C'est officiel.
Votre entreprise envisage de procéder à une fusion ou à une acquisition.
Vos dirigeants revoient leur stratégie d'entreprise et évaluent les entreprises potentielles en vue d'une acquisition, voire d'une fusion.
D'après ce que vous avez compris, il vous reste environ 12 à 18 mois avant la conclusion de l'accord, ce qui signifie que vous devez élaborer un plan pour communiquer ce changement majeur à vos employés.
Selon que votre entreprise est publique ou privée, il y aura beaucoup de règles sur ce que vous pouvez et ne pouvez pas communiquer à différents moments.
Ce qui est évident, c'est que vos employés - ainsi que les autres parties prenantes - sont essentiels à la réussite de l'intégration.
Et en tant que responsable des RH, il vous incombe de tenir vos employés informés et engagés tout au long de la fusion.
Cela signifie que vous devrez commencer à rédiger votre plan de communication et à clarifier votre message dès que possible.
Comprendre l'histoire
Pour communiquer sur votre fusion ou acquisition, il faut plus qu'un simple communiqué de presse.
Et il ne suffit pas d'envoyer un courriel à la hâte à vos employés le jour de l'annonce de l'accord.
Lorsque vous communiquez votre fusion à votre équipe, il est utile d'y penser comme à un exercice de narration.
Vous devez créer un récit fort sur les raisons de cette fusion ou acquisition, et ce récit doit être le même dans tous les domaines et tout au long du processus.
Comment envisagez-vous votre fusion ou votre acquisition comme une histoire ?
Tout d'abord, rappelez-vous qu'une histoire vous amène à vous intéresser à un personnage et à assister à son évolution. Pensez à n'importe quel film que vous avez regardé.
Un personnage commence par vouloir quelque chose, un objectif valable. Ensuite, il affronte des obstacles sur le chemin de l'obtention et en sort victorieux.
Lorsqu'il s'agit de votre fusion ou acquisition, votre entreprise est ce personnage.
La diversification, l'élargissement du marché ou toute autre raison justifiant la fusion seraient des objectifs valables.
Tout ce qui se trouve entre les deux - négocier l'accord, obtenir l'adhésion des parties prenantes - sont les obstacles que vous devez surmonter pour y parvenir.
Votre plan de communication doit inciter vos employés à soutenir l'entreprise, avant, pendant et après la fusion.
Pour ce faire, vous devez comprendre le "pourquoi".
Pourquoi cette fusion ou acquisition a-t-elle lieu ?
Pourquoi les employés et les autres parties prenantes devraient-ils s'y intéresser ?
À qui cette fusion ou acquisition profitera-t-elle ?
Pour répondre à ces questions, votre équipe RH doit être tenue au courant dès les premières étapes de la fusion ou de l'acquisition.
Vous n'avez peut-être pas besoin d'être un initié pour connaître tous les détails de l'opération, mais vous devez obtenir des informations sur le raisonnement qui sous-tend l'opération afin d'être en phase à tout moment.
Cela signifie qu'il faut comprendre les points essentiels à retenir à chaque étape de la fusion :
- Développement de la stratégie
- Identification de la cible
- Affinement et évaluation de la cible
- Premier contact avec les cibles
- Négociations
- Diligence raisonnable
- Finalisation
- Fermeture
- Intégration
Au cours de la phase d'élaboration de la stratégie, votre organisation s'efforcera de déterminer ce qu'elle souhaite retirer d'une fusion ou d'une acquisition.
Il existe plusieurs motivations pour réaliser une fusion ou une acquisition, et cette motivation est essentielle à l'histoire que vous allez raconter au cours de l'année prochaine (lorsque la fusion ou l'acquisition sera étudiée) et de l'année suivante (lorsque l'intégration aura lieu). Les raisons de poursuivre une fusion sont les suivantes :
Créer une nouvelle valeur
Votre entreprise sait qu'elle pourrait faire plus si elle disposait des capacités d'autres entreprises sur le marché. Le "pourquoi" de votre fusion ou acquisition est donc la création d'une nouvelle valeur.
Diversification
Dans ce cas, deux entreprises s'associent pour accroître le nombre de produits ou de services qu'elles proposent ou pour se développer sur de nouveaux marchés.
Par exemple, une entreprise technologique qui souhaite commencer à produire du contenu original pourrait considérer qu'il est plus rapide d'acquérir une société de production et sa propriété intellectuelle que de créer son propre contenu à partir de zéro.
De même, une société américaine de boissons qui souhaite s'étendre en Europe pourrait trouver plus rapide d'acquérir une société de boissons dont les marques sont déjà populaires en Europe.
Acquisition d'actifs
Si une entreprise veut des actifs qui prennent beaucoup de temps à développer par elle-même, comme un élément de technologie spécialisée, elle peut simplement acquérir une entreprise qui en dispose déjà.
Accès à davantage de capitaux
Une entreprise peut simplement avoir besoin de plus de capitaux pour relancer ses activités, ce qui rend intéressante une fusion avec une entreprise plus riche.
Objectifs fiscaux
Parfois, il peut être plus avantageux d'un point de vue fiscal pour une société de fusionner.
Objectifs individuels
Il peut arriver qu'une entreprise cherche à fusionner simplement parce qu'elle offre plus de richesse, de statut et de prestige à son équipe de direction (bien qu'elle ne le dise probablement pas publiquement).
Un autre moyen utile d'amener vos employés à s'intéresser aux raisons de la fusion est de la lier à leur vie professionnelle quotidienne.
Votre équipe de vente s'est-elle sentie limitée par la gamme de produits dont vous disposez ou par les services que votre équipe opérationnelle peut offrir ? Cela permettra d'enrichir la gamme de produits après la fusion et de soutenir leurs objectifs de vente.
Votre équipe de recherche et développement a-t-elle ressenti la pression de la pénurie de talents ? Une infusion post-fusion de talents spécialisés est quelque chose dont ils peuvent se réjouir.
Passez un peu de temps à communiquer sur les problèmes que votre organisation rencontre actuellement et sur la façon dont ce grand changement conduira à un meilleur avenir pour toutes les personnes concernées.
Comprendre la raison de la fusion vous aidera à élaborer un message cohérent et homogène qui s'aligne sur l'histoire que vos hauts dirigeants raconteront aux médias, aux investisseurs institutionnels, aux investisseurs activistes, etc.
Une fois que vous connaissez les raisons de la fusion ou de l'acquisition, il est temps de réfléchir aux raisons pour lesquelles vos employés devraient s'y intéresser ou s'en réjouir.
L'une des principales raisons pour lesquelles vos employés peuvent être enthousiasmés par une fusion ou une acquisition est l'opportunité de croissance.
Une organisation plus grande, plus forte ou plus diversifiée offre aux employés davantage de possibilités d'acquérir des compétences différentes, de vivre des expériences variées, de travailler dans différents bureaux à travers le monde et de faire progresser leur carrière.
Bien sûr, c'est à votre équipe de montrer qu'il ne s'agit pas seulement de "marketing", mais qu'il y a vraiment de la matière derrière cette déclaration.
Comprendre la séquence de communication
La plupart des entreprises ne pourront pas partager les détails de leur fusion ou acquisition avec leurs employés avant que l'opération ne soit conclue.
Néanmoins, dans l'idéal, vous vous êtes déjà mis d'accord avec toutes les parties prenantes sur la nature du message, ce qui vous permet d'établir une séquence ou un calendrier de communication.
Annonce initiale
Lorsque l'opération sera conclue, vous enverrez un courriel à vos employés pour annoncer la fusion.
Lorsque vous rédigez cette annonce, évitez le jargon des entreprises.
Adoptez un langage simple et expliquez clairement pourquoi cela est important pour vos employés.
Décrivez l'autre organisation avec laquelle vous unissez vos forces.
Pour quoi sont-ils connus ?
Si vous êtes une entreprise technologique qui recrute un créateur de contenu, partagez les détails qui expliquent pourquoi vous avez choisi cette entreprise.
Ce créateur de contenu crée-t-il des podcasts de grande qualité sur des sujets aussi variés que le sport, l'actualité ou le divertissement ?
Sont-ils les conservateurs d'excellents cours de développement professionnel sur des sujets allant du codage à la science des données que vous souhaitez inclure sur votre plateforme ?
Ce créateur de contenu a-t-il remporté un certain nombre de prix ?
Vos employés connaîtraient-ils cette entreprise comme le créateur de certaines émissions populaires ?
Mentionnez-le dans l'annonce, afin que vos employés puissent se réjouir de la fusion ou de l'acquisition.
Ensuite, expliquez comment cette fusion aura un impact sur l'organisation.
Y a-t-il de grands changements auxquels ils peuvent s'attendre dans les prochains jours ?
Ou les choses resteront-elles en grande partie inchangées ?
Essayez de ne pas prendre les choses pour acquises. Quelque chose dont votre équipe a discuté pendant des mois peut être une surprise pour vos employés. Il vaut donc la peine de mentionner quelque chose comme le changement de logo ou la façon dont l'entreprise se présente au monde, au lieu de l'imposer à votre organisation.
Et bien sûr, il est important d'expliquer ce que vous attendez des employés.
Comment leurs performances seront-elles mesurées à l'avenir ?
Et comment leurs rôles vont-ils évoluer ?
Chaque département sera-t-il placé sous la responsabilité d'une nouvelle personne qui se présentera cette semaine ?
Les titres des postes vont-ils changer ?
La manière d'évaluer leurs performances professionnelles va-t-elle changer ?
Enfin, faites savoir aux employés quand ils auront accès à davantage d'informations.
Vous ne pourrez peut-être pas tout fournir à vos employés dès le premier jour, mais vous pouvez leur faire savoir qu'un plan a été mis en place pour partager une FAQ, organiser une réunion publique, soumettre des questions, etc.
La chose la plus importante de cette annonce initiale est qu'elle jette les bases de votre intégration en partageant ce que seront les valeurs communes de la nouvelle organisation.
Si vous êtes une entreprise privée, c'est également l'occasion de poursuivre vos communications préalables à la fusion, qui ont pu inclure un sondage préalable à la fusion.
ce sondage préalable à la fusion aurait permis de demander à vos employés ce qu'ils pensaient de l'intégration à venir, ce qui les enthousiasmait, ce qui les inquiétait et ce sur quoi ils avaient besoin de plus d'informations.
Lors de votre annonce initiale, vous pouvez inclure des détails sur la façon dont vous avez mis en œuvre les commentaires de ce sondage préalable à la fusion, et sur la façon dont vous prévoyez de poursuivre ces enquêtes tout au long de l'intégration pour vous assurer que les employés sont entendus.
Communication post-fusion du premier jour
Maintenant que tout le monde sait que la fusion a eu lieu et connaît les détails de haut niveau grâce à l'annonce initiale, il est temps d'entrer dans les détails.
Cette communication post-fusion du premier jour est l'occasion d'accueillir vos nouveaux employés, de célébrer la nouvelle vision et d'exposer le plan de match pour votre intégration.
Mise en œuvre de l'intégration
Quelles seront vos principales étapes après la fusion ou l'acquisition ?
À l'origine, vos employés savaient quelle était la stratégie globale de l'entreprise et quels étaient les objectifs primordiaux qui se répercutaient sur leurs objectifs d'équipe et individuels.
Mais maintenant, les affaires ont changé.
Quels sont donc les nouveaux jalons et comment la nouvelle société va-t-elle mesurer son succès ?
Au cours de la mise en œuvre de votre intégration, vous devrez communiquer les étapes clés, les décisions et les changements de processus qui vous aideront à réaliser les quatre choses suivantes que le BCG considère comme essentielles à la réussite d'une fusion-acquisition :
- Maintenir la dynamique des entreprises existantes
- Accélérer la création de valeur
- Aligner les deux cultures en une seule culture cohésive
- Rendre l'entreprise plus compétitive
Chaque organisation a des domaines d'intégration qui sont plus importants que d'autres.
Pour certaines entreprises, l'alignement des systèmes informatiques peut être une priorité, tandis que d'autres peuvent attendre que tout soit prêt.
Vos buts et objectifs peuvent inclure des éléments tels que :
- Restructurer des équipes spécifiques qui agissent comme des moteurs de valeur pour l'entreprise, telles que les ventes, la recherche et le développement, et les opérations.
- Mise à jour de l'organigramme
- Décider à quoi ressemblera le nouveau système informatique, l'intranet, etc.
- Migration des employés sur le même système de gestion des informations relatives aux ressources humaines
Il y a d'innombrables points de contact avec les employés et les clients qui doivent être revus et réimaginés à la suite d'une fusion.
La mise en œuvre de votre intégration devra couvrir ces domaines et permettre aux employés de rester informés.
Comment rendre votre communication sur les fusions et acquisitions plus efficace ?
C'est à vous de faire de votre communication sur les fusions ou acquisitions un sujet auquel vos employés prêtent attention.
Sinon, des informations et des messages clés risquent de passer inaperçus.
Voici quelques conseils pour élaborer un plan de communication efficace en cas de fusion ou d'acquisition.
Aborder la communication de votre fusion ou acquisition comme une campagne de marketing
La meilleure façon d'envisager votre stratégie de communication est de la considérer comme une campagne de marketing.
Vous essayez de vendre la nouvelle entreprise à vos employés, car il y a de fortes chances qu'ils ne soient pas totalement convaincus de vouloir travailler ici.
À la suite d'une fusion ou d'une acquisition, vous devrez faire face à un changement majeur qui peut donner aux employés l'impression qu'ils ne travaillent plus pour l'entreprise pour laquelle ils ont choisi de travailler.
Utilisez les 5 Ws
Lorsque vous élaborez votre plan de communication en matière de fusion ou d'acquisition, il est utile de penser aux 5 W, afin de toucher toutes les bases.
- Quand enverrons-nous des informations sur cette fusion ou acquisition (par exemple, le jour de la conclusion de l'accord, un jour après l'intégration, deux semaines après l'intégration, etc.)
- Que ferons-nous parvenir aux employés (par exemple, courriels, FAQ PDF, vidéos, diapositives PowerPoint, etc.)
- À qui enverrons-nous des éléments d'information spécifiques (par exemple, les différentes équipes doivent-elles recevoir des types d'information spécifiques ou voulons-nous envoyer la même chose à tout le monde ?
- Où communiquerons-nous ces informations (par exemple, sur l'intranet, par courriel ou par les médias sociaux) ?
- Pourquoi communiquons-nous avec les employés à chaque étape (par exemple, comprenons-nous l'objectif de chaque information que nous distribuons ou envoyons-nous simplement des informations à la volée) ?
Tirez parti de votre service marketing
Votre service marketing fait plus que de la communication externe.
Ils disposent également des compétences (et probablement d'un employé spécifique) dédiées à la communication interne.
Utilisez ce service pour vous aider à rendre vos communications plus efficaces.
Ils peuvent vous aider à trouver un slogan ou une accroche ciblant spécifiquement les employés, à créer des graphiques et des vidéos qui peuvent être partagés avec les employés, et à élaborer un plan de marketing et un calendrier de communication.
Soyez transparent et sincère
Vos employés seront capables de voir si vous tournez autour du pot, alors soyez franc.
Parlez simplement et honnêtement et évitez d'utiliser des modèles ou de couper et coller des informations provenant de différents documents.
Si vous ne pouvez pas partager quelque chose ou si vous n'avez pas d'informations, dites-le et proposez une date à laquelle de plus amples informations seront disponibles.
Vos employés veulent savoir ce qui va rester inchangé et ce qui va changer.
Lorsque vous passez en revue vos communications, tracez un trait rouge sur tout ce qui ressemble à une platitude vide.
Établir des communications bidirectionnelles
Restez au courant de ce que vos employés pensent de l'ensemble du processus.
Utilisez un sondage sur les fusions et acquisitions pour recueillir les commentaires des employés sur la fusion ou l'acquisition avant (si possible), pendant et après l'intégration.
Cela vous aidera à comprendre où se situent les principaux points de douleur, afin de pouvoir hiérarchiser vos efforts.
Recruter des champions du changement
Au fur et à mesure de la mise en œuvre, vous ne voulez pas que toute votre communication soit une communication descendante.
Trouvez les personnes les plus enthousiastes à propos de ce changement et qui sont également influentes au sein de votre entreprise et assurez-vous qu'elles disposent des bonnes informations à partager avec leurs collègues.
