas, les entreprises doivent agir de manière décisive en replaçant le gestionnaire dans un rôle de contributeur ou en l'encourageant à trouver une opportunité de management ailleurs. Garder un mauvais gestionnaire peut avoir un effet corrosif sur votre capacité à retenir les meilleurs talents.
Prenons le cas d'une institution financière qui a embauché un nouveau directeur pour superviser une équipe de 17 employés. En l'espace d'un an, cinq d'entre eux ont été transférés et quatre ont démissionné, laissant derrière eux seulement huit membres de l'équipe.
Les entretiens de départ ont révélé que le gestionnaire nouvellement embauché manquait de compétences managériales essentielles telles que la communication de l'objectif de l'équipe ou l'appréciation des employés. Un mauvais gestionnaire a entraîné l'effondrement d'une équipe en l'espace d'un an.
Même un gestionnaire médiocre peut avoir un impact négatif sur le taux de rétention de vos employés les plus performants. Alors que les employés peu ou moyennement performants peuvent tolérer un mauvais gestionnaire, les employés très performants sont motivés et ambitieux et ont peu d'intérêt à rester dans un environnement de travail médiocre.
Dans le même temps, évitez d'utiliser les gestionnaires comme bouc émissaire pour des problèmes plus importants.
Le taux de rotation du personnel est souvent utilisé comme un indicateur de performance pour les gestionnaires. Bien que ce soit généralement le signe d'un problème de gestion, il est également possible que le taux de rotation soit lié à d'autres questions que nous avons abordées, comme les possibilités de développement de carrière ou la rémunération.
Concentez vous sur le développement d'une nouvelle cohorte de personnes très performantes
Lorsque des personnes très performantes quittent l'entreprise, les bonnes entreprises développent leur prochaine cohorte de personnes très performantes.
Ils utilisent des cadres tels que la grille à 9 cases pour identifier les employés qui bénéficieraient le plus d'un développement et s'attachent à en faire les prochains leaders de l'entreprise.
Vous pouvez développer vos meilleurs éléments en :
- en leur offrant des possibilités de formation exclusives en matière de gestion et de leadership
- Fournir un soutien aux projets sur lesquels ils travaillent pour améliorer l'entreprise, comme la rationalisation d'un processus ou la résolution d'un problème difficile.
- Offrir des possibilités de mentorat avec des dirigeants de haut niveau au sein de l'entreprise.
Investir dans les employés de cette manière significative leur assure qu'il y a un avenir pour eux dans cette entreprise. Cela leur donne également le soutien et l'encouragement nécessaires pour appliquer leurs meilleures idées à votre entreprise au lieu de les utiliser pour rechercher des opportunités à l'extérieur.
Restez en contact avec vos employés qui partent
Si l'employé qui vous quitte est réceptif, restez en contact avec lui.
Les gens partent pour de nombreuses raisons. Parfois, ils veulent simplement essayer quelque chose de nouveau. Lorsqu'un excellent employé part, considérez-le comme un "espoir de vous revoir bientôt" plutôt qu'un "au revoir".
Ils peuvent décider de revenir dans votre organisation et, si vous avez maintenu votre engagement, ils seront à l'aise pour entamer cette conversation.
Dans certains cas, votre organisation peut bénéficier du départ et du retour éventuel de cet employé. Il peut acquérir des connaissances précieuses sur le fonctionnement des autres entreprises de votre secteur, ce qui peut vous aider à rester compétitif.
Dans certains cas, les employés les plus performants souhaitent partir pour créer leur propre entreprise. Si cette entreprise s'aligne sur la stratégie à long terme ou la feuille de route des produits de l'entreprise, cette dernière peut investir dans l'entreprise de l'employé, créant ainsi une situation gagnant-gagnant.
L'employé qui part a la possibilité d'agir en fonction de cet objectif, tandis que l'employeur continue de bénéficier de cet employé performant.
Tirez le meilleur parti des départs
Dire au revoir à une personne très performante peut être une expérience stressante et bouleversante. Néanmoins, les meilleures entreprises considèrent ces départs comme une opportunité d'apprentissage et une chance de construire leur prochain groupe d'employés les plus performants. Elles utilisent les données et la technologie pour comprendre les raisons du départ des meilleurs éléments et appliquent l'analyse prédictive à leurs futurs efforts de rétention.
